Eizenhauerio matrica vs. Užduočių sąrašas: kuris yra geresnis laiko valdymui?

Tvarkant darbo el. laiškus, žongliruojant namų ruošos darbais ir skiriant laiko šeimos įsipareigojimams, gali būti sudėtinga neatsilikti nuo asmeninio ir profesinio gyvenimo reikalavimų. Laiko valdymo strategija gali padėti atgauti daugiau valandų per dieną.

Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kuo Eizenhauerio matrica skiriasi nuo darbų sąrašo metodo, kiekvieno metodo stipriąsias ir silpnąsias puses ir kuris metodas geriausiai atitinka jūsų poreikius ir tikslus.

Eizenhauerio matricos ir darbų sąrašų pagrindai

Vienas iš populiarių laiko valdymo būdų yra tradicinis darbų sąrašas. Tai apima užduočių sąrašo surašymą jų prioriteto tvarka ir įvykdymą po vieną. Nors šis metodas gali būti naudingas, jame ne visada atsižvelgiama į skubos veiksnį.

Kita vertus, „Eisenhower Matrix“ padeda nustatyti užduočių prioritetus pagal jų skubumą ir svarbą. Šis metodas gali padėti padidinti produktyvumą ir efektyvumą sutelkiant dėmesį į svarbiausias užduotis ir padedant nustatyti mažiau svarbias užduotis, kurias galite perduoti arba atidėti.

Štai keturi veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis vieną iš dviejų.

1. Prioritetų suteikimas

Sudarant darbų sąrašą prioritetų nustatymas paprastai apima visų užduočių surašymą pagal svarbą ir jų atlikimą ta tvarka. Šis metodas gali būti veiksmingas atliekant paprastas užduotis ar trumpą laiką įgyvendinamus projektus. Tačiau sudėtingesniems ar ilgalaikiams projektams tai gali būti ne pats efektyviausias būdas.

„Eisenhower Matrix“ laikosi kitokio požiūrio į prioritetų nustatymą. Tai apima užduočių suskirstymą į keturis skirtingus kvadrantus pagal jų skubumą ir svarbą:

1. Užduotys, kurios yra tiek skubus ir svarbus, pavyzdžiui, projektas su trumpu terminu.
2. Užduotys, kurios yra svarbu, bet ne skubu, pavyzdžiui, ilgalaikis planavimas ar įgūdžių ugdymas.
3. Užduotys, kurios yra skubus, bet nesvarbus, pavyzdžiui, pareigos ar susitikimai, kuriuos galima perduoti arba atidėti.
4. Užduotys, kurios yra nei skubu, nei svarbu, pvz., žemo prioriteto užduotis.

Taip suskirstydama užduotis į kategorijas, „Eisenhower Matrix“ gali padėti pirmiausia sutelkti dėmesį ir dėmesį į svarbiausias užduotis ir išvengti ne tokių svarbių užduočių.

2. Skuba vs. Svarba

Prieš skirstydami užduotis į kategorijas, turite jas suprasti ir atskirti pagal jų skubumą ir svarbą. Analizuokite kiekvieną užduotį, kurią turite atlikti, pagal tai, kas ją turi atlikti ir kada ją reikia atlikti. Klausimas „kas“ padėtų suprasti, koks jis svarbus. Jei tai reikalauja jūsų asmeninio dėmesio, laikykite tai labai svarbiu.

Klausimas „kada“ padėtų nustatyti užduoties skubumą, kad galėtumėte nuspręsti, kiek laiko turite iki galutinio termino. Kitas dalykas yra išmokti atskirti ir atskirti skubias ir svarbias užduotis būdas padidinti našumą padarant daugiau per trumpesnį laiką.

Nors užduočių sąrašas pirmiausia yra priminimas apie užduotis, Eisenhower Matrix suteikia pagrindą užduočių prioritetams pagal jų skubumą ir svarbą. Atminkite, kad ji savaime neapima parametrų, leidžiančių nuspręsti „kas“ ir „kada“ užduočių matricoje. Tačiau jis gali būti veiksmingai naudojamas priimant tokius sprendimus.

Pavyzdžiui, įvertinę užduoties skubumą, galite nustatyti, ar į ją reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, ar ją galima suplanuoti vėlesniam laikui. Panašiai, atsižvelgdami į užduoties svarbą, galite nuspręsti, ar ją reikia atlikti asmeniškai, ar perduoti kam nors kitam.

Nors Eisenhower Matrix aiškiai neapima šių aspektų, ji siūlo praktinę metodiką, kaip juos įtraukti į užduočių valdymą. Todėl Eisenhower Matrix naudojimo atvejis gali būti išplėstas ne tik prioritetų nustatymu ir pagalba vėliau sprendimų, susijusių su užduočių delegavimu ir planavimu, priėmimas, sritys, kuriose tradiciniai darbų sąrašai gali nukristi trumpas.

3. Lankstumas

Kai naudojate darbų sąrašą, nuolat patiriate spaudimą atlikti visas artėjančias užduotis tam tikra tvarka. Užduočių sąrašo tvarkymas naudojant veiksmų elementus taip pat reiškia nuolatinį jo atnaujinimą ir užduočių pertvarkymą, atsižvelgiant į kintančią skubumą ar svarbą.

Be to, kai turite trumpą terminą, negaunate laiko taip analizuoti savo užduočių ir galite jas atlikti iš karto, nepaisydami darbų sąrašo pranašumų.

Kai su Eisenhower Matrix suteikiate pirmenybę užduočių produktyvumui, ji suteikia jums galimybę lanksčiai rinktis pagal jų svarbą ir skubumą. Kai turite laisvę pasirinkti dalykus, kuriuos reikia atlikti skubiai, galite lanksčiai atlikti kitas neskubias užduotis savo sąlygomis.

Suskirstę savo užduotis į skirtingus skubos ir svarbos keturkampius, galite iš anksto suplanuoti visas užduotis. Tai taip pat padeda paskirstyti laiką visoms užduotims, užtikrinant, kad niekas svarbaus nepraslystų.

4. Laiko įsipareigojimas

Turėdami darbų sąrašą, jas atlikdami pažymėsite užduotis iš sąrašo. Nors jūsų galvoje vis dar gali būti kitų svarbesnių užduočių (dėl kurių gali trūkti dėmesio), užduočiai, kurią šiuo metu dirbate, reikės viso jūsų dėmesio.

Eisenhower Matrix sistema gali padėti sutelkti savo laiką ir dėmesį į užduotis, patenkančias į pirmąjį keturkampį. Tai padeda atlikti svarbias ir pridėtinę vertę teikiančias užduotis jūsų darbo eigoje ir jas atlikti laiku, padedant išvengti laiko valdymo klaidų taip pat.

Tinkamo laiko valdymo metodo pasirinkimas

Paimkime pavyzdį, kaip užbaigti projektą su trumpu terminu. Užduočių sąraše jūsų užduotys bus išdėstytos paprasta chronologine tvarka. Tačiau naudojant Eizenhauerio matricą skubiausios ir svarbiausios užduotys pakliūtų į pirmąjį kvadrantą, o tai rodo jų didelį skubumą ir svarbą.

Tada turite antrąjį kvadrantą, kuriame galite turėti ilgalaikį planavimą arba įgūdžių tobulinimą. Šias užduotis galima atlikti palaipsniui, nes jos užima daugiau laiko. Nors šių užduočių galutinis terminas gali nebūti iš karto nustatytas, jos yra labai svarbios ir būtinos siekiant sėkmės ilgalaikėje perspektyvoje.

Užduotys, patenkančios į trečiąjį kvadrantą, gali būti pavestos jūsų pavaldiniams, siekiant užtikrinti, kad jos būtų atliktos per nustatytą terminą. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad kai kurie dokumentai būtų pristatyti jūsų klientui iki darbo dienos pabaigos. Galite deleguoti užduotį kurjeriui, įsitikindami, kad užduotis bus atlikta laiku be jūsų aktyvaus dalyvavimo.

Užduotys, patenkančios į ketvirtąjį kvadrantą, gali būti perduodamos ir atidedamos, nes tai nėra nei prioritetinė, nei svarbi užduotis. Pavyzdžiui, naujų biuro reikmenų pirkimas. Nors tradicinis darbų sąrašas primena tik visas jūsų užduotis, Eisenhower Matrix sistema padeda pirmiausia susikoncentruoti į svarbias ir skubias užduotis.

Atlikite savo skubias užduotis naudodami Eizenhauerio matricą

Užduočių sąrašas gali padėti sutaupyti laiko atliekant trumpalaikes užduotis, kurios nesikartoja, pvz., kontrolinį sąrašą ar bakalėjos prekių sąrašą. Tačiau Eisenhower Matrix sistema padės atlikti užduotis, kurios pasikartoja arba tęsiasi palaipsniui.

Galite pasirinkti ir nuspręsti, ką, kada ir kaip atlikti užduotis, ir įsitikinkite, kad užduotys bus atliekamos laiku, nedelsdami.