Kaip naudoti „Airtable“ automatiką, kad būtų galima lengvai valdyti projektus

Jei nuolat ieškote veiksmingo projektų valdymo įrankio, ieškokite tik Airtable. Platforma siūlo daugybę funkcijų, skirtų puikiam duomenų vizualizavimui ir supaprastintam redagavimui. Be šių, „Airtable“ taip pat gali automatizuoti užduotis, sumažindama jūsų laiką ir pastangas tvarkyti duomenis.

„Airtable“ automatika puikiai tinka atliekant pasikartojančias užduotis, pvz., duomenų įvedimą ir el. pašto atnaujinimus. Pažvelkime į visus automatizavimo tipus, kuriuos galite pasiekti naudodami nemokamą „Airtable“ versiją.

Kas yra „Airtable“ automatika?

Oro stalas automatizavimas yra iš anksto nustatytos sekos arba darbo eigos, kurios gali žymiai padidinti jūsų produktyvumą pasikartojančių užduočių automatizavimas. Jie sumažina neautomatinių procesų klaidų skaičių ir sutaupo laiko bei pastangų atliekant pasikartojančias užduotis.

Yra trys pagrindiniai „Airtable“ automatikos elementai:

• Suaktyvinimas: Tai apibrėžia įvykį, kuris inicijuoja automatizavimo seką.
• Trigerio konfigūracija: Tai sąlyga, kai paleidžiamas gaidukas. Čia turėtumėte apibrėžti išsamią lentelės informaciją ir lauko lygio sąlygas, kurias įrašas turi atitikti, kad suaktyvintų įvykį.
• Veiksmai: Tai apibrėžia veiksmą arba veiksmų seką, kuri turi būti atlikta, kai suveikia automatizavimas.

Kai „Airtable“ automatika įjungta, ji jūsų bazėje ieško įvykių, atitinkančių aktyviklio konfigūraciją. Automatika suveikia tik tada, kai įvykdomos visos trigerio sąlygos.

Kaip sukurti „Airtable“ automatizavimą

Norėdami sukurti automatizavimą, turite sukonfigūruoti trigerį ir veiksmų, atliekamų po trigerio, rinkinį. Štai kaip nustatyti „Airtable“ automatizavimą:

1 veiksmas: pridėkite trigerį

Skirtuke Automatika spustelėkite Pridėti trigerį. Tai rodo aktyviklių, iš kurių galite pasirinkti, sąrašą. Sąraše yra „Airtable“ bazės aktyvikliai ir išorinės integracijos, kurios gali suaktyvinti įvykį, pavyzdžiui, „Google“ kalendoriuje sukurtas įvykis.

2 veiksmas: sukonfigūruokite trigerį

Pasirinkę trigerį, galite peržiūrėti ir keisti trigerio savybes. Čia taip pat galite pakeisti aktyviklio tipą.

Suaktyvinimo įvykį nustatysite pagal aktyviklio tipą. Pavyzdžiui, jei paleidimo tipas yra Kai įrašas atitinka sąlygas, turėsite nurodyti stebimą lentelę, be sąlygų, kurias turi atitikti įrašas, kad suaktyvintų šį įvykį.

3 veiksmas: pridėkite veiksmą

Tada turite pasirinkti veiksmą, kurį norite atlikti. Čia yra keletas parinkčių: nuo įrašų kūrimo ir atnaujinimo iki el. laiškų ar pranešimų siuntimo išorinėse programose. Pavyzdžiui,

4 veiksmas: sukonfigūruokite veiksmą

Dabar turėsite sukonfigūruoti veiksmą pagal pasirinktą veiksmą. Pavyzdžiui, jei veiksmas yra Siųsti el. laišką, turėsite nurodyti el. laiško gavėjus, temą, turinį ir bet kokią informaciją, kurią norite įtraukti į el. laišką.

5 veiksmas: pridėkite papildomų sąlygų arba veiksmų

Remdamiesi ankstesniais veiksmais, automatizavimui galite įdiegti papildomos logikos ir veiksmų. Tai galite padaryti pakartodami 4 ir 5 veiksmus, jei reikia.

6 veiksmas: patikrinkite automatiką

Prieš paleisdami naujai sukurtą automatiką, spustelėkite Testavimo automatika patikrinti, ar paleidiklis ir veiksmai nustatyti taip, kaip numatyta.

7 veiksmas: įjunkite automatizavimą

Galite įjungti automatiką, kai įsitikinsite savo sąranka. Atminkite, kad įjungus „Airtable“ automatizavimą, jis nebus taikomas esamiems įrašams, atitinkantiems aktyviklio konfigūraciją.

Kaip integruoti „Airtable“ automatiką

Airtable automatika neapsiriboja tik bazinių įrašų kūrimu/atnaujinimu ir el. laiškų siuntimu. Taip pat galite integruoti jį su išorinėmis programomis, tokiomis kaip „Slack“, „Microsoft Teams“, „Gmail“, „Google“ dokumentai, „Google“ kalendorius, „Google Forms“, „Google“. Skaičiuoklės, „Outlook“ el. paštas, „Outlook“ kalendorius, „GitHub“ problemos, „Facebook“ puslapiai, „Salesforce“, „Jira Cloud“, „Jira“ serveris / duomenų centras, „Twilio“ ir Hootsuite.

Štai keletas pavyzdžių, kaip naudoti išorinę „Airtable“ automatikos integraciją:

1. Siųskite pranešimus bendradarbiui „Slack“. kai jie priskiriami įrašui: Šios automatikos paleidiklis yra Kai įrašas atitinka sąlygas, ir sąlyga yra ta, kad įrašo perėmėjas pasikeičia į tam tikrą vartotoją. Taigi „Airtable“ vykdys Slack > Siųsti pranešimą veiksmas, jei yra visi paleidikliai. Galite konfigūruoti žinutės tekstą ir gavėjus.
2. Įtraukite įrašą į užduočių sąrašą, kai įvykis sukurtas „Google“ kalendoriuje: Čia yra gaidukas „Google“ kalendorius > Kai įvykis sukuriamas, o veiksmas yra Sukurti įrašą. Galite pasirinkti, kur turi būti nukreiptas naujas įrašas, ir užpildyti jo informaciją.
3. Pridėkite atliktas užduotis prie „Google“ skaičiuoklės: Trigeris čia yra Kai įrašas atitinka sąlygas kad įrašo būsenos laukas pasikeitė į baigtas arba įrašas dabar yra filtruotame rodinyje, kuriame rodomos tik atliktos užduotys. Veiksmas yra „Google“ skaičiuoklės > Pridėti eilutę. Galite pasirinkti norimą atnaujinti „Google“ lapą ir laukus, kuriuos norite perkelti iš pagrindo į lapą.

Airtable automatikos apribojimai

Nors „Airtable“ automatika gali būti gana patogi, ji turi tam tikrų apribojimų. Kiekvienai „Airtable“ bazei galite turėti daugiausia 50 automatizavimo darbo eigų, nesvarbu, ar jos aktyvios, ar neaktyvios. Tačiau galite tai apeiti sujungę kelis veiksmus vienoje automatizacijoje.

Kiekviena „Airtable“ automatika gali turėti iki 25 veiksmų. Tai taip pat nėra didelė kliūtis, nes vieno veiksmo rezultatas gali būti kito veiksmo įvestis toje pačioje darbo eigoje. Be to, „Airtable“ automatika turi skirtingus veikimo apribojimus, atsižvelgiant į jūsų planą. Tai apima ir sėkmingus, ir nesėkmingus paleidimus.

„Airtable“ saugo jūsų automatizavimo istoriją su išsamia informacija apie kiekvieną įvykdytą automatizavimą. Šios funkcijos mastas taip pat priklauso nuo jūsų darbo vietos plano.

Naudodami nemokamą „Airtable“ versiją galite tik siųsti automatinius el bendradarbiams pasirinktoje bazėje. Tačiau galite tai konfigūruoti išoriniams el. pašto adresams kituose darbo srities planuose.

Tik nauji pakeitimai gali suaktyvinti automatizavimą. Be to, verta paminėti tai integracijos su Google dokumentais, „Salesforce“, „Jira Cloud“, „Jira Server/Data Center“ ir „Twilio“ nepasiekiami nemokamajame plane.

Sutaupykite laiko naudodamiesi „Airtable“ automatika

„Airtable“ automatizavimas yra galingi būdai optimizuoti procesus ir sumažinti rankų darbą. Tinkamai nustatę darbo eigą, kiekvieną savaitę galite susigrąžinti kelias valandas savo projektų valdymo rutinoje.

Taigi kitą kartą nustatydami projektą skirkite laiko ir pastangų nustatydami „Airtable“ automatizavimą, kad galėtumėte atsipalaiduoti ir leisti užduotims susitvarkyti pačios.