8 patarimai, kaip išnaudoti visas užrašų programėlės galimybes

Užrašų darymas yra esminis įgūdis, padedantis organizuoti mintis ir užduotis bei efektyviai atlikti darbą. O kai išmanusis telefonas ar nešiojamasis kompiuteris yra jūsų kasdienis pagalbininkas, užsirašyti užrašus kelyje yra lengviau nei bet kada anksčiau.

Nors yra keletas užrašų programėlių, kurių kiekviena atlieka unikalias funkcijas, dauguma šių įrankių taip pat turi panašias funkcijas. Nepriklausomai nuo naudojamos užrašų programėlės, pateikiame keletą patarimų, kurie padės išnaudoti visas jos galimybes.

Visada bus atvejų, kai reikės greitai užsirašyti idėją ar svarbią informaciją. Tačiau jūsų užrašų programėlė gali greitai tapti netvarkinga, jei neturite būdo tvarkyti užrašų, o kas iš to būtų, jei nerastumėte informacijos, kai jos prireiktų? Dauguma užrašų darymo programų siūlo kelis būdus, kaip tvarkyti užrašus, įskaitant aplankus ir žymas.

Aplankai puikiai tinka sugrupuoti susijusias pastabas ar temas ir laikyti juos atskirai nuo kitų pastabų. Pavyzdžiui, galite sukurti aplankus darbui, mokyklai, skaitymui ar filmams ir kiekviename aplanke saugoti visus susijusius užrašus. Jei naudojate konkrečius aplankus daugiau nei kitus, galite suteikti jiems vietą pirmoje eilėje, pažymėdami juos kaip mėgstamiausius arba įtraukdami juos į programos šoninę juostą.

Žymos yra dar vienas naudingas būdas tvarkyti pastabas, nes jos leidžia prie kiekvieno užrašo pridėti raktinių žodžių, kuriuos vėliau galėsite naudoti norėdami ieškoti ir rūšiuoti užrašus. Pavyzdžiui, jei kelis užrašus pažymėsite konkrečia data, galėsite greitai ištraukti visus su ta data susijusius užrašus, neatsižvelgiant į jų aplankus.

2. Naudokite nuoseklią pavadinimo konvenciją

Gerai ir gerai rūšiuoti užrašus naudojant aplankus ir žymas, bet jei neturite nuoseklaus užrašų pavadinimų suteikimo, juos bus sunku atskirti.

Kaip dažnai ieškojote užrašo pagal tai, kaip manėte, kad jį pavadinote, kad radote kelis dokumentus panašiais pavadinimais arba nieko? Geriausias būdas to išvengti – naudoti paprastą ir nuoseklią pavadinimų sistemą.

Kai kurios geriausios praktikos, kaip pavadinti užrašus, yra šios:

1. Naudokite paprastą ir nuoseklų formatą (pvz., YYYYMMDD_Title).
2. Į pavadinimą įtraukite trumpus ir prasmingus raktinius žodžius, kad vėliau būtų lengva ieškoti.
3. Venkite specialių simbolių, pvz !, ?, arba * nes jų gali būti sunku ieškoti.
4. Naudokite įprastą sutrumpintą temos / temos versiją, jei ji ilga (pvz., „Fin_Strat“ – „Finansinės strategijos“).

Vadovaudamiesi šiais geriausios praktikos pavyzdžiais arba kurdami savo, galite sukurti nuspėjamą pavadinimų sistemą, kuri padės daug lengviau rasti reikiamus užrašus, kai jų ieškote. Svarbiausia būti nuosekliems ir naudoti jums tinkančią sistemą.

3. Pasinaudokite balso įrašymu

Šiek tiek geriausios užrašų programėlės siūlo balso įrašymo funkcijas, leidžiančias įrašyti garso įrašus ir fiksuoti idėjas net tada, kai neturite laiko jų užrašyti. Ši funkcija gali būti naudinga per susitikimus ar paskaitas, kai norite užfiksuoti visas detales, bet negalite rašyti taip greitai, kaip kalba kalbėtojas.

Panašiai, jei dėl kokių nors priežasčių negalite įvesti užrašų, galbūt dėl ​​to, kad jūsų rankos yra užimtos kuo nors kitu, tada galėsite pasinaudoti telefono kalbos pakeitimo tekstu funkcija ir greitai diktuoti idėjas užsirašydami programėlė. Abi šios funkcijos gali sutaupyti laiko ir lengviau užfiksuoti mintis keliaujant.

4. Apsaugokite savo užrašus slaptažodžiu

Jūsų užrašų programoje tikriausiai yra neskelbtinos asmeninės ir profesinės informacijos, pvz., slaptažodžių, kontaktinės informacijos arba finansinių įrašų. Norint užtikrinti, kad šie duomenys būtų saugūs ir kad galėtumėte išnaudoti visas užrašų darymo programos galimybes, svarbu apsaugoti užrašus stipriu slaptažodžiu.

Tokiu būdu, net jei kažkas kitas gali pasiekti jūsų išmanųjį telefoną, jis negalės pasiekti šios informacijos. Šią funkciją turėtumėte rasti daugumos užrašų darymo programų nustatymuose.

5. Sinchronizuokite savo užrašus visuose įrenginiuose

Viena iš svarbiausių pastabų programėlės funkcijų yra galimybė sinchronizuoti užrašus keliuose įrenginiuose ir platformose. Pavyzdžiui, kai tik turite idėją, galite greitai ją užsirašyti savo išmaniojo telefono užrašų programėlėje, o tada pasiekti arba pataisyti užrašą iš nešiojamojo kompiuterio ar planšetinio kompiuterio.

Tokiu būdu galite lengvai sekti visas savo idėjas ir darbus, nepraleisdami ritmo. Nors dauguma užrašų programų išsaugo ir sinchronizuoja duomenis automatiškai, kartais galbūt norėsite tai padaryti rankiniu būdu, jei kurdami užrašą nebuvote prisijungę prie interneto.

Be to, norėdami imtis papildomų atsargumo priemonių, galbūt norėsite eksportuoti savo užrašus ir pasilikti kopiją kompiuteryje arba saugyklos debesyje sprendime. Tokiu būdu, jei kyla problemų dėl įrenginio ar programos, visada galite atkurti užrašus ir užtikrinti, kad svarbiausi užrašai būtų saugūs.

Užrašų programėlės susiejimas su kitais įrankių rinkinio įrankiais yra puikus būdas sutaupyti laiko ir maksimaliai padidinti efektyvumą. Pavyzdžiui, vienas geriausių gudrybės, kaip maksimaliai išnaudoti „Evernote“. yra prijungti jį prie „Google“ kalendoriaus paskyros. Taip galite matyti savo užrašus ir kalendoriaus įvykius iš paukščio skrydžio, o tai leidžia efektyviau planuoti savo dieną.

Tai tik ledkalnio viršūnė, nes galite prijungti savo užrašų programą prie „Slack“, „Microsoft Teams“, „Microsoft Outlook“ ir „Gmail“. Tai vienas iš esminiai dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti prieš pasirenkant kitą užrašų programėlę.

7. Naudokite šablonus

Šablonai yra patogi funkcija, kurią siūlo daugelis užrašų programėlių, nes padeda sutaupyti laiko. Jie ypač naudingi atliekant pasikartojančias užduotis, kurioms reikalingas toks pat indėlis, pvz., planuoti susitikimo darbotvarkę, rašyti žurnalą arba užsirašyti pastabas minčių šturmo sesijos metu. Šiuos šablonus paprastai galima tinkinti, todėl galite juos pritaikyti pagal savo poreikius.

8. Pridėkite priminimus prie savo užrašų

Vienas geriausių būdų, kaip maksimaliai išnaudoti užrašų darymo programą, yra pridėti priminimų prie užrašų, nes taip nebereikia atsiminti kiekvieno darbų sąrašo elemento. Tai ypač naudinga, jei jūsų užrašų programa veikia kaip užduočių tvarkyklė arba užduočių sąrašo programa. Taigi, jei norite užtikrinti, kad atliktumėte savo užduotis arba nepamirštumėte peržiūrėti užsirašytos idėjos, priminimų pridėjimas yra puikus būdas tai padaryti.

Padidinkite savo produktyvumą naudodamiesi šiais užrašų patarimais

Jūsų užrašų programėlė yra svarbi jūsų produktyvumo galvosūkio dalis, panaši į „antrąsias smegenis“. Įgyvendindami minėtus patarimus, galėsite maksimaliai išnaudoti užrašų darymo programėles ir jose išsaugotą turinį. Tinkamas įrankių ir strategijų derinys yra raktas kuriant antrąsias smegenis ir tvarkant skaitmeninę erdvę.