Jūs praleidote tiek daug laiko dirbdami tam tikrą užduotį. Vykdydami savo darbą lengviau atsikvėpate. Laikas ir pastangos buvo to verti. Jūs negalite būti labiau patenkintas rezultatu.
Tačiau jūsų geros nuotaikos momentas yra trumpalaikis, nes sužinosite, kad kažkas kitas jūsų komandoje ką tik baigė atlikti tą pačią užduotį. Dar blogiau, kai supranti, kad tavo komandos draugas taip pat atliko gerą darbą. Turite du puikius darbus, bet galite naudoti tik vieną. Vienam iš jų skirtas laikas, pastangos ir ištekliai yra visiškas švaistymas.
Kas yra persidengiančios užduotys?
Sutampančios užduotys yra užduotys, kurios vykdomos tuo pačiu metu arba nuosekliai. Paprastai jie įvyksta, jei prie vieno projekto dirba daugiau nei vienas asmuo ir sukuria kelias versijas, kai reikia tik vienos versijos.
Užduočių sutapimas nėra išskirtinis; tai taip pat pasitaiko jūsų tvarkaraščiuose. Vienu metu galite nustatyti du skirtingus susitikimus. Ir, deja, jūs negalite pasidalyti į dvi dalis, kad būtumėte skirtingose vietose vienu metu. Taigi, jūs turite atsisakyti vieno iš susitikimų.
Kodėl užduotys sutampa?
Pagal numatytuosius nustatymus užduotys nesutampa. Jūsų operacijose yra spragų, kurios leidžia nepastebėti dubliavimo. Ir kol jos nebus išspręstos, užduotys ir toliau persidengs, todėl bus švaistomi ištekliai.
Pažvelkime į keletą priežasčių, kodėl užduotys sutampa.
1. Neefektyvi darbo eiga
Kaip paskirstote užduotis komandos nariams? Jei neturite tinkamos užduočių delegavimo struktūros, yra tikimybė, kad tą pačią užduotį paskirsite keliems asmenims.
Ratas tęsiasi, jei komandos draugai pasirenka užduotis, kurias nori atlikti, nepatikrindami, ar kažkas kitas jau dirba su tuo pačiu projektu.
2. Komandos bendradarbiavimo trūkumas
Kaip komandos lyderis, jūs esate atsakingi už komandinės dvasios ugdymą savo komandoje, kad nariai galėtų bendradarbiauti siekdami bendro tikslo.
Bendradarbiavimo trūkumas sukuria pilkąsias zonas. Keli žmonės gali savarankiškai atlikti vieną užduotį, to nežinodami. Net kai jie bendradarbiauja atlikdami nuoseklias užduotis, jie daro tai, ką nori, nesitardami su kitais komandos draugais.
3. Darbo perkrova
Efektyvumas ir darbo perkrova nėra gerai derinami. Jei norite, kad darbuotojai duotų jums viską, ką gali, neskirkite jiems per daug darbo.
Kada nuovargis apima nuo per didelio darbo krūvio, darbo eiga linkusi keistis. Užuot atlikę reikiamą procesą, kad įsitikintų, jog jie nedubliuoja užduoties, jie tęsia kitą galimą užduotį.
5 geriausi patarimai, kaip valdyti persidengiančias užduotis
Produktyvi komanda yra efektyvus valdymas. Galite turėti šimtus darbuotojų ir vis tiek būti neproduktyvūs, jei jų tinkamai nekoordinuosite. Sutampančios užduotys gali pakenkti jūsų produktyvumui, jei jos nebus pažymėtos.
Pažiūrėkime, kaip tai padaryti.
1. Būkite atviri apie užduotis
Viena iš pagrindinių stipriausių komandų darbo vietoje vertybių yra skaidrumas. Jei pakankamai pasitikite savo komandos nariais, kad galėtumėte dirbti su jais, turėtumėte būti atviri apie darbus, kuriuos jie turi atlikti.
Kiekvienas darbuotojas turi turėti informaciją apie darbą. Padėjus visas kortas ant stalo jie informuojami apie atliekamas užduotis ir su kuo dirba. Kai yra žinių apie darbą disbalansas, komandos draugai gali dirbti tas pačias užduotis to nežinodami.
Žmonės gali greičiau atlikti užduotis, kai apie jas iš anksto žino. Kai bus žinių pusiausvyra, užduočių persidengimui vietos bus mažai arba visai nebus.
2. Išmatuokite pažangą
Kas gali būti geresnis būdas sužinoti, kaip darbuotojai atlieka užduotis, nei įvertinti jų pažangą? Jei deleguojate užduotis ir išeinate, nenustebkite, jei jos nebus įvykdytos laiku arba efektyviai.
Patikrinę, kaip vyksta darbas, galite pamatyti, kada užduotys dubliuojamos. Pakankamai anksti aptikę atleidimą, galite jį sustabdyti, kol tam neeikvojama laiko ir išteklių.
Rankiniu būdu sekti darbuotojų veiklą yra sudėtinga. Turite atsisakyti savo pareigų ir atidžiai stebėti kiekvieną jų žingsnį. Tačiau darbo eigos įrankių dėka galite automatizuoti procesą. Kiekviename taške galite matyti, kaip jūsų komandos nariai atlieka savo užduotis. Įrankiai kaip Asana padeda padidinti jūsų produktyvumą ir užkirsti kelią užduočių persidengimui.
3. Ugdykite efektyvų bendravimą
Veiksminga komunikacija užtikrina, kad pranešimai būtų perduodami aiškiai, be triukšmo trukdžių, galinčių pakeisti reikšmes.
Užduočių sutapimas dažnai atsiranda dėl informacijos trūkumo arba nesusikalbėjimo. Kai darbuotojai aiškiai nesupranta jiems duotų nurodymų, jie dirba pagal tai, ką, jų manymu, turėtų daryti.
Veiksmingo bendravimo ugdymas – tai ne tik ištarti ar parašyti žodžiai. Tai taip pat reiškia aprūpinimą tinkamas bendravimo priemones. Darbo instrukcijos turi būti perduodamos komandai greitai ir nedelsdamos. Atsiradus naujiems pokyčiams, būtinai nedelsdami apie tai praneškite komandos nariams.
4. Paskirti projekto vadovus
Priklausomai nuo jūsų komandos dydžio, jums gali prireikti papildomų rankų, padedančių prižiūrėti užduotis.
Neįmanoma stebėti visų, jei jūsų komanda yra didelė. Jums reikės projektų vadovų, kad galėtumėte bendrauti su savo darbuotojais individualiu lygiu. Projekto vadovas yra visiškai pasinėręs į užduotis, atkreipia dėmesį į tai, kas veikia, o kas ne.
Jei kas nors turi klausimų apie savo užduotis, jie gali lengvai paklausti vadovo. Projekto vadovui sunku dubliuoti užduotis, nes jie žino visus projekto aspektus.
5. Automatizuoti darbo eigą
Užduotys lengviau sutampa, kai jos tvarkomos rankiniu būdu. Kad ir kaip atsargiai stengtumėtės priskirdami ir tvarkydami užduotis, kad išvengtumėte dubliavimo, viskas gali praslysti.
Užduočių delegavimo automatizavimo įrankių naudojimas užtikrina, kad nė viena užduotis nebus atlikta du kartus. Kai komandos narys ją atlieka, darbas išbraukiamas iš sąrašo.
Automatizavimas taip pat veiksmingas atliekant nuoseklias užduotis. Sistema sukonfigūruota taip, kad ankstesnė užduotis būtų atlikta prieš pereinant prie kitos.
Įsidėmėkite visas pastangas
Užduočių sutapimo pasekmės yra ilgalaikės. Laikas ir ištekliai, skirti dviguboms pastangoms, iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti nereikšmingi. Tačiau sukūrę laikui bėgant suprasite, kad praradote tiek daug.
Jei du žmonės puikiai atlieka dvi užduoties versijas, kai reikia tik vienos versijos, nė viena versija nepagerėja. Kitas žmogus galėjo visas tas pastangas įdėti į kitokią veiklą, kad padovanotų jums du puikius darbus, kurie būtų naudingi.
Norite būti zonoje ir pagerinti savo produktyvumą? Štai kaip panaudoti srauto teoriją, kad pagerintumėte savo įsitraukimą ir malonumą.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Darbas ir karjera
- Užduočių valdymas
- Patarimai darbo vietoje
- Laiko planavimas
Chrisas Odogwu yra įsipareigojęs perteikti žinias savo raštu. Aistringas rašytojas, jis atviras bendradarbiavimui, tinklų kūrimui ir kitoms verslo galimybėms. Jis yra įgijęs masinės komunikacijos magistro laipsnį (viešųjų ryšių ir reklamos specialybė) ir masinės komunikacijos bakalauro laipsnį.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
