Ar kada nors gavote prastai parašytą el. laišką į savo pašto dėžutę? Galbūt susimąstėte, apie ką tas el. laiškas ir kaip į jį atsakyti. Kad patys nesiųstumėte niekšiško el. laiško, peržiūrėkite šį dažniausiai pasitaikančių darbo el. laiškų klaidų sąrašą.
1. Trūksta temos eilutės
Viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų rašant darbo el. laiškus yra temos eilutės neįtraukimas. Temų eilučių sąrašas yra pirmas dalykas, kurį žmonės mato atidarę savo el. pašto paskyras. Jei kas nors gaus daugybę el. laiškų, el. laiškas be aprašomosios ir tinkamos temos eilutės greičiausiai bus ignoruojamas.
„HubSpot“ tinklaraščio tyrimas rodo, kad veiksmingos temų eilutės turėtų kelti smalsumą ir būti suasmenintos. Temos eilutėje praneškite gavėjui, kodėl jūsų el. laiškas yra svarbus. Temos eilutė „Naujienlaiškis 1“ yra neaiški ir niekam neįdomi. Tačiau „1 naujienlaiškis: geriausi šio mėnesio atlikėjai“ tikriausiai sulauks daugiau peržiūrų.
2. Klaidingo tono naudojimas
El. laiško tonas gali atspindėti tai, kaip norite būti suvokiamas. Jūsų žodžių pasirinkimas atspindi teigiamą arba neigiamą toną. Pavyzdžiui, komentaras, kad kieno nors idėja yra „keista“, turi skirtingą reikšmę nei sakymas, kad idėja yra „unikali“. Išmokite atskirti prasmės atspalvius ir pasirinkti tinkamus žodžius.
Darbo el. laiškai turėtų skambėti profesionaliai. Formalumo laipsnis priklauso nuo jūsų darbo kultūros ir profesinių santykių su gavėju. Jei darbo kultūra draugiška arba ilgą laiką su kuo nors bendraujate, savo darbo el. laišką galite pradėti nuo „Labas Bet jei susisiekiate su asmeniu, kurio nepažįstate kitoje įmonėje, saugiau kreiptis į juos naudodami formatą „Gerb. Kalvis."
Jei abejojate dėl žodžių pasirinkimo, kreipkitės į internetinį tezaurą arba žodyną. Internetinis spausdinimo asistentas „Grammarly“ taip pat apima a rašymo tonų detektorius savo bruožais. Nustatymuose galite pakeisti toną, kad skambėtų užtikrintai ir profesionaliai.
3. Trūksta detalių ir priedų
Nemalonu gauti darbo el. laišką su neišsamia informacija. Siųsdami el. laiškus pirmyn ir atgal, norėdami gauti informacijos, sugaišite daug laiko. Norėdami to išvengti, apibūdinkite visus pagrindinius dalykus: kas, ką, kada, kur, kodėl ir kaip. Galite vadovautis tokiu formatu:
- Pirma pastraipa: pasisveikinimas ir pagrindinė el. laiško esmė.
- Antra pastraipa: visa svarbi informacija, kurią gavėjas turi žinoti apie temą.
- Trečia pastraipa: raginimas veikti (pvz., ar jiems reikia atsakyti, sukurti nuorodą ir pan.).
- Ketvirta pastraipa: Ačiū.
Nepamirškite pridėti kitų failų, kurių reikia jūsų gavėjui. Viena dažna klaida yra pasakyti, kad pridėjote failą to nepadarę! To galite išvengti perskaitę savo el. laišką prieš jį išsiųsdami.
4. Redagavimo ir korektūros nepaisymas
El. laiškas, kuriame gausu gramatinių ir sakinio klaidų, skamba neprofesionaliai. Jūsų gavėjas gali manyti, kad nesate gerai apgalvojęs savo bendravimo. Klaidos dažniausiai nutinka, kai skubate arba galvojate greičiau nei rašote. Tačiau yra būdų, kaip to išvengti arba sumažinti.
Prieš užpildydami visą informaciją, galite pradėti nuo kontūro. Sukūrę el. laiško juodraštį, prieš paspausdami siųsti, skirkite laiko jį peržiūrėti. Kadangi rašant sunkiau pastebėti klaidas, naudokite internetinius įrankius. Jei jums nepatinka atsisiųsti programų ir plėtinių, ieškokite geriausi rašybos ir gramatikos tikrintuvai, kurių negalima atsisiųsti.
5. Neprofesionalus elektroninio pašto adresas
Įsivaizduokite, kaip elgtųsi klientas ar kolega, gavęs el. laišką iš [email protected]. Neprofesionalūs el. pašto adresai leidžia atrodyti neprofesionaliai. Kad išvengtumėte šio nerimo verto padirbinio, naudokite savo darbo el.
Jei neturite įmonės el. pašto adreso, skaitykite toliau kaip naudoti tinkintą el. pašto adresą su Gmail profesionaliems el. laiškams. Tarkime, „Gmail“ nėra jūsų arbatos puodelis. Galite ištirti pasirinktinio el. pašto nustatymo parinktis naudodami populiariausi el. pašto teikėjai, geresni nei „Gmail“ ir „Yahoo Mail“..
6. Nėra parašo bloko
Pagalvokite apie parašo bloką kaip apie savo vizitinę kortelę. Šis elementas yra po jūsų parašo ir jame yra jūsų vardas ir pavardė bei kontaktiniai duomenys. Parašo blokas padeda gavėjui identifikuoti jūsų įmonę ir jūsų užimamas pareigas. Tai leidžia gavėjams greitai rasti jūsų informaciją, jei jiems reikia susisiekti su jumis kitais kanalais, o ne el. paštu.
Paklauskite savo įmonės, ar ji turi reikiamą parašo bloko formatą. Jei ne, galite pridėti šiuos elementus:
- Pilnas vardas
- Vaidmuo
- Komanda / skyrius
- Įmonės pavadinimas
- Kontaktinis numeris
- Įmonės svetainė
- Įmonės socialinės žiniasklaidos paskyros
Parašo bloką galite tinkinti el. pašto nustatymuose. Nepamirškite redaguoti ir koreguoti šios dalies. Išsaugotas parašo blokas bus įtrauktas į siunčiamą el. laišką.
7. Nežinant skirtumo tarp Cc ir Bcc
Cc ir Bcc yra laukai po Į porcija. Viena dažniausių klaidų – nežinojimas, kada jas naudoti. Cc reiškia kopiją. Kai pridedate kieno nors el. pašto adresą Cc:
- Jie taip pat gaus el. laiško kopiją
- Jų el. pašto adresas rodomas pagrindiniam gavėjui lauke Kam.
- Jie yra informuoti apie bendravimą, tačiau neprivalo imtis veiksmų ar atsakyti į el. laišką.
Tu naudoji Cc kad praneštumėte pagrindiniam gavėjui, kad informuojate kitus. Jūs taip pat naudojate jį norėdami išlaikyti asmenį Cc informuotas. Pavyzdžiui, norite pranešti savo vadovui, kaip vyksta jūsų komandos projektas. Taigi jūsų komandos draugų adresai turėtų būti Į, o vadovo adresas turėtų būti nurodytas Cc.
Bcc reiškia akląją kopiją. Kai pridedate kieno nors el. pašto adresą Bcc:
- Jie gauna el. laiško kopiją.
- Jų el. pašto adresas nerodomas kitiems gavėjams.
Tu naudoji Bcc kad neperpildytų žmonių pašto dėžutės. Jei kas nors iš Į arba Cc laukų smūgiai Atsakyti visiems, gavėjai Bcc negaus el. Taip pat galite naudoti Bcc kad kiti gavėjai nesužinotų, kad kažkas kitas įtrauktas į el. laišką. Pavyzdžiui, jei siunčiate tą patį informacinį biuletenį visiems savo klientams, nenorėtumėte atskleisti vienas kitam jų el. pašto adresų.
8. El. pašto siuntimas ne darbo valandomis
Nesunku pasinerti į naujo projekto jaudulį ir antrą valandą nakties parašyti el. laišką savo viršininkui ar kolegoms. Tačiau tai gali tapti problema. Jūsų viršininkas ar bendraamžiai gali manyti, kad negerbiate jų laiko.
Jei el. laiškas nėra skubus, išsiųskite jį per darbo valandas ir skirkite kitiems pakankamai laiko atsakyti. Be to, jei jūsų problema yra skubi, geriau rašyti SMS, skambinti arba išsiųsti momentinę žinutę. Geras sprendimas būtų suplanuoti el. laiškus. The geriausi el. pašto planavimo įrankiai, kuriuos turėtumėte išbandyti padės jūsų el. paštui atsidurti kažkieno gautuosiuose tinkamu paros metu.
9. Atsakymas pavėluotai
Kai pavėluotai atsakote į el. laiškus, tai gali reikšti įsipareigojimo stoką savo darbui. Paprasta taisyklė – atsakyti per 24 valandas arba per nurodytą siuntėjo laikotarpį. Greitai ir aiškiai pasakykite, jei jums reikia daugiau laiko atsakymui parengti.
Gera praktika būtų įgalinti el. pašto automatinio atsakymo funkcijas, jei esate užsiėmęs arba nesate biure. Pavyzdžiui, galite patikrinti kaip „Gmail“ nustatyti pasikartojantį atostogų atsakiklį. El. pašto platformoje taip pat yra šablonų, kurie leidžia išsaugoti paruoštus atsakymus.
Venkite įprastų el. pašto klaidų ir palikite gerą įspūdį
Jūsų el. laiškai gali palikti teigiamą arba neigiamą įspūdį jūsų kolegoms. Norėdami pagerinti savo profesinį el. pašto etiketą, venkite šių dažnai pasitaikančių klaidų darbo el. laiškuose. Ir atminkite, jei abejojate, nesiųskite!
Jei jums reikia daugiau pagalbos kuriant el. laiškus, pabandykite naudoti el. pašto šablonus. Šablonų naudojimas užtikrina, kad jūsų bendravimas skambėtų ir atrodytų profesionaliai. Pradėkite tyrinėti platformas, kurios leidžia atsisiųsti nemokamus šablonų paketus, kuriuos galite naudoti el. pašto programoje.
