Naudodami pašto sujungimą, galite suasmeninti masinius el. Laiškus ir laiškus naudodami vietos rezervavimo ženklus. Jums tereikia kontaktų duomenų bazės ir el. Laiškų ar laiškų jiems šablono.
Šiame straipsnyje mes parodysime, kaip sukurti „Microsoft Word“ pašto sujungimą naudojant „Excel“ duomenų bazę. Veiksmai imami iš „Microsoft Word“ ir „Excel 2016“, tačiau procesas yra tas pats visiems leidimams.
Kaip padaryti pašto sujungimą iš „Excel“
Pašto sujungimas naudoja duomenų bazės duomenų šaltinius ir įtraukia juos į atitinkamas vietos rezervavimo vietas, kad suasmenintų jūsų masinius el. Laiškus. Šios duomenų bazės gali būti bet kurios iš žemiau nurodyto sąrašo:
1. Atidaryk savo „Microsoft Excel“ skaičiuoklė.
2. Sukurkite rankinį kontaktų sąrašą Žodis naudojant pašto sujungimą.
3. Pasirinkite kontaktų duomenys iš „Microsoft Outlook“ programos.
Galite rinktis iš dviejų variantų rinkinių:
- „Gmail“ kontaktai suderinamame faile.
- „Microsoft SQL Server“.
„Microsoft Excel“ darbaknygių duomenų bazė yra geriausia, kai reikia naudoti „Word“ suliejimą. Pašto suliejimui naudosite „Excel“, kad sukurtumėte duomenų bazę, kurią „Word“ naudos vėliau.
Jei neturite „Excel“ failo su kontaktine informacija, galite tai naudoti „Excel“ failo pavyzdys bandomiesiems tikslams.
Norėdami išvengti masinių el. Laiškų ar laiškų prieštaravimų, turite pakoreguoti „Excel“ failą, kaip nurodyta toliau:
- Pirmoje eilutėje stulpelių antraštės turėtų būti tik nuo langelis A1. „Word“ šias stulpelių antraštes naudos kaip Sujungti laukus kai naudojate „Microsoft Word“ pašto sujungimą.
- Turėtumėte redaguoti stulpelių antraštes, kad jos atitiktų vietos rezervavimo ženklų pavadinimus, kuriuos naudosite el. Pašto ar laiško šablono dokumente.
- Turite įsitikinti, kad skaičiuoklės faile yra kontaktiniai duomenys kaip vienas įrašas kiekvienos eilutės šablone. Pavyzdžiui, dabartinėje mokymo programoje pateikiama kiekviena prieinama kliento kontaktinė informacija Jamesas Buttas yra prieinamas tarp langeliai A2 ir J2.
- Bet kurio kontakto skaitiniai duomenys, pvz., Pašto kodai, nuolaidų procentai, rida, valiuta ir kt., Turėtų būti atitinkamo numerio formato.
- Norėdami atlikti pakeitimus, pasirinkite langelį arba langelių diapazoną, kuriame yra skaitmenys.
- Viduje konors Pagrindinis skirtukas, per Kaspinas, spustelėkite išskleidžiama rodyklė be to Generolas.
- Atlikite visus papildymus prieš susiedami pašto suliejimo „Word“ dokumentą su „Excel“ duomenų bazės failu. Atlikę visus pakeitimus, sutaupyti „Excel“ failą.
- Jūsų kontaktų „Excel“ duomenų bazės failas turėtų būti jūsų kompiuterio vietinėje saugykloje.
- Įsitikinkite, kad visi duomenys yra pirmajame „Excel“ darbaknygės lape.
Kaip padaryti pašto susiliejimą „Word“
Sukūrę duomenų bazę „Excel“, turite atidaryti el. Pašto ar laiško šabloną, kurį norite siųsti daugeliui gavėjų. Atlikite toliau nurodytus veiksmus:
1. Ant Kaspinas, spustelėkite „Mailings“ skirtukas.
2. Viduje konors Paleiskite „Mail Merge“ grupę, turėsite spustelėti Paleiskite „Mail Merge“.
3. Matysite šešis pašto sujungimo dokumentų tipus. Spustelėkite Laiškai arba El. Pašto žinutės.
Susijęs: Kaip spausdinti etiketes su pašto suliejimu „Microsoft Word“ ir „Excel“
4. Ant Paleiskite „Mail Merge“ grupėje spustelėkite Pasirinkite gavėjai. Matysite parinktis, pvz., Įveskite naują sąrašą, Naudokite esamą sąrašą ir Pasirinkite iš „Outlook“ kontaktų.
5. Galite pasirinkti bet kurią iš pirmiau nurodytų trijų parinkčių, atsižvelgdami į tai, kaip norite susieti kontaktų sąrašą su šablono laišku. Šioje pamokoje pasirinkite Naudokite esamą sąrašą panaudoti „Excel“ duomenų bazę kurį sukūrėte ar atsisiuntėte anksčiau.
6. Ant Pasirinkite Duomenų šaltinis Dialogo lange raskite aplanką, kuriame yra „Excel“ duomenų bazės failas. Radę failą, pasirinkite jį ir spustelėkite Atviras įkelti duomenų bazę į „Word“ pašto sujungimą.
7. Pamatysite Pasirinkite lentelę dialogo langelis. Išeikite iš laukelio spustelėdami Gerai nedarant jokių pakeitimų dialogo lange.
8. Tai puiku! Sėkmingai susiejote šaltinio duomenis su „Word“ pašto suliejimo programa.
9. „Word“ automatiškai suderins duomenų bazės stulpelių antraštes su suliejimo lauko elementais. Norėdami užtikrinti tinkamą atitikimą, eikite į Rašyti ir įterpti laukų grupę ant „Mailings“ skirtukas iš Kaspinas ir tada spustelėkite Rungtynių laukai.
10. Rungtynių laukai pasirodys dialogo langelis. Kairiajame šoniniame stulpelyje pamatysite sujungimo lauko elementus. Dešinėje pusėje rasite atitinkamus duomenis iš susietos „Excel“ duomenų bazės.
11. Tai bus tas pats, jei naudosite kitus šaltinio duomenis, pvz., „Outlook“ kontaktus, arba eksportuosite kontaktus iš „Gmail“. Patikrinkite, ar nėra neatitikimų, slinkdami sąrašą. Spustelėkite Gerai Uždaryti.
12. Ant šablono raidės užveskite žymeklį prieš pirmąją raidę ir paspauskite Įveskite kelis kartus, kad virš raidės turinio liktų šiek tiek vietos.
13. Užveskite žymeklį ant dokumento viršaus ir spustelėkite Adreso blokavimas viduje konors Rašyti ir įterpti laukų grupę ant „Mailings“ skirtukas iš Kaspinas.
14. Kairėje Įterpti adreso bloką dialogo lange galite pasirinkti pavadinimą, įmonės pavadinimą, adresą, šalį ir pan., formatavimo parinktis. Dešinėje pusėje pamatysite adreso bloko peržiūrą.
15. Galite naudoti Rungtynių laukai parinktys, kaip pašalinti bet kokius įvesties duomenų neatitikimus. Spustelėkite Gerai Pridėti „AddressBlock“ ševronų viduje.
16. Tada spustelėkite Sveikinimo linija viduje konors Rašyti ir įterpti laukus grupė po „AddressBlock“, suteikiant jam tarpą tarp eilučių.
17. The Įterpti sveikinimo eilutę pasirodys dialogo langas. Galite atlikti pakeitimus norėdami, tada spustelėkite Gerai. The Sveikinimo linija per ševronus pasirodys laiške.
18. Galite spustelėti Peržiūrėti rezultatus komandą Kaspinas norėdamas pamatyti, kaip atrodo laiškas.
19. Be to, galite pridėti pasirinktinius sujungimo laukus „AddressBlock“ ir Sveikinimo linija. Tarkime, kad norite pridėti Transporto priemonės markė ir modelis laiško kūne.
20. Norėdami tai padaryti, atidarykite „Excel“ duomenų bazės failą, susietą su pašto sujungimu, ir pridėkite Transporto priemonės markė ir modelis stulpelio antraštė. Įveskite transporto priemonės duomenis ir sutaupyti „Excel“ failą.
21. Dabar eikite į pašto suliejimo „Word“ dokumentą ir pakartokite keturi žingsniai, penkiir šeši.
22. Dabar pasirinkite bet kurį žodį ar kelis žodžius raidės turinyje ir spustelėkite Įterpti sujungimo lauką ant Rašyti ir įterpti laukų grupę.
23. Ant Įterpti sujungimo lauką langelį, pasirinkite Duomenų bazės laukaiir tada pasirinkite Transporto priemonės markė ir modelis. Spustelėkite Įdėti norėdami pridėti pasirinktinį sujungimo lauką.
24. Taip galite pridėti tiek kintamųjų vietos rezervuotojų, kiek norite pritaikyti kiekvieną išsiųstą laišką ar el. Laišką. „Microsoft Word“ pašto sujungimas automatiškai suderins duomenis su gavėjų vardais.
25. Ant Kaspinas, spustelėkite Baigti ir sujungti komandą ir tada pasirinkite Spausdinti dokumentus arba Siųsti el. Laiškus. Taip pat galite spustelėti Redaguoti atskirus dokumentus prieš siųsdami tikrinti el. laiškus ar laiškus.
Norėdami padidinti el. Pašto produktyvumą, naudokite „Mail Merge“
Dabar jūs žinote, kaip padaryti pašto sujungimą naudojant „Microsoft Word“ ir „Excel“. Norėdami greičiau išsiųsti pritaikytus el. Laiškus ir sukurti gerą ryšį su savo profesiniais ar asmeniniais kontaktais, naudokite pašto sujungimą. Toliau naudokite „Word“, kad jūsų profesinis ir asmeninis gyvenimas būtų lengvesnis nei anksčiau.
„Microsoft Word“ nebūtų įrankis be savo produktyvių savybių. Štai keletas funkcijų, kurios gali jums padėti kiekvieną dieną.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- El. Pašto patarimai
- Skaičiuoklės patarimai
- Microsoft word
- „Microsoft Excel“
- Pašto suliejimo
- „Microsoft Office“ patarimai
Tamalas yra laisvas rašytojas, dirbantis „MakeUseOf“. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultavimo įmonėje, jis prieš 3 metus rašymą priėmė kaip etatinę profesiją. Nerašydamas apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir žiūrėti „Netflix / Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kuriame rasite techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Dar vienas žingsnis…!
Prašome patvirtinti savo el. Pašto adresą el. Laiške, kurį jums ką tik išsiuntėme.
