6 geriausios dokumentų valdymo programinės įrangos verslui

Jei vis dar naudojate fizinius būdus saugoti failus ir popierių, prarasite daug. Fizinis failų saugojimas užima per daug vietos. Jums visada reikia spintelių, todėl tam tikro failo paieška ir stebėjimas yra gana sudėtinga.

Arba dokumentų valdymo programinė įranga leidžia lengvai valdyti neribotą skaičių failų. Be to, jie yra palyginti saugesni ir lankstesni, todėl keli komandos nariai gali lengviau dirbti kartu su vienu dokumentu.

Taigi, išsiaiškinkime, kokią dokumentų valdymo programinę įrangą galite naudoti savo failams tvarkyti.

1. „Bitrix24“

Tai saugi platforma asmeniniams ir bendradarbiavimo failams saugoti. Daugiau nei 5 milijonai vartotojų jais pasitiki visame pasaulyje ir naudoja šią programinę įrangą savo failams tvarkyti.

Jis siūlo tris skirtingus jūsų dokumentų saugojimo tipus:

• Mano pavara: Čia galite saugoti savo asmeninius failus.
• Grupinis važiavimas: Tai geriausia studentams ir smulkaus verslo komandai bendradarbiauti.
• Įmonės pavara: Tai geriausia įmonėms, kuriose dirba keli darbuotojai.

Be to, galite pasirinkti saugokite dokumentus debesyje arba vietos saugykla, priklausomai nuo jūsų poreikių. Ir naršykite kelis failus įvesdami jų pavadinimą arba trumpą jų aprašymą. Visi jie išsaugomi dokumentų bibliotekoje.

Taip pat galite pamėgti dokumentus, kad jie būtų greitai pasiekiami paieškos rezultatų viršuje. Šis įrankis taip pat leidžia jums pridėti komentarus prie dokumentų ir išsaugoti kelias dokumentų versijas su redagavimo istorija. Tai leidžia lengviau sekti pokyčius ateityje. Be to, galite redaguoti dokumentą naudodami įvairias programas.

Saugumo sumetimais „Bitrix24“ leidžia užrakinti dokumentą spustelėjus užrakto mygtuką. Tai daro dokumentą neprieinamą kitiems žmonėms. Programinė įranga turi ir nemokamas, ir mokamas versijas. Galite įsigyti vieną pagal savo poreikius.

2. „eFile“ kabinetas

Nesvarbu, ar esate studentas, ar mažas rangovas, ar turite didelę įmonę, kurioje dirba keli darbuotojai, galite naudoti šį įrankį savo duomenims ir failams laikyti ir tvarkyti. Tai leidžia ieškoti failų tiesiog įvedus jų pavadinimą paieškos juostoje.

Taip pat galite greitai pasiekti konkrečius failus, laikydami juos aplanke ir automatizuodami darbo eigą naudodami šią programinę įrangą, nes ji automatiškai įkelia įkeliamus dokumentus. Tai leidžia saugoti tiek vietoje, tiek debesyje.

Be to, jums nereikia jo taikyti visuose savo įrenginiuose. Naudodami žiniatinklio naršyklę galite pasiekti savo failus iš bet kurios pasaulio vietos. Tačiau saugumo tikslais duomenis gali pasiekti tik tam tikri žmonės, turintys slaptažodį. Leidimai darbuotojams suteikiami atsižvelgiant į jų pareigas.

Visi jūsų bendrinami failai yra užšifruoti ir turite juos peržiūrėti dviejų veiksnių autentifikavimas. Kad būtų patogiau, taip pat galite nustatyti IP arba vietos nustatymą.

Be to, jei esate įmonė ar individualus verslininkas, jums būtų malonu žinoti, kad ši programinė įranga taip pat leidžia pasirašyti sutartis. Norėdami palengvinti darbą, galite integruoti programinę įrangą su trečiųjų šalių programomis, pvz., „DocuSign“, „Salesforce“ ir „Microsoft Office“.

3. Google diskas

Su daugiau nei 1 milijardu aktyvių vartotojų kas mėnesį ir 6 milijonai mokamų vartotojų, „Google“ kol kas yra populiariausias failų saugojimo sprendimas. Žmonės jį naudoja asmeniniams, komandos ir įmonės failams saugoti.

Tai leidžia sklandžiai integruotis su debesų programomis. Be to, jis palaiko kelis formatus, todėl galite saugoti failą nekeisdami jo tipo, pavyzdžiui, PDF, „Word“ ir kt. Taip pat patogu ieškoti dokumentų „Google“ diske. Tiesiog įveskite pavadinimą ir štai!

Tai suteikia bendrą erdvę komandos nariams. Vis dėlto duomenys išlieka neprieinami pašaliniams asmenims dėl duomenų praradimo prevencijos (DLP) funkcijos.

Programinė įranga leidžia išsaugoti dokumentus ir juos kurti, peržiūrėti ir redaguoti. Be to, jei redaguosite tuos dokumentus naudodami šį įrankį, jis išsaugos atliktų pakeitimų istoriją. Tokiu būdu jums nereikia išsaugoti kelių failo versijų. Visi jie saugomi viename dokumente.

„Google“ diskas visiems naudotojams suteikia nemokamą iki 15 GB saugyklą. Jei jums reikia daugiau saugyklos vietos, turėsite gauti papildomą planą.

4. Susiliejimas

Tai dar vienas puikus debesų pagrindu sukurtas failų bendrinimo įrankis, leidžiantis saugoti ir tvarkyti failus. Baigėsi 130 000 vartotojų visame pasaulyje pasitiki šia platforma savo dokumentais ir failais.

Naudodami šią programinę įrangą, dokumentus galite tvarkyti dviem būdais:

• Puslapiai: Galite kurti ir redaguoti puslapius ir aptarti juos su savo darbuotojais.
• Tarpai: Čia saugomi visi jūsų puslapiai. Nesvarbu, ar jie skirti asmenims, komandos nariams ar kitiems projektams.

Šis įrankis siūlo išplėstines funkcijas, skirtas jūsų dokumentams ieškoti ir gauti, daugiau nei 75 pritaikomus šablonus ir komentavimo bei redagavimo funkcijas. Be to, jei kas nors komandoje priskiria užduotį kitam komandos nariui, jis bus informuotas apie laiku atliktus veiksmus.

Be to, galite valdyti dokumentų leidimus ir valdyti, kas gali juos pasiekti komandoje. Tai nemokama iki 10 vartotojų. Jei norite nieko aukščiau, turėsite nusipirkti jo aukščiausios kokybės versiją.

5. „SharePoint Online“

Su daugiau nei 190 milijonų žmonių turėdamas prieigą prie „SharePoint Online“ funkcijų, tai „Microsoft“ įrankis, leidžiantis tvarkyti dokumentus, komandas ir darbo eigą.

Galite ne tik saugoti failus, bet ir kurti bei redaguoti dokumentus naudodami šį įrankį ir naudoti jį bendradarbiaudami su keliais komandos nariais. Tai leidžia atnaujinti failų metaduomenis, įgalinant greitą paiešką.

Tokiu būdu, jei pamiršote failo pavadinimą arba turite kelis failus beveik tuo pačiu pavadinimu, dokumentą galite rasti tiesiog įvedę keletą žodžių, parašytų metaduomenyse. Įrankis taip pat galimas programoms mobiliesiems. Tačiau norėdami juo naudotis, turite gauti 5 USD per mėnesį prenumeratą.

6. Popieriaus žymeklis

Kita sąrašo dokumentų valdymo programinė įranga yra „Paper Tracer“. Jis skirtas mažoms, vidutinėms ir įmonių lygio įmonėms.

Tai padeda automatizuoti sutartis, skaitmeninti dokumentus ir sekti bei pranešti apie visus išsaugotus failus. Be to, jis atitinka HIPAA, o tai reiškia, kad jis atitinka saugumo įstatymus ir apsaugo nuo bet kokio duomenų nutekėjimo. Jame taip pat yra elektroninio parašo galimybė. Taigi, tai puiki priemonė sveikatos priežiūrai, teisinei ar bet kuriai įmonei, kuri užbaigia projektus pagal sutartį.

Programinė įranga siūlo visapusiškus darbo eigos sprendimus ir siūlo diegimą debesies pagrindu. Tai geras įrankis mažoms įmonėms, kuriose dirba iki 10 darbuotojų, ir vidutinėms įmonėms, kuriose dirba 100 ar daugiau darbuotojų.

Pasirinkite dokumentų valdymo programinę įrangą

Jei vis tiek saugote failus fiziškai ir išgyvenate visas problemas, laikas sustoti.

Sąraše yra daug programinės įrangos, kuri suteikia daug nemokamos saugyklos. Pradėkite nuo šių ir palengvinkite failų laikymą, tvarkymą ir tvarkymą, bendradarbiaujant daugeliui komandos narių.

10 geriausių vaizdo susitikimų transkribavimo į bendrinamus dokumentus įrankių

Perrašinėdami programas galite konvertuoti garso ir vaizdo failus į tekstą, kurį galite bendrinti. Čia yra keletas geriausių įrankių, kuriuos galite naudoti tam.

Skaityti toliau

Apie autorių