Administracijos specialistas turi susidoroti su dideliu darbo krūviu ir sudėtingais grafikais. Tačiau tinkamos programos gali padėti jiems automatizuoti užduotis ir padaryti procesus sklandų.
Jei organizacijoje naudojate „Google Workspace“, galite naudoti jos įrankius bendroms pareigoms atlikti. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip administratoriai gali naudoti „Google Workspace“.
1. Planuokite ir organizuokite komandinius renginius
Prieš organizuojant keliones kolegoms, galbūt norėsite sužinoti jų viešbučių ir skrydžių pageidavimus. Prieš priimdami galutinį sprendimą, naudokite „Google“ formas, kad atliktumėte apklausą apie skrydžių ir viešbučių pasirinkimą.
Susijęs: „Google“ formos vs. „Microsoft“ formos: kurią iš jų turėtumėte naudoti?
Tvarkydami komandos kelionių įvykius, administratoriai gali sukurti grupės adresų sąrašą sistemoje „Gmail“, įtraukdami visus tame įvykyje dalyvaujančius asmenis. Tai neleis jiems siųsti atskirų el. laiškų kiekvienam dalyviui. Išsiųskite grupei vieną el. laišką ir visi nariai gaus svarbius atnaujinimus.
Daugelis administratorių turi dirbti vadovo padėjėjais. Nesvarbu, ar šią skrybėlę reikia dėvėti ribotą ar neribotą laiką, turėtumėte tai daryti visiškai atsiduodami.
Naudodami „Google Workspace“ įrankius, pvz., „Gmail“, Kontaktus ir Kalendorių, galite sklandžiai susirašinėti jų vardu. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai turėti prieigą prie jų „Google Workspace“ paskyros kompiuteryje. Arba galite prijungti jų el. pašto paskyrą prie savo „Gmail“ naudodami IMAP.
3. Tvarkykite korespondenciją naudodami filtruotus gautuosius
Kasdien gauti šimtus el. laiškų į savo pašto dėžutę gali sukelti stresą. Tačiau tvarkydami gautuosius galite rūšiuoti dalykus. Kai naudojate „Gmail“ kaip dalį „Google Workspace“., jums nereikia naudoti jokios kitos el. pašto programos.
„Gmail“ leidžia kurti etiketes skirtingiems siuntėjams, todėl gaunami el. laiškai patenka į atskirus aplankus. Taip pat galite nustatyti, kad „Gmail“ automatiškai pažymėtų žvaigždute, peradresuotų arba ištrintų bet kurį konkretų el. laišką, kad gautuosiuose nebūtų nereikalingų el. laiškų.
4. Lengvai tvarkykite el. laiškus naudodami šablonus ir parašą
Pakartotinai vesti tuos pačius el. pašto pranešimus gali būti nuobodu ir erzinanti. Galite sukurti dažniausiai naudojamų pranešimų šablonus sistemoje „Gmail“. Tai leidžia kiekvienai paskyrai sukurti iki 50 šablonų, kad sutaupytumėte brangaus laiko.
Taip pat galite naudoti šią šablono funkciją norėdami išsaugoti kelis parašus. Kai kuriate el. laišką, pasirinkite tinkamą šabloną su atitinkamu parašu pagal tai, kam atstovaujate.
5. Akimirksniu bendraukite naudodami „Google Chat“.
Nesvarbu, ar jums reikia susisiekti su savo viršininku netrukdant jo telefono skambučiais, ar greitai pasikalbėti su darbuotoju, momentinis pokalbis yra geriausias pasirinkimas. Naudodami „Google Chat“ galite jų paklausti bet ko, o jie gali jums iškart atsakyti.
Nors žmonės ne visada gali atsiliepti į telefono skambutį, jie gali peržiūrėti klausimus, kuriuos uždavėte pokalbyje. Jei jie užsiėmę, jie gali su jumis susisiekti jiems patogiu laiku.
6. Sukurkite darbų sąrašą ir gaukite pranešimą
Jei nenorite jų pamiršti, privalote sudaryti svarbių užduočių sąrašą. Naudojant „Google Workspace“, nereikia naudoti atskiros darbų sąrašo programos. Naudodami „Google Keep“ galite sukurti užduočių, kurias jie nori atlikti, sąrašą. Jie gali naudoti šį internetinį įrankį susitikimų metu, kad galėtų užsirašyti.
Susijęs: Kaip tvarkyti savo darbų sąrašus naudojant veiksmų elementus
Vėliau administratoriai taip pat gali bendrinti „Keep“ dokumentą su kitomis susijusiomis šalimis. Jie gali naudoti „Google“ kalendorių ir pridėti užduočių kaip įvykius, kad gautų užduočių priminimus. Be to, ši programa leidžia tinkinti kiekvienos užduoties ar įvykio priminimų laiką.
7. Koordinuoti priemonės užklausas
Kaip biuro administratoriui, dažnai sunku sekti visus darbuotojų teikiamus prašymus. Naudodami „Google“ formas galite surinkti visas užklausas vienoje vietoje. Sukurkite paslaugų užklausų, pvz., priežiūros ir maitinimo, formą.
Pasidalykite ja su visais darbuotojais, o kai kas nors jį užpildys, gausite el. pašto pranešimą ir greitą adresą. Galite suteikti prieigą prie formų duomenų kitiems administratoriaus darbuotojams, kad keli žmonės galėtų peržiūrėti užklausas jiems patogiu metu.
Administratoriai gali tvarkyti užklausas ir sekti įvykdytas bei laukiančias užklausas naudodami „Google“ skaičiuokles.
8. 24/7 Prieiga prie failų iš bet kur
Kaip biuro administratorius, jūsų pareigos negali būti apribotos fiksuota darbo valanda. Jūsų organizacija gali norėti, kad pasiektumėte arba bendrintumėte tam tikrą failą iš karto, net ir ne biuro metu. Taigi, jūs negalite pasikliauti asmeniniais kompiuteriais, kad saugotumėte svarbius biuro dokumentus.
Naudokite „Google“ diską failams ir dokumentams saugoti, kad galėtumėte juos pasiekti bet kada ir bet kur. Tai taip pat leidžia dalytis dokumentais su kolegomis.
Nesvarbu, ar vėluojate į biurą, ar reikia derintis su administratoriais, dirbančiais kitoje pamainoje, naudodami bendrąjį diską komandos draugams užtikrinsite saugią ir lengvą prieigą.
9. Momentinis failų bendrinimas ir bendradarbiavimas
Ar norite akimirksniu dalytis dokumentais? Sukurkite dokumentą ir skaičiuoklę „Google Workspace“ ir akimirksniu bendrinkite jais su tiek žmonių, kiek norite. Bendrindami galite priskirti vaidmenis, kad užtikrintumėte failo saugumą ir vientisumą.
Tokios programos kaip „Google“ dokumentai ir „Google“ skaičiuoklės taip pat leidžia bendrauti tiesiogiai iš dokumento. Jei norite, kad keli administratoriai dirbtų su failu realiuoju laiku, nieko negali būti geriau nei „Google Workspace“ dokumentų, skaičiuoklių ir skaidrių programas.
Šios programos palaiko bendradarbiavimą ir parodo, kuris komandos narys atliko dokumento pakeitimus.
10. Koordinuoti galimybes dalyvauti susitikimuose ir mokymuose
Darbuotojų prieinamumo mokymams ir susitikimams koordinavimas nebeturėtų būti problema. Naudodami „Google Workspace“ įrankį Kalendorius galite sužinoti, kada visi yra pasiekiami, ir suplanuoti susitikimus.
Administratoriai netgi gali sukurti atskirus kalendorius komandoms renginiams, susitikimams, mokymams, atostogoms. Taigi darbuotojai gali koreguoti ir asmeninius grafikus pagal kalendoriuje surašytus įvykius.
„Google Workspace“, skirta „Office“ administratoriams
Biuro administratoriaus pareiga yra koordinuoti ir prižiūrėti viską, kas vyksta organizacijoje. Nors darbo krūvis dažnai gali pareikalauti, tinkamų programų naudojimas gali palengvinti administratorių užduotis.
Įmonėms, kurios jau naudoja „Google Workspace“, nereikia papildomų įrankių daugumai administracinių užduočių atlikti. Dabar, kai žinote, kaip naudoti „Google Workspace“ įrankius, galite valdyti komandas, net jei jos dirba atokiose vietose.
Ar jums sunku valdyti komandą, dirbančią nuotoliniu būdu? Išbandykite šiuos geriausius organizuoto nuotolinio komandos valdymo patarimus.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Google Apps
- Darbo sritis
- Bendradarbiavimo įrankiai
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacinėje įmonėje, rašymo profesiją kaip etatinį perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besaikį žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
