Kaip išvengti per didelio bendravimo ir bendradarbiavimo priemonių naudojimo

Bendradarbiavimo ir komunikacijos priemonės yra gyvybiškai svarbios bet kokio projekto sėkmei, ypač nuotolinėms komandoms. Jie padeda padidinti produktyvumą ir ryšius tarp darbuotojų, tuo pačiu suteikiant jiems galimybę bet kuriuo metu pasiekti informaciją iš bet kurios vietos.

Tačiau per daug pasirinkimų gali sukelti stresą, ypač kai kiekvieną darbo dieną turite pradėti žongliruoti įvairiais įrankiais, kad neatsiliktumėte. Šiame straipsnyje bus nagrinėjami keli patarimai ir įrankiai, padėsiantys efektyviau naudoti bendradarbiavimo įrankius.

Perkrauti savo komandą bendradarbiavimu įrankiai nėra geresnis produktyvumo sprendimas; priešingai, tai gali sukelti:

• Mažesnis našumas, nes jūsų komanda praleidžia daugiau laiko ieškodama informacijos keliose platformose, nei atlikdama užduotis.
• Vėluoja projektai, nes ryšys nutrūksta tarp plyšių.
• Sumažėjęs bendradarbiavimas, nes kai kuriems žmonėms gali būti sunku susipažinti su keliomis bendradarbiavimo platformomis.
• Sunku prieiga prie informacijos, kai jos reikia.
instagram viewer
• Žongliravimas tarp daugelio bendradarbiavimo programų gali sukelti konteksto perjungimas ir mažesnis efektyvumas.
• Švaistomos išlaidos, nes daugelis šių programinės įrangos sprendimų turi sutampančių funkcijų ir reikalauja prenumeratos mokesčio.

Taigi, jei bendradarbiavimo įrankiai yra labai svarbūs komandiniam darbui, kaip galite išvengti šių problemų?

1. Suteikite pirmenybę savo komandos ir įmonės poreikiams

Svarbu pradėti nuo supratimo, kad efektyvus bendradarbiavimas nėra susijęs su technologijomis – tai yra jūsų žmonės ir jų sąveika, siekiant bendrų tikslų. Bendradarbiavimo ir komunikacijos priemonės padeda tai padaryti ir palengvinti.

Todėl pirmiausia turėtumėte įvertinti savo įmonės poreikius ir tai, kokią kultūrą norite sukurti savo komandai. Be to, gaukite aiškų vaizdą apie tai, kokias užduotis jūsų komanda atlieka kasdien ir kokius geriausius būdus bendrauti tarpusavyje.

Pavyzdžiui, jei norite skatinti pasitikėjimą ir laisvę dirbti lanksčiu darbo laiku, rinkitės skaitmeniniai sprendimai, įgalinantys asinchroninį ryšį ir bendradarbiavimas, pvz Pasukti ir Yac, galėtų veikti geriausiai. Šie įrankiai įgalina jūsų žmones išlikti susikaupusiems per produktyviausią laiko juostą.

Kita vertus, jei jūsų komanda dažniausiai keliauja ir vertinate ryšį realiuoju laiku, įrankius, kurie palengvina sinchroninį ryšį ir siūlo prieigą prie kompiuterio ir mobiliojo telefono, pvz. Laisvas, gali būti geriausias jūsų pasirinkimas.

Kai aiškiai suvokiate savo poreikius ir norimą propaguoti kultūrą, lengviau susiaurinti variantų, kurie atitinka jūsų požiūrį į darbą, skaičių. Pasirinkus įrankį tik todėl, kad jis populiarus, gali netyčia pakeisti įmonės kultūrą ir operacinę sistemą, o tai lems neproduktyvius rezultatus.

2. Pasinaudokite Workspace Suites

Įvertinę savo įmonės poreikius ir bandydami sumažinti naudojamų bendradarbiavimo įrankių skaičių, jūs Pirmiausia galite pažvelgti į „viskas viename“ arba universalias platformas, kurios siūlo daugybę funkcijų, reikalingų jūsų darbui verslui.

Šie sprendimai yra specialiai sukurti taip, kad viską sujungtų, derinant esmines funkcijas ir funkcijų iš kelių programų į vieną platformą, todėl nebereikia atidaryti kelių programų, kurias galima pasiekti informacija.

Tai darydami jie padeda sutaupyti laiko ir pinigų, o visiems lengviau atlikti darbus neprarandant jokių naujinimų. Jie idealiai tinka mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurioms nebūtinai reikia naujausių skambučių ir švilpukų, o paprasčiausio, nesudėtingo sprendimo, padedančio sklandžiai veikti.

Šie įrankiai leidžia keistis žinutėmis, skambinti, užsirašyti, priskirti užduotis ir net planuoti projektus – visa tai vienoje vietoje. Kai kurie pavyzdžiai iš geriausi darbo vietos komplektai kurios suteikia daug funkcijų, kurios supaprastina jūsų darbo eigą Spiglys arba Tas pats puslapis. Galite naudoti vieną iš šių įrankių, kad sujungtumėte visas savo veiklas.

Tarkime, kad jūsų organizacija specializuojasi tam tikroje darbo srityje, o jūsų daugiafunkcė platforma atrodo kaip „visų amatų meistras, nė vienas." Tokiu atveju turėtumėte apsvarstyti galimybę rasti tinkamiausius sprendimus atskiroms funkcijoms, kurias būtų galima lengvai integruoti su kiekviena kitas.

Jei jūsų pagrindinis dėmesys skiriamas projektų valdymui, galbūt norėsite pažvelgti į įrankius su tokiomis funkcijomis kaip užduočių kūrimas ir priskyrimas, patikimos paieškos funkcijos, keli prietaisų skydelio rodiniai, projekto būsenos ataskaitos ir projektas šablonus.

Susijęs: „Zapier“ integracijos, kurios automatizuos jūsų užduočių valdymo darbo eigą

Tačiau taip pat turėtumėte apsvarstyti projektų valdymo sprendimus, kurie siūlo integravimo galimybes su kitais įrankiais, pavyzdžiui, Avilys, pirmadienis.com, arba Rašyti. Tokiu būdu galite panaudoti porą konkretiems tikslams tinkamų įrankių ir juos sujungti, kad pasiektumėte dar geresnių rezultatų.

Be to, šios priemonės yra patogios naudoti, todėl kiekvienam lengviau išmokti ir efektyviai jomis naudotis.

4. Sukurkite centralizuotą žinių saugyklą

Kaip minėjome aukščiau, vienas iš pagrindinių trūkumų naudojant per daug bendradarbiavimo įrankių yra tai, kad darbuotojai švaisto brangų laiką. šokinėja iš vienos platformos į kitą, kad gautų informaciją arba užduotų kitiems kolegoms klausimus, į kuriuos buvo atsakyta keliuose laikai.

Norėdami to išvengti, visą esminę informaciją galite saugoti centralizuotoje žinių bazėje, kurią lengva pasiekti iš bet kurios vietos. Galite naudoti an vidinė įmonės wiki įrankis kaip Tettra kad neliktų nieko nuo visos įmonės politikos ir mokymo priemonių iki konkrečios produkto informacijos. Kiekvienas, turintis leidimą, gali pridėti ir redaguoti failus, sukurdamas intuityvią bendradarbiavimo platformą, padedančią darbuotojams dalytis informacija vieni su kitais.

Idėja yra ta, kad kiekvienas komandos narys gali eiti tiesiai į šią žinių bazę, kad surastų informaciją ir gautų atsakymus į visus klausimus ar problemas.

Pradėkite savo kelionę į efektyvų bendravimą ir bendradarbiavimą dabar

Jei šiuo metu susiduriate su per daug netvarka, kai kalbama apie komunikacijos ir bendradarbiavimo priemones, apsvarstykite galimybę įgyvendinti anksčiau pateiktus sprendimus.

Naudodami geriausius įmanomus bendradarbiavimo skaitmeninius sprendimus ir strategijas savo verslui, imatės didelis žingsnis siekiant tapti produktyvesniu, sutaupyti pinigų ilgainiui ir pagerinti bendrą našumą.

Kai augate ir jūsų verslas tampa vis reiklesnis, visada galite peržiūrėti savo procesus, kad atitiktų kintančius poreikius.

Kaip padidinti darbo našumą dalijantis žiniomis

Dalijimasis žiniomis darbo vietoje gali būti galingas, tačiau tik tuo atveju, jei sukuriate tai skatinančią aplinką. Štai keletas įrankių ir patarimų, kurie padės.

Skaitykite toliau

Apie autorių