Biure žmonės turi suprasti, kas jiems yra perduodama, kad darbas būtų atliktas tinkamai. Daugeliu atvejų tai daroma gerai, tačiau didėjant darbo vietų įvairovei nėra tokio laiko, kaip dabar.
Jei norite sužinoti, kaip pagerinti savo el. laiškų, dokumentų ir kitų rašytinių biuro priemonių prieinamumą, pateikiame keletą patarimų, kaip tai padaryti.
Priežastys, kodėl reikia turėti prieinamų medžiagų
Jei skaitote tai, priežastis, dėl kurios norite pagerinti rašytinės medžiagos prieinamumą, gali būti, kad ji taptų labiau įtraukianti, ir tai yra viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl dauguma įmonių tai priima. Įtraukianti darbo erdvė pritraukia įvairių darbuotojų ir palaiko darbuotojus, kuriems to reikia.
Gerai žinoma, kad kai aplinka yra tinkama, žmonės, turintys specifinių mokymosi poreikių, gali kūrybiškai mąstyti ir dažnai tobulėti. Pradedant nuo to, kaip jūs bendraujate, yra to pagrindas.
Susijęs: Kaip panaudoti savo mokymosi stilių siekiant maksimaliai padidinti produktyvumą
Tačiau prieinamumas taip pat yra neįtikėtinai protingas verslo žingsnis. Tai, kad žinote, ką turite galvoje, nereiškia, kad taip išversta. Jei visi supranta, ką jie turi daryti, ir viskas yra prasminga, tai reiškia:
- Mažiau klaidų
- Padidėjęs darbuotojų pasitikėjimas
- Pasieksite platesnę auditoriją
- Įdomesnė darbo vieta
- Sutaupote laiko aiškindami dalykus
Svarbiausia, kad tai padaryti yra neįtikėtinai lengva, o tai gali pagerinti jūsų darbo rezultatus.
1. Paprastos kalbos naudojimas
Nesvarbu, ar siunčiate el. laišką didelei auditorijai, rašote informacinį biuletenį, ar kuriate naujus dokumentus naujai procedūrai darbe, kiti ketina tai priimti. Tokiais atvejais būtina vartoti paprastą kalbą.
Pirma, tekste nenaudokite akronimų ir žargono. Kai kurie žmonės gali nežinoti, ką jie reiškia, ir gali būti kliūtis pradedantiesiems. Jie taip pat gali priversti darbuotojus jaustis atskirtuose ir sumažinti bendrą jūsų darbo poveikį. Vietoj to parašykite visus akronimus ir pasirinkite žodžius, kuriuos gali suprasti visi.
Rašant auditorijai geras patarimas yra parašyti tiems, kurie nežino, koks yra jūsų darbas. Daugybė rašytinių bendravimo persekioja svarbias detales ir praleidžia būtinus veiksmus. Taip atsitinka, kai autorius rašo iš žinių vietos ir mintyse užpildo spragas, o ne jas užrašo.
Susijęs: Naujienlaiškiai norintiems verslininkams
Būdami nuodugniai ir apgalvodami kiekvieną žingsnį, galite parašyti išsamesnį paaiškinimą ir mažiau tikėtina, kad darbuotojai prašys paaiškinimo. Pavyzdžiui, pasakymas kam nors, ką daryti, gali būti gana atviras, o taip pat pasakymas, ko nedaryti, instrukcija išlieka konkreti.
Galite naudoti pavyzdžius, jei stengiatės ką nors supaprastinti, taip pat pritaikyti savo darbui realiame pasaulyje.
2. Pasiekiamo šrifto naudojimas
Yra priežastis, kodėl dauguma svetainių, programų ir socialinės žiniasklaidos svetainių naudoja to paties tipo šriftą, nes jie žino, kad jis pasiekia platesnę auditoriją. Jūsų el. pašto ir skaitmeninių pranešimų programos jau turi numatytąjį šriftą, kurį lengva perskaityti, paprastai Arial arba Calibri, ir yra idealūs pasiekiami šriftai, kuriuos galima naudoti visai rašytinei dokumentacijai.
Tekstas mažosiomis raidėmis taip pat yra lengviau akims, todėl nenaudokite visų didžiųjų raidžių, pavyzdžiui, rašydami pavadinimus ar bandydami ką nors pabrėžti. Vietoj to, jūs galite drąsus žodžiai, skirti atkreipti asmens dėmesį į tai, arba suskaidyti tekstą.
Be to, šrifto dydis gali būti svarbus darbuotojams, kuriems sunku matyti mažesnį tekstą. 12 piks. arba didesnis tekstas yra idealus ir dažnai yra viešosios medžiagos standartas. Bet koks mažesnis nei šis ir jūs rizikuojate, kad žmonės nesugebės jo tinkamai perskaityti. Žinoma, jie gali naudoti Padidinti veikia savo kompiuteriuose, jei tai yra skaitmeninis failas, bet jei jis buvo atspausdintas, tai gali sukelti problemų.
Susijęs: Įrankiai, skirti sinchronizuoti „Microsoft Outlook“ su „Google“ kalendoriumi
Galiausiai, šriftas ir fonas turi būti juodos ir baltos spalvos, o jei reikia naudoti spalvą, geriausia yra mėlyna, nes ją gali pastebėti dauguma daltonikų. Negana to, tai paprasta spalva, kuri nėra kontrastinga.
3. Teksto blokų suskaidymas
Ar kada nors gavote el. laišką arba dokumentą, kuriame yra ištisiniai teksto blokai? Jei turite, žinosite, kad tai gali būti atgrasu ir daugeliui žmonių gali būti sunku jį perskaityti. Laimei, yra keletas greitų ir paprastų būdų, kaip padaryti išsamias teksto dalis prieinamesnes.
Sužymėti taškai ir sunumeruoti sąrašai yra puikūs įrankiai idėjoms, pranašumams, žingsniams ir kitai informacijos daliai įrašyti. Įsitikinkite, kad ženkleliai yra glausti ir konkretūs, ir galėsite sujungti kelias pastraipas į lengvai skaitomą skyrių. Tai išlaiko skaitytojo dėmesį ir taupo jūsų laiką.
Susijęs: Komandos Wiki įrankiai, kuriuos galite naudoti produktyvumui pagerinti
Kitas būdas suskaidyti tekstą yra naudoti vaizdus. Tačiau turite būti atsargūs su naudojamais vaizdais. Bet koks jūsų naudojamas vaizdas turi papildyti tekstą; jei jūsų paveikslėlyje yra svarbios informacijos, kuri neįtraukta į jūsų raštą, galite išskirti arba klaidinti žmones. Vaizduose taip pat turėtų būti naudojamos paprastos spalvos ir venkite kontrastingų spalvų, kurias kitiems gali būti sunku pamatyti.
Jums gali nereikėti to daryti, jei tai tik el. laiškas, kurį siunčiate, bet tokiu atveju tai gali būti verta apsvarstyti, ar tą vieną el. laišką būtų galima suskaidyti į atskirus el. laiškus, jei jame yra daug skirtingų idėjų ir temos. Viename el. laiške palikti vieną temą yra idealu, jei reikia daug sužinoti.
Būti prieinamam padeda visiems
Kiekvienas žmogus dirba skirtingai, o kai kuriems žmonėms gali prireikti papildomų dalykų, į kuriuos čia neatsižvelgiama. Svarbu gauti grįžtamąjį ryšį ir sužinoti, kas tinka žmonėms; kuo labiau pagerinsite savo rašytinės komunikacijos prieinamumą, tuo daugiau naudos matysite.
Per daug negalvok; tiesiog pradėkite ir pabandykite. Pasinaudoję šiais patarimais būsite gerai pakeliui į prieinamą darbo vietą, o kiti įvertins jūsų dėmesį.
Išeidami iš darbo, kaip turėtumėte jį perduoti? Štai keletas greitų ir paprastų žingsnių, kaip perduoti savo darbo krūvį prieš pradedant naują darbą.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Darbas ir karjera
- Rašymo patarimai
- Profesionalus tinklų kūrimas
- Nuotolinis darbas
Shay yra „MakeUseOf“ laisvai samdomas rašytojas, turintis vadybos ir koučingo išsilavinimą. Produktyvumas yra Shay žaidimas, o prastovos metu jie mėgsta žaisti, žiūrėti dokumentinius filmus ir eiti pasivaikščioti.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
