Kaip sukurti ir naudoti Ganto diagramas sąvokoje

Nesvarbu, ar dirbate vienas, ar kaip didesnės komandos dalis, Ganto diagramos yra puikus būdas valdyti sudėtingus projektus. Daugelis projektų valdymo įrankių suteikia galimybę naudoti Ganto diagramas, o sąvoka yra viena iš jų.

Žinojimas, kaip naudoti Ganto diagramas „Notion“, gali jaustis bauginantis, jei to niekada anksčiau nenaudojote. Bet jūs esate tinkamoje vietoje, jei ieškote mokymo programos, nes tai mes jums parodysime šiandien.

Kas yra Ganto diagrama?

Prieš pradedant nagrinėti, kaip naudoti Ganto diagramą, verta suprasti, kas tai yra. Ganto diagramos yra sistemos, kurias galite naudoti norėdami įvertinti didelių projektų eigą. Nors dažnai matysite jas naudojančias didesnėse organizacijose, Ganto diagramas taip pat galite naudoti, jei esate laisvai samdomas darbuotojas arba studentas. Jie taip pat puikiai tinka komandoms, veikiančioms nuotoliniu būdu.

Ganto diagramose paprastai pateikiamos kiekvienos projekto užduoties, tokios kaip svetainės pertvarkymas arba rinkodaros kampanijos pradžia, metmenys. Tada galite matyti numatomų užbaigimo datų laiką ir pažangos procentus. Kaip ir su daugeliu kitų

projektų valdymo metodai, užduotis taip pat galite perduoti kitiems.

Jei esate nuotolinės komandos narys, galite tai patikrinti geriausi projektų valdymo įrankiai, skirti bendradarbiauti nuotoliniu būdu.

Kaip sukurti ir naudoti Ganto diagramą sąvokoje

Nors Ganto diagramą galite sukurti „Notion“ nuo nulio, daug lengviau naudoti iš anksto sukurtą šabloną, ypač jei esate pradedantysis. „Notion“ turi nemokamą Ganto diagramos šabloną, kurį galite atsisiųsti ir naudoti pageidaujamoje darbo vietoje, ir mes tai naudosime šioje pamokoje.

Štai kaip gauti šabloną:

1. Eikite į „Gnatt“ šablono puslapis „Notion“. ir pasirinkite Pradėkite nuo šio šablono.
2. Pasirinkite darbo sritį, kurioje norite kopijuoti šabloną.
3. Palaukite, kol „Notion“ nukopijuos šabloną ir pradėkite tinkinti, kaip norite.

Dabar, kai turite šabloną, pereikime prie Ganto diagramos tinkinimo ir naudojimo sąvokoje.

1. Projekto pavadinimų įvedimas

Prieš pradėdami nuo sudėtingesnių tinkinimo aspektų, turėtumėte pradėti įvesdami savo projektų pavadinimus. Tai padaryti labai paprasta:

1. Eikite į Projektas skirtuką.
2. Užveskite pelės žymeklį ant projekto, kurį norite pakeisti, ir pasirinkite Atviras.
3. Viršutiniame teksto laukelyje įveskite naują projekto pavadinimą.

Arba lentelėje galite spustelėti pavadinimą, kurį norite pakeisti, ir taip pagal poreikį tinkinti. Kartokite bet kurį procesą, kol pakeisite visus projektų pavadinimus, kad atitiktų jūsų poreikius.

2. Kiekvieno projekto specifikos pritaikymas

Pakeitę kiekvieno projekto pavadinimą Ganto sąvokos diagramoje, būsite pasirengę pradėti tinkinti daugiau specifikos. Galite pakeisti kiekvieną iš šių:

• Kiekviename lange pridedamos papildomos užduotys.
• Atnaujinkite savo būseną ir pažangą.
• Laiko juosta

Kad būtų lengviau sekti procesą, toliau juos suskirstysime į skirtingas dalis.

Papildomų užduočių pridėjimas kiekviename lange

Pakeitus projektų pavadinimus, galbūt geriausia pradėti pridėti papildomų užduočių. Štai kaip tai padaryti:

1. Atidarykite užduotį, kurią norite tinkinti. Tai galite padaryti nuėję į Projektas arba spustelėję skirtuką laiko skalės rodinyje.
2. Galite pastebėti iš anksto nustatytą užduočių skaičių, jau išvardytą sąvokoje. Spustelėkite kiekvieną iš jų, kad tinkintumėte pavadinimą, užduočių tvarkyklę ir būseną. Jei reikia, taip pat galite pridėti komentarų.
3. Norėdami pridėti naujų užduočių nuo nulio, spustelėkite + mygtuką. Tada pasirinkite puslapį, kurį norite susieti, arba sukurkite naują įvesdami "kurti" paieškos juostoje ir bakstelėkite „Naujas kūrimas užduotyse“.
4. Norėdami pašalinti užduotis, pasirinkite - užvedę žymeklį ant konkrečios užduoties.

Pridėję naujų užduočių galite tinkinti viską taip pat, kaip darytumėte naudodami iš anksto nustatytas versijas.

Jūsų užduoties būsenos atnaujinimas

Jei norite atnaujinti užduotis „Notion Gantt“ šablone, atidarykite kortelę, susijusią su jūsų projektu arba papildoma užduotimi. Čia rasite skyrių pavadinimu Būsena; išplėskite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite dabartinę projekto būseną.

Tikriausiai pastebėsite procentų skyrių Progresas skirtuką. Tai galite atnaujinti atlikdami projekto papildomas užduotis.

Jei nesate naujokas „Notion“, peržiūrėkite šį vadovą naudingų dalykų, kuriuos galite padaryti naudodami „Notion“..

Laiko juosta

Jei reikia pakeisti kiekvienos užduoties laiką, galite naudoti Laiko skalė skyrius. Kai pasirodys kalendorius, pasirinkite naują pradžios ir pabaigos datas.

Taip pat galite perkelti savo projektą Ganto diagramos laiko juostoje vilkdami ir numesdami reikiamą (-as) užduotį (-es).

3. Vaizdo keitimas

Jei norite pakeisti Ganto diagramos vaizdą, turite keletą parinkčių. Dešinėje pusėje pamatysite išskleidžiamąjį meniu su nurodytu laiko intervalu; tai gali būti Mėnuo, Metai, ketvirtis, ar kažkas panašaus.

Meniu pasirinkite pageidaujamą laikotarpį. Taip pat galite naudoti Šiandien skirtuką, kad pereitumėte prie dabartinės dienos.

Kita galimybė – pakeisti užduoties rodinį pagal prioritetą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Pagal prioritetą kairėje ekrano pusėje. Arba pasirinkite Visi projektai kad būtų visapusiška apžvalga.

Atminkite, kad jei norite, galite tinkinti visus šiuos pavadinimus. Taip pat galbūt norėsite tai patikrinti greitas „Notion“ projekto ir užduočių šablonų pradžios vadovas jei tik pradedate.

4. Užduočių peržiūra ir perdavimas

Jei solo projektams naudojate Ganto diagramą, šios skilties jums nereikia. Bet jei sukūrėte Ganto sąvokos diagramą, kad ji veiktų kaip didesnės komandos dalis, svarbu, kad žinotumėte, kaip deleguoti užduotis.

1. Slinkite žemyn iki Užduotys.
2. Spustelėkite ant Paskirta skirtuką.
3. Įveskite asmens, kuriam norite perduoti užduotį, vardą.

Arba galite vadovautis šiomis instrukcijomis:

1. Atidarykite užduotį.
2. Eikite į antrinę užduotį.
3. Pasirinkite asmenį, kuriam norite perduoti savo užduotį Paskirta skyrius.

Jei vėliau nuspręsite, kad Ganto diagramos nėra pats optimaliausias būdas valdyti projektus, nesijaudinkite. Keletas projektų valdymo alternatyvos Ganto diagramoms egzistuoja.

Sukurkite efektyvias Ganto diagramas

Nors Ganto diagramos iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti klaidinančios, jos taip pat yra veiksmingas būdas valdyti projektus. Žinojimas, kaip naudoti Ganto diagramas sąvokoje, yra naudingas atspirties taškas, todėl galite pastebėti, kad jūsų komanda yra produktyvesnė.

Net jei šias diagramas naudojate tik atskiriems projektams, jums taip pat gali būti lengviau sekti savo dideles užduotis. Ganto diagramas galite naudoti keliems projektų tipams, o jos ypač patogios ilgalaikiams projektams.