Didėjant darbo iš namų kultūrai, komandos labai priklauso nuo bendradarbiavimo įrankių, kad galėtų tęsti darbą nuotoliniu būdu. Yra keletas įrankių, leidžiančių valdyti nuotolines komandas, stebėti jų pažangą, organizuoti virtualius susitikimus ir palaikyti ryšį, kad padėtų joms išlikti produktyvioms.
Panašiai bendradarbiavimas dokumentuose užima ne mažiau svarbią vietą efektyviam bendravimui. Norėdami supaprastinti dokumentų kūrimą, bendrinimą ir bendradarbiavimą, pateikiame keletą geriausių bendradarbiavimo su dokumentais įrankių, kuriuos turėtumėte išbandyti.
Jei norite bendradarbiauti su dokumentais, „Google“ dokumentai yra geriausias pasirinkimas. Tai padeda neatsilikti nuo bendradarbiavimo žaidimo, nekainuojant nė cento. Tai pašalina tiek siuntėjo, tiek gavėjo nusivylimą, nes kiekvienam dokumentui priskiria unikalias nuorodas ir leidžia vartotojams sklandžiai jomis dalytis vienu paspaudimu.
„Google“ dokumentų bendrinimo dokumentų bendrinimo funkcija leidžia keliems naudotojams redaguoti tą patį dokumentą, Stebėkite ir priimkite pasiūlymus bei peržiūrėkite pakeitimus, sinchronizuotus realiuoju laiku, kad gautumėte naujausią informaciją versija. Be to, tai leidžia redaktoriams pridėti komentarų ir pasiūlymų realiuoju laiku.
SUSIJĘS: Kaip suteikti ir apriboti leidimus „Google“ dokumentuose
Kaip dokumento savininkas, galite koreguoti redagavimo teises pagal savo poreikius. Galite pridėti žmonių, pvz., redaktorių arba žiūrinčiųjų, naudodami jų el. pašto adresus. Taip pat galite nustatyti dokumentą kaip „Tik peržiūrėti“ arba „Apribota“, kad jį galėtų pasiekti tik žmonės, turintys el. pašto ID iš to paties domeno. Be to, galite valdyti, kas gali bendrinti jūsų dokumentą su kitais komandos nariais.
Tačiau dauguma žmonių, naudodami „Google“ dokumentus, susiduria su viena problema. Vartotojai nežino apie kvietimų ir nuorodų bendrinimo parinktis „Google“ dokumentuose. Gavėjas gali atsisiųsti, redaguoti ir el. paštu gauti gautą dokumentą, jei nežino, kaip bendradarbiauti „Google“ dokumentuose. Todėl, jei jie tai naudoja pirmą kartą, gali tekti juos šiek tiek mokyti.
Suvokimas suteikia jums visišką dokumentų bendrinimo kontrolę. Su juo galite lengvai valdyti, kas gali redaguoti, peržiūrėti, komentuoti ar bendrinti jūsų sąvokos puslapius. Dokumentus galima bendrinti su vienu asmeniu arba visa komanda vienu metu.
Bendrindami grupę galite apriboti, kas turi prieigą prie dokumentų, nesvarbu, ar visa komanda, ar tik keli nariai iš visos grupės. Pavyzdžiui, galite įtraukti redaktoriaus pavaduotojus į vieną grupę ir vienu paspaudimu suteikti jiems redagavimo prieigą prie konfidencialios informacijos. Arba galite suteikti redagavimo prieigą keliems redaktoriams, vis tiek bendrindami dokumentą su visa redagavimo grupe.
SUSIJĘS: Pagrindiniai patarimai ir gudrybės, kaip pradėti naudotis sąvoka
Kairėje šoninėje juostoje „Notion“ saugo jūsų privačius ir bendrinamus puslapius. Dėl to galite greitai nuvilkti puslapius iš vienos skilties į kitą, nustatydami prieigos teises, kad jos atitiktų tuos, kurie jau nustatyti privataus puslapio skiltyje. Tie patys prieigos leidimai taikomi įdėjimo puslapiams, tačiau vėliau galėsite juos pakeisti, jei reikia.
Be to, administratorius turi teisę pakeisti jau bendrinamo dokumento dokumento leidimus keliems nariams iš pakviestos grupės arba pašalinti kam nors iš prieigos prie jo. Jei sujaukėte redagavimo leidimus, tereikia paspausti Atkurti. Taigi „Notion“ yra geras pasirinkimas mažoms komandoms, turinčioms tokią dokumentų dalijimosi kontrolę.
„Notion“ integruojamas su „Slack“, „Google“ disku, „Trello“, „Mailchimp“ ir daugeliu kitų paslaugų, kad būtų lengva dalytis dokumentais. Nemokamas planas turi apribojimų, pavyzdžiui, svečių, kuriuos galite pakviesti, skaičius ir istorijos stebėjimas. Norėdami gauti maksimalią naudą, apsvarstykite galimybę atnaujinti mokamą planą. Patikrinkite Sąvokos kainodaros puslapis daugiau detalių.
„Zoho Writer“ taip pat leidžia vartotojams sklandžiai bendrinti dokumentus bendradarbiauti, panašiai kaip „Google“ dokumentai. Labai paprasta dalytis dokumentais su savo komanda, kad jie peržiūrėtų, ir leisti jiems komentuoti failus realiuoju laiku. Kai paliekate savo pasiūlymus komentaruose, jūsų komanda žino, ką redaguoti, ir gali greitai imtis veiksmų.
Jūs netgi galite kalbėtis apie savo pažangą dirbdami. Kaip dokumento savininkas, galite įjungti pakeitimų sekimo jungiklį, kad kiekvienas dokumento pakeitimas nuo šiol būtų lengvai patikrintas iš naujo. Be to, naudodami „Zoho Writer“ taip pat galite bendrinti dokumentus iš išorės su klientais, kurių nėra jūsų darbo vietoje.
Dokumentai saugomi gerai sutvarkytoje debesų bibliotekoje, juos galima greitai ieškoti ir gauti. Be to, galite lengvai integruoti „Zoho Writer“ su tokiomis programomis kaip „Google“ diskas, „Dropbox“, „Evernote“ ir „Zoho Mail“. Be to, „Zoho Writer“ turi profesionalią sąsają ir neturi staigios mokymosi kreivės. Taigi, jums nebus sunku prie to priprasti.
SUSIJĘS: Zoho Writer vs. „Google“ dokumentai ir „Microsoft Word Online“: ar laikas pereiti?
Kalbant apie kainas, „Zoho Writer“ gali laisvai naudoti asmenys. Tačiau norėdami mėgautis papildomomis privilegijomis, pvz., papildomos vietos ar slaptažodžio apsauga, turėsite pasirinkti mokamus planus. Patikrink Zoho Docs kainų puslapis daugiau detalių.
Keletas patogių funkcijų, kuriomis galite mėgautis naudodami „Zoho Writer“, yra šios:
- Dokumentų išsaugojimas realiuoju laiku.
- Skelbtini duomenys.
- AI varomas rašymo asistentas.
- Straipsnių planavimas arba tiesioginis publikavimas „WordPress“.
- Veikia ir neprisijungus.
„ClickUp Docs“ yra dar vienas labai efektyvus įrankis dalytis dokumentais nuotoliniu būdu. Naudodami nuostabią bendradarbiavimo sąsają, pilną funkcijų, visi darbo erdvės nariai gali vienu metu bendradarbiauti, redaguoti ir atlikti užduotis.
Tai leidžia bendrai redaguoti „Google“ dokumentų stiliumi. Galite matyti, kad žymeklis juda, kai kas nors redaguoja dokumentą, o jo vardas rodomas virš žymeklio. Spustelėję geltoną žiūrono piktogramą taip pat galite pamatyti, kas žiūri jūsų darbą.
Be to, realaus laiko pakeitimai sinchronizuojami visuose įrenginiuose, kad kiekvienas komandos narys galėtų pasiekti naujausią dokumento versiją. Bendrindami dokumentus su savo komanda galėsite lanksčiai išlaikyti kai kuriuos dokumentus privačius, o kitus pasiekti visi.
Be to, apsaugodami savo dokumentus galite neleisti konkretiems komandos nariams pasiekti šių dokumentų neprašant jūsų leidimo. Įdėjimas yra dar viena unikali „ClickUp“ funkcija. Tai leidžia sugrupuoti puslapius dokumente, o naudodami funkciją Ryšiai galite susieti susijusius puslapius dokumente.
Taip pat galite importuoti savo darbus iš kitų programų, įskaitant Evernote, Google Docs ir net Microsoft Word dokumentus. Jei ieškote labai jautraus bendradarbiavimo su dokumentais įrankio, turėtumėte išbandyti ClickUp.
„Dropbox Paper“ platforma yra dar viena pažangi dokumentų bendradarbiavimo parinktis, prieinama nuotolinėms komandoms. Su juo galite sklandžiai bendrinti dokumentus su komandos nariais ir suteikti jiems prieigą prie dokumento per el. pašto adresus.
Vos keliais spustelėjimais priskirdami užduotis savo komandos nariams ir akimirksniu sukūrę terminą šalia jo, visi sužinos apie tai. Be to, galite planuoti savo susitikimus susiedami kalendoriaus įvykius bendrame dokumente.
SUSIJĘS: Išbandykite šias geriausias „Dropbox“ popieriaus savybes
Kaip bendradarbis galite greitai sužinoti, kurios užduotys jums buvo priskirtos pagal dokumentą arba kiekvienam dokumentui, ir naršyti po kitiems priskirtas ir jau atliktas užduotis. Be to, priešingai nei „Google“ dokumentai, „Dropbox Paper“ palaiko daugialypės terpės failų bendrinimą, todėl bendradarbiavimas tampa patrauklesnis.
Be to, „Dropbox Paper“ leidžia importuoti „Microsoft Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ dokumentus ir susieti „Google“ dokumentų, skaičiuoklių ir skaidrių dokumentus. Taigi, jei savo komandai ieškote daug funkcijų turinčio bendradarbiavimo įrankio, išbandykite „Dropbox Paper“.
Perkelkite savo bendradarbiavimą dokumentų srityje į kitą lygį
Dokumentų bendradarbiavimas gyvuoja dešimtmečius. Išbandykite sąraše esančius įrankius, kad bendradarbiavimas dokumentuose su savo komanda pakiltų į kitą lygį. Norėdami nustatyti, kuris įrankis yra geriausias komandai, turite jį valdyti ir pasirinkti sprendimą, kuris atitinka komandos reikalavimus.
Ar turite komandos narių įvairiose pasaulio vietose? Surengti svarbų susitikimą neabejotinai būtų iššūkis, jei nežinotumėte laiko juostos. Jei taip, turėtumėte patikrinti laiko juostų keitiklius, kad palengvintumėte darbą.
Ar jums reikia dirbti su žmonėmis iš kitos laiko juostos? Norėdami laiku bendradarbiauti, naudokite laiko juostų keitimo įrankius.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Bendradarbiavimo įrankiai
- Skaitmeninis dokumentas
- Užduočių valdymas
- Nuotolinis darbas
Shan Abdul yra baigęs inžineriją. Baigęs studijas ir MS, jis pradėjo savo karjerą kaip laisvai samdomas rašytojas. Jis rašo apie įvairių įrankių ir programinės įrangos naudojimą, kad padėtų žmonėms būti produktyvesniems kaip studentams ar profesionalams. Laisvalaikiu jis mėgsta žiūrėti Youtube vaizdo įrašus apie produktyvumą.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Spauskite čia norėdami užsiprenumeruoti
