8 bendravimo klaidos, kurių reikia vengti virtualiose komandose (ir ką daryti vietoj to)

Pakeitus organizacijos veiklą, labai svarbu skirti laiko geros bendravimo kultūros puoselėjimui virtualioje darbo vietoje. Taip yra todėl, kad tai, kaip bendraudavote su kolegomis tradicinėje biuro aplinkoje, nebūtinai virsta virtualiu pasauliu.

Todėl bendravimo plano perrašymas yra raktas į sėkmę virtualioje komandoje, o vienas iš būdų tai pasiekti yra žinoti, ko nedaryti.

1. El. pašto kaip pagrindinio bendravimo būdo naudojimas

Nors šiandieninėje nuotolinėje darbo vietoje el. paštas vis dar turi atlikti svarbų vaidmenį, jis neturėtų būti pagrindinis jūsų bendravimo būdas. Galite greitai prarasti pranešimus, kai jie bus palaidoti gautuosiuose, todėl sumažės produktyvumas.

Vis tiek galite naudoti el. paštą bendrauti su klientais ir nukreipti potencialius klientus. Tačiau yra ir kitų praktinės komunikacijos priemonės kurie geriau tinka susirašinėjimui ir bendradarbiavimui su nuotoliniais kolegomis.

Momentinių pranešimų įrankiai, pvz Laisvas tinka greitiems pokalbiams pirmyn ir atgal bei kanalų kūrimui konkrečioms temoms ar projektams. Taip pat galite pasinaudoti pranešimų siuntimo programomis, pvz

Pasukti bendrauti asinchroniškai, o projektų valdymo įrankiai kaip Trello arba Asana leidžia kurti, priskirti ir sekti užduotis.

2. Nesugebėjimas suplanuoti laiko juostų skirtumų

Tradicinėje biuro aplinkoje žmonės dažniausiai dirba toje pačioje erdvėje ir tomis pačiomis darbo valandomis. Tačiau kai turite virtualių komandos narių skirtingose ​​laiko juostose, viskas gali tapti sudėtingesnė, nebent to planuosite.

Norėdami suplanuoti susitikimus, turite žinoti laiko skirtumus ir rasti persidengiančias valandas. Tačiau norint tai pasiekti, nereikia įsiminti kolegų laiko juostų ar vietovių. Galite naudoti laiko juostų keitiklius, pvz Timezone.io arba bendrinamos kalendoriaus programos, pvz Calendly padėti planuoti ir valdyti susitikimų laiką. Tai leidžia blokuoti laiką, kuris yra patogus visiems.

3. Per daug pasikliauti tik tekstiniu ryšiu

Bendraujant tik tekstu nėra neverbalinių užuominų, tokių kaip kūno kalba, akių kontaktas ir veido išraiškos, todėl gali lengvai kilti klaidingų interpretacijų ir konfliktų. Virtualioje aplinkoje labai svarbu naudoti įvairias komunikacijos priemones, kad suprastumėte savo mintis, įskaitant vaizdo konferencijų įrankius, pvz „Google Meet“ arba „Zoom“.

Atsižvelgiant į tai, kad galbūt negalėsite susitikti fiziškai, šie įrankiai yra geriausias dalykas, nes leidžia matyti ir girdėti savo kolegas. Vaizdo skambučiai ne tik sukuria asmeninius ryšius, bet ir geriau paaiškina sudėtingas užduotis.

Tačiau ne visada galite pradėti vaizdo skambutį, ypač kai dirbate su žmonėmis kitose laiko juostose. Tokiu atveju galite naudoti asinchroninį vaizdo įrankį, pvz Voodle įrašyti ir siųsti vaizdo žinutes.

4. Tikimasi, kad visi bus pasiekiami visą laiką

Dėl visų po ranka pasiekiamų komunikacijos priemonių ir nuotolinio darbo politikos priėmimo ribos tarp darbo ir asmeninio gyvenimo tampa vis labiau neryškios. Dėl to atsirado „visada įjungta“ darbo kultūra: nerealūs lūkesčiai, kad žmonės visada turėtų atsakyti į su darbu susijusius pranešimus arba atsakyti į darbo poreikius.

Norėdami to išvengti, turite nustatyti tam tikras ribas. Tai įtraukia sukurti individualų nuotolinio darbo grafiką, nustatyti savo pasiekiamumą darbo vietos komunikacijos priemonėse ir išjungti pranešimus apie neskubius pranešimus ne darbo valandomis.

5. Nepaisydami kultūrinių / religinių skirtumų

Dėl to, kad nuotolinis darbas leidžia įdarbinti talentus iš įvairių pasaulio kampelių, reikia žinoti kultūrinius ir religinius skirtumus, kurie gali neigiamai paveikti bendravimą ir komandą dinamika.

Pavyzdžiui, skirtingų kultūrų ir religijų žmonės gali švęsti konkrečias šventes ir tuo metu nedirbti arba turėti skirtingas darbo valandas. Taigi, jums gali tekti sekti šias dienas ir atitinkamai pakoreguoti terminus ar komunikacijos planus.

6. Nesukurkite vietos atsitiktiniams pokalbiams

Dirbant iš namų gali būti lengva nepastebėti socialinio kolegų bendravimo poreikio. Tačiau nuotolinio darbo vienatvė yra rimtas susirūpinimas, galintis sumažinti produktyvumą ir pasitenkinimą darbu.

Norėdami su tuo kovoti, turite rasti būdų, kaip paskatinti atsitiktinius pokalbius. Tai galite pasiekti sukūrę virtualias vandens aušintuvo galimybes. Pavyzdžiui, darbo vietos pokalbių įrankyje sukurkite atskirą grupę atsitiktiniams pokalbiams. Čia kalbate su darbu nesusijusiomis temomis, pvz., savaitgalio planais, mėgstamomis laidomis ar pomėgiais.

Su jais galite dar labiau sustiprinti savo komandos įsitraukimą kavos pertraukėlės idėjos.

7. Per daug susitikimų

Nors svarbu reguliariai registruotis su savo komanda, nenorite persistengti su susitikimais. Realybė tokia, kad kai kurie susitikimai neverti jūsų laiko ir netgi gali pakenkti jūsų produktyvumui.

Taigi, prieš planuodami dar vieną susitikimą, paklauskite savęs, ar tai tikrai būtina ir ar nėra kitų būdų perduoti savo žinutę. Kai pasirenkate susitikimą, stenkitės užtikrinti, kad jis būtų kuo produktyvesnis, sudarydami darbotvarkę ir pasidalydami ja iš anksto, trumpai ir dalyvaudami tik reikiamiems žmonėms.

Be to, paskirkite kam nors tinkamai dokumentuoti susitikimo protokolus ir išsaugoti juos centrinėje vietoje, kur visi galėtų juos pasiekti. Tai padės sumažinti būsimų susitikimų poreikį aptarti, kas įvyko ankstesnėse sesijose.

8. Nepripažinti etapų ir švęsti sėkmę

Pripažinti ir švęsti savo komandos sėkmę yra būtina norint sustiprinti moralę ir įsitraukimą. Darbas namuose nėra priežastis pamiršti šią svarbią komandos formavimo veiklą.

Galite pasikliauti tokiais darbuotojų atpažinimo įrankiais kaip Nemokamai pasidžiaugti savo komandos sėkme ir pripažinti individualius pasiekimus. Taip pat galite integruoti jį į savo „Slack“ darbo sritį, kad komandos nariai galėtų lengviau teikti ir gauti pagyras.

Venkite šių klaidų, kad pagerintumėte nuotolinį komandos bendravimą

Nors nuotolinė darbo aplinka turi savo iššūkių, ji taip pat suteikia daug galimybių augti ir sėkmei. Dažniausiai vis dar mokomės, kaip geriausiai valdyti šį naują darbo būdą.

Žinodami šias įprastas klaidas, galite jų išvengti ir sukurti sėkmingą nuotolinio darbo aplinką jums ir jūsų komandai.

5 įrankiai, kaip įveikti nuotolinio komandos bendravimo iššūkius

Skaitykite toliau

Apie autorių