Kaip pagerinti organizaciją naudojant minkštus terminus

Terminų laikymasis yra daugelio mūsų kasdienio gyvenimo dalis. Gali būti, kad turite atlikti kolegijos užduotį, turite atlikti projektą ar užpildyti mokesčių deklaraciją; bet kuriuo atveju, visi jie turi pabaigos datą, kurios siekiate.

Dažniausiai terminai suteikia spaudimą viską atlikti. Tačiau, jei norite tai panaudoti savo naudai ir geriau organizuoti savo laiką, švelnūs terminai gali būti apgauti.

Skirtumas tarp švelnių ir sunkių terminų

Dažniausiai mums nustatomi terminai; jūsų viršininkas ar mokytojas nurodo galutinio darbo pabaigos datą ir po šio laiko jūs negalite atlikti jokių pakeitimų. Tai sunkus terminas, ir sutariama, kad jo nesilaikant bus tam tikrų pasekmių.

Galų gale viskam reikia griežto termino, nes tai reiškia, kad viskas baigiama ir turi būti tam tikras momentas, kai darbas baigiasi. Jie suteikia jums aiškius jūsų vadovo lūkesčius ir suteikia jums autonomiją naudoti tą laikotarpį taip, kaip jums atrodo tinkama.

Žmonės patiria daugiau spaudimo, o terminai yra puikus būdas pasinaudoti šiuo reiškiniu. Todėl artėjant finišo datai žmonės paskutinėmis dienomis ar valandomis atliks daugiau darbo. Pavyzdžiui, jei užduotį turite pateikti per du mėnesius, mažai tikėtina, kad per pirmąjį mėnesį atliksite daug darbų.

Susijęs: Patarimai, kaip išvengti atidėliojimo ir laikytis terminų

Štai kodėl griežti terminai gali būti neproduktyvūs; be pakankamo spaudimo galite prarasti brangų laiką ir paskubomis užbaigti savo darbą paskutinę minutę, nepaisydami kitų pareigų. Tai taip pat gali sukelti stresą.

Kita vertus, nesudėtingi terminai nustatomi prieš griežtą terminą, darant prielaidą, kad užbaigsite savo projektą turėdami laiko. Pavyzdžiui, jei griežtas terminas yra po dviejų mėnesių, jūsų terminas gali būti prieš tris savaites.

Galite susikurti savo asmeninius terminus, o taikydami šį metodą suteiksite pakankamai jėgų, kad galėtumėte atlikti darbą be paskutinės minutės streso.

Minkštų terminų naudojimo pranašumai

Švelnaus termino nustatymas nereiškia, kad jis veiks automatiškai. Kad galėtumėte jomis pasinaudoti, turite tam įsipareigoti. Nėra prasmės juos nustatyti, jei ketinate į juos nekreipti dėmesio dėl griežto termino.

Tačiau jei tai daroma teisingai, asmeniniai terminai gali duoti daug naudos:

• Patobulintas laiko valdymas ir mažiau sugaišto laiko
• Daugiau atsakomybės už kitas savo pareigas
• Geriau organizuokite savo projektus
• Nuosavybės jausmas dėl jūsų laiko ir darbo
• Sukuria pasitikėjimą
• Greitesnis pasiekimas su laiku mąstyti kūrybiškai

Susijęs: Proto kartografavimo metodo panaudojimo būdai eksponentiniam produktyvumui gauti

Pasibaigus švelniam terminui, turite laiko atlikti pakeitimus ir daug laiko patikslinti savo darbą, kol jį reikia perduoti. Be to, turėsite lankstumo jį pateikti, kai būsite patenkinti rezultatu, ir pasirūpinsite bet kokiais kitais iškilusiais klausimais.

Kaip efektyviai nustatyti minkštus terminus

Taigi, kaip nustatyti švelnų terminą? Svarbiausia turėti omenyje realų laiką, kad žinotumėte, jog galėsite patikimai susitikti. Taip pat turite įsitikinti, kad jis nėra per arti griežto termino.

Idealus parametras nustatant švelnų terminą yra 25% laiko atėmimas iš griežto termino, tačiau tai gali skirtis priklausomai nuo jūsų suvaržymų. Kai kurie dalykai, kuriuos reikia apsvarstyti, yra šie:

• Jei turite kitų projektų ir koks yra jūsų kitas darbo krūvis
• Kaip toli yra sunkus terminas?
• Kokia jūsų saldi vieta produktyviam spaudimui
• Jei dirbate prie projekto kartu su kitais žmonėmis, kaip galite tai išspręsti?
• Koks didelis ar mažas jūsų projektas

Gavę šiuos atsakymus, galite nustatyti praktiškiausią asmeninę užbaigimo datą ir pradėti.

Kad užtikrintumėte, jog laikysitės savo asmeninio tikslo įrašo, turėtumėte išsiaiškinti, kaip jį valdysite. Trello yra ideali programa tam, nes ji naudoja paprastą plokštės išdėstymą, kurį galite manipuliuoti pagal savo poreikius.

Sukūrę „Trello“ darbo sritį, atidarykite Šoninė juosta ir po Jūsų lentos, spustelėkite Pliusas pasirašyti Sukurkite naują lentą. Tu gali pradėkite nuo šablono, bet tuščia lenta yra gerai.

Įvardiję ir sukūrę savo lentą, turėsite padalinti savo laiką nuo dabar iki nesudėtingo termino į savaites, sukurdami naujas sąrašas už kiekvieną savaitę turite:

1. Spustelėkite Pridėti kitą sąrašą
2. Pirmame sąraše, kur parašyta Įveskite sąrašo pavadinimą, tipo 1 savaitė
3. Pakartokite šiuos veiksmus, kiek savaičių turite savo tvarkaraštyje

Susijęs: Kūrybingi būdai, kaip visiškai pasinaudoti „Trello“ pranašumais

Dabar galite pradėti braižyti, kokius projekto aspektus užbaigsite kiekvieną savaitę. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Pridėti kortelę per savaitę, kurią norite, Įveskite šios kortelės pavadinimą ir spustelėkite Pridėti kortelę.

Suskirstykite kiekvieną savo projekto žingsnį, prie kurio turite dirbti. Pavyzdžiui, jei laikomasi trijų savaičių laiko, pradinė savaitė turėtų būti skirta planavimui ir kuriant idėjas, antrasis turėtų būti skirtas šiems planams ir projektams įgyvendinti, o trečiasis turėtų būti skirtas tikslus derinimas.

Jei norite visus savo darbus laikyti vienoje vietoje, galite įkelti failus į kiekvieną „Trello“ sukurtą kortelę spustelėdami norimą redaguoti kortelę ir pasirinkę Priedai. Taip pat galite sukurti Kontroliniai sąrašai ir pridėkite Datos, jei tai padeda.

Naudokite terminus savo naudai

Dabar jūs turite švelnų terminą, galite būti ramūs žinodami, kad darbas atliktas su laiku. Geriausia yra tai, kad dabar galite pasirinkti, ką daryti su šia papildoma erdve.

Naudodamiesi minkštais terminais, kaip įprasta praktika, galite geriau organizuoti savo darbą, o tuo atveju, jei per paskutines dienas ar valandas iškiltų kokių nors problemų, jūs jau esate aprūpinti.

Kaip sutvarkyti savo darbų sąrašus naudojant veiksmų elementus

Naudodami veiksmų elementus darbų sąrašuose, galite paversti sudėtingas užduotis lengvai pasiekiamomis ir padidinti projekto našumą.

Skaityti toliau

Apie autorių