Kaip padaryti, kad „Outlook“ mažiau trikdytų šiuos greitus patarimus

Jei „Microsoft Outlook“ yra jūsų programa, skirta valdyti el. Laiškus ir kalendorių, galbūt manėte, kad kai kurios jos funkcijos gali būti gana blaškančios. Žinoma, „Outlook“ jau nustatyta, kad padėtų jums valdyti savo darbo krūvį, tačiau ji gali būti dar geresnė atlikus keletą paprastų pakeitimų.

Pažvelkime į keletą būdų, kaip pagerinti „Outlook“ veikimą.

1. Sukurkite gaunamų el. Laiškų taisykles

Kai gausite el. Laišką, jis automatiškai pateks į aplanką Gautieji. Tai gali būti sunku sekti, jei gausite kelis el. Laiškus iš daugybės skirtingų žmonių ir jie gali greitai prisijungti. „Outlook“ leidžia nustatyti gautųjų taisykles, kad gaunami el. Laiškai iš konkrečių žmonių būtų nukreipti tiesiai į poaplankį, kuris gali padėti jums sekti, kas ką siunčia. Norėdami sukurti naują taisyklę, atlikite šiuos veiksmus:

1. Eiti į Failas> Tvarkyti taisykles ir įspėjimus ir spustelėkite Nauja taisyklė. Atsidarys naujas langas su įvairiomis parinktimis.
2. Pagal 1 veiksmas: pasirinkite šabloną spustelėkite Perkelkite pranešimus iš asmens į aplanką.
instagram viewer
3. Tada, pagal 2 veiksmas: redaguokite taisyklės aprašą, norėdami pasirinkti, turite spustelėti hipersaitus žmonių ar viešos grupės el. laiškus norite nukreipti į nurodytą aplanką.
4. Spustelėkite Baigti taikyti taisyklę.

Oficialus „Microsoft“ vaizdo įrašas tai išsamiai iliustruoja.

Gautųjų taisyklės gali užkirsti kelią gautųjų užkimšimui. Be to, jei jums reikia sekti tam tikrus žmones ar svarbius darbo el. Laiškus, tai jau jums sutvarkyta.

Susijęs: Kaip sukurti parašą „Outlook“

2. Išjunkite el. Pašto pranešimus

Iki šiol galbūt pastebėjote „Outlook“ pranešimų garsą, kai gaunate el. Laišką. Taip pat galbūt pastebėjote geltoną voko piktogramą, kuri pasirodo užduočių juostos „Outlook“ piktogramoje. Tai gali būti naudinga, jei norite gauti pranešimą, tačiau gali sutrikti jūsų dėmesys, jei tie el. Laimei, „Outlook“ taip pat suteikia galimybę išjungti šiuos pranešimus.

Eiti į Failas> Parinktys> Paštas, ir po antrašte Laiško atvykimas, galite pasirinkti norimus išjungti pranešimus. Kai būsite patenkinti pasirinkimu, spustelėkite GERAI.

Susijęs: Kaip suplanuoti susitikimą „Microsoft Outlook“

3. Nustatykite kalendoriaus priminimus

Panašiai kaip el. Pašto pranešimai, „Outlook“ kalendorius nustatytas priminti jums apie susitikimus likus 15 minučių iki jų pradžios. Tai daroma rodant kitus susitikimus ir turite spustelėti Atsisakyti uždaryti langą.

Šie priminimai gali būti naudingi, jei jų reikia. Pavyzdžiui, jei gilinatės į savo darbą ir pasirodo priminimas, galite užbaigti tai, ką darote, ir pasiruošti susitikimui.

Tačiau, jei jums nereikia šios funkcijos, tai gali sugadinti jūsų srautą. Norėdami sustabdyti šiuos priminimus, eikite į Failas> Funkcijos> Išplėstinė, ir po Priminimai, panaikinkite žymėjimą Rodyti priminimus.

Arba taip pat galite eiti į Failas> Funkcijos> Kalendorius, ir po Kalendoriaus parinktys, pamatysite numatytųjų priminimų parinktį. Norėdami tai redaguoti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite laukelį šalia Numatytieji priminimai, todėl laukelyje yra varnelė
2. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite 0 minučių
3. Spustelėkite laukelį šalia Numatytieji priminimai vėl, todėl erkė dingsta; jei to nepadarysite, jūsų pasirinkimas nebus išsaugotas
4. Spustelėkite Gerai

Dabar galite tęsti savo darbą nepasirodę tų priminimų. Jei vis tiek norite kažkaip sekti savo svarbias užduotis, taip pat pažiūrėkite į „Microsoft To-Do“ pranašumus.

Susijęs: „Microsoft To Do“: išsamus pradedančiųjų vadovas

4. Spalvotas „Outlook“ kalendoriaus kodas

Nėra nieko blogo, jei „Outlook“ kalendoriaus susitikimus nuspalvinate viena spalva. Tačiau spalvų kodavimas gali padėti supaprastinti kalendorių ir lengviau gauti savo darbo dienos ar savaitės apžvalgą, nepatikrinus kiekvieno susitikimo ar susitikimo.

Pavyzdžiui, jei dirbate kelių skirtingų tipų darbus, įskaitant susitikimus savo įmonėje, susitikimus su išorinėmis įmonėmis, klientais, administracines užduotis ir mokymus, įrašytus į jūsų kalendorių ir pan., tai gali tapti informacijos, kurią reikia skirti daugiau laiko sutelkiant dėmesį, suliejimas ant.

Jei naudojate spalvų kodavimą, galite greitai peržiūrėti kalendorių ir susidaryti bendrą supratimą, kokio tipo darbui jums reikia pasiruošti. Taip pat galite naudoti spalvų kodavimą, kad nustatytumėte susitikimų prioritetus pagal svarbą. Pavyzdžiui, „skubiems“ susitikimams galite pasirinkti raudoną spalvą, „svarbiems“ - gintarą, o „kasdienybei“ - žalią spalvą.

Čia svarbu pasirinkti skirtingas spalvas skirtingiems jūsų atliekamiems darbams ir pasirinkti spalvas, kurios neatrodo pernelyg panašios viena į kitą, kad būtų galima pasakyti skirtumą. Norėdami pradėti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite susitikimą ar susitikimą savo kalendoriuje, kad pamatytumėte Paskyrimų serija skirtuką.
2. Spustelėkite spalvingą lango piktogramą, kuri sako Klasifikuoti.
3. Išskleidžiamajame sąraše spustelėkite Visos kategorijos.
4. Atsidarys naujas langas; dešinėje pusėje spustelėkite Naujas.
5. Parašykite savo kategorijos pavadinimą. Pavyzdžiui, „vidiniai susitikimai“ ir pasirinkite norimą spalvą.
6. Spustelėkite Gerai abiejuose languose, kol pamatysite naują spalvotą kalendoriaus paskyrimą.

Pakartokite šį procesą tiek kategorijų, kiek norite sukurti.

Išspręstos „Outlook“ klaidos

Dabar, kai žinote, kaip sumažinti „Outlook“ dėmesį, galite ją pritaikyti taip, kad ji jums labiausiai tiktų. Nors jie neatrodo svarbūs, šiek tiek pakoregavę galite pakeisti savo darbo dieną.

Tai jokiu būdu nėra išsamus sąrašas, todėl galbūt norėsite juos išbandyti prieš įsipareigodami jiems. Taip pat galite žaisti naudodami „Outlook“ nustatymus ir sužinoti, ar atrandate kitų dalykų, padedančių optimizuoti jūsų dėmesį.

5 trukdžiai, dėl kurių jūs mažiau produktyvūs (ir kaip jų išvengti)

Lengva išsiblaškyti, o tai gali sukelti vilkinimą. Štai keletas būdų, kaip jų išvengti.

Skaityti toliau

Apie autorių