Kaip pašalinti popieriaus netvarką ir tvarkyti savo gyvenimą skaitmeniniu būdu

Gali būti nemalonu atsikratyti popieriaus netvarkos, ypač kai visur yra krūvos. Nepriklausomai nuo to, koks rūpestingas esate, popierius kaupiasi ir tvarkyti didelius popieriaus kiekius gali būti sunku.

Tačiau taikant ekologišką požiūrį į popieriaus organizavimą ir naudojant skaitmeninę sistemą, jūsų erdvė bus netvarkinga ir patogi. Štai keli žingsniai, padėsiantys pašalinti popieriaus netvarką ir tvarkyti savo gyvenimą skaitmeniniu būdu.

1. Įvertinkite savo dabartinę situaciją

Jūsų erdvės sutvarkymas ir sutvarkymas gali būti didžiulis ir įtemptas procesas. Iš pradžių galite jaustis neaiškūs, kaip ir kur pradėti tvarkymosi procesą. Tačiau skiriant kelias minutes dabartinės netvarkos popieriui situacijai įvertinti, prieš pasinerdami į visišką skaitmeninį pertvarkymą, tai labai padeda.

Galite pradėti suskirstydami dokumentus į kategorijas pagal jų svarbą. Tada nustatykite, kur turite daugiausia popierių, pvz., biuro stalčius, stalą ar knygų lentynas. Taip pat nustatykite, kokių saugojimo įrenginių ir išteklių jums reikės skaitmeninei organizacijai, pvz., a

nemokamas debesies saugyklos sprendimas, vaizdo skaitytuvas ir mobiliosios programos.

Įvertinus erdvę lengviau iškraustyti erdvę ir planuoti veiksmingą skaitmeninimo strategiją. Jūs netgi galite vizualizuoti savo skaitmeninę sistemą ir naują darbo vietą, kad motyvuotumėte jus būsimoms užduotims.

2. Suskaitmeninkite esamus dokumentus

Galite ieškoti konkretaus dokumento, bet nerandate, nes jūsų darbo stalas yra padengtas šūsnimis popierių, senų sąskaitų, kvitų ir atspausdintų el. laiškų. Suskaitmeninus dokumentus, nebereikia laikyti ar saugoti krūvos dokumentų ir sąskaitų faktūrų. Jums nereikės ieškoti dokumentų spintelėse ir stalčiuose, kad rastumėte konkrečius failus.

Skaitmeninkite savo dokumentus nuskaitydami ir saugodami juos, kad prireikus galėtumėte gauti informaciją. Galite naudoti vaizdo skaitytuvą arba skaitytuvo programėlės jūsų iPhone ir Android išmaniajame telefone fiksuoti savo dokumentus. Tada galite išsaugoti nuskaitytus failus JPG arba PDF formatu. Tai leis jums lengvai bendrinti failus su kitais, nereikės rinkti ir siųsti dokumentų per kurjerį.

3. Įgalinti atsiskaitymą ir išrašus internetu

Įsivaizduokite, kad visas sąskaitas, kvitus ir finansines ataskaitas gausite el. paštu. Nereikės knistis po krūvas kvitų ir sąskaitų faktūrų ieškant konkretaus lapelio, o jūsų vieta bus be popieriaus.

Atsiskaitydami internetu ir išrašais žymiai sumažinate popieriaus netvarką aplink jus. Tai leidžia tausoti aplinką mažinant popieriaus gamybos poveikį aplinkai.

Visas sąskaitas faktūras ir kvitus galite gauti internetu, todėl jas lengvai pasieksite per savo mobilųjį įrenginį arba nešiojamąjį kompiuterį. Atsiskaitymas internetu taip pat padeda sekti mokėjimų istoriją ir registruoti operacijas bei išlaidas.

Be to, daugybė kvitų tvarkyklės programėlės ir nemokama sąskaitų faktūrų programėlė siūlyti tokias funkcijas kaip išlaidų stebėjimas ir mokėjimo priminimai, leidžiantys gauti naujausią informaciją ir išvengti praleistų mokėjimų.

4. Automatizuoti skaitmeninių dokumentų pasirašymą

Pasaulis tapo toks skaitmeninis, kad jūs galite lengvai manevruoti pasirašydami dokumentus rašikliu ant popieriaus. Su internetinės dokumentų pasirašymo programėlės, galite sutaupyti laiko ir pašalinti popieriaus netvarką, atsirandančią spausdinant ir pasirašant fizines dokumentų kopijas.

Kai kurios skaitmeninių dokumentų pasirašymo platformos taip pat siūlo duomenų šifravimas kaip saugumo priemonė, sumažinant dokumentų klastojimo riziką.

Skaitmeninio dokumentų pasirašymo praktikos taikymas padeda ugdyti popierinį mąstymą, kuriuo tampate imlesni kitoms popieriaus iškraustymo praktikoms ir savo gyvenimo būdo organizavimui skaitmeniniu būdu.

5. Saugokite dokumentus debesyje

Saugykla debesyje tapo vienu novatoriškiausių pasaulyje slaptų duomenų saugojimo ir saugojimo būdų. Tai puikus būdas išlaikyti erdvės popieriaus netvarką ir tvarkingą. Jums nebereikės saugoti ar saugoti daug fizinių dokumentų kopijų, todėl nebereikės dokumentų laikyti spintelėse, segtuvuose ir lentynose.

Failų saugojimas debesyje taip pat padeda geriau tvarkyti ir tvarkyti dokumentus. Daugybė debesų saugyklos platformų suteikia įrankius, leidžiančius lengvai tvarkyti failus ir užtikrinti lengvą failų nuskaitymą. Saugojimo debesyje technologija taip pat siūlo aukščiausios klasės saugos paslaugas, kurios apsaugo jūsų dokumentą ir leidžia saugiai dalytis failais su kitais.

Netinkamai saugomi fiziniai dokumentai yra labiau linkę sugadinti, prarasti ir pavogti. Tačiau failų saugojimas debesyje užtikrina ilgalaikį išsaugojimą ir apsaugo dokumentus nuo sugadinimo ir netinkamo išdėstymo.

Be to, saugykla debesyje suteikia pakankamai vietos, kad galėtumėte saugoti tiek dokumentų, kiek norite, ir perkelti juos kitiems per savo mobilųjį įrenginį ar nešiojamąjį kompiuterį.

6. Nustatykite spausdintuvo numatytuosius nustatymus į Dvipusis

Dvipusis spausdinimas apima spausdintuvo pritaikymą taip, kad jis automatiškai spausdintų ant abiejų popieriaus pusių. Tai padeda sumažinti popieriaus netvarką jūsų erdvėje.

Spausdinti mažiau popieriaus reiškia sumažinti dokumentų, kuriuos fiziškai laikote savo spintelėse ir lentynose, skaičių. Tai taip pat skatina sumažinti popieriaus naudojimą ir siekti netvarkingos, tvarkingos aplinkos ir gyvenimo būdo.

Dvipusis spausdinimas ne tik padeda perpus sumažinti popieriaus netvarką; tai taip pat leidžia sutaupyti popieriaus sąnaudas ir skatina tausoti aplinką, nes sumažina popieriui gaminti naudojamų medžių skaičių.

7. Pašalinkite stalo popieriaus / laiškų dėklus

Staliniai popieriaus dėklai dažnai tampa patogia vieta gaunamam popieriui sukrauti, o tai sukelia popieriaus netvarką. Galite pradėti tvarkyti savo gyvenimą skaitmeniniu būdu, pašalindami popierinius dėklus. Taip, laikyti popieriaus dėklus gali būti viliojanti, ypač kai norite lengvai pasiekti savo failus.

Tačiau, jei norite, kad darbo vieta būtų netvarkinga ir organizuota, turėtumėte pasirinkti skaitmeninį požiūrį į popierinį organizavimą. Kai nėra popieriaus dėklų, galite greičiau apdoroti ir tvarkyti gaunamus dokumentus ir išlaikyti tvarkingą stalą.

Be to, saugodami ir tvarkydami dokumentus skaitmeniniu būdu sugaišite mažiau laiko tvarkydami ir valydami stalo popieriaus dėklus. Popieriaus dėklų pašalinimas taip pat padeda ugdyti netvarkingą mąstymą, todėl galėsite vadovautis organizuotesniu gyvenimo būdu.

Perėjimas į erdvę be popieriaus

Normalu, kad dirbant laikui bėgant popierius kaupiasi. Tačiau skaitmeninis požiūris į dokumentų tvarkymą ir erdvės be popieriaus išlaikymas yra efektyvesnis ir tvaresnis būdas valdyti verslą ir gyvenimą.

Pamatysite, kad popieriaus skaitmeninimas padeda efektyviai organizuoti asmeninį ir darbo gyvenimą. Taip pat pirmenybė teikiama esminiams dokumentams, todėl jie yra lengvai pasiekiami ir geriau saugomi.