Jei esate projekto valdymo komandos dalis, produktyvumui nėra viršutinės ribos. Visada yra galimybių pagerinti savo efektyvumą.
Nors jums gali padėti įvairūs įrankiai, kiekvienas, dalyvaujantis projekte, turėtų laikytis tam tikrų metodų, kad tinkamai atliktų užduotį. Norėdami padidinti savo efektyvumą dirbdami su projektu, naudokite šią praktiką šiandien.
1. Planavimo etapas yra labai svarbus
Planavimas yra projekto valdymo pagrindas. Kruopščiai suplanuotas projektas ne tik užtikrins jo sėkmę. Tai taip pat patvirtins, kad kiekvienas komandos narys atlieka tinkamą užduotį tinkamu laiku.
Šiame etape apsvarstykite visus kliento reikalavimus, kad sukurtumėte konkrečius tikslus.
Tada apibūdinkite savo užduotis ir paskirstykite jas savo komandos draugams. Prieš skirdami užduotis komandos nariams, patikrinkite, ar jie patenkinti savo vaidmenimis.
Susijęs: Geriausios nemokamos užduočių planavimo programos
2. Efektyvi komunikacija
Tik tada, kai yra aiškus bendravimas tarp suinteresuotųjų šalių, galima dirbti visiškai efektyviai. Įsitikinkite, kad projekto nariai yra tame pačiame puslapyje su klientais ir jų komandos draugais.
Priklausomai nuo projekto reikalavimų, galite pasikliauti sinchronizuotu arba realiu laiku ryšiu. Nesvarbu, ar bendraujate žodžiu, ar neverbaliniu būdu, susirašinėjimas turi būti aiškus.
Bet koks nesusikalbėjimas gali pakenkti jūsų produktyvumui ir uždelsti projektą. Galite naudoti Laisvas už skaidrų ir dokumentuotą bendravimą.
3. Sukurkite žinių bazę
Net jei bendraujate tarp kolegų sklandžiai, keli komandos draugai, prašantys ko nors tos pačios informacijos, bus neproduktyvūs. Kad dalijimosi duomenimis procesas būtų lengvas, turėtumėte sukurti žinių bazę arba duomenų centrą tokiose programose kaip Bitrix24.
Surinkite visus reikiamus duomenis ir instrukcijas žinių bazėje ir pasiūlykite prieiti prie jos kiekvienam projekto nariui. Taip pat galite sukurti aiškinamuosius mokomuosius vaizdo įrašus, kad padėtumėte naujiems projekto nariams negaišdami laiko.
4. Projekto laiko valdymas ir biudžeto sudarymas
Laikas yra esminė projekto esmė. Dėl projekto vėlavimo galite prarasti vertingus ir ilgalaikius klientus. Todėl, norint užtikrinti visapusišką komandos efektyvumą, projekto pradžioje turėtumėte tinkamai numatyti laiką.
Naudoti Laiku programėlę, kad įrašytumėte laiką, per kurį turite atlikti kiekvieną etapą ir užduotį. Programa ne tik stebi efektyvumą ir produktyvumą, bet ir gali padėti jums pateikti sąskaitas faktūras klientams.
5. Padarykite projekto failus prieinamus
Kiekvienas projektas apima šimtų dokumentų ir dokumentų kūrimą ir dalijimąsi jais. Kai kuriems dokumentams taip pat reikia bendradarbiauti realiuoju laiku. Komandos narys, laukiantis leidimo pasiekti failą, tik prisidės prie vėlavimų ir neveiksmingumo.
Galite naudoti bet kokią turinio valdymo sistemą, pvz Microsoft SharePoint leidžia saugoti vienoje centrinėje saugykloje. Įsitikinkite, kad sistemoje yra tokių funkcijų kaip skirtingi leidimų lygiai, versijų kontrolė ir audito priemonė.
6. Pasiruoškite valdyti riziką
Nė vienas projektas nėra laisvas nuo galimos rizikos. Nepagrįstos problemos projekto viduryje gali sumažinti efektyvumą. Taigi, prieš pradedant dirbti su projektu, būtina atlikti rizikos įvertinimo procesą.
Su SWOT programa, galite nustatyti riziką ir suprasti žalą, kurią jie gali sukelti. Aptarkite su perėmėjais, kad surastumėte sprendimą, kaip valdyti riziką, jei ji atsiranda.
7. Dokumentuokite visus duomenis
Dokumentacija padeda padidinti komandos atskaitomybę ir efektyvumą. Dalyvavote Zoom susitikime? Išplatinkite posėdžio atmintinę raštu. Ar priėmėte sprendimą žodžiu? Įrašykite tai el. laiške ir išsiųskite visiems dalyvaujantiems.
Dokumentacija padeda išsiaiškinti iššūkius, su kuriais susiduria komanda projekto metu. Tai taip pat bus jūsų ateities projektų vadovas. Galite naudoti Asana užduočių komentavimo sistema, skirta sistemingai saugoti visą informaciją, susijusią su konkrečia užduotimi.
8. Išmintingai pasirinkite projekto komandą
Jūsų organizacijoje gali būti daug žmonių, tačiau jūs turite sutikti, kad ne visi jie tinka kiekvienam projektui. Įvairūs projektai reikalauja skirtingų įgūdžių ir patirties. Štai kodėl projektui tinkamų žmonių pasirinkimas padės jiems įdėti maksimalias pastangas.
Jei pasamdysite kūrybingą rašytoją techninio turinio rašymo projektui, jis negalės efektyviai dirbti net ir norėdamas. Pasirinkę tinkamą žmogų, įsitikinsite, kad galėsite panaudoti jo talentą.
9. Apdovanokite atliekančios komandos narį
Laiku pasiekus nedidelius etapus, visas projektas bus baigtas laiku. Tik motyvuota ir produktyvi komanda gali padėti jums pasiekti gaires ir projekto tikslus.
Nors kiekvienas gauna atlyginimą už savo darbą, atlygis ir įvertinimas tikrai gali įkvėpti žmogų dirbti geriau. Apdovanodami komandos narius pasiekus etapą, ne tik gavėjas bus motyvuotas, bet ir kiti komandos nariai sunkiai dirbs, kad kitą kartą pelnytų atlygį.
10. Būkite atviri atsiliepimams ir pasiūlymams
Konstruktyvūs komandos draugų atsiliepimai gali padėti nustatyti silpnąsias vietas, kurių nežinote. Jei rimtai ketinate pagerinti savo produktyvumą, turite pozityviai vertinti kritiką ir pasiūlymus. Įvairių žmonių atsiliepimai padės jums tobulėti.
Norint diskretiškai rinkti atsiliepimus, verta sukurti anoniminę apklausos formą. Galite nemokamai sudaryti apklausos formą „Google“ formos ir paskirstyti jos nuorodą tarp kolegų. Jie gali dalytis atsiliepimais ir pasiūlymais neatskleisdami savo tapatybės.
Susijęs: „Google“ formos vs. „Microsoft“ formos: kurią iš jų turėtumėte naudoti?
Projektų valdymo užduočių automatizavimas gali padidinti efektyvumą. Galite naudoti bet kokius rinkoje esančius projektų valdymo įrankius. Prieš pasirinkdami, įsitikinkite, kad programa gali atitikti jūsų projekto reikalavimus.
Pavyzdžiui, jei jūsų komanda kuria programinę įrangą, galbūt norėsite ieškoti palaikančių įrankių judrus projektų valdymas. Šiomis dienomis dauguma projektų reikalauja, kad būtumėte pasiekiami kelyje. Taigi projektui pasirinkti įrankiai turi turėti mobiliąją versiją.
12. Žinokite savo produktyvumą ir improvizuokite
Galiausiai turėtumėte nuolat stebėti savo produktyvumą, kad sužinotumėte savo trūkumus ir juos patobulintumėte. Naudojant patikimą užduočių valdymo įrankį, pvz Trello informuos apie atskirų užduočių eigą ir bendrą projektą.
Tuo pačiu metu programos gali parodyti atskirų narių efektyvumą, lyginant valandas, kurias jie praleidžia siekdami tikslo. Taip pat galima atlikti savęs vertinimą, siekiant išsiaiškinti sritis, kurias reikia tobulinti.
Efektyviai įvykdykite savo projektus
Dabar, kai žinote kai kuriuos geriausius efektyvumo didinimo metodus, jų įgyvendinimas turėtų parodyti didesnį produktyvumą. Šiuolaikiniai projektai reikalauja iš savo komandos narių maksimalaus efektyvumo.
Naudinga kurti nuolatinio mokymosi kultūrą, kad jūsų komanda būtų paruošta priimti būsimų projektų iššūkius. Suteikite savo komandos nariams vidinę žinių bazę arba internetinį projektų valdymo mokymąsi, kad gautumėte abipusės naudos.
Jei norite patobulinti įgūdžius ir išmokti ko nors naujo, čia yra aštuoni geriausi nemokami ir mokami internetiniai projektų valdymo kursai.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Projektų valdymas
- Produktyvumo patarimai
- GTD
Tamal yra laisvai samdoma MakeUseOf rašytoja. Įgijęs didelę patirtį technologijų, finansų ir verslo srityse procesus ankstesniame darbe IT konsultacinėje įmonėje, rašymo profesiją kaip etatinį perėmė prieš 3 metus. Nors nerašo apie produktyvumą ir naujausias technologijų naujienas, jis mėgsta žaisti „Splinter Cell“ ir besaikį žiūrėti „Netflix“ / „Prime Video“.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
