Projekto valdymo ataskaitose pateikiama aukšto lygio apžvalga, kurioje lengvai suprantamu formatu pateikiami svarbūs su projektu susiję duomenys. Jie sutelkia dėmesį į įvairius projekto aspektus ir atskleidžia esamą būklę, galimas ar esamas problemas ir jų sprendimus.
Sužinokite apie populiariausius projektų ataskaitų tipus, kurie gali suteikti jūsų komandoms įžvalgų realiuoju laiku.
1. Projekto informacijos suvestinė / sveikata
Projekto informacijos suvestinė arba sveikatos ataskaita leidžia sužinoti, kaip sekasi projektui ir ką komanda gali padaryti, kad pagerintų našumą. Paprastai šią ataskaitą pateikiate klientui ar kitoms suinteresuotosioms šalims. Taigi jie gali vizualizuoti tokią informaciją kaip pažanga ir pelningumas.
Tai taip pat padeda nustatyti, ar projektas nevyksta, ir ką galite padaryti, kad jis grįžtų į vėžes.
Projekto informacijos suvestinės ataskaitoje turėtų būti pateiktas visas aplankas, įskaitant projekto būklę (projekto būsena žalia, geltona arba raudona spalva), tam tikro projekto eiga, projekto pelningumas, lyginant biudžetą ir kaina ir
projekto eiga pagal grafiką.2. Užduotys ir projekto būsena
Jei domitės projektų valdymu, tai yra labiausiai paplitęs ataskaitos tipas, kurį turite parengti. Šią ataskaitą gali tekti rengti kas savaitę arba kas mėnesį. Juo siekiama parodyti, kiek toli komanda nuėjo, kad pasiektų projekto tikslus.
Jei tokias ataskaitas reikia rengti reguliariai, geriau automatizuoti procesą, kad sutaupytumėte laiko ir pastangų. Ataskaitai pildyti galite naudoti užduočių valdymo įrankio duomenis.
Taip pat galite naudoti standartinį ataskaitos šabloną. Tai padės jums praleisti darbą kuriant būsenos ataskaitą kiekvieną kartą nuo nulio.
3. Išteklių ir įgūdžių prieinamumas
Išteklių prieinamumo ataskaitos yra būtinos kiekvienam projekto vadovui. Naudodami šią ataskaitą galite priskirti ir deleguoti užduotis tinkamam komandos nariui. Tai rodo, kuris komandos narys yra užsiėmęs ir kada.
Jei planuojate sudaryti tvarkaraštį naujam projektui arba ieškote žmogaus, kuriam nėra nieko užduočių delegavimas, patikrinkite, ar yra prieinamumo šioje ataskaitoje. Taip pat galite rasti narius, dirbančius visu pajėgumu, kuriems gali prireikti pagalbos.
Taigi galite užtikrinti tolygų užduočių paskirstymą, kad būtų didesnis efektyvumas ir greitesni rezultatai.
4. Projekto rizika
Kiekvienas projektas yra susijęs su tam tikra rizika. Todėl jūsų rizikos ataskaitoje turėtų būti nurodyta visa suvokiama ir reali rizika, susijusi su projektu. Šią ataskaitą gali tekti pateikti kartą per mėnesį.
Tačiau paskatinkite savo komandos draugus registruoti visas rizikas, apie kurias jie gali galvoti, realiuoju laiku. Tai padės jums gauti visus duomenis vienoje vietoje, kai turėsite sukurti ataskaitą.
Be visų rizikų sąrašo, jūsų ataskaitoje gali būti tik išsamios aukšto lygio rizikos ir santrauka, kaip planuojate valdyti žemo lygio riziką. Riziką galite įrašyti į skaičiuoklę, bet geriau pasitelkti projektų valdymo įrankį.
5. Biudžetas ir išlaidos
Turite sukurti įvairių tikslų biudžeto ataskaitą. Biudžeto ataskaita, kurią savo klientui sudarote projekto pabaigoje, yra labiausiai paplitusi. Be to, kai vykdomas projektas, išlaidų ataskaitą galite sukurti kelis kartus.
Tai padės komandai nustatyti, ar projekto išlaidos yra nekontroliuojamos. Tokiais atvejais išlaidas galite kontroliuoti iš karto ir nereikės stebėtis, jei pasibaigus projektui išlaidos viršys biudžeto ribą.
Biudžeto ir išlaidų ataskaitoje turėtų būti nurodytas numatomas kiekvienos užduoties ar projekto segmento biudžetas ir faktinės išlaidos. Įsitikinkite, kad visas išlaidas registruojate realiuoju laiku, kad išvengtumėte problemų sujungiant visas išlaidas kuriant ataskaitą.
6. Laiko sekimas
Daugelis klientų atlieka mokėjimus pagal laiką, praleistą projektui. Jiems privaloma generuoti laiko ataskaitas pasibaigus projektui. Ataskaita parodo, kiek laiko komandos nariai investavo į užduotis, susijusias su projektu.
Šioje ataskaitoje taip pat bus parodytas bendras laikas, praleistas kiekvienai užduočiai atlikti, ir laikas, kurį kiekvienas komandos narys skyrė. Be to, galite naudoti laiko stebėjimą, kad pagerintumėte komandos veiklą ir individualų produktyvumą.
Išanalizavę laiką, kurį komandos draugai skiria įvairioms užduotims, nesunkiai sužinosite, kas gali atlikti darbą efektyviau. Vėliau galite priskirti žmonėms užduotis, kurias jie gali atlikti greitai ir kokybiškai.
7. Klaidos ir problemos
Nors gali nepavykti projekto be jokių problemų ar klaidų, tikrai galite stengtis, kad jų skaičius būtų kuo mažesnis.
Parengę išsamią ataskaitą apie nustatytas klaidas ir problemas, galėsite greitai rasti šių problemų sprendimus, kad projektas būtų pristatytas laiku. Projekto trikties arba problemos ataskaitoje turėtų būti pateikta esminė informacija, pvz., problemos arba riktos numeris, identifikavimo data, iškelta problema, aprašymas, prioritetas, sprendimas ir riktos būsena.
Reguliarus tokių ataskaitų atnaujinimas projekto gyvavimo ciklo metu sumažinti blaškymąsi ir užkirsti kelią klientų nusivylimui. Tai taip pat išgelbės jus nuo projekto vėlavimo ir nuobaudų.
8. Dispersijos analizė
Nuokrypių ataskaita yra puikus būdas sužinoti, ar projektas eina teisingu keliu. Šioje ataskaitoje analizuojate ir lyginate skirtumą tarp įvertinimo ir įvairių projekto aspektų rezultatų. Šioje ataskaitoje naudokite standartinę metriką, kad įvertintumėte abu duomenis.
Ši ataskaita padės jums nustatyti, ar esate aplenkę planą, senka, ar laikotės grafiko. Ataskaitoje galite palyginti savo biudžetą, išteklius, apimtį ar tvarkaraštį.
Tačiau projektų vadovai dažniausiai pasirenka šią ataskaitą norėdami analizuoti projekto biudžetą, išlaidas ir darbo tendencijas. Tokių ataskaitų generavimo laikas kiekvienam projektui skiriasi. Nors klientams gali prireikti šios ataskaitos projekto pabaigoje, galbūt norėsite ją periodiškai kurti projekto gyvavimo ciklo metu, kad gautumėte geresnių įžvalgų.
Kurią ataskaitą norite sukurti toliau?
Dabar, kai žinote projektų ataskaitų tipus ir jų funkcijas, galite lengvai pasirinkti bet kurią pagal savo poreikius. Jei naudojate ataskaitų teikimo programą, ataskaitos kūrimas nebus sudėtingas ir neužims daug laiko.
Gerai tai, kad dauguma projektų valdymo platformų taip pat veikia kaip ataskaitų teikimo įrankiai.
Ataskaitų teikimo įrankiai supaprastina užbaigtų projektų ar vidinės komandos veiklos ataskaitų kūrimo procesą. Štai keletas geriausių, kuriuos galite naudoti!
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Darbas ir karjera
- Projektų valdymas
- Užduočių valdymas
- Planavimo įrankis
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacinėje įmonėje, rašymo profesiją kaip etatinį perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besaikį žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia