9 neprofesionalios klaidos priimant vaizdo skambučius darbui

Daugelis specialistų vis dar neįvertina virtualių susitikimų. Jie beveik nesiruošia, nes šie skambučiai vyksta per vaizdo konferencijų platformas, be to, jie gali išjungti kamerą ir mikrofoną.

Nors virtualūs susitikimai yra patogesni nei asmeniniai susitikimai, jie nėra mažiau svarbūs. Dėl netinkamo pasiruošimo gali atsirasti vėlavimų, trukdyti bendradarbiavimui arba sumaišyti pranešimus. Norėdami užtikrinti profesionalius ir efektyvius virtualius susitikimus, vadovaukitės šiais patarimais rengdami ir dalyvaudami vaizdo skambučiuose dėl darbo.

1. Atsižvelgdama į saugumo priemones

Nepaisyti privatumo priemonių prieš pradedant su darbu susijusius vaizdo skambučius yra neprofesionalu ir nesaugu. Susitikimams iškils įsibrovimų atakų rizika, kai trečiosios šalys užgrobia atsitiktinius vaizdo konferencijų skambučius, pvz., priartinimo bombardavimą. Atminkite, kad įsibrovėlių motyvai yra įvairūs. Vieni tėra interneto troliai, norintys suerzinti žmones, o kiti – įgudę kibernetiniai nusikaltėliai, vagiantys duomenis.

Geriausias būdas yra apsaugoti susitikimus šiais būdais:

• Slaptažodžių nustatymas: Kiekvienam susitikimui nustatykite unikalų slaptažodį – būtinai išsiųskite jį dalyviams privačiai.
• Laukimo kambarių įjungimas: Jie leis jums patikrinti ir patvirtinti dalyvius prieš prisijungdami.
• Dalyvių skaičius ribotas: Lengviau valdyti virtualius susitikimus su ribotu dalyvių kiekiu.

Verta perskaityti būdus išsaugokite privatumą, kai naudojatės vaizdo konferencijų platformomis.

2. Palikti mikrofoną įjungtą per susitikimus

Nustokite palikti įjungtą mikrofoną vaizdo susitikimų metu. Jis paims atsitiktinius netoliese esančių žmonių, jūsų augintinių ir veikiančių prietaisų garsus, kurie gali blaškyti dalyvius. Blogesniais atvejais jūsų pusės garsas gali užgožti kitų balsus.

Norėdami užtikrinti garso ir balso aiškumą, protingai naudokite nutildymo funkciją. Įjunkite mikrofoną, kai kalbate, nutildykite save, kai klausotės, ir spustelėkite ekrane rodomus jaustukus, jei reikia pertraukti garsiakalbius.

Tiesa, mikrofono įjungimas ir išjungimas gali erzinti ilgų susitikimų metu. Tačiau tai paprastas, bet veiksmingas būdas parodyti pagarbą kitų indėliui ir dėmesingumą pokalbių metu.

3. Blogų vaizdo skambučių fonų nustatymas

Darbuotojai turėtų rasti tvarkingą, profesionalų virtualių susitikimų foną – tai pagerins jūsų įspūdį kitiems. Jie matys jus kaip organizuotą asmenį, kuris visada yra visko viršuje. Arba netvarkinga, nešvari aplinka verčia jus atrodyti kaip žmogus, kuris beveik nelanko internetiniuose susitikimuose ar bendradarbiaujant.

Žinoma, tai nereiškia, kad turėtumėte pastatyti bibliotekos lentynas savo namų biure. Paprasta, švari siena su minimaliomis kliūtimis atrodo paprasta ir minimalistiška, be to, joje nėra blaškančių elementų.

Bet jei dirbate su ribota vieta, redaguokite foną. Tarkime, kad dažnai naudojate priartinimą. Galite slinkti per virtualius Zoom fonus arba sulieti aplinką prieš pat Zoom skambučio pradžią. Taip pat galbūt norėsite išmokti kaip sukurti savo priartinimo foną.

4. Privačių pokalbių funkcijų naudojimas asmeniniams pokalbiams

Stenkitės nenaudoti privačių pokalbių funkcijos vaizdo konferencijų programose asmeniniams pokalbiams, ypač kai bendrinate su darbu nesusijusius dalykus. Yra tikimybė, kad jūsų vadovai gali pamatyti šiuos pranešimus. Nors šeimininkai negali matyti privačių pokalbių realiuoju laiku, kai kurios programos rodo juos susitikimo po skambučio įrašuose. Galima daryti prielaidą, kad darbdaviai visiškai kontroliuoja įmonės teikiamas sąskaitas.

Tačiau net jei jūsų vadovai neperžiūri asmeninių pokalbių rankiniu būdu, niekinančių komentarų rašymas darbo pokalbių metu yra netinkamas. Galite būti nubausti, jei kas nors pamatys jūsų pranešimus. Susikoncentruokite į pagarbios, produktyvios atmosferos palaikymą – pasilikite pokštams tinkamiems kanalams.

5. Dalyvavimas internetiniuose susitikimuose netinkamais nustatymais

Nors nuotolinio ir hibridinio darbo modeliai suteikia lankstumo, vis tiek turėtumėte dalyvauti virtualiuose susitikimuose atitinkamomis sąlygomis. Nustokite dalyvauti darbo pokalbiuose vairuodami, keliaudami ar valgydami. Jūs tik atitrauksite kitų dėmesį, jei išskleisite atsitiktinius, nesąmoningus atsakymus, kai jūsų dėmesys yra padalintas.

Geriausias būdas yra pranešti apie savo situaciją. Arba suplanuokite susitikimus į kitą laiką, arba visiškai atsisakykite dalyvauti – abu yra tinkamesni nei prisijungti prie jų, kad apsimestų. Jei neturite tinkamos aplinkos skambinti namuose, galbūt norėsite prisijungti prie bendro darbo erdvės. Jei tai padarysite, įsitikinkite, kad Prieš rinkdamiesi bendradarbystės erdvę, apsvarstykite įvairius veiksnius.

Prieš išvykdami atostogų parašykite profesionalų, pritaikytą OOO el. Įsitikinkite, kad jūsų bendradarbiai žinotų, į ką kreiptis dėl skubių užklausų ir pranešimų, antraip jie nutrauks jūsų pertrauką.

6. Prisijungimas prie internetinių susitikimų vėlai

Punktualumas svarbus tiek asmeniniams, tiek virtualiems susitikimams. Neapgalvota skambinti per vėlai ir vėluoti. Sugaišite visų laiką laukdami jūsų.

Be to, dauguma vaizdo konferencijų programų rodo įspėjimus, kai vartotojai įeina arba išeina iš kambario, o tai gali erzinti kitus. Paimkite Zoom kaip pavyzdį. Jis sukuria garsius burbulų garsus, kai kas nors prisijungia prie skambučio – jūs negalite tiesiog nepastebėti įslinkti į susitikimus. Jūs netgi galite nutraukti pagrindinio kalbėtojo mintis.

Kad išvengtumėte šių vėlavimų, suplanuokite priminimus kalendoriaus programose. Nustatykite, kad žadintuvai skambėtų likus penkioms minutėms iki susitikimų, tada sinchronizuokite juos visuose darbo ir asmeniniuose įrenginiuose.

7. Nepavyko paruošti įrenginio ekrano bendrinimui

Jei darbo skambučiui naudosite ekrano bendrinimo funkciją, iš anksto paruoškite įrenginį (-ius). Idealiu atveju turėtumėte išvalyti visus aplankus, kuriuose naršysite. Slėpkite konfidencialius failus, asmeninius failus ir netinkamą turinį tarp kitų su darbu nesusijusių elementų, kad pristatymai būtų sklandūs. Nieko nėra gėdingesnio už tai, kad jūsų bendradarbiai mato ką nors privataus.

Profesionalai, kurie dažnai rengia pristatymus, turėtų paprašyti tam skirtų darbo priemonių; kitu atveju sugaišite laiko valydami ir atkurdami failus.

8. Negalvojant apie savo išvaizdą

Nustokite manyti, kad virtualūs susitikimai yra neprivalomi fotoaparatu. Jūsų verslo partneriai ar vadovai kartais gali paprašyti jūsų įjungti fotoaparatą – turėtumėte pasirūpinti savo išvaizda. Nusiplaukite veidą, susišukuokite plaukus ir apsivilkite darbui tinkamą viršutinę dalį. Be to, pastatykite fotoaparatą šalia šviesos šaltinio, kad veidas būtų aiškus ir matomas.

9. Neatsargiai įsitraukia į atsitiktinius pokalbius

Įprasta, kad darbuotojai, laukdami, kol kiti dalyviai prisijungs prie darbo skambučių, kalbasi. Malonumai nutraukia nejaukią tylą prieš prasidedant susitikimams. Nors galite šiek tiek iškelti su darbu nesusijusias temas, apsiribokite komentarais, susijusiais su darbu. Per daug nesijaudinkite vien dėl to, kad jūsų draugai taip pat skambina. Įsivaizduokite, kaip būtų gėda, jei staiga prisijungtų jūsų verslo partneriai, klientai, kolegos ir vadovai.

Jei priimate skambutį, įgalinkite laukimo kambarį, kad galėtumėte peržiūrėti dalyvius ir įspėti kitus vartotojus. Įsitikinkite, kad visi susitvarko prieš įsileisdami autoritetingus žmones. Tuo tarpu dalyviai turėtų atkreipti dėmesį į naujų dalyvių garsinius pranešimus.

Priimančiojo darbo skambučiai kaip verslo profesionalai

Vis daugiau įmonių imantis hibridinio ir nuotolinio darbo, virtualūs susitikimai pamažu taps norma. Turėtumėte nustoti elgtis su jais mažiau nei su asmeniniais susibūrimais. Iš pažiūros nedidelės klaidos, pvz., fotoaparato išjungimas, netvarkinga išvaizda ir netvarkingo fono naudojimas, yra neprofesionalios. Jūsų nepasirengimo trūkumas galiausiai gali įžeisti bendradarbius.

Prieš pradėdami vaizdo skambučius, sukurkite paprastą rutiną. Įpraskite persirengti darbo drabužiais, išbandyti įrenginius ir susikurti tinkamą foną.