Niekada nesiųskite prastai sukonstruotų el. Baisios struktūros ne tik sujaukia žinią, bet ir sukuria neigiamą įspūdį apie jūsų darbo etiką ir profesionalumą. Geri bendravimo įgūdžiai yra labai svarbūs bet kurioje pramonės šakoje.
Kad išvengtumėte klaidų, perskaitykite juodraščius. Ištaisykite šias dažnai nepastebėtas blogas praktikas ir klaidas, dėl kurių el. laiškai tampa neprofesionaliai.
1. Šlamšto temos eilutės
Rinkodaros specialistai mano, kad pardavimų temos eilutės padidinti el. pašto atidarymo rodiklius; deja, jie duoda priešingus rezultatus. Gavėjai linkę ignoruoti pernelyg reklaminius el. Nebent jie jau jus pažįsta, jie neprivalo tikrinti jūsų pranešimo.
Užuot prekiaujantys, būkite patrauklūs. Sukurti dėmesį patraukiančios temos eilutės susidedantys iš aprašomųjų, susimąstyti skatinančių žodžių. Sužadinkite skaitytojų smalsumą. Galite naudoti atviro tipo klausimus ir pastabas – tiesiog įsitikinkite, kad jie atitinka jūsų pranešimą. Priešingu atveju gavėjai gali jus užblokuoti už piktnaudžiavimą „clickbait“ temomis.
2. Anekdotai ir šmaikščios pastabos
Gerai pagalvokite prieš įterpdami juokelius į savo darbo el. laiškus. Nors dalijimasis juokais kai kuriais atvejais gali padėti užmegzti ryšį, dažnai tai daro daugiau žalos nei naudos. Anekdotai sunku pristatyti el. paštu. Netgi lengvabūdiškas kalambūras gali būti traktuojamas kaip sarkastiškas ar įžeidžiantis, jei skaitytojas jus neteisingai supras.
Paprastai anekdotus praleiskite. Vietoj to išbandykite kitus būdus, kaip pagerinti nuotaiką, pvz., pasidalykite asmenine istorija arba aptarkite abipusius interesus. Būti prieinamam ir draugiškam nereikalauja kamščių.
3. Jaustukai ir pertekliniai skyrybos ženklai
Šiuo metu daugiau pašto dėžučių tiekėjų pritaiko jaustukus. Tokios platformos kaip „Outlook“ ir „Gmail“ netgi leidžia įterpti jaustukus į temos eilutes.
Nors linksmi ir kūrybingi, jie nepriklauso darbo el. laiškams. Žmonės jaustukus suvokia skirtingai. Pavyzdžiui, nors jūs galite naudoti besijuokiančio veido jaustuką džiaugsmui išreikšti, kiti gali tai laikyti sarkazmu. Šypsenėlės ne visada perteikia jūsų numatytą žinutę.
Be to, šešėliniai rinkodaros specialistai mėgsta jaustukus. Jei juos dažnai naudojate, gavėjai gali jus susieti su sukčiavimo išpuoliais, pardavimo informaciniais biuleteniais ir pernelyg reklaminiais skelbimais.
4. Rašybos klaidos ir gramatinės klaidos
Rašybos klaidos ketinimo nekeičia. Net jei neteisingai parašysite kiekvieną savo el. laiško žodį, skaitytojai vis tiek supras jį naudodami konteksto užuominas. Išplėstinės gramatinės klaidos gali sukelti painiavą, tačiau tekstas nebus nesuprantamas.
Ar tai reiškia, kad galite nepastebėti rašybos klaidų? Tikrai ne! Nors rašybos ir gramatikos klaidos jūsų žinutės nesumaišo, jos atrodo neatsargiai. Nesvarbu, ar kalbate apie potencialųjį asmenį, ar atnaujinate kolegą, jums bus sunku pelnyti jų pasitikėjimą neprofesionaliai rašydami.
Geriausias būdas yra atidžiai išnagrinėti juodraščius prieš juos siunčiant. Vykdykite tekstą per a patikimas rašybos tikrintuvas, pašalinkite nereikalingus pūkus, atitinkamai pakoreguokite toną, o sudėtingus žodžius pakeiskite paprastesniais. Kartokite šiuos veiksmus tiek kartų, kiek reikia.
5. Ilgos pastraipos
Būkite atsargūs kopijuodami ir įklijuodami el. laiškų juodraščius iš „Google“ dokumentų arba „Microsoft Word“. Teksto rengyklės turi skirtingus numatytuosius nustatymus. Negalite tikėtis, kad el. laiškai atrodys taip, kaip atrodė, kai juos rašėte. Jie prisitaikys prie dabartinės programos šrifto stiliaus, teksto dydžio ir tarpų.
Kaip geriausia praktika, nukopijuokite ir įklijuokite be formatavimo paspaudę Ctrl/Cmd + Shift + V vietoj tik Ctrl/Cmd + V. Taip ištrinami ankstesni formato pakeitimai. Ir kad išvengtumėte ilgų teksto blokų, kiekvieną pastraipą palikite nuo dviejų iki trijų sakinių.
6. Perteklinė informacija
Išsamūs paaiškinimai yra naudingi, bet jūs turite juos teisingai nustatyti. Nedėstyk atsitiktinių faktų. Tikėtina, kad skaitytojai spustelės jūsų el. paštą, jei perkrausite jiems informacijos nuo pat pradžių.
Dalinkitės tik tuo, ko reikia skaitytojams. Aiškindami sudėtingas temas pridėkite atitinkamus tyrimo dokumentus, suplanuokite virtualias konsultacijas ir pateikite visas jums kylančias užklausas.
7. Bendrieji uždarymo pareiškimai
Bendrieji baigiamieji teiginiai yra toli. Dėl jų atrodote neprofesionaliai, be to, susilpnina el. pašto išvadas. Turėsite mažiau galimybių sėkmingai uždaryti. Baigdami el. laiškus naudokite tiesioginį, glaustą alternatyva „laukiu jūsų žinučių“.
Jie jau per daug naudojami. Skaitytojai juos matė šimtus kartų – jie nepaliks teigiamo poveikio. Užuot naudoję bendrąsias eilutes, naudokite stiprų raginimą veikti. Papasakokite savo skaitytojams apie jų galimybes ir nurodykite, kaip elgtis pagal jūsų el.
8. Nereikalingi priedai
El. pašto priedai leidžia lengvai dalytis informacija. Užuot apkraunę skaitytojus ilgais, nepageidaujamais pranešimais, nukreipkite juos į atitinkamus išteklius. Taip sutaupysite laiko visoms susijusioms šalims.
Tai pasakius, taip pat turėtumėte susilaikyti nuo masinio failų siuntimo. Vartotojai paprastai skeptiškai žiūri į priedų atidarymą, nes jie gali platinti kenkėjiškas programas. Kelių failų siuntimas el. paštu netgi kelia saugumo problemų.
Jei vienu metu turite siųsti kelis dokumentus, naudokite failų bendrinimo įrankį, pvz., „Dropbox“. Įkelkite failus į pageidaujamą platformą, nustatykite reikiamus privatumo apribojimus ir atsiųskite prieigos nuorodą el. paštu.
9. „Kūrybiniai“ formatai
Venkite žaisti su drąsiais šriftais. Galite pabraukti, kursyvu arba paryškinti tekstą, kad pabrėžtumėte, tačiau naudokite numatytąjį šrifto stilių, spalvą ir dydį.
„Kūrybiški“ šriftai duoda nedidelę naudą profesionalioje aplinkoje. Jie atitraukia skaitytojų dėmesį nuo jūsų el. Užuot supratę pranešimo tikslą, jų mintys sutelks dėmesį į skirtingas spalvas ir stilius, kuriuos naudojote.
Be to, dėl keistų formatų atrodai eskiziškai. Pašto paslaugų teikėjai netgi siunčia el. laiškus su nepaprastu dizainu ir spalvomis tiesiai į šiukšlių aplankus.
Kūrybinius šablonus naudokite tik tuo atveju, jei jie atitinka jūsų prekės ženklą. Pavyzdžiui, toliau pateiktame pavyzdyje parodyta, kaip virtualioje susitikimų platformoje „Gather“. dalijasi savo savybėmis nepakenkdama profesionalumui.
10. Neaiškūs motyvai
Smulkūs pokalbiai gali padėti palengvinti nepatogius susitikimus, bet retai tinka darbo el. laiškams. Nustokite plakti aplink krūmą. Daugelis žmonių spustelėja, jei jiems jūsų pranešimas bus varginantis ir painus.
Norėdami suprasti savo mintis, naudokite aiškią, glaustą kalbą. Įvadas turi būti trumpas ir patraukiantis dėmesį, o kūnas turi spręsti nagrinėjamą temą. Neaiškūs paaiškinimai galiausiai sukels laiko eikvojančius tolesnius el.
Jei negalite suspausti temos į vieną pranešimą, surengkite susitikimą. Paskyrimų nustatymo programos planuodami skambučius pašalinkite el. laiškus pirmyn ir atgal. Tiesiog atsiųskite kitai šaliai el. paštu kvietimo nuorodą ir laukite jos atsakymo.
Laikykite savo darbo el. laiškus profesionalius ir garbingus
Kadangi reguliariai siunčiate ir gaunate el. laiškų, galite tikėtis, kad klaidų bus. Kartais pasitaikančios rašybos klaidos yra suprantamos. Tačiau atminkite, kad nuosekliai naudojant žemesnio lygio šablonus, jie blogai atspindės jus. Gavėjai netgi gali jaustis neverti gerai apgalvotų el. laiškų. Niekada nepraleiskite korektūros etapo.
Norėdami sukurti dar geresnius el. laiškus, išstudijuokite gautus blogus el. Raskite skirtingų pardavimo pasiūlymų, informacinių biuletenių ir sukčiavimo bandymų bruožų savo šlamšto aplanke. Daryti gramatikos klaidas yra viena, o naudoti į juodąjį sąrašą įtrauktus IP adresus, piktnaudžiauti pardavimo kalba ir atsitiktinai masiškai siųsti nuorodas – kas kita.
