Gerai žinoma, kad naudojant spalvas įvairiai informacijai žymėti pagerėja atminties išsaugojimas ir, savo ruožtu, produktyvumas. Galbūt naudojote spalvas, kad paryškintumėte pastabas mokykloje ar susitikimuose, arba naudojote spalvas diagramoms braižyti. Bet kuriuo atveju, yra priežastis, kodėl žmonės ja naudojasi.
Kai planuojate tvarkaraštį arba rezervuojate susitikimus, „Outlook“ kalendoriuje yra daug įrankių, padedančių jus organizuoti. Viena iš šių įrankių yra Kategorijų funkcija, leidžianti suskirstyti susitikimus pagal spalvą. Čia apžvelgsime, kaip efektyviai naudoti kategorijas „Outlook“.
Kaip nustatyti kategorijas „Outlook“ kalendoriuje
Yra du skirtingi būdai, kaip nustatyti kategorijas „Outlook“ kalendoriuje. Tai priklauso nuo to, ar naudojate žiniatinklio versiją, ar programą, bet abu sukuria tą patį rezultatą.
Programos versijai lengviausias būdas yra toks:
- Vienu paspaudimu spustelėkite susitikimą „Outlook“ kalendoriuje.
- Ant juostelės, Paskyrimas skirtukas turėtų atsidaryti.
- Spustelėkite Suskirstyti į kategorijas.
- Išskleidžiamajame meniu pasirinkite Visos kategorijos atidaryti Spalvų kategorijos langas.
- Pasirinkite Nauja norėdami sukurti naują kategoriją.
- Pavadinkite savo kategoriją ir pasirinkite norimą spalvą.
- Pakartokite tiek kategorijų, kiek norite, ir spustelėkite Gerai ant abiejų langų, kad jį pritaikytumėte.
Susijęs: Apsaugokite savo „Outlook“ el. paštą ir „Microsoft“ paskyras
Tada galite suskirstyti į kategorijas visus savo susitikimus spustelėdami jau esamus kalendoriaus įvykius ir pasirinkdami kategoriją iš tos pačios Suskirstyti į kategorijas išskleidžiamąjį meniu. Kai sukuriate naują susitikimą, Suskirstyti į kategorijas parinktis bus rodoma Naujas paskyrimas skydelis.
„Outlook“ kalendoriaus žiniatinklio versijai:
- Ekrano viršuje esančioje mėlynoje įrankių juostoje spustelėkite Cog piktograma, skirta Nustatymai.
- Paieškos juostoje įveskite „Kategorijos“ ir pasirinkite Kategorijos nuo rezultatų.
- Viduje konors Kategorijos nustatymų langą, spustelėkite Sukurti kategoriją.
- Pavadinkite savo kategoriją ir pasirinkite spalvą iš pasirinkimų ekrane.
- Pakartokite, jei reikia, ir spustelėkite Sutaupyti.
- Spustelėkite X norėdami išeiti iš nustatymų.
Tada galite spustelėti ir Redaguoti visi esami ar nauji susitikimai ir kur nurodyta Kalendorius šalia esantis spalvotas apskritimas, išskleidžiamajame meniu galite pasirinkti kategoriją. Galite ištrinti arba redaguoti kategorijas atlikdami tuos pačius veiksmus kiekvienai versijai ir tiesiog spustelėdami Redaguoti arba Ištrinti parinktys pagal poreikį.
Tinkamų spalvų pasirinkimas
Kaip minėta anksčiau, kalendoriaus skirstymas į kategorijas naudojant spalvas turi pranašumų. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai pažvelgti į ateinančios savaitės kalendorių ir greitai pamatysite, ko tikėtis. Jūs automatiškai sužinosite, kas vyksta, neperskaitę viso teksto ir patys jo neatskirdami.
Tyrimai parodė, kad spalvos turi įtakos mūsų elgesiui, emocijoms ir mokymuisi, o kai kurios spalvos yra geresnės nei kitos, kai kalbama apie produktyvumą. Šitie yra:
- Raudonos, oranžinės ir geltonos spalvos detalėms ir atminčiai atkurti.
- Žalieji, skirti susikaupti ir susikaupti.
- Violetinė kūrybai.
- Bliuzas raminančiam poveikiui.
Tačiau turėtumėte vengti naudoti spalvas, su kuriomis turite neigiamų asociacijų.
Susijęs: Sinchronizuokite „Microsoft Outlook“ su „Google“ kalendoriumi
Kaip efektyviai suskirstyti „Outlook“ kalendorių į kategorijas
Kai pildote „Outlook“ kalendorių, jūsų kategorijos turėtų suteikti pridėtinės vertės, o ne būti tik varnelės pratimas. Sumaniai skirstydami savo susitikimus į kategorijas, turėsite optimalų poveikį jūsų produktyvumui.
Pirma, kad būtų paprasta ir veiksminga, siekkite maždaug šešių atskirų kategorijų, kad jų nebūtų per daug. Jums gali prireikti daugiau, bet nepersistenkite.
Susijęs: Kaip gyventi savo užduočių valdymo kalendoriuje
Antra, tai turėtų būti aiškiai skirtingų tipų darbai. Tai skirsis priklausomai nuo jūsų darbo pareigų, bet gali atrodyti maždaug taip:
- Susitikimai
- Bendradarbiavimas ar projektinis darbas
- Kliento darbas
- Administracija
- Mokymai ir įgūdžiai
Žinoma, bus įvykių, kurie ne visada tiksliai tilps į kiekvieną etiketę, bet pasirinkite tą, kuris yra labiausiai suderintas. Darykite tai, kas jums prasminga, ir, jei pastebėsite, kad jo tikrai nenaudojate, ištrinkite.
Kalendoriaus kategorizavimo darbai
„Outlook“ kalendorius yra vienas iš svarbiausių įrankių, kuriuos naudosite per įprastą darbo savaitę. Jame saugomi visi jūsų susitikimai ir užduotys, kurias turite pasiekti, todėl prasminga išnaudoti visas jo galimybes.
Žaiskite su skirtingomis spalvomis ir kategorijų tipais ir laikykitės to. Jausitės labiau organizuoti ir galėsite geriau skaityti savo tvarkaraštį, o tai gali labai sutaupyti laiko tuo įtemptu laikotarpiu.
El. laiškų pristatymo atidėjimas gali padėti valdyti darbo krūvį ir tuo pat metu atlikti darbus.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Microsoft Outlook
- Kalendorius
- Spalvų schemos
- Microsoft Office patarimai
Shay yra „MakeUseOf“ laisvai samdomas rašytojas, turintis vadybos ir koučingo išsilavinimą. Produktyvumas yra Shay žaidimas, o prastovos metu jie mėgsta žaisti, žiūrėti dokumentinius filmus ir eiti pasivaikščioti.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
