Kaip pridėti arba pašalinti skaitmeninį parašą „Microsoft Office“ failuose

Visi pasirašome įvairiems tikslams skirtus dokumentus, tokius kaip oficialūs raštai, buto nuomos sutartys, projektų dokumentai, kuriais dalinamės su bendradarbiais, paskolos paraiškos.

Tačiau parašus ant dokumentų yra paprasčiau ir dažnai saugiau, jei jie daromi skaitmeniniu būdu. „Microsoft Office“ failai, tokie kaip „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, leidžia lengvai pridėti skaitmeninius parašus. Pažiūrėkime, kaip tai daroma.

Kas yra skaitmeninis parašas ir kodėl jį pridėti?

Skaitmeninis parašas yra elektroninio parašo tipas, naudojamas skaitmeninės informacijos, pvz., el. laiškų, kredito kortelių operacijų ir dokumentų, autentiškumui ir vientisumui patvirtinti. „Microsoft Word“ ir „Excel“ failus galima pasirašyti skaitmeniniu būdu ir yra daug būdų, kaip pasirašyti PDF failus taip pat.

Jei dokumentą pasirašote skaitmeniniu būdu, jis patvirtins, kad dokumente pateikta informacija kilo iš jūsų ir nebuvo pakeista nuo tada, kai jį pasirašėte. Taigi tai tarsi virtualus piršto atspaudas arba elektroninis jūsų ranka rašyto parašo atvaizdas.

Nors yra daug programėlės, skirtos pasirašyti dokumentus internete, „Microsoft Office“ leidžia kurti skaitmeninius parašus „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ failuose. Nereikia atspausdinti dokumento, pasirašyti rašikliu, tada nuskaityti ir išsiųsti. Galite tiesiog sukurti skaitmeninį parašą „Office“ faile ir el. paštu.

Skaitmeninio parašo pridėjimas padeda padaryti dokumentą autentišką ir oficialų. Taip pat užtikrinamas neatmetimas, o tai reiškia, kad visoms šalims įrodo pasirašyto turinio kilmę.

Be to, „Microsoft“ teigimu, parašai „Microsoft Word“, „Microsoft Excel“ ar „Microsoft PowerPoint“ failuose, kurios yra laiko žymomis saugiu laiko žymų serveriu, tam tikromis aplinkybėmis galioja a notaro patvirtinimas.

Kaip oficialiai paskelbti skaitmeninį parašą

Norėdami patvirtinti savo tapatybę ir padaryti jį oficialiu, turite turėti skaitmeninio pasirašymo sertifikatą. Kai siunčiate skaitmeniniu būdu pasirašytą „Microsoft Office“ failą, skaitmeninis sertifikatas įtraukiamas į jį kartu su viešuoju raktu.

Skaitmeninius sertifikatus išduoda sertifikavimo institucija (CA). Sertifikatas paprastai galioja metus, po to pasirašantis asmuo turi atnaujinti arba gauti naują pasirašymo sertifikatą, kad nustatytų tapatybę.

Jei nenorite įsigyti sertifikato arba turite nedelsdami pasirašyti dokumentą, taip pat galite sukurti sertifikatą. Sistemoje Windows sertifikato kūrimo procesas priklauso nuo to, kurią Windows versiją naudojate – Windows 10, 8, 7, Vista arba XP.

Norėdami sužinoti daugiau apie skaitmeninių sertifikatų paslaugas arba sertifikato kūrimo instrukcijas, apsilankykite adresu šiame „Microsoft“ palaikymo puslapyje.

Kaip pridėti skaitmeninį parašą prie „Microsoft Office“ failo

Skaitmeninius parašus galite pridėti prie „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ failų. Norėdami pridėti skaitmeninį parašą, turite turėti atvirą „Word“ dokumento failą arba „Excel“ lapą. „Word“ ir „Excel“ procesas yra panašus, todėl panagrinėkime, kaip pridėti skaitmeninį parašą „Word“ faile.

1. Pavyzdžiui, atidaryto „Word“ failo pabaigoje, kur pasirašote dokumentą, užveskite žymeklį ten, kur norite sukurti skaitmeninį parašą.
2. Spustelėkite ant Įdėti skirtukas. Parašo eilučių sąrašas bus viršutiniame dešiniajame kampe esančioje teksto grupėje.
3. Spustelėkite Microsoft Office parašas Linija. Atsidarys parašo nustatymo skirtukas, kuriame galėsite užpildyti kelis laukus.
4. Įtraukite atitinkamą informaciją dialogo lange Parašo sąranka: Siūlomas signataras: (tai būtų tavo vardas), Signataro titulas: (jūsų paskirtis) ir Pasirašančiojo elektroninio pašto adresas: (jūsų el. pašto adresą, jei norite jį duoti).
5. Pagal instrukcijas pasirašiusiajam bus numatytoji instrukcija: Prieš pasirašydami šį dokumentą, įsitikinkite, kad turinys, kurį pasirašote, yra teisingas. Šią instrukciją galima pakeisti, o žemiau bus dvi parinktys, kurias galėsite nustatyti pažymėdami žymimieji laukeliai: leiskite pasirašančiam asmeniui pridėti komentarų dialogo lange Pasirašyti ir paraše rodyti parašo datą linija.
6. Įvedę savo duomenis, spustelėkite Gerai. Dabar po ja galėsite matyti parašo eilutę su savo vardu ir pareigomis.

Dabar pažiūrėkime, kaip parašo eilutėje pridėti parašą.

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite parašo eilutę faile. Tada pasirinkite Pasirašyti iš meniu.
2. Savo parašą galite pridėti trimis būdais:
   • Jei norite pridėti spausdintą savo ženklą, tiesiog įveskite savo vardą šalia X simbolis.
   • Jei turite savo parašo vaizdą, spustelėkite Pasirinkite parašo paveikslėlį skirtuką ir spustelėkite Pasirinkite Vaizdas— atsidarys failų naršyklė ir naršydami kompiuteryje galėsite pridėti savo parašo vaizdą.
   • Trečia, jei turite planšetinį kompiuterį, taip pat galite pridėti ranka rašytą parašą pasirašydami šalia X parašo eilutėje.
3. Taip pat galite pridėti informacijos apie pasirašiusį asmenį (kuris būtumėte jūs), pvz., savo vaidmenį ir gamybos vietos adresą, spustelėdami Detalės mygtuką.
4. Tada pabaigoje spustelėkite Pasirašyti apačioje.
5. Gausite parašo patvirtinimo raginimą. Tada jūsų parašas bus rodomas jūsų dokumento parašo eilutėje. Dabar galite siųsti skaitmeniniu būdu pasirašytą dokumentą.

Kaip pašalinti skaitmeninį parašą

Skaitmeninio parašo pašalinimas yra kelių paspaudimų reikalas.

1. Atidarykite „Microsoft Word“ arba „Excel“ failą su skaitmeniniu parašu.
2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Parašo eilutė.
3. Spustelėkite Pašalinti parašą. Pasirodys raginimas patvirtinti parašo ištrynimą.

Jūsų skaitmeninis parašas bus pašalintas iš dokumento. Redaguojant dokumentą taip pat bus pašalinti jo parašai.

Kaip pridėti arba pašalinti nematomą skaitmeninį parašą

Kitaip nei matomas parašas, nematomas skaitmeninis parašas dokumente neprideda jokių ženklų ar teksto. Atvirkščiai, nematomas parašas į dokumento failą prideda tik metaduomenis, kad būtų užtikrintas dokumento autentiškumas, nekeičiant jo turinio.

Nematomą skaitmeninį parašą galite pridėti prie „Microsoft Office“ failo atlikdami šiuos veiksmus:

1. Atidarykite Word, Excel arba PowerPoint dokumentą ir spustelėkite Failas. The Informacija atsidarys skyrius.
2. Pasirinkite Apsaugoti dokumentą.
3. Tada išskleidžiamajame meniu pasirinkite Pridėkite skaitmeninį parašą.
4. Atsidarys skaitmeninio parašo langelis. Dialogo lange įveskite dokumento pasirašymo tikslą.
5. Tada spustelėkite Pasirašyti.
6. The Informacija tada bus parodyta, kad dokumentas buvo pasirašytas ir pažymėtas kaip galutinis.

Kai failas bus pasirašytas skaitmeniniu būdu, jis taps tik skaitomu dokumentu, kad būtų išvengta tolesnių pakeitimų.

Taip pat lengva pašalinti nematomą skaitmeninį parašą.

1. Atidarykite failą su nematomu skaitmeniniu parašu. Viršuje pamatysite du pranešimus – vieną, kad dokumentas pažymėtas kaip galutinis, o antrasis – kad dokumente yra galiojantys parašai.
2. Ant antrojo Parašai pranešimo eilutę, spustelėkite Peržiūrėti parašus. The Parašai dešinėje dokumento pusėje atsidarys sritis.
3. Spustelėkite rodyklė šalia parašo vardo.
4. Tada spustelėkite Pašalinti parašą iš išskleidžiamojo meniu.
5. Galiausiai spustelėkite Taip pasirodžiusiame raginime. Ir jūsų nematomas skaitmeninis parašas bus pašalintas.

Suteikite savo biuro dokumentams autentiškumą ir saugumą skaitmeniniu parašu

Skaitmeniniai parašai suteikia jūsų dokumentams pasitikėjimo ir autentiškumo sluoksnį. Tai įkvepia pasitikėjimą jūsų bendradarbiais ir jūsų dokumentų gavėjais.

Be to, galite būti ramūs, kad jūsų dokumentai yra saugūs ir jų negalima sugadinti. Taigi padarykite savo oficialias ir asmenines operacijas lengvesnes ir saugias pridėdami skaitmeninius parašus prie savo „Microsoft Office“ failų.

Kaip skaitmeniniu būdu pasirašyti „Microsoft Word“ dokumentą

Skaitykite toliau

Apie autorių