Kas yra „Microsoft“ sąrašai ir kam jie naudojami?

Sąrašai yra naujos kartos „Microsoft 365“ programa, sukurta iš „SharePoint“ sąrašų 2020 m. Tai yra priekinė platforma, skirta valdyti jūsų duomenis arba dirbti kaip idėjos, darbų sąrašai, užduotys, inventorius, tvarkyti DUK ir kt. Šiame straipsnyje sužinosite apie sąrašus, jo funkcijas ir svarbiausius naudojimo atvejus.

Kas yra „Microsoft“ sąrašai?

Pamatysite „Microsoft“ sąrašai programa Visos programos „Microsoft 365“ prenumeratos skiltyje. Naudodami šią programą galite kurti sąrašus ir bendradarbiauti su komandos nariais ar klientais.

„Microsoft“ sąrašai suteikia daug privalumų, palyginti su kitomis darbų sąrašo programomis. Pavyzdžiui, naudodami „Microsoft“ sąrašus galite sekti problemas, tvarką, turtą, atsargas, kontaktus ir daug daugiau.

Įrankis sujungia jūsų sąrašus su visomis „Microsoft 365“ programomis, kad galėtumėte pradėti kurti ar dirbti su savo duomenimis iš „Microsoft Teams“, „SharePoint“ ar „Lists Home“. Jame taip pat yra redagavimo spustelėdami šablonų, kurie taupo jūsų laiką tvarkant užduotis ar užrašus.

Naujos „Microsoft“ sąrašų savybės

Sąrašai turi visas standartines funkcijas, kurių galite tikėtis iš užduočių sąrašo programos. Pavyzdžiui, laiko juostos rodinys, kalendoriaus vaizdas, sąrašų kūrimas iš skaičiuoklių, priedų pridėjimas prie sąrašų, veiklos stebėjimas ir kt. Tačiau tai yra svarbiausios savybės, išskiriančios sąrašus iš kitų panašių įrankių:

1. Tvarkyti taisykles

Naudodami šį įrankį galite įvairiais būdais automatizuoti savo darbų sąrašus. Tačiau toks platus automatizavimas tampa įmanomas tik dėl to, kad „Sąrašų“ programoje yra „//“ stiliaus taisyklių.

Naudodami šias taisykles galite automatizuoti priminimus ir pranešimus į savo sąrašus. Sąrašo savininkas taip pat kontroliuos taisykles. Jei suteiksite savo bendradarbiams prieigą prie sąrašo redagavimo, jie galės redaguoti sąrašo taisykles. Norėdami sukurti taisykles iš sąrašų pradžios, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite Automatizuoti išskleidžiamąjį meniu, tada pasirinkite Sukurkite taisyklę.
2. Ekrane, kuriame matote Praneškite kam nors, kada parinktį, turite nustatyti sąlygą. Pavyzdžiui, galite pasirinkti Sukuriamas naujas elementas.
3. Taisyklės sąlygas galite redaguoti spustelėdami kiekvieną pabrauktą sakinio žodį.
4. Galite pasirinkti tokias parinktis kaip kam pranešti, stulpelį, stulpelio vertę ir kt.
5. Baigę spustelėkite Sukurti kad patvirtintų taisyklę.

2. Sąrašai bendradarbiavimo per „Microsoft Teams“

Sąrašai prideda vertės „Microsoft Teams“ programos funkcijoms. Galite pasiekti, bendrinti ar kurti sąrašus naudodami „Teams“ programą neišeidami iš vykstančių susitikimų ar protų šturmo sesijų.

Programoje „Teams“ sąrašo vaizdą galite keisti įvairiais būdais, pvz., Kortelėmis, tinkleliais, kalendoriaus vaizdu ir kt. Be naujų stulpelių pridėjimo, pasirinktinių rodinių su filtrais kūrimo ir pasirinkimų nustatymo, taip pat galite keisti savo planą, kad duomenys būtų prasmingesni jūsų komandai.

3. Bendrinami sąrašai ir elementai

Sąrašai siūlo įvairius duomenų bendrinimo su komandomis ar klientais būdus. Skirtingai nuo daugelio kitų užduočių sąrašo programų, jums nereikia bendrinti viso sąrašo su bendradarbiais.

Jei norite, galite bendrinti visą sąrašą arba suteikti prieigą prie pasirinktų sąrašo elementų. Be to, galite tinkinti duomenų apsaugą, įgalindami tik skaitymo, redagavimo, slaptažodžio apsaugą ir galiojimo datą, kad pasiektumėte sąrašą.

4. Integracijos

Jūsų sąrašai akimirksniu integruojami su kitomis „Microsoft 365“ programomis, pvz., „Teams“, „Power Automate“, „Power Apps“ ir „SharePoint“.

Galite automatizuoti projekto užduotis ar darbo eigą naudodami sąrašus ir „Power Automate“ integraciją. Sąrašų namuose spustelėkite Automatizuoti išskleidžiamąjį meniu, tada pasirinkite „Power Automate“. Jei spustelėsite Sukurkite srautą, galite pasiekti procesų ir užduočių automatizavimo šablonus.

Susijęs: „Office 365“ dabar yra „Microsoft 365“: ką tai reiškia jums ir jūsų šeimai

5. Mobilioji programėlė

Sąrašų programa taip pat prieinama „iOS“ įrenginiuose, pvz., „IPhone“ ir „iPad“. Programa mobiliesiems siūlo sklandžią naudotojo patogią vartotojo sąsają kuriant, redaguojant ir dalijantis sąrašais kelyje.

„Microsoft“ taip pat atskleidė „Android“ programos „Lists“ planą. „Android“ naudotojai netrukus galės kurti, bendrinti ir redaguoti sąrašus iš savo mobiliųjų įrenginių.

Parsisiųsti: „Microsoft“ sąrašai „iOS“ (Laisvas)

„Microsoft“ sąrašų naudojimas kaip informacijos stebėjimo priemonė ir organizatorius

Programą „Sąrašai“ galima naudoti profesionaliai ir asmens duomenims tvarkyti. Kai kurie geriausi naudojimo atvejai yra šie:

1. Turto valdymas

Galite efektyviai valdyti įrenginius, programinę įrangą ir kitą turtą naudodami programos „Sąrašai“ turto valdytojo šabloną. Jums nereikia daug laiko investuoti, nes šabloną reikia kelis paspaudimus pritaikyti.

Galite gauti turto būsenos atnaujinimų, pvz., Kas šiuo metu naudoja įrenginį, prisiregistravimo datas, išsiregistravimo datas, kuris įrenginys remontuojamas ir pan.

2. Tvarkykite projektus ir užduotis

Programą „Sąrašai“ galite paversti projektų valdymo įrankiu be papildomų pinigų. Įtraukite užduotis į vieną sąrašą ir pavadinkite sąrašą pagal projekto pavadinimą.

Galite pridėti „if/then“ stiliaus taisykles į atskirus sąrašo elementus ar užduotis. Taisyklės gali būti tokie žodžiai kaip baigtas, laukiantis, užblokuotas, užduotis, problema, prioritetas ir kt. Jei sąraše yra jūsų komandos narių pakeitimų, iškart žinosite užduočių būseną.

Susijęs: Internetinis užduočių valdymo vadovas: patarimai, kaip pasirinkti tinkamą programą

3. Turinio planavimas

Sąrašų programa puikiai tinka socialinės žiniasklaidos, svetainės ar tinklaraščio turinio skelbimo strategijai. Turinio reikalavimus galite pridėti prie vieno sąrašo. Dabar nustatykite konkrečias taisykles, kad įgalintumėte pranešimus ar priminimus.

Programoje „Sąrašai“ taip pat yra turinio planavimo šablonas. Tinkinkite šabloną pridėdami vaizdų ar turinio, kurį norite paskelbti, nurodydami juodraščio datą, terminą, paskelbimo datą ir kt.

4. Pradedantys klientai ir darbuotojai

Programos „Sąrašai“ įtraukimo į kontrolinį sąrašą šablonas leidžia valdyti kliento ar darbuotojo įtraukimą. Pavyzdžiui, kai pažymite Darbuotojų įtraukimas elementas užduočių sąraše kaip Pasirašė, įrankis naujiems darbuotojams automatiškai siunčia el. laišką su darbuotojų prisijungimo duomenimis.

Panašiai galite automatizuoti klientų tvarkymo procesus, tokius kaip įtraukimas į projektą, projekto failų pristatymas ir atsiskaitymas iš programos „Sąrašai“.

5. Kliento bilietų stebėjimo priemonė

Problemų stebėjimo šablonas jūsų sąrašus paverčia į efektyvus santykių su klientais vadovas. Jei jūsų klientas praneša apie bet kokias problemas, susijusias su jūsų pristatytu produktu, išvardykite jas „Sąrašų“ programoje. Elemento būsenos stulpelyje nustatykite konkrečias peržiūrimos, prioritetinės, užblokuotos ir išspręstos taisykles.

Pasikeitus būsenai, jūs ar jūsų klientai galite gauti automatinius atsakymus el. Paštu apie bilieto būseną.

Efektyviai tvarkykite savo duomenis ir darbą

Aukščiau pateiktos „Microsoft“ sąrašų funkcijos ir naudojimo atvejai leis jums kuo geriau panaudoti „Microsoft 365“ prenumeratą. Įrankis suteikia visiškai naują, tačiau lankstų būdą tvarkyti ir sekti svarbias užduotis ar duomenis. Be to, užduočių planavimas yra tik pasivaikščiojimas parke, kai vienoje vietoje rasite visas idėjas, darbų sąrašus ir susitikimų darbotvarkes.

10 geriausių nemokamų užduočių planavimo programų

Pasirinkti tinkamą užduočių valdymo sistemą gali būti sunku. Norėdami padėti jums sužinoti, mes sudarėme naudingiausių užduočių planavimo įrankių sąrašą.

Skaityti toliau

Apie autorių