Kaip naudoti lipdukus su „Outlook“, kad el. laiškai būtų geresni

El. laiškų tikrinimas yra daugelio profesionalų kasdieninio darbo dalis. Taigi, verta rasti būdų, kaip pagreitinti šį procesą ir sumažinti stresą.

Vienas iš būdų, kaip palengvinti savo gyvenimą, yra „Microsoft Sticky Notes“ naudojimas „Outlook“ el. pašto paskyroje. Išsiaiškinkime, kaip.

Pradėkite naudoti „Microsoft Sticky Notes“ programoje „Outlook“.

Pagal „Adobe“ 2018 m. apklausa, amerikiečiai elektroniniams laiškams kasdien praleidžia apie 3,1 valandos. Taigi, taip galite naudoti „Outlook“ integruotus užrašus, kad pagreitintumėte el. pašto korespondenciją.

Kaip rodo pavadinimas, tai užrašų programėlė, kurią galite naudoti įvairiems tikslams. Tačiau prieš pradėdami rašyti pastabas, pirmiausia turėsite jį nustatyti.

Svarbu žinoti, kad tai veikia tik „Windows 10“ ir „Windows 11“. Pradėti:

1. Atsisiųskite „Sticky Notes“ programą iš „Microsoft“ parduotuvės.
2. Prisijunkite prie „Sticky Notes“ programos naudodami „Microsoft“ paskyrą.
3. Prisijunkite prie „Outlook“ paskyros.
4. Kairėje pusėje esančiame meniu pasirinkite parinktį Pastabos.
instagram viewer
5. Spustelėkite Nauja pastaba sukurti vieną.
6. Dukart spustelėkite esamą užrašą, kad jį redaguotumėte.
7. Spustelėkite trys taškai norėdami ištrinti arba pakeisti konkretaus užrašo spalvą.

Visi čia sukurti užrašai bus sinchronizuojami su „Sticky Notes“ programa, kurią atsisiuntėte iš „Microsoft Store“. Be to, norėdami pasiekti šiuos užrašus savo mobiliuosiuose įrenginiuose (ar Android, ar iPhone), turėsite atsisiųsti Microsoft OneNote. Kai nustatysite programą, užrašai taip pat bus automatiškai sinchronizuojami.

Tokiu būdu galite juos pasiekti bet kada ir bet kur.

Kai jį nustatysite, galėsite pradėti jį naudoti įvairiems tikslams. Žemiau pateikiami keli kūrybingi jo panaudojimo būdai.

Parsisiųsti: Lipnieji užrašai, skirti Windows (Laisvas)

Parsisiųsti: „Microsoft OneNote“, skirta Android | iOS (Laisvas)

Užsirašykite pastabas, kad sutaupytumėte laiko

Pirmas ir paprasčiausias dalykas, kurį galite padaryti naudodami šią programą, yra užsirašyti su ja susitikimų, el. laiškų, svarbiausių dalykų, kuriuos reikia įtraukti į el. laišką, pastabas ir kt.

Be to, jei dažnai gaunate ilgų atsiliepimų el. laiškais ir dažniausiai einate pirmyn ir atgal patikrinti, ar prieš pateikdami projektą išsprendėte viską, „Sticky Notes“ gali sutaupyti papildomo laiko ir pastangos. Šių komentarų pridėjimas ženklelių pavidalu savo lipniuosiuose lapeliuose gali būti puikus būdas išvengti šio vargo.

Be to, šias pastabas taip pat galite naudoti norėdami sekti gautus atsiliepimus, kad pagerintumėte savo darbą. Pavyzdžiui, jums gali nepavykti peržiūrėti visų pateiktų projektų el. pašto gijų.

Todėl keliose eilutėse apibendrinkite gautus atsiliepimus apie kiekvienos užduoties atlikimą ir pridėkite juos prie savo lipniųjų lapelių. Mėnesio pabaigoje turėsite visą sąrašą dalykų, kuriuos turite padirbėti arba kuriuos jau turite patobulinti.

Be to, galite užsirašyti kas savaitę siunčiamus el. laiškus su kita informacija, pvz., gavėjo vardu ir el. pašto adresu bei el. laiško paskirtimi. Tiesiog išbraukite sąrašą, kai baigsite juos siųsti. Tai gali jums labai padėti valdyti gautuosius.

Pridėti priminimus

Naudokite lipnius užrašus, kad pridėtumėte priminimų apie mažus dalykus, kuriuos turite padaryti šiandien, ir nenorite vargti pridėti prie kalendoriaus.

Taip pat galite nustatyti priminimus apie el. laiškus, kuriuos turite išsiųsti šiandien, tolesnius veiksmus, interviu ar susitikimus, kuriuose turite dalyvauti.

Greičiau atsakykite į el

Daugelis žmonių praleidžia kelias minutes, jei ne valandas, galvodami, kaip atsakyti į el. laišką. Tai dažnai atima didelę mūsų laiko dalį.

Lipnieji užrašai yra puiki vieta pridėti greitus vienetus, kuriuos galite naudoti atsakydami į įvairių tipų el. laiškus. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai nukopijuoti ir įklijuoti tekstą iš čia.

Tai ypač aktualu, jei reguliariai gaunate panašių užklausų įvairiomis formomis. Galite tiesiog sukurti jiems skirtą šabloną ir, jei reikia, pakeisti išsamią informaciją.

Kurkite šablonus įvairiems tikslams

Be atsakymo į užklausas, turime rašyti el. laiškus daugeliui kitų atvejų. Kiekvieną kartą pergyvename tą patį mąstymo procesą, kad galutinis rezultatas būtų profesionalus.

Todėl kurkite iš anksto paruoštus el. pašto šablonus tokiems įvykiams, kad negaištumėte pakankamai laiko vien galvodami, ką parašyti. Vietoj to, nukopijuokite ir įklijuokite jį iš lipnių užrašų. Štai keletas atvejų, kai turėtumėte iš anksto paruošti el. laišką:

• Atsiprašymas el. paštu.
• Padėkokite savo viršininkui ar kolegai.
• Naujo projekto priėmimas.
• Prašo nedarbingumo atostogų.
• Prašymas pratęsti terminą.
• El. laiškų sekimas.
• Prašyti kolegų naujienų apie projektą.

Turėkite el. pašto kontrolinį sąrašą

Jei užsiimate pardavimu, ieškote naujo darbo arba dirbate rangovu ir jums reikia siųsti el reguliariai galite eksperimentuoti ir išsiaiškinti, kurie el. laiškai duoda puikių rezultatų, o kurie – nukristi. Galiausiai išanalizuokite juose aprašytą informaciją.

Remdamiesi tuo, savo lipniuosiuose lapeliuose sukurkite kontrolinį sąrašą, ką įtraukti į el. laiškus ir ko vengti. Prieš siųsdami šį kontrolinį sąrašą, galite kryžmiškai patikrinti kiekvieną savo sukurtą naują el. laišką, kad užtikrintumėte geresnius rezultatus. Pavyzdžiui:

1. Ar mano temos eilutė tiesiogiai skirta gavėjui?
2. Ar aš pasveikinau gavėją?
3. Ar yra geras kabliukas pradžioje?
4. Ar mano ketinimai šiuo el. laišku yra aiškūs?
5. Ar aš jį perskaičiau?
6. Ar pridėjau esminius dokumentus ar nuorodas?
7. Ar jame yra geras raginimas veikti?
8. Ar pasirašymas pakankamai geras?

Turėkite paruoštų naudoti temų eilučių sąrašą

Panašiai kaip el. laiškų šablonuose, taip pat galite turėti sąrašą galingos temos eilutės kad palengvintumėte darbą ir paspartintumėte procesą. Norėdami įsitikinti, galite rasti konkrečią akimirką, galite juos suskirstyti į kategorijas paryškintu šriftu ir naudoti kaip norite.

Pavyzdžiui,

• Ačiū [Visas vardas]
• Sumišimas mano paskutiniame el. laiške
• Džiaugiamės galėdami priimti naują projektą

Lipnūs užrašai programoje „Outlook“, kad palengvintų jūsų gyvenimą

El. laiškai gali užtrukti, bet mes tiesiog negalime jų ignoruoti. Taigi, naudodami tokį įrankį kaip Sticky Notes galite greičiau nei anksčiau siųsti ir atsakyti į juos.

Be to, visų pastabų sinchronizavimas su „OneNote“ mobiliajame telefone ir „Sticky Notes“ programa „Windows“ yra dar vienas puikus priedas.

Jei vis dar nesate susipažinę su „Microsoft OneNote“ funkcijomis, perskaitykite ir apie jas.

12 mažai žinomų „Microsoft OneNote“ funkcijų, kurios jums patiks

Skaitykite toliau

Apie autorių