Kaip rašyti profesionalius el. Laiškus? 8 paprastos taisyklės, pagal kurias reikia gyventi

Mes kasdien siunčiame ir gauname el. Laiškus. Vis dėlto mes darome nepatogių klaidų, kurių negalime „anuliuoti“. Taigi, parašyti efektyvų el. Laišką, kuris sulaiko jūsų skaitytojo veiksmus, nepamiršdamas mūsų pasaulio iššūkių, gali būti keblu.

Atsižvelgdami į tai, mes sukūrėme keletą esminių taisyklių, kurias turite žinoti, kai siunčiate el. Laiškus žmonėms. Laikykitės šių paprastų taisyklių, kad be vargo galėtumėte rašyti geresnius el. Laiškus.

1. Dar kartą apsvarstykite sveikinimus ir atsijungimus

"Tikiuosi, kad praleisite puikią savaitę!" anksčiau tai buvo puikus būdas pradėti el. laišką. Jau nebe! Atsižvelgiant į tai, koks neapibrėžtas yra gyvenimas, tai gali pasirodyti nerūpestinga ir pernelyg atribota.

Tas pats pasakytina apie prisijungimus, tokius kaip „Pagarbiai“, „Geriausi linkėjimai“ ar „Į sveikatą“ - kurie anksčiau puikiai veikė, bet kartais gali skambėti atitraukti nuo realybės.

Taigi, kodėl gi neišlaikius to paprasto ir tikro? Pasirinkite registraciją, pvz., „Būk saugus“, „Pasirūpink“ ar „Nuoširdžiai“. Kalbant apie pasveikinimą, „Tikiuosi, kad viskas gerai“ arba „Tikiuosi, kad saugai save ir tavo artimuosius“ - tai gali būti geras atspirties taškas.

2. Įtraukite aiškią temos eilutę

Ši el. Pašto taisyklė yra tokia pat sena, kaip ir pats el. Paštas. Taip yra todėl, kad žmonės dažnai nusprendžia, ar jie atidarys el. Laišką pagal temos eilutę.

Kadangi visas mūsų darbas dabar yra internete, būtina nustatyti prioritetus svarbiausiems dalykams ir nepaisyti to, kas nėra svarbiausia. Taigi, jei temos eilutę vis dar paliekate tuščią, tikėtina, kad jūsų el. Paštas bus ignoruojamas.

Idealioje temos eilutėje yra mažiau nei 10 žodžių. Pasirinkite tą, kuris išspręstų jūsų problemas ir praneštų apie el. Laišką. „Pasiūlymas aviacijos projektui“, „Susitikimas perkeltas“ arba „Greiti klausimai apie jūsų pristatymą“ - tai keli geri temos pavyzdžiai, iš kurių galite atkreipti dėmesį.

3. Naudokite profesionalų parašą

Turėkite iš anksto sugalvotą parašo bloką, kurį naudojate atsakydami į el. Laiškus visuose savo asmeniniuose įrenginiuose. Jame turėtų būti jūsų vardas, įmonės pavadinimas ir jūsų kontaktinė informacija.

Tai suteikia jūsų gavėjui gerą idėją apie tai, kas jūs esate ir kaip su jumis susisiekti, jei to reikia. Kalbant apie jūsų profesinio parašo šriftą ir dydį, įsitikinkite, kad jis yra toks pat kaip ir visas kitas el. Laiškas.

Be to, baigti el. laiškus užtikrintai bet nepersistenkite su posakiais ar asmenine informacija.

4. Prisistatykite, jei pirmą kartą susitinkate praktiškai

Mes visi esame susidūrę su situacijomis, kai mums teko siųsti el. Laišką tam, ko nesutikome. Gauti el. Laišką iš nepažįstamo žmogaus gali būti keista. Ir tai švelniai tariant.

Taigi skirkite minutę laiko, kad prisistatytumėte el. Pašto gavėjui. Kontekstas yra kritinis, o pirmas įspūdis vis dar svarbus. Taigi, pridėkite tokią eilutę: „Sveiki! Tai Tracy iš „Multiseon Pvt.“. Ltd, ir aš siunčiu el. Laišką, nes jūs išreiškėte susidomėjimą pirkti mūsų elektroninius gaminius “.

Arba, kai su kuo nors susipažįstate el. Paštu, taip pat galite atsisakyti eilutės, kurioje sakoma, kaip malonu su jais susitikti.

5. Parašykite atjaučiančius el. Laiškus

Negalime pabrėžti šio svarbumo. Gyvenimas sunkus. Labiausiai tai neaišku.

Ar jie praleido terminą? Ar jie neatvyko į tą suplanuotą „Google Meet“? Prieš siųsdami griežtą el. Laišką, sustokite ir gerai apgalvokite. Ką daryti, jei yra neatidėliotina medicinos pagalba?

Taigi būkite atjaučiantys ir pasidomėkite, ar jiems viskas gerai. Tokį el. Laišką kaip „Šiandien mes praleidome jus susitikime. Tiesiog užsiregistruoti, kad pamatytumėte viską, yra gerai “. gali sukurti laiko išbandymą tenkinančius santykius.

6. Kai galite, suspauskite / pakeiskite dydį ir pavadinkite priedus

Mes daug nekalbame apie šią el. Pašto taisyklę, nes siunčiant didelius priedus mes automatiškai manome, kad mūsų gavėjui yra pakankamai vietos. Didelių failų atsisiuntimas užima daugiau laiko ir gali greitai erzinti.

Taigi, nuspręskite juos suspausti arba pakeisti jų dydį. Jei vienu metu dalijatės per daug failų, rekomenduojama pridėti mandagų užrašą, nurodantį, kam skirti priedai.

Be to, prieš siųsdami pavadinkite savo priedus. Siunčiate savo CV? Pervardykite failą kaip Tracy_Mackenzie_CV ir pradėkite nuo dešinės kojos.

7. Nenaudokite el. Pašto kaip kitos tiesioginių pranešimų programos

Priežastis, kodėl mes visi mėgstame tiesioginius pranešimus, yra ta, kad ji yra momentinė.

Bet kai maišote abu dalykus ir naudojate el. Paštą kaip tiesioginių pranešimų pakaitalą, rizikuojate būti erzinantis ir neprofesionalus.

Taigi, jūs turite žinoti, kada siųsti el. Laišką ir kada sekti jį kitu. Negalima padarykite klaidą, siųsdami per daug tolesnių el. laiškų nes jie gali dirbti namuose. Nepaskambinkite kam nors ir paprašykite patikrinti el. Paštą.

Jei tai skubu, naudokite kitą bendravimo būdą.

8. Pasinaudokite humoru, kad išgydytumėte, bet taupiai

Nors šiais ypatingais laikais nuotaikai palengvinti daugelis naudoja humorą, tačiau naudojant humorą el. Laiškuose problema gali atsiliepti.

Jei el. Laiške norite naudoti humorą, darykite tai tik gerai pažįstant asmenį. Jūs nenorite nusileisti kaip nepagarbus ar nemandagus, jei kas nors patenka į rimtą situaciją. Be to, tai, kas skamba juokingai, gali ir nesiskaityti.

Žodis išmintingiesiems: jei abejojate, geriausia tai palikti.

Nustatykite atsakymus ne biure ir pagerinkite savo darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą

Šiais laikais rašydami žmonėms el. Laišką, turėtumėte nepamiršti ir valandų. Įsibėgėjant darbui iš namų, ribos tarp darbo ir asmeninio gyvenimo buvo neryškios. Atsakymai ne biure leidžia lengvai suprasti, kai kas nors yra susitikime ar atsako į el. Laišką.

Peržiūrėkite savo el. Pašto kliento nustatymus ir sukonfigūruokite automatinius atsakiklius, kai esate išvykę ar ne prie savo stalo. Pavyzdžiui, „Gmail“ tai vadina atostogų atsakikliu, o „Microsoft Outlook“ naudoja atsakymus ne biure.

Tikimės, kad šios auksinės efektyvių el. Laiškų rašymo taisyklės ir tinkami el. Pašto įpročiai padės jums sutaupyti laiko ir sukurti teisingus atsakymus.

Venkite šių 6 klaidų, kad būtų geresnis elektroninio pašto ir teksto bendravimas

Pagerinkite savo bendravimo įgūdžius, vengdami klaidų, pvz., Naudodamiesi per daug jaustukų ar rašydami visomis raidėmis.

Skaitykite toliau

Apie autorių