6 el. pašto produktyvumo įrankiai, kurie padės sutaupyti valandų

Nepaisant daugybės komunikacijos priemonių su patogiomis funkcijomis, el. paštas vis dar užima svarbią vietą šiandieninėje darbo vietoje. Kaip patikima vidinės komunikacijos, klientų informavimo priemonė ir prisijungimui naudojamas internetinis ID įvairioms paslaugoms labai svarbu naudoti geriausius el. pašto produktyvumo įrankius, kad tai būtų maksimaliai padidinta technologija.

Kodėl tai svarbu? Padidinę el. pašto produktyvumą galite supaprastinti komunikacijos procesą, išvengti el. laiškų antplūdžio, užgriozdinimo gautuosius, ir atlaisvinti daugiau laiko susitelkti į kitas užduotis. Toliau apžvelgsime geriausius įrankius el. pašto produktyvumui padidinti.

1. ChatGPT laiškams rašyti

„ChatGPT“ yra dirbtinio intelekto veikiantis pokalbių robotas, galintis imituoti į žmones panašius pokalbius ir generuoti natūraliai skambančius atsakymus. Vienas iš neįtikėtinų būdų, kaip galite naudoti ChatGPT, kad pagerintumėte savo darbo dieną, yra naudoti jį kaip rašymo asistentą arba, konkrečiau, el. laiškų juodraščiams.

Viskas, ką jums reikia padaryti naudokite „ChatGPT“ sudėtingiems el. laiškams rašyti darbe yra eiti į OpenAI svetainė ir susikurkite paskyrą, jei jos neturite. Tada pateikite kontekstą, ką norite parašyti savo el. laiške.

Pavyzdžiui, jūsų vaidmuo, kam siunčiamas el. laiškas ir ką norite pasiekti pokalbyje. Tada paraginkite „ChatGPT“ parašyti jums el. laiško juodraštį. Galite naudoti šį juodraštį tokį, koks yra, arba, jei reikia, atlikti pakeitimus.

Arba galite naudoti Microsoft Bing Chat – įtaisytą pokalbių pokalbių robotą, maitinamą OpenAI GPT natūralios kalbos sistemos – tos pačios technologijos, kuri veikia ir ChatGPT.

Vienas iš „Bing Chat“ naudojimo pranašumų yra tai, kad jis yra integruotas į „Microsoft Edge“ naršyklę. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai prisiregistruokite prie AI varomos „Bing“ paieškos Edge ir naudokite jį Sukurti funkcija šoninėje juostoje, kad galėtumėte parašyti el.

2. GrammarlyGO el. laiškams redaguoti ir rašyti

Parengę el. laišką, kitas žingsnis turėtų būti jį redaguoti, kad būtų išvengta rašybos klaidų ir kitų klaidų. „GrammarlyGo“ yra kitas el. pašto produktyvumo įrankis, kurį verta apsvarstyti. Taigi, kas yra GrammarlyGO? Tai redagavimo įrankis su generuojamomis AI galimybėmis, kurios gali padėti pagerinti rašymo eigą ir produktyvumą.

Galite naudoti GrammarlyGO, kad patikrintumėte skyrybos ir rašybos klaidas, ištaisytumėte gramatines klaidas ir pagerintumėte savo rašymą. Be to, galite panaudoti „Grammarly“ generuojamąsias AI galimybes kurdami arba perrašydami el. laiškus.

Viskas, ką jums reikia padaryti, tai prisiregistruoti gauti nemokamą „Grammarly“ paskyrą, kuri suteiks prieigą prie pagrindinių rašymo ir redagavimo pasiūlymų bei 100 raginimų per mėnesį. Be to, galite atsisiųsti „Grammarly“ plėtinį į savo naršyklę, kad galėtumėte redaguoti ir generuoti turinį tiesiai iš naršyklės, neišeidami iš puslapio.

3. Spiglys supaprastinti ir pagerinti el. pašto naudojimo patirtį

Jei ieškote naujoviško sprendimo, viršijančio tai, ką siūlo įprastos el. pašto programos, Spike yra novatoriškas sprendimas, galintis pagerinti jūsų el. pašto patirtį ir produktyvumą.

Pradėkime nuo kai kurių pagrindinių problemų, dažnai susijusių su daugeliu el. pašto programų, pvz., netvarkinga gautųjų dėžutė ir ribota galimybė automatiškai rūšiuoti el.

Su Spike integruota organizavimo funkcija, Svarbiausi gautieji, galite lengvai rūšiuoti mažiau svarbius el. laiškus, pvz., reklaminius el. laiškus ir pranešimus iš socialinės žiniasklaidos programų, į kitą gautųjų aplanką, vadinamą Kita o svarbius el. laiškus saugo Svarbiausi gautieji.

Be to, į pokalbius panašios „Spike“ gijos, panašios į tas, kurios matomos pranešimų siuntimo programose, leidžia lengvai sekti pokalbius su kontaktais. Šis pokalbio metodas supaprastina ir pagerina el. pašto patirtį, todėl galite greitai naršyti el. laiškus.

Be to, galite naudoti „Spike“, kad sujungtumėte visas savo el. pašto paskyras į vieną portalą, kad galėtumėte stebėti el. laiškus iš skirtingų paskyrų neperjungdami. Nors jos Super paieška funkcija leidžia lengviau rasti tai, ko ieškote.

4. Zapieras el. pašto darbo eigoms automatizuoti

Dažniausiai naudojamų įrankių integravimas į savo našumo krūvą gali padėti sutaupyti laiko ir pagerinti produktyvumą, nes tai leidžia sinchronizuoti duomenis įvairiose programose ir platformose. Atsižvelgiant į tai, kiek laiko praleidžiate el. pašto dėžutėje, tikslinga susieti el. paštą su kitomis reguliariai naudojamomis programomis ir paslaugomis.

Galite naudoti darbo eigos automatizavimo įrankį, pvz., Zapier, norėdami susieti el. paštą su kitais populiariais produktyvumo įrankiais. Pavyzdžiui, galite naudoti El. paštas naudojant Zapier integraciją susieti savo el. paštą su Slack ir išsiųsti visus gaunamus el. laiškus į konkretų Slack kanalą. Ar esate „Google“ kalendoriaus naudotojas? Galite naudoti „Zapier“, kad automatiškai sukurtumėte „Google“ kalendoriaus įvykius iš gaunamų el. laiškų.

„Zapier“ taip pat leidžia kurti pasirinktines automatizuotas darbo eigas, skirtas atlikti bet kokias pasikartojančias užduotis, susijusias su el. laiškais ir kitais įrankiais. Šios „Zapier“ integracijos gali žymiai padidinti jūsų el. pašto produktyvumą.

5. SaneBox tvarkyti gautuosius

Sunku ką nors nuveikti, kai gautieji yra netvarkingi, o didžiąją laiko dalį praleidžiate rūšiuodami el. laiškus. „SaneBox“ yra išmanusis el. pašto sprendimas, padedantis automatiškai tvarkyti gautuosius.

Galite naudoti „SaneBox“, kad išvalytumėte gautuosius, nuskaitydami el. laiškus, kad surastumėte programas, svetaines ir naujienlaiškius, kuriuos užsiprenumeravote, ir pasirinkdami tuos, kuriuos norite išmesti.

Be to, „SaneBox“ naudoja dirbtinį intelektą, kad rūšiuotų jūsų el. pašto dėžutę, nustatydama el. laiškus, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, o klasifikuodama mažiau svarbius el. @SaneLater aplanką. Be to, galite išmokyti „SaneBox“ tvarkyti el. laiškus rankiniu būdu siųsdami el. laiškus į konkrečius aplankus.

Pavyzdžiui, galite siųsti el. laiškus su šlamštu @SaneBlackHole arba sukurti atskirą aplanką el. laiškams iš šeimos narių. „SaneBox“ atsimins ir automatiškai įtrauks visus gaunamus el. laiškus į atitinkamus aplankus.

6. Todoist el. laiškus paversti užduotimis

Vienas geriausių būdų pagerinti el. pašto produktyvumą – paversti el. laiškus veiksmingomis užduotimis, kurias galite atlikti. „Todoist“ yra efektyvi darbų sąrašo programa, kuri gali padėti organizuoti užduotis ir nuveikti daugiau.

Galite įdiegti „Todoist“, skirta „Gmail“. arba „Todoist“, skirta „Outlook“. priedus, kad el. laiškus tiesiai iš gautųjų greitai paverstumėte užduotimis. Įdiegę atidarykite bet kurį el. laišką, kurį norite paversti Todoist užduotimi, spustelėkite Todoist piktogramą, pavadinkite projektą, nustatykite terminą ir prioriteto lygį ir spustelėkite PRIDĖTI UŽDUOTĮ.

Praleiskite mažiau laiko savo el. pašto dėžutėje ir nuveikite daugiau

Jūsų el. paštas, kaip komunikacijos priemonė, turėtų suteikti informacijos, kurios jums reikia norint priimti sprendimus ir imtis veiksmų. Jei per daug laiko praleidžiate gautuosiuose, tai trukdys efektyviai atlikti savo darbą.

Taigi, laikas imtis iniciatyvaus požiūrio, naudojant aukščiau išvardytus el. pašto produktyvumo įrankius. Tai padės tvarkyti gautuosius ir sumažinti el. laiškų perteklių, neatsilikti nuo svarbiausių el. laiškų, greičiau atsakyti ir atlaisvinti laiko, skirto svarbesnėms užduotims.