Jei kada nors ištvarkėte spintą, žinote, kaip paprasta po to surasti savo daiktus. Ne tik todėl, kad liko mažiau, bet ir todėl, kad pašalinote viską, ko nebenaudojate ar nepriklauso.
Tas pats pasakytina ir apie jūsų projektų valdymo įrankius. Naudojate jas, kad atliktumėte savo užduotis, tačiau kartais jų ar tarp jų atsijojimas gali tapti neproduktyvu.
Praktikuodami minimalizmą su savo daiktais, jus supa tik vertingiausias ir mėgstamiausias turtas. Taigi, kodėl turėtumėte laikytis minimalistinio požiūrio į savo projektų valdymo įrankius? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte.
Įsivaizduokite: jūs ir jūsų bendradarbiai naudojate „ClickUp“ kūrybinei darbo eigai tvarkyti, „Asana“ – projekto užklausoms siųsti, o „Notion“ – viskam kitam. Nors žinote, kur viską rasti ar sudėti, norėdami ten patekti, turite pavartyti įrankius. Tada būna atvejų, kai užduotis patenka tarp jų. Negalite jo įdėti į bet kurią programinę įrangą, todėl pasirenkate vieną ir turite priminti sau, kur ji yra.
Visiems projektams naudodami vieną programinę įrangą sutaupysite laiko. Pagalvokite, kaip dažnai prisijungiate, atsijungiate arba pereinate tarp kelių. Jau nekalbant apie slinkimą, kad tik sužinotumėte, kokios informacijos jums reikia.
Iš pirmo žvilgsnio galite pamanyti, kad viena programinė įranga nepatenkins visų jūsų poreikių, tačiau tokias kaip „Notion“, „ClickUp“ ir „monday.com“ galima lengvai pritaikyti. Pirmas žingsnis pradėti naudotis bet kokia projektų valdymo programine įranga nustato, kaip norite jį naudoti. Iš ten galite derinti planavimą ir kūrybiškumą, kad apibūdintumėte savo darbo eigą ir projekto lentas.
Jūs ir jūsų komanda įveikiate nagus. Atidžiai išvardijate kiekvieną užduotį ir būtinai įtraukite išsamią informaciją. Tačiau dažnai spustelėjate ne tą užduotį, o jūsų puslapiai tokie ilgi, kad slinkdami tampate nekantrūs.
Jei manote, kad jūsų projekto lentos yra per ilgos arba netvarkingos, yra paprastas sprendimas. Nesvarbu, ar kiekvienas yra atsakingas už savo užduotis, ar jūs paskiriate ką nors sutvarkyti, norite užtikrinti, kad atliktumėte priežiūrą. Tai reiškia:
- Atliktų užduočių archyvavimas.
- Pasikartojančių užduočių ištrynimas.
- Pateikiama tik atitinkama informacija.
- Laikykitės dabartinių dalykų.
- Įsitikinkite, kad duomenys ir pastabos yra atnaujinami.
Reguliariai eidami ir tvarkydamiesi rasite tai, ko jums reikia, nesunkiai.
3. Mažiau funkcijų reiškia mažiau valdomų elementų
Į venkite funkcijų nuovargio naudojant projektų valdymo programinę įrangą, svarbu gerai suprasti, ką su juo norite daryti, o ne leisti programos skambučiams ir švilpukams tai padaryti už jus. Valdiklis arba integracija, kuri atrodo naudinga dabar, gali tiesiog tapti papildomu jūsų proceso žingsniu.
Žvelgiant į tai, kaip jau priskiriate ir tvarkote užduotis, galėsite nustatyti, kurios funkcijos yra naudingiausios, o kurios – tik triukšmas. Naudoti pagrindines funkcijas, tokias kaip programinės įrangos sąrašai, komunikacijos įrankiai ir priminimai, gali būti pakankamai naudinga.
Naudojant tik pačias naudingiausias funkcijas, jūsų lentos arba darbo eigos išdėstymas taip pat bus aiškesnis ir lengviau naršomas.
Mažiau reiškia daugiau produktyvumo ir susitelkimo
Minimalistinis požiūris į projektų valdymo įrankius padės sutaupyti laiko ieškant to, ko jums reikia, o priešais jus turėsite aktualiausią ir naujausią informaciją. Be to, vienu žvilgsniu galite pamatyti, kur esate jūs ir jūsų laikas.
Tai reiškia, kad reikia apriboti naudojamų įrankių skaičių, tvarkingą lentelę su naujausia informacija ir laikytis tik jums naudingų funkcijų.
