Kas yra „Timeboxing“ ir kaip tai padidina jūsų produktyvumą?

Jei jūs ar jūsų komandos draugai neturite laiko apriboti konkrečios užduoties atlikimo, galite būti mažiau produktyvus. Laiko žymėjimo naudojimas laiko valdymui padeda sušvelninti laiko nutekėjimą ir padidinti produktyvumą.

Daugelis pasaulinių organizacijų ir labai sėkmingi specialistai naudoja laiko žymėjimo metodus. Straipsnyje paaiškinama, kas yra „timeboxing“, kaip jis veikia, ir kokie yra jo privalumai ir trūkumai.

Kas yra „Timeboxing“?

„Timeboxing“ yra laiko valdymo taktika, orientuota į projekto tikslus. Kai taikote šią strategiją savo profesiniame ar asmeniniame gyvenime, esate labiau pasirengęs sustabdyti atidėliojimą ir padidinti produktyvumą.

Laiko dėžutės yra laiko dėžutės vienetai. Laiko juosta turėtų būti reali, bet fiksuota užduoties trukmė. Jei darbas sudėtingas, galite priskirti daugiau nei vieną laiko juostą. Laiko dėžutės gali būti minutės, valandos, dienos, savaitės ar net mėnuo, atsižvelgiant į projektą ir jo užduotis.

„Timeboxing“ leidžia planuoti kiekvienos projekto užduoties laiko biudžetą. Atsisėdate su savo komanda ir sukuriate projekto užduočių sąrašą. Jūs ir jūsų komanda turėtumėte kartu mąstyti, kad nustatytumėte užduočių atlikimo laiką.

Tokie duomenys kaip užduotys, ištekliai ir apibrėžti laiko langeliai paprastai yra prieinami užduočių valdymo programoje. Laiko žymėjimo metodas yra visame pasaulyje pripažinta laiko valdymo procedūra, užtikrinanti aukštos kokybės darbą per mažiausią įmanomą laiką.

Kaip nustatyti laiko žymėjimą

Nebent jūs manote, kad norint nustatyti laiko juostą reikės daug pastangų, nustebsite, kad iš tikrųjų tai nėra taip sunku, kaip atrodo. Štai keli greiti veiksmai, kaip vieną kartą nustatyti laiko žymėjimą ir naudoti jį būsimiems projektams:

1. Sukurkite projekto darbų sąrašą:

Galite naudoti bet kokias internetines programas, tokias kaip Raudonviršis ir „OmniFocus“ sukurti bet kurio projekto užduočių darbų sąrašą. Prieš baigdami užduočių sąrašą įsitikinkite, kad tinkamai atlikote tyrimus.

Susijęs: Elegantiškos darbų grupės, skirtos produktyviam minimalistui

2. Grupuokite ir nustatykite prioritetus užduotims:

Turite pastebėti panašias užduotis ir jas sugrupuoti į gretimus laiko langelius. Tai padės jums ar jūsų komandai išvengti nereikalingo laiko praradimo perjungiant užduotis.

Taip pat turite nustatyti kai kurių užduočių prioritetus ir perkelti jas į pirmąjį laiko juostų rinkinį. Diskutuokite su projekto savininku ar klientu, kad tiksliai nustatytumėte užduočių prioritetus. Pažymėkite prioritetines užduotis atskiru spalvų kodu.

Galite naudoti tokias programas kaip „nTask“, „Wrike“, „Trello“, „Basecamp“ ir kt., Kad greitesnis grupavimas internete ir prioritetų nustatymas.

3. Skirkite laiko dėžutę kiekvienai užduočiai:

Norėdami paskirti fiksuotą laiką atskiroms užduotims atlikti, turite atsižvelgti į pristatymo terminą, kurį pasiūlėte klientui. Dabar galite susitikti su savo komanda „protų mūšio“ sesijoje ir susitarti dėl tikroviško laiko užduočių paskirstymo projekto užduotims atlikti.

4. Apibrėžkite pertraukų laiko langelį:

Nustatykite racionalų fiksuotą pertraukų, techninių prastovų ir kitų neproduktyvių užduočių laiką, kuris taip pat sunaudos bet kurio projekto laiko biudžetą.

Yra daugybė priminimų programų, kurias galite naudoti norėdami priminti pertrauką, kai ji yra pertraukos laiko langelyje. madingos priminimo programos yra „TickTick“, „Rainlendar“, „2Day“, „Kana“ priminimas ir kt.

Susijęs: Kaip sekti savo laisvai samdomų darbuotojų darbo valandas su „App Laiku“

5. Kurį „Time Boxing“ pasirinkti:

Laiko dėžutės gali būti dviejų tipų: kietasis ir minkštas. „Soft timeboxing“ siūlo pabaigai atlikti užduotį. Kita vertus, sunkus laiko žymėjimas nurodo nustoti dirbti su užduotimi, jei pasibaigs paskirtas laikas, net jei darbas lieka nebaigtas.

Atlikdami paprastas užduotis, naudinga, jei pasirinksite sudėtingą laiko juostą. Investuokite laiką, kurį sutaupote iš kietųjų dėklų, į sudėtingas užduotis naudodami „soft timeboxing“.

6. Užduotims naudokite laikmatį:

Kai jūs ar jūsų komanda pradėsite užduotį, naudokite laikmatį, kad galėtumėte stebėti laiką. Užregistruokite užduoties atlikimo laiką analizės darbų sąraše. Tai būtų naudinga, jei kompiuteriuose naudosite automatinio laikmačio programas, pvz., Smėlio laikrodis ir „SnapTimer“.

7. Laikykis atitrūkusių:

Laiko dėžutės padeda jums ir jūsų komandai susikoncentruoti ties užduotimi. Tai taip pat padeda geriausiai panaudoti laiko srautą, siekiant padidinti produktyvumą. Tačiau laiko žymėjimo patobulinimus pamatysite tik tuo atveju, jei vykstančiame laiko rodyklėje tikrai skirsite savo dėmesį užduočiai.

Norėdami sustabdyti trukdžius nuo darbo, turite sustabdyti visus pranešimus, kurie gali atitraukti jus nuo atliekamos užduoties. Galite naudoti tokius įrankius kaip „Freedom“, „Cold Turkey Blocker“, „RescueTime“, „SelfControl“ ir kt.

8. Peržiūra ir apdovanojimas:

Pradiniame etape turite įrašyti daug duomenų iš savo laiko žymėjimo proceso. Turite išsaugoti tokius duomenis kaip užduočių numeriai, laiko juostos, laikas kiekvienai užduočiai ir kt. Naudokite šiuos surinktus duomenis, kad įvertintumėte, kaip laiko žymėjimas padeda jums ir jūsų komandai pasiekti norimą produktyvumo lygį.

Kartais galite apdovanoti savo komandos narius, kai jie atliks užduotis per iš anksto nustatytą laiko juostą. Tai padeda didinti komandos narių motyvaciją.

„Timeboxing“ pliusai

Laiko žymėjimo taktika taikoma viskam, kas susiję su laiko sąnaudomis. Nesvarbu, ar tai jūsų namų darbai, ar profesinė atsakomybė, galite pamatyti tiesioginę naudą, kai praktikuojate laiko žymėjimą. Kai kurie privalumai yra šie:

1. Jūs ir jūsų komanda esate tikrai atsargūs dėl to, kaip išnaudojate savo laiką.
2. „Timeboxing“ suteikia galimybę efektyviai susitelkti į projekto darbus, kad pristatytumėte aukštos kokybės produktus ar paslaugas.
3. Laiko žymėjimas užtikrina, kad atliksite vieną užduotį vienu metu, taip sumažinant užduočių naštą.
4. „Timeboxing“ yra į tikslą orientuota darbo valdymo technika. Kai jūs ar jūsų komanda dirbate į tikslą orientuotoje aplinkoje, jaučiate motyvaciją.
5. Galite mėgautis geresne darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra naudodamiesi laiko juostele. Laiko juostos efektyviai nurodo, kada jūsų kalendorius yra nemokamas atsitiktiniam komandos susitikimui ar šeimos vakarienei.

„Timeboxing“ trūkumai

Be universalių privalumų, yra keletas trūkumų, kurie yra šie:

1. Norint nustatyti tinkamą laiko žymėjimo strategiją, gali prireikti tam tikros patirties.
2. Kai kurie teigia, kad dėl „timebox“ taikinių jie negali teikti geros kokybės paslaugų ar produktų.
3. Kai kurie specialistai gali jaustis priblokšti, kai mato daug užduočių savo kalendoriuose.
4. Keletas žmonių mano, kad laikrodžio laikmačiai atitraukia juos nuo darbo, kai jie išeina.

Tai laikas „Timeboxing“

Minėtos laiko žymėjimo strategijos ir patarimai padės pasiekti tvarų produktyvumą ir augimą jūsų profesiniame ar asmeniniame gyvenime.

Jums bus lengviau įdiegti laiko žymėjimą, kai naudosite automatizuotas ir internetines užduočių valdymo programas. Jei norite naudoti užduočių tvarkymo programą, kad padėtumėte tvarkyti laiko juostą, įsitikinkite, kad pasirinkote tinkamą, kad nereikėtų dažniau keisti programų.

Internetinis užduočių valdymo vadovas: 10 patarimų, kaip pasirinkti tinkamą programą

Jei norite pasirinkti užduočių valdymo programą, kad galėtumėte efektyviau valdyti projektus, apsvarstykite keletą dalykų!

Skaitykite toliau

Apie autorių

Išskleisti skaityti visą istoriją