Valdant projektą svarbu įsitikinti, kad jūsų komanda yra tame pačiame puslapyje ir dirba efektyviai. Tačiau tai lengviau pasakyti nei padaryti. Komandos produktyvumo skatinimas gali būti šiek tiek bauginantis. Laimei, tokios programos kaip „Microsoft Lists“ gali padaryti šią užduotį lengviau valdomą.
„Microsoft“ sąrašai yra „Microsoft 365“ ekosistemos dalis. Iš pažiūros tai skamba kaip paprasta užduočių sąrašo programa, tačiau dėl lanksčių šablonų galite nuveikti daug daugiau. Pažiūrėsime, kas įmanoma naudojant šią programą ir kaip galite ją naudoti norėdami padidinti savo produktyvumą.
1. Turinio planavimas
„Microsoft Lists“ leidžia greitai ir lengvai valdyti turinio publikavimą keliose platformose. Turinio planavimo priemonė yra vienas iš daugelio programoje pasiekiamų šablonų. Galite planuoti įrašus socialinėje žiniasklaidoje, tinklaraščiuose ar svetainėse ir netgi stebėti šių įrašų našumą.
Tai panašu į sukurti turinio planuoklį „Google“ kalendoriuje, bet čia gausite paruoštą šabloną, kurį lengva koreguoti. Šis šablonas leidžia sutelkti dėmesį į aukštos kokybės turinio kūrimą ir supaprastinti kūrimo / platinimo procesą bendrinant kalendorių su savo komanda. Sąrašas taip pat leidžia priskirti projektus skirtingiems komandos nariams ir leidžia lengvai sekti terminus.
2. Darbo eigos stebėjimas
The Darbo eigos stebėjimo priemonė šablonas padės organizuoti ir valdyti savo darbą ir projektus. Tai leidžia matyti visas savo užduotis ir projektus vienoje vietoje, todėl galite nustatyti prioritetus ir neatsilikti nuo to, ką reikia padaryti.
Galite priskirti užduotis savo komandos nariams ir stebėti jų pažangą realiuoju laiku. Tai taip pat naudinga norint įvertinti, kiek laiko paprastai užtrunka tam tikra užduotis, todėl galite į tai atsižvelgti planuodami ateitį. Programėlė taip pat leidžia lengvai suskirstyti užduotis į kategorijas, nustatyti prioritetus ir nustatyti pradžios / termino datą.
Kai kurios iš šių funkcijų yra panašios į geriausios užduočių valdymo programos, ir tai yra didelis pagyrimas už tai, kas iš esmės yra paprasta į skaičiuoklę panaši programa.
3. Stebėjimo problemos
Nesvarbu, ar dirbate vienas, ar su komanda, projektuose iškils problemų ir problemų. Tai gali būti programinės įrangos klaidos, techninės problemos, dizaino peržiūros ir kt. Laimei, galite naudoti Problemų stebėjimo priemonė šabloną „Microsoft“ sąrašuose, kad galėtumėte valdyti visas projekto metu kylančias problemas.
Šablone pateikiama išsami informacija apie kiekvieną problemą, pvz., jos prioritetas, būsena ir kas atsakingas už jos sprendimą. Šią informaciją galite naudoti norėdami užtikrinti, kad svarbios problemos būtų išspręstos greitai, taip padėdami komandoms išlikti organizuotoms ir atlikti savo darbą. Jame netgi nurodoma, kada buvo pranešta apie problemą, todėl galite prie jos grįžti ir ateityje.
4. Naujų darbuotojų stebėjimas
Jei jūsų darbo dalis apima naujų darbuotojų samdymą, interviu ir naujų darbuotojų priėmimą, jūs puikiai žinote, koks varginantis gali būti visas tas išbandymas. The Įdarbinimo stebėjimo priemonė „Microsoft“ sąrašų šablonas leidžia lengvai valdyti naujų darbuotojų samdymo procesą.
Galite sekti kiekvieno kandidato specifiką, pvz., pareigų pavadinimą, pokalbio laiką, įdarbintoją ir kt. Šis šablonas netgi leidžia peržiūrėti kiekvieno kandidato LinkedIn profilį ir tęsti tiesiai iš programos. Taip pat lengva stebėti kiekvieno kandidato pažangą viso įdarbinimo proceso metu
5. Darbo procesų tobulinimas
„Microsoft“ sąrašai taip pat padeda sukurti veiksmingą darbo procesą produktyvioms darbo eigoms. Taip lengviau valdyti savo darbą. Šis įrankis padeda nustatyti esamo proceso kliūtis ir neefektyvumą bei rasti būdų, kaip juos pašalinti.
Nors specialiai tam nėra nustatyto šablono, darbo eigos, turinio planuotojo ir renginio maršruto šablonų derinys yra naudingas. Galite lengvai išsiaiškinti, kurios užduotys užtrunka ilgiau, todėl planavimo etape galite rasti būdus, kaip supaprastinti procesą.
Kiekvienas sąrašas taip pat leidžia pamatyti, kuriems komandos nariams reikia daugiau laiko atlikti tam tikrą užduotį, todėl su komanda galite greitai išspręsti produktyvumo / efektyvumo problemas.
6. Stebėjimo išlaidos
Pinigų srautų valdymas yra labai svarbus finansinei sėkmei, o sekti savo išlaidas yra svarbu bet kokiam verslui. Laimei, yra tam skirtas šablonas, vadinamas Išlaidų stebėjimo priemonė „Microsoft“ sąrašuose. Tai leidžia sekti ir kontroliuoti visas jūsų verslo išlaidas.
Įvesti atskiras išlaidas galite įvesdami pirkimo ar išlaidų sumą, datą ir kategoriją. Suskirstymas į kategorijas šį šabloną šiek tiek supaprastina, todėl galite greitai rūšiuoti ir valdyti skirtingas kategorijas.
Tai netgi leidžia pridėti kvitus, kad apskaičiuotumėte pinigų srautą kas mėnesį ar kasmet. Tai veikia panašiai kaip „Notion“ biudžeto stebėjimo priemonė ir padeda valdyti projektų biudžetus.
7. Turto valdymas
The Turto valdytojas Programoje esantis šablonas leidžia sekti visus jūsų organizacijos įrenginius. Naudodami šį šabloną galite lengvai išsiaiškinti, kada įrenginiai yra registruojami ir grąžinami. Kiekvienam produktui galite priskirti turto žymą ir lengvai matyti kiekvieno įrenginio būseną, modelį, serijos numerį ir dabartinį savininką.
Be to, galite greitai pridėti nuotrauką, pirkimo datą, pirkimo kainą ir užsakymo numerį kiekvienam įrenginiui, kuris yra išregistruotas arba įregistruotas sistemoje. Jūs netgi galite pridėti pastabų, kuriose nurodoma kiekvieno ištekliaus įrenginio būklė.
„Microsoft“ sąrašai: labai neįvertinta programinė įranga, skirta jūsų darbui tvarkyti
Galbūt jus nustebins „Microsoft“ sąrašų pasiūlymai. Jei jau užsiprenumeravote „Microsoft 365“, naudoti sąrašus jums turėtų būti nerūpestinga. Tai taip pat gerai palyginama su kitomis produktyvumo programomis, atsižvelgiant į tai, kad šablonai prilygsta kai kuriems geriausiems „Notion“ šablonams.
Vienintelis dalykas, kurio trūksta naudojant „Microsoft“ sąrašus, yra užrašų darymas. Nors galite kurti pastabas programoje, tinkamas šablonas pavers tai viena geriausių produktyvumo programų. Net ir tada dalykų, kuriuos galite padaryti naudodami šią programą, skaičius yra neįtikėtinas.
