Kaip efektyviai palengvinti nuotolinį komandos susitikimą

Nesvarbu, ar esate vadovas, ar vadovaujate savo įmonėje, ar dirbate su projektu, greičiausiai turėsite palengvinti komandos susitikimus. Puikus pliusas yra tai, kad galite organizuoti savo susitikimą taip, kaip jums atrodo tinkama.

Nepaisant to, tarp akis į akį ir nuotolinių susitikimų yra keletas didelių skirtumų, todėl jų veiksmingumas gali padidėti arba sumažėti. Čia apžvelgsime kai kuriuos sunkumus, susijusius su nuotolinių komandos susitikimų palengvinimu, ir kaip galite juos įveikti, kad jie būtų efektyvūs.

Privalumai ir trūkumai palengvinant susitikimus nuotoliniu būdu

Vaizdo konferencijų programos, tokios kaip „Google Meet“, „Zoom“ ir „Microsoft Teams“, labai išpopuliarino susitikimus internete. Vienu mygtuko paspaudimu esate pasiruošę eiti. Komandos susitikimų vedimas virtualiai turi daug privalumų, įskaitant:

• Lengva prieiga prie skaitmeninės medžiagos, kurią reikia bendrinti.
• Galimybė įrašyti seansus.
• Kelionei nereikia skirti laiko.
• Jokių sunkumų rezervuojant patalpas susitikimams.
• Galite susitikti su kolegomis ir išorės suinteresuotosiomis šalimis iš viso pasaulio.

Ir daug daugiau. Tačiau šis metodas taip pat turi tam tikrų kliūčių, kurios gali trukdyti produktyvumui. Kai kurie pavyzdžiai gali būti:

• Techninės garso ir vaizdo problemos.
• Vaizdo konferencijų nuovargis.
• Bendravimas sunkus, kai yra daug dalyvių.
• Komandos uždelsimas arba nepakankamas atsakas dėl normalaus regėjimo ir klausos atsilikimo.
• Vaizdinių ženklų ir kūno kalbos sutrikimas.

Kai kurie pokalbio akis į akį aspektai tiesiog negali būti atkartoti virtualiai. Geros naujienos yra tai, kad galite optimizuoti šią patirtį naudodami keletą veiksmingų patarimų ir gudrybių.

1. Kurkite natūralias diskusijas pagal darbotvarkę

Bet kurio komandos susitikimo planas yra privalomas, nepaisant to, kaip jis pateikiamas. Darbotvarkė yra tiesiog struktūrizuotas aprašas to, ką reikia aptarti. Paprastai jais dalijamasi su dalyviais prieš sesiją. Tai galite padaryti el. paštu arba naudodami tokias programas kaip „Google Workspace“. įtraukite darbotvarkę į savo kalendoriaus kvietimą.

Tačiau norėdami surengti efektyvų nuotolinį susitikimą, neturėtumėte visiems skelbti naujinimų ir priminimų. Vietoj to, jūsų darbotvarkė turi būti įtraukianti ir sukelti diskusijas. Štai keletas idėjų:

• Skirkite laiko komandos registracijai, kuri nesusijusi su darbu.
• Pradėkite nuo atviros diskusijos temos, kuria žinote, kad jūsų komanda turės nuomonę.
• Įtraukite tik tuos taškus, kuriuos norite, kad žmonės komentuotų.
• Laikykite trumpą darbotvarkę (žmonės gali susikaupti tik ribotą laiką).

Nereikia to daryti kiekvieną kartą, bet kuo labiau tai darysite, jie tikrai paskatins natūralius pokalbius.

2. Pasinaudokite poilsio kambariais

Paprastai komandos susitikimai paprastai yra susiję su konkrečia darbotvarke ir yra sutelkti į visos komandos sujungimą. Nepaisant to, gaivu kartais sulaužyti šias tradicijas ir išbandyti ką nors naujo.

„Zoom“, „Microsoft Teams“ ir „Google Meet“ turi galimybę sukurti atskirų kambarių kambarius. Tai yra mini susitikimų kambariai susitikimo metu, kad jūsų komanda galėtų aptarti dalykus mažesnėse grupėse.

Tai patogu, jei turite didesnę komandą arba susitinkate su keliomis komandomis vienu metu. Taip pat išsprendžiama anksčiau minėta problema, kai kolegos turi bendravimo sunkumų, kai dalyvauja daug dalyvių.

Padalinių kambariai ne visada tinka, pavyzdžiui, jei turite mažiau komandos narių. Taip pat turėtumėte įsitikinti, kad bet kokia vykstanti diskusija yra būtina, o ne tik norint užpildyti laiką. Kai visi grįš į pagrindinę posėdžių salę, galite laisvai prašyti atsiliepimų apie kolegų diskusijas. Tai daroma tam, kad galėtumėte surinkti pagrindinius dalykus ir juos tęsti.

3. Pateikite informaciją naudodami bendrinimo ekraną

Vienas iš sunkumų dalijantis informacija nuotoliniu būdu yra tas, kad kartais žmonės tiesiog nesupranta, ką jūs sakote. Todėl, užuot tiesiog pasakius savo komandai, ką daryti, kodėl gi neparodžius? Ekrano bendrinimas vaizdo konferencijų programose turi daug privalumų, įskaitant:

• Suteikia vaizdinį vaizdą jūsų komandai.
• Sąskaitos už skirtingi mokymosi stiliai.
• Suteikia komandai galimybę stebėti procesus.
• Prideda papildomą informacijos sluoksnį, ne tik garsinį paaiškinimą.

Nepaisant to, tai nereiškia, kad turėtumėte tiesiog pasidalyti savo darbotvarke ekrane, nes vargu ar tai patrauks jūsų komandos dėmesį. Vietoj to apsvarstykite, kuriuos darbotvarkės punktus reikia paaiškinti toliau arba reikia papildomų įrodymų. Kai kurie pavyzdžiai galėtų būti:

• Jei pastebėjote, kad jūsų darbuotojai netinkamai atlieka užduotį, parodykite jiems, kaip sekti konkretų procesą.
• Duomenų ir tyrimų pristatymas.
• Mokymų galimybės.

4. Kada surengti susitikimą vs. El. laiško siuntimas

Buvo daug atlikti tyrimai, kurie daro išvadą, kad per daug susitikimų kenkia darbuotojų produktyvumui, gerovei ir motyvacijai. Kiek kartų dalyvavote vaizdo skambutyje, kuris galėjo būti tik el. laiškas?

Kai rengiate susirinkimą, iš esmės sutrikdote savo komandos darbo eigą ir susikaupimą. Dėl šios priežasties turite įsitikinti, kad turinys yra būtinas. Vaizdo skambučiai turėtų būti skirti nuodugnioms diskusijoms, bendradarbiavimui ir komandos įsitraukimo skatinimui. Vien todėl, kad virtualius susitikimus lengva užsisakyti ir juose dalyvauti, dar nereiškia, kad turėtumėte jais pasikliauti.

Štai keli atvejai, kai galite pasirinkti vaizdo konferencijų alternatyvas:

• Atsiliepimų prašoma „Google“ formos išsiuntimas.
• Naudokite „Messenger“ programą arba asinchroninio ryšio programėlės komandos būsenos atnaujinimams.
• Išsiųskite el. laišką su naujausiais atnaujinimais ar naujienomis (dėl kurių nereikia diskutuoti).

Kartais jūsų kolegos tiesiog nori pailsėti nuo rašymo ir pasikalbėti su žmonėmis. Tai tikrai verta apsvarstyti, bet nešvaistykite to susitikimuose, kuriuose visi tyli ir klausosi jūsų kalbos.

Veiksmingiems nuotoliniams susitikimams reikia planuoti

Norint organizuoti susitikimus naudojant vaizdo konferencijų programas, reikia šiek tiek kitokio planavimo nei susitikimų akis į akį. Sunkumai dažniausiai iškyla, kai trūksta dėmesio dalyviams.

Tačiau bet koks nuotolinis susitikimas gali būti efektyvus, kai yra visapusiška darbotvarkė, kuri išnaudoja laiką produktyviai. Tai reiškia, kad reikia tyrinėti diskusijų temas, kurios tikrai domina visus dalyvaujančius, ir tiesiog laikytis to, ko reikia. Atsižvelgdami į čia pateiktus patarimus, turėsite daug praktinių būdų, kaip surengti nuotolinius susirinkimus, užtikrinti, kad jie būtų veiksmingi ir svarbūs visiems dalyvaujantiems.

Kaip pradėti naudoti mastelio keitimo avatarus linksmiems susitikimams

Skaitykite toliau