Jei artėjant terminui jūsų užduotys kaupiasi ir jaučiatės pervargę, galite neefektyviai valdyti savo laiką.
Daugelis iš mūsų daro siaubingas laiko valdymo klaidas, kurios ne tik mums kainuoja brangias valandas, bet ir padidina nerimą, įtampą ir pažeidžia darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą.
Pažvelkime į dažniausiai pasitaikančias laiko valdymo klaidas ir kaip jų išvengti, kad padidintume produktyvumą:
1. Nenustatęs tikslų
Beprasmiškas darbas be tikslo gali sukelti motyvacijos ir produktyvumo stoką. Lengvai pasiduodate blaškantiems veiksniams ir netinkamai valdote savo laiką.
Kaip to išvengti?
Tikslų nustatymas ir įsipareigojimas jiems suteikia kryptį ir motyvuoja atlikti užduotis. Jūs tampate labiau susikaupę ir geriau valdote savo laiką bei išteklius, kad pasiektumėte savo tikslus.
Tačiau atminkite, kad ne visi tikslai yra vienodi. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) tikslai veikia geriau nei nekonkretūs tikslai. Keletas tyrimų patvirtina teiginį. Vienas iš tokių
tyrimas atliktas Cape Coast Metropolio bankiniame sektoriuje nustatė, kad konkrečių ir sudėtingų (bet pasiekiamų) tikslų nustatymas padėjo padidinti darbuotojų rezultatus.Taigi, užuot turėję tikslą „užbaigti savo pirmąjį romaną“, naudokite jo SMART variantą, t. y. „kas mėnesį užbaigti bent vieną mano pirmojo romano skyrių“. Pastarasis yra konkretesnis, meta jums iššūkį ir nustato laiko limitą jūsų tikslui pasiekti.
2. Nesuteikia prioritetų
Jei neturite darbų sąrašo, kuris padėtų jums susitvarkyti su užduotimis, pastebėsite, kad jas peršoksite atsitiktinai. Dienos pabaigoje vis tiek turėsite daug neatliktų užduočių ir nusivylimų. Tai ne tai, kad trūksta laiko, o tai, kad netinkamai tvarkote savo laiką.
Kaip to išvengti?
Turėdami užduočių sąrašą, galite nustatyti savo užduočių prioritetus ir gerai valdyti laiką, nes skiriate laiką pagal užduočių svarbą ir skubumą. Štai kaip tai padaryti:
- Raskite programą, kad galėtumėte išvardyti užduotis ir nustatyti jų prioritetus kuri atitinka jūsų poreikius.
- Į savo darbų sąrašą užsirašykite visas užduotis, kurias turite atlikti per dieną ar savaitę.
- Įvertinkite juos pagal jų svarbą ir skubumą naudodami reitingavimo sistemą.
- Svarbiausias ir neatidėliotinas užduotis išrikiuokite viršuje, o mažiausiai svarbias ir neatidėliotinas užduotis – apačioje.
- Pradėkite nuo svarbiausių ir neatidėliotinų užduočių ir eikite sąraše žemyn.
3. Nestebėti laiko
Jei pradedate projektą neįvertinę, kiek laiko tai užtruks, tai gali užimti daugiau laiko nei reikia. Arba galite pernelyg pasitikėti savimi ir imtis daugiau, nei sugebate, neturėdami pakankamai laiko tai užbaigti. Turėdami mažiau laiko, ne tik negalėsite laikytis terminų, bet ir atliktas darbas greičiausiai bus menkas.
Kaip to išvengti?
Visada įvertinkite, kiek laiko turėtų užtrukti konkretus projektas, ir stenkitės jį užbaigti per tą laiką (būtinai skirkite sau papildomo laiko trumpoms pertraukėlėms). Tu turėtum naudokite laiko stebėjimo programą, kad galėtumėte stebėti, kiek laiko praleidžiate projektui arba užduotis.
Sužinoję, kiek laiko (vidutiniškai) užima tam tikra užduotis, galite efektyviau planuoti užduotis. Atlikite tai pakankamai kartų ir gausite išsamų žurnalą apie laiką, praleistą įvairioms užduotims konkrečią dieną / savaitę / mėnesį.
Kai tai padarysite, galėsite sužinoti, kokios pasikartojančios užduotys užima daugiausiai laiko, ir sugalvoti sprendimus, kaip jas atlikti efektyviau arba automatizuoti, kad sutaupytumėte daugiau laiko. Internetas knibžda nemokamos laiko stebėjimo programos galite naudoti norėdami stebėti savo projektus, kad galėtumėte geriau valdyti laiką.
4. Atidėliojimas
Atidėliojimas yra didžiulė kliūtis dirbti, ypač kai tenka atlikti sunkią ar nuobodžią užduotį. Pridėkite įtikinamų trikdžių derinį, pvz., išmanųjį telefoną, ir gausite puikų atidėliojimo receptą.
Atsipalaiduosite, pasiduosite blaškymuisi ir gaišite laiką, kol ateis terminas. Atidėliotojai visada neturi laiko, atsilieka nuo nustatytų terminų ir beveik neturi pusiausvyros darbo ir asmeninio gyvenimo.
Kaip to išvengti?
Puikus būdas išvengti atidėliojimo – didžiulį projektą suskaidyti į mažesnes, lengviau valdomas užduotis. Pavyzdžiui, jei jums reikia parašyti 2000 žodžių straipsnį, o ne bijoti parašyti visą straipsnį, suskirstykite ją į paantraštes: metmenis, įvadą, 1 paantraštę, 2 paantraštę, 3 paantraštę ir išvada.
Dabar paskirkite sau laiko tarpsnių kiekvienai iš šių mažesnių užduočių ir įsipareigokite jas atlikti. Jausitės labiau motyvuoti atlikti šias smulkesnes užduotis ir mažiau atidėliosite. Kitas puikus būdas įveikti vilkinimą yra naudoti Pomodoro techniką. Pomodoro technika vadovaujasi panašia koncepcija.
Štai kaip galite naudoti Pomodoro techniką:
- Suskaidykite projektą į mažesnes užduotis
- Gaukite laikmatį ir nustatykite jį į 25 minutes
- Skirkite sau 25 minutes ir atlikite vieną papildomą užduotį
- Padarykite 5 minučių pertrauką, kai laikmatis suskambės (po 25 minučių)
- Atlikite keturis 25 minučių ciklus ir padarykite pusės valandos pertrauką
5. Planavimas neefektyvus
Ar pastebėjote, kad kai kurios dienos nėra tokios produktyvios kaip kitos? Taip yra todėl, kad mūsų energijos lygis skiriasi visą savaitę. Negana to, skirtingi žmonės visą dieną turi skirtingą energijos lygį.
Jei kurdami tvarkaraštį neatsižvelgsite į didžiausią produktyvių valandų skaičių, yra tikimybė, kad jums liks labai mažai laiko ir jėgų, kai atliksite svarbiausias užduotis.
Kaip to išvengti?
Ar tu naktinė pelėda ar ankstyvas paukštis? Įvertinkite, kaip dirbate, ir sužinokite, koks jūsų darbo laikas yra didžiausias. Kai žinosite, kiek valandų esate produktyviausias, atitinkamai suplanuokite savo projektus.
Produktyviausias valandas paskirkite svarbiausioms (ir intensyviausioms) užduotims, o jų mažiau skirkite svarbias (arba ne tokias intensyvias) užduotis, pvz., atsakymą į el. laiškus arba susitikimų nustatymą, likusias darbo valandos. Yra keletas kalendoriaus programų, kurios gali padėti efektyviai planuoti; rasti tą, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius.
6. Pasidavimas trukdžiams
A 2020 m. birželio mėn. Statista apklausa atskleidė, kad 53,7 procentai žmonių, dirbančių namuose, manė, kad jų išmanusis telefonas yra didžiausia išsiblaškymo priežastis. Kaip dažnai pastebėjote, kad dirbate ir staiga pradeda skambėti jūsų telefonas? Jūs išsiblaškote ir dabar esate priversti patikrinti savo telefoną.
Nesvarbu, ar tai el. laiškas iš kliento, žinutė iš kolegos, ar atsitiktinis pranešimas iš „Facebook“, „Twitter“ ar „Instagram“; blaškymasis gali jums kainuoti didelę darbo valandų dalį.
Kaip to išvengti?
Viskas priklauso nuo efektyvaus planavimo. Nustatykite laiką darbui, el. laiškų tikrinimui, laisvalaikiui ir pan. Atėjus laikui dirbti, padėkite telefoną į šalį (įjungę lėktuvo režimą), geriausia kitame kambaryje, ir kibkite į darbą.
Kadangi didžiausias blaškymosi šaltinis dabar dingo, tampa daug labiau tikėtina ir lengviau sutelkti dėmesį į savo darbą. Kadangi visą savo dėmesį ir dėmesį skiriate vienai užduočiai, mažesnė tikimybė, kad darysite klaidų ir didesnė tikimybė, kad užduotį atliksite efektyviai.
Ką daryti, jei telefono įjungimas į lėktuvo režimą jums nepadėjo? Ką daryti, jei jūsų mintys nukrypsta į socialinę žiniasklaidą ir esate priversti paimti telefoną, kad patikrintumėte el. laiškus arba naršytumėte „Facebook“ sklaidos kanalą tiesiai nešiojamajame kompiuteryje? Jei tai tu, pabandyk naudodamiesi programa „Freedom“, kad atsikratytumėte trukdžių, įveikite vilkinimą ir pasiekite daugiau.
Išlaisvinkite visą savo potencialą
Dėmesys tam, kaip geriau valdyti savo laiką, nesunku pamiršti, kodėl pirmiausia valdote savo laiką, t. y. norėdami atlikti daugiau darbo.
Kasdien naršyti po daugybę produktyvumo programų neatliekant daugiau darbo yra beprasmiška. Sužinokite, kas jums tinka, ir laikykitės to, nepamiršdami didesnio vaizdo. Tačiau norint sužinoti, kas jums tinka, svarbu suprasti savo laiko valdymo poreikius.
