Daugumoje darbo aplinkų darbo eigos procesai paprastai jau yra atlikti, kad galėtumėte sekti. Tačiau, kaip laisvai samdomas darbuotojas, tai turėsite sukurti ir įgyvendinti patys. Iš pradžių tai gali gąsdinti, tačiau po tam tikrų eksperimentų lankstumas pasirenkant savo darbo eigos dokumentus gali būti įgalinantis.
Kodėl verta nerimauti dokumentuojant savo darbo eigos procesą?
Palaukite – jei niekas neverčia jūsų dokumentuoti darbo eigos, kam jaudintis? Ar ne tai yra „būti sau viršininku“?
Tai tiesa: kaip laisvai samdomas darbuotojas, jei nenorite, galite nuspręsti daug ko nedokumentuoti. Bet dokumentuoti jūsų darbo eigos procesas gali padėti planuoti laiką, palaikyti geresnius santykius su klientais ir atsiskaityti už darbą.
Galite pabandyti kurį laiką tai padaryti be dokumentų. Tačiau tęsiantis laisvai samdomo darbuotojo karjerai tikriausiai pastebėsite, kad dokumentuosite vis daugiau ir daugiau. Tai gali būti ilgas ir skausmingas procesas. Neabejotinai paprastesnis ir švelnesnis būdas yra skirti šiek tiek laiko dokumentams išdėstyti.
Jūsų darbo eigos proceso numatymas
Darbo eigos proceso dokumentavimas gali atrodyti gana abstraktus ir nepatogus, jei nesate prie to pripratę. Be to, jis gali atrodyti gana skirtingai, priklausomai nuo jūsų atliekamo darbo pobūdžio. Galite apsvarstyti galimybę sekti šį straipsnį naudodami projektą, kurį jau baigėte. Tai gali padėti suprasti, kaip projektas žlunga.
1. Suskaidykite savo užduotį
Pirmasis žingsnis yra suskirstyti užduotį į dalis. Kaip rašytojas ar redaktorius, tai gali būti knygos ar straipsnio metmenys. Jei esate menininkas, tai gali būti skirtingos plokštumos arba galutinio kūrinio komponentai. Kad ir ką darytumėte, užduotis paprastai turėtų suskirstyti į kiekybiškai įvertinamus veiksmus, kurie kartu sukuria galutinį projektą.
Užduotį suskirstyti į dalis svarbu dėl kelių priežasčių. Pirma, tai sudarys pagrindines judančias jūsų darbo eigos dokumentų dalis. Be to, tai gali padėti jums psichologiškai. Net jei nemėgstate dokumentuoti, užduoties suskaidymas į dalis gali padėti dideliam projektui jaustis lengviau valdomam.
2. Sukurkite kontrolinį sąrašą ir vaizdinę schemą
Suskaidę užduotį, kiekvieną dalį paverskite kontrolinio sąrašo elementu. Kaip ir pirmiausia suskirstant užduotį, kontrolinio sąrašo sudarymas turi du tikslus: jis padeda stebėti savo pažangą ir padeda pranešti apie pažangą klientams. Taip pat gali būti naudinga paversti kontrolinį sąrašą vaizdine schema.
Tai ypač patogu, jei jūsų projektą sudaro keli žingsniai. Pavyzdžiui, jei redaguojate knygą, kiekvieną skyrių gali tekti apibūdinti, parengti, cituoti ir redaguoti. Išsamiai pateikti kažką panašaus į popierinį kontrolinį sąrašą būtų nepatogu, ypač jei vienu metu dirbate su keliomis užduotimis arba užduotys gali judėti pirmyn ir atgal.
Sprendimas, kurį naudojate tokiai sąrankai, gali priklausyti nuo jūsų savarankiškumo. Jei dirbate daugiau ar mažiau vakuume (kaip daro kai kurie laisvai samdomi darbuotojai), jūsų vizualinė schema gali būti lipni lapeliai lentoje. Jei glaudžiai bendradarbiaujate su savo klientu ar kitais rangovais, galite naudokite bendrinamą darbo eigos platformą, pvz., „Trello“..
3. Apibrėžkite tikslus ir uždavinius
Šis žingsnis gali atrodyti šiek tiek nereikalingas. Kam jums reikia tikslų ir uždavinių, jei jau turite kontrolinį sąrašą?
Net ir turėdami kontrolinį sąrašą negalite atlikti viso projekto iš karto. Vis tiek turite nuspręsti, kokią projekto dalį norite atlikti per dieną ar savaitę arba tik tarp registracijų su klientais.
Jei norite grįžti prie knygos pavyzdžio, ar norite apibūdinti visus skyrius prieš rengiant bet kurį skyrių? Ar norite pradėti kurti vieno skyriaus juodraštį, kai ankstesnis skyrius dar turi būti redaguotas? Tai klausimai, į kuriuos galite atsakyti tik jūs. Tačiau atsakydami į juos iš anksto, galite išlikti tvarkingi.
Vėlgi, turėdami aiškius tikslus ir uždavinius, galite ne tik sėkmingai įgyvendinti projektą, bet ir padėti bendraukite su savo klientu apie tai, kaip vyksta projektas ir kaip tikitės, kad jis vyks kartu.
4. Biudžetas ir sekimo laikas
Kai nustatysite savo tikslus ir uždavinius, laikas pradėti planuoti savo laiką.
Kiek laiko turite užbaigti visą projektą? Kiek laiko per tą laiką turite skirti šiam projektui? Kiek to laiko reikės skirti kiekvienam tikslui? Ar turi visą laiką pasaulyje, ar tau to reikia nustatyti prioritetus ir galbūt apsieiti be papildomų priedų laikytis terminų?
Jei jums mokama valandomis, jūs, žinoma, stebėsite savo laiką. Tiesiog nepamirškite atkreipkite dėmesį, kiek to laiko skyrė kiekvienas projekto etapas. Taip geriau suprasite, kiek laiko jums prireiks tiek vykdydami šį projektą, tiek planuodami laiką būsimiems projektams.
Jei jums mokama pagal projektą ar užduotį, kaip tai daro kai kurie laisvai samdomi darbuotojai, gali kilti pagunda visai nesekti laiko. Tačiau vėlgi, supratimas, kaip naudojate savo laiką, gali padėti tapti geresniu ir efektyvesniu laisvai samdomu darbuotoju. Taigi apsvarstykite galimybę sekti ir planuoti savo laiką, net kai niekas jūsų neverčia.
Peržiūrėkite, stebėkite ir optimizuokite
Vykdydami atskirus projektus ir po kiekvieno projekto skirkite laiko apmąstyti savo darbo eigos proceso dokumentaciją. Ar buvo dalykų, dėl kurių eidami toliau lūžote? Ar kai kurios užduotys užtruko daugiau ar mažiau laiko, nei tikėjotės? Ar jūsų tikslai buvo per dideli, kad būtų realūs, ar per maži, kad būtų naudingi?
Atlikdami tokį darbą projekto metu, galėsite dirbti kuo efektyviau visą likusį projekto laiką. Atlikdami tokį darbą tarp projektų, galėsite pateikti tikslesnes kainas būsimiems klientams, taip pat planuoti savo laiką valdomu ir efektyviu būdu.
Jūs esate verti darbo
Dauguma klientų aiškiai neprašo darbo eigos dokumentų. Gali būti lengva gauti „laisvai samdomo darbuotojo tunelio viziją“, kuri yra prievarta nedaryti nieko, išskyrus tai, ko aiškiai reikalauja klientas. Tačiau atlikdami šiek tiek papildomo darbo, kad sureguliuotumėte savo tvarkaraštį, galite tapti efektyvesniu laisvai samdomu darbuotoju. Ir tai gerai visiems.
