Pradėti nuo naujo su nauja projektų valdymo programine įranga yra pats projektas. Kiekvienas iš jų skiriasi nuo kito, todėl ne tik bandote planuoti visus savo projektus, bet ir mokymosi kreivė. Tai gali būti didžiulė.
Tačiau juos visus vienija vienas dalykas, kad planavimas į priekį gali padėti sklandžiai pereiti. Be to, būsite pasiruošę išlaikyti švarią ir nuoseklią darbo vietą. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kokių veiksmų galite imtis pradėdami naudoti naują projektų valdymo programinę įrangą.
Nuspręskite, kaip norite naudoti projektų valdymo programinę įrangą
Prieš nustatydami programinę įrangą, turite turėti planą, kaip norite ją naudoti. Žinodami, kas naudos paskyrą ir projektų lentų tipus, galėsite pradėti.
Su kuo dirbsite?
Ar dar kas nors bus paskyroje? Kas jie tokie ir kokie jų vaidmenys? Privatumo ir leidimų lygis, kurį galite nustatyti savo komandai, skirsis priklausomai nuo to, kurį iš jų naudojate ir kokio lygio prenumeruojate. Taigi, dar prieš pasirenkant, verta planuoti, kas naudoja paskyrą ir prie ko norite suteikti prieigą.
Pavyzdžiui, asmeninės sąvokos versijos labai skiriasi nuo Komanda paskyroje, bet galite bendradarbiauti naudodami bet kurį. Asmeniniai siūlo puslapius, kurie prasideda privačiai ir leidžia pakviesti svečių, o komanda paskyra atrakina bendradarbiaujančias darbo sritis, leidžiančias teisingai bendrinti su visa organizacija toli.
Savo organizacijoje taip pat norėsite apsvarstyti, kam norite suteikti administratoriaus leidimus. Be to, jei jūsų programinė įranga leidžia svečiams, galite nustatyti, ar būtina dalytis projekto lenta su klientais, rangovais ar kitais už jūsų darbo vietos ribų.
Kokias projektų lentas ketinate naudoti?
Galite padaryti daugiau nei sukurti paprastus projekto kontūrus savo projektų valdymo programinėje įrangoje. Tu taip pat gali:
- Sukurkite projekto užklausų lentas, kuriose jūs ir jūsų bendradarbiai galite deleguoti įvairias užduotis arba prašyti pagalbos. ClickUp yra puiki programinė įranga jai sukurti, tačiau juos galite sukurti bet kurioje projektų valdymo programinėje įrangoje.
- Apibūdinkite vykdomą darbo eigą nuo pradžios iki pabaigos, kad galėtumėte greitai apžvelgti projektų etapą.
- Sukurkite atvirą užduočių lentą, kurioje jūs ir jūsų bendradarbiai galėtumėte priskirti sau galimas užduotis.
Sprendimas, kaip organizuoti projektų valdymo programinę įrangą
Dabar, kai žinote, su kuo dirbate ir kokias projektų lentas naudosite, turite nuspręsti, kaip norite tvarkyti paskyrą.
Tai, kaip tai darote, iš tikrųjų priklauso nuo jūsų pasirinkimo, tačiau apsispręsti padės ir žmonių, su kuriais dirbate, skaičius. Yra daug būdų, kaip organizuoti savo projekto lentas, pavyzdžiui:
- Klientas
- Projektas
- skyrius
- Komanda
Jūs netgi galite naudoti pirmiau minėtų dalykų derinį. Tačiau jei dirbate su didele įmone, organizuodami pagal padalinius ar komandas bus lengviau rasti projektų ir užduočių kiekvienam.
Tvarkydami elementus norite, kad nebūtų pernelyg sudėtingi užduočių, projektų, lentų ir aplankų pavadinimai. Jūs ir jūsų bendradarbiai greitai surasite tai, ko jums reikia, jei viską padarysite kuo paprasčiau.
Tai ypač pasakytina apie poaplankius. Jei jūsų naudojamas įrankis siūlo poaplankius, prieš kurdami paklauskite savęs, ar jo tikrai reikia, o jei taip, nustatykite optimalų pavadinimą, kai kiti jo ieško. Jei įtrauksite keletą mažų, tuščių ar klaidingai pažymėtų aplankų, tai tik sukels painiavą.
Pagalvokite apie tai beveik kaip apie failų aplankus savo kompiuteryje. Norite, kad galėtumėte rasti tai, ko ieškote, kuo mažiau paspaudimų.
Užduočių pridėjimas prie projektų valdymo programinės įrangos
Kai nuspręsite, kaip norite organizuoti savo užduotis ir projektus, galite pradėti juos planuoti. Pirma, būtų naudinga sudaryti vykdomų projektų sąrašą ir suskirstyti juos į veiksmus. Tai galite padaryti popieriuje arba naudodami teksto apdorojimo programinę įrangą – bet kuris jums tinkamiausias būdas.
Dabartinių projektų laikymasis padės supaprastinti procesą. Kurkite lentas ir užduotis tik projektams, su kuriais šiuo metu dirbate arba kuriuos planuojate, o ne įtraukite pasenusios arba rezervuotos vietos informaciją.
Būtinai atitinkamai pavadinkite projekto lentas ir įtraukite tik susijusias užduotis. Ši hierarchija padės greičiau rasti išsamią informaciją ir suteiks jums bei jūsų bendradarbiams greitą projekto būsenos apžvalgą.
Pavyzdžiui, jei kuriate naują produkto svetainę, sukurkite projekto lentą ir pavadintumėte ją kaip Produkto svetainė. Tada visus veiksmų elementus, kurie sudaro svetainę, nurodykite kaip užduotis. Taigi, tokie dalykai kaip domeno vardo pasirinkimas, prieglobos nustatymas, vielinių rėmų projektavimas ir pan.
Jei projektų ir užduočių pridėjimo sistema bus nuosekli, mažiau tikėtina, kad jums teks skirti laiko išardyti ar pertvarkyti.
Ko vengti nustatant projektų valdymo programinę įrangą
Kai kurie dalykai, kurių norite vengti nustatydami naują projektų valdymo programinę įrangą, yra šie:
- Viską daro iš karto– Pradėkite nuo mažo su dabartinių projektų sąrašu, kad nepervargtumėte ar neužgrioztumėte savo darbo vietos.
- Naudojant kiekvieną funkciją– ypač jei tai mokama sąskaita, galite manyti, kad norite gauti savo pinigus. Tačiau projektų valdymo programinėje įrangoje yra daug varpų ir švilpukų, kurie gali tik trukdyti. Iš anksto ištirti produktą yra vienas iš būdų, kaip išvengti funkcijų nuovargio.
- Per daug sudėtingi projektai– Kurdami projektus vadovaukitės mažiau yra daugiau požiūrio. Pavyzdžiui, daug projektų valdymo programinės įrangos siūlo mažiau matomų papildomų užduočių, kurias galite įdėti į didesnes. Tačiau jums gali būti nuobodu išvardyti užduoties veiksmus, o bendradarbiui juos patikrinti.
Pradėkite naudotis savo projektų valdymo programine įranga
Darbo su nauja projektų valdymo programine įranga pradžia yra ne tokia sudėtinga, jei šiek tiek planuojate iš anksto ir pradedate nuo mažo. Užuot kūrę ją naudodami pasenusius projektus ar rezervuotos vietos informaciją, kurkite elementus ir laikykite nuoseklią užduočių, projektų ir aplankų pavadinimų sistemą.
Nepamirškite, kad tai būtų paprasta. Kuo mažiau paspaudimų jums reikės, kad rastumėte tai, ko jums reikia, tuo geriau.
