Daugelis organizacijų naudojasi „Google Workspace“ kaip bendradarbiavimo biuro rinkiniu. Tačiau jie nežino, kad tos pačios programėlės gali būti naudingos ir projektų valdymui.
Naudodami „Google Workspace“ programas galite išnaudoti visas jų galimybes ir nereikės įtraukti papildomų projektų valdymo įrankių. Šiame straipsnyje bus paaiškinta, kaip visapusiškai panaudoti „Google Workspace“ programas projektams valdyti.
1. Projekto užduotys Bendradarbiavimas ir sekimas
Dauguma projektų reikalauja bendradarbiavimo tarp komandos draugų. Net jei prie projekto dirba paskirstyta komanda, debesies pagrindu „Google Workspace“ programos gali padėti jums lengvai bendradarbiauti. Naudodami Skaičiuokles galite planuoti projektą ir kurti Ganto diagramas, kad galėtumėte valdyti užduotis ir terminus.
Komandos nariai turi reguliariai atnaujinti savo pažangą skaičiuoklėje. Taigi lape visada yra naujausia informacija. Jis taip pat gali veikti kaip komandos užduočių ar laiko stebėjimo įrankis.
Naudodami „Google“ kalendorių sužinokite apie nemokamas ir užimtas valandas kiekvienam komandos nariui. Bendrinkite pastabas su komandos draugais ir būkite tvarkingi naudodami a
darbų sąrašas yra įmanoma naudojant „Google Keep“.2. Lengvas komandos bendravimas
Savaime suprantama, kad „Gmail“ yra vienas geriausių el. pašto paslaugų teikėjų pasaulyje. Jei naudojate „Google Workspace“, jums nereikės du kartus galvoti, kaip užtikrinti lankstų ir aiškų komandos narių bendravimą. „Gmail“ yra tam, kad palengvintų sklandų komandos bendravimą.
Galite sukurti el. pašto adresų sąrašą „Grupės“ ir į tą grupę įtraukti visus komandos narius. Tada galite naudoti tik vieną el. pašto adresą, norėdami dalytis informacija, ištekliais ir naujiniais su visa komanda.
Žmonės, dirbantys su keliais projektais vienu metu, gali pažymėti el. laiškus, susijusius su skirtingais projektais. Taigi el. laiškai su skirtingomis etiketėmis bus saugomi atskiruose aplankuose. Taip pat galite pažymėti žvaigždute svarbius el. laiškus, kad juos greitai rastumėte.
3. Jūsų komandos išteklių planavimas projektui
Projektų vadovams dažnai būna sunku priskirti ir suplanuoti užduotis komandos nariams naujam projektui, kol kiti projektai vyksta. Jei jie naudojasi „Google Workspace“, Kalendoriaus programa gali pasiūlyti paprastą šios problemos sprendimą.
Komandos nariai gali pažymėti savo užduotis ir tvarkaraščius bendrame kalendoriuje. Taigi visi žinos, kas iki kurios datos yra užimtas ir pagal tai paskirs naujas užduotis. Komandos gali jį naudoti norėdami stebėti terminus ir etapus bei gauti priminimus.
Galite sukurti atskirus komandos kalendorius atostogoms, susitikimams ir treniruotėms stebėti.
4. Bendrinkite ir saugokite skaitmeninius duomenis
Šiuolaikiniams projektams reikalinga saugi failų ir dokumentų, kuriuose yra svarbių duomenų, saugykla. Tuo pačiu metu projekto nariai turėtų turėti prieigą prie jų 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę. „Google“ disko programa skirta visiems su projektu susijusiems failams, dokumentams, vaizdams ir vaizdo įrašams saugoti.
Ši debesyje veikianti failų saugojimo programa gali saugiai saugoti jūsų failus. Jei atliksite kokių nors failų pakeitimų, jie bus sinchronizuojami akimirksniu. Taigi bet kuris kitas komandos narys gali pasiekti atnaujintą turinį.
„Google“ disko bendrinimo ir prieigos valdikliai palengvina bendradarbiavimą. Pavyzdžiui, galite bendrinti failo kopijos juodraštį su klientu, kad jis būtų patvirtintas, turėdamas leidimą tik peržiūrėti dokumentą.
Be to, galite sukurti atskirus bendrus diskus skirtingoms projektų komandoms ir bendrinti juos su jomis, kad galėtumėte greitai pasiekti.
5. Kurti ataskaitas ir pristatymus
Ar ieškote įrankio, leidžiančio sukurti akį traukiančias ir aiškinančias ataskaitas? Ar norite į šias ataskaitas įtraukti įvairias diagramas ir grafikus? „Google“ skaičiuoklės yra jums skirta programa. Tai padeda bendrinti bet kokio tipo skaitinius duomenis tinkamiausiu stiliumi. Tai taip pat leidžia bendradarbiauti rengiant ataskaitą.
Pristatymas yra dar viena svarbi projektų dalis. The „Google“ skaidrės programa yra puikus „Google Workspace“ pristatymų kūrimo įrankis. Galite naudoti jį norėdami pasidalinti savo vizija, apibūdinti komandos veiklą ir vizualizuoti svarbius duomenis.
Dirbant nuotoliniu būdu, naudojant „Google Meet“ ekrano bendrinimo funkciją, vaizdo konferencijų metu taip pat galima bendrinti „Google“ skaidrių pristatymus.
6. Projekto priėmimas internete
Svetainės yra „Google Workspace“ programa, kurią naudodami kuriate aukštos kokybės svetaines be programavimo ar dizaino žinių. „Google“ svetaines galite naudoti projektui, įvykiui ar komandai.
Galite naudoti „Google“ svetaines kaip centrą, kuriame saugomi visi dokumentai, naujiniai, laiko juostos, kalendoriai ir pristatymai. Tai leis visiems komandos draugams pasiekti visą su projektu susijusią informaciją iš vienos vietos.
7. Komandos susitikimai ir pokalbiai
Komandos, dirbančios su projektu, turi palaikyti ryšį visą laiką. Be el. laiškų, jie gali naudoti „Google Workspace Chat“ tiesioginiams susirašinėjimo pranešimams ir vaizdo skambučių programą „Google Meet“ virtualiems susitikimams.
Be tiesioginių pranešimų siuntimo atskiriems nariams, „Google Chat“ taip pat palaiko grupinius pokalbius, kad komandos galėtų sklandžiai bendradarbiauti iš atokių vietų. Naudodami pokalbius taip pat galite bendrinti failus su kitais ir atlikti užduotį.
„Google Meet“ palaiko ir garso, ir vaizdo skambučius, todėl galite bet kada susisiekti su kolegomis. Visada galite dirbti su dokumentu greta dalyvaudami „Google Meet“ susitikime – tai pakelia bendradarbiavimą į kitą lygį.
Susitikimo metu taip pat galite naudoti „Keep“ programą užsirašyti ir rašyti protokolus. Galite lengvai bendrinti šiuos užrašus ir pridėti juos prie kitų dokumentų.
8. Dokumentų valdymas ir bendradarbiavimas
Su projektais dirbančios komandos turi tvarkyti daugybę dokumentų. Situacija tampa problemiška, kai jiems reikia bendradarbiauti rengiant tuos dokumentus. Neautomatinis dokumentų platinimas ir atskiras jų redagavimas gali trukdyti komandos veiklai ir sukelti projekto vėlavimą.
Susijęs: Priežastys, kodėl projektai vėluoja, ir kaip jų išvengti
„Google Workspace“ naudotojai gali išbandyti dokumentus ir skaičiuokles, kad galėtų tvarkyti dokumentus. Keli žmonės gali pasiekti šiuos dokumentus ir dirbti su jais vienu metu. Nesvarbu, kokius pakeitimus atliksite dokumentuose ir skaičiuoklėse, jie bus matomi realiuoju laiku.
Taip pat galima komentuoti ir pateikti atsiliepimų apie tuos pačius dokumentus. Naudodami versijų istorijos funkciją galite lengvai atsekti, kas ir kada atliko dokumentų pakeitimus.
Lengvas projektų valdymas naudojant „Google Workspace“.
Įmonės dažnai naudoja kelias programas ir įrankius įvairiems projekto aspektams valdyti. Jei jau naudojate „Google Workspace“ programas, jos taip pat gali padėti valdyti projektus.
Dabar, kai žinote, kaip naudoti programas su projektu susijusioms užduotims valdyti, projekto administravimas taps paprastesnis. Tačiau, be „Google“, yra ir kitų darbo vietos paslaugų teikėjų, kuriuos galbūt norėsite patikrinti.
„Microsoft“ ir „Google“ nėra vienintelės įmonės, teikiančios darbo vietų rinkinio įrangą. Štai keletas geriausių alternatyvų, kurias galite patikrinti!
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Google Apps
- Darbo sritis
- Projektų valdymas
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacinėje įmonėje, rašymo profesiją kaip etatinį perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besaikį žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
