Internetinis užduočių valdymo vadovas: 10 patarimų, kaip pasirinkti tinkamą programą

Naujo įprasto metu internetinių ir neinternetinių projektų valdymo programų skaičius išaugo daug kartų. Šiais laikais yra šimtai programų, kurios gali padėti efektyviai valdyti verslo projektą valdant bendradarbių komandą.

Jei jus domina užduočių valdymo programinės įrangos įsigijimas, turėtumėte sužinoti, ar programa yra pakankamai lanksti ir pritaikoma jūsų tikslams pasiekti. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip pasirinkti tinkamą internetinį užduočių tvarkytuvą.

Kas yra internetinė užduočių valdymo programinė įranga?

Verslo projektas apima kelias priklausomas ar nepriklausomas užduotis. Kiekvienas komandos narys yra atsakingas už vieną ar kelias užduotis. Kelios užduotys apima daug pradžios ir pabaigos datų, laiko biudžetą, išlaidų biudžetą, išteklių paskirstymą, priminimus, ataskaitas, dokumentus ir kt.

Kai sudėtinga kompiuterio programinė įranga valdo visus šiuos projekto aspektus, ji vadinama užduočių valdymo programine įranga. Prasidėjusi pandemija įtikino tūkstančius įmonių atlikti nuotolinį darbą. Todėl užduočių valdymo programos dabar yra internete ir priglobtos debesų serveriuose.

Susijęs: Privalumai ir trūkumai naudojant „Microsoft Excel“ kaip projektų valdymo įrankį

Internetinių užduočių valdymo programų standartinės funkcijos

Didėjant internetinių užduočių sekimo programų paklausai, daugelis IT paslaugų ir programinės įrangos kūrimo firmų siūlo įvairialypes programėles projektų valdymui. Tačiau daugumoje šių programų yra standartinių funkcijų rinkinys, būtinas pagrindiniam projekto valdymui. Šios funkcijos yra šios:

1. Parengti užduočių sąrašų peržiūros priemonę

Daugumoje internetinių užduočių valdymo programų yra užduočių rodinio ekranas. Čia galite pamatyti visas vykdomų ar užbaigtų projektų užduotis ir užduotis.

2. Kanban valdyba

Išplėstinėje internetinėje užduočių tvarkyklės programoje bus įdiegta „Kanban“ lenta Kanban už efektyvų projektų valdymą individualiu ar organizaciniu lygiu. Programos skaitmeniniu būdu vizualizuoja „Kanban“ lentas, kuriose rodomi stulpeliai Kol, Vykstair Baigta užduočių būsenos ir kortelės kaip faktinės užduotys.

3. Ganto diagramos

„Gantt“ diagrama yra pagrindinė bet kurios internetinės užduočių stebėjimo programos projekto valdymo funkcija. Ganto diagramos iliustruoja projekto eigą naudojant sukrautų horizontalių juostų diagramos metodą. Jis taip pat gali vizualizuoti užduočių priklausomybes, praleistą laiką ir esamą užduočių būseną.

4. El. Pašto arba pranešimų programos pranešimas

Internetinėse projektų valdymo programose taip pat pabrėžiama, kad reikia išlaikyti visus, siūlant projekto būsenos ir veiklos atnaujinimus realiuoju laiku. Kai tik programa aptinka bet kokius užduočių sąrašo pakeitimus, ji nedelsdama praneša priskirtam ištekliui ir projekto savininkui.

5. Laiko sekimas

Internetinėse užduočių valdymo programose yra automatinė laiko skaičiavimo programa, skirta stebėti produktyvumo valandas, išteklių panaudojimą, projekto biudžetą, atsiskaitymo valandas ir kt. Projekto savininkai gali priimti sprendimus realiuoju laiku, matydami projekto naudojimo laiką.

Susijęs: Geriausios „Toggl“ laiko stebėjimo programos alternatyvos

Daugumoje internetinių užduočių tvarkyklės programų yra užduočių žymėjimo ir filtravimo parinktys. Projekto savininkas gali nustatyti konkrečias žymas, pvz., Prioritetinį darbą, atskaitingą skyrių, konkrečius įgūdžius, pristatymo terminą, kūrimo etapą ir kt. Komandos nariai gali lengvai išfiltruoti užduotis pagal šias žymes, kad surastų teisingą užduotį.

7. Komandos ar kliento bendravimas

Standartinės internetinės užduočių valdymo programos pradėjo siūlyti vidinio ir išorinio ryšio skyrių. Šios programos apima tokius modulius kaip vaizdo konferencijos, balso skambučiai ir teksto pranešimai.

8. Ataskaitų generavimas, failų saugojimas ir bendrinimas

Užduočių valdymo programos taip pat siūlo ataskaitų kūrimo galimybes, kad būtų galima vizualizuoti projekto našumą, išteklių biudžetą, nepakankamai efektyvius išteklius, užduočių problemas, projekto kliūtis ir kt.

Taip pat galite eksportuoti ataskaitas kaip skaičiuokles arba PDF ir siųsti el. Paštu komandai ar klientui. Šios programos taip pat leidžia projekto bendradarbiams saugoti ir saugiai dalytis su projektu susijusiais kritiniais failais.

Susijęs: Geriausios „nTask“ funkcijos sklandžiam projektų valdymui

Patarimai, kaip pasirinkti geriausią užduočių valdymo programą

Užduočių valdymo programinė įranga gali padidinti bet kokio dydžio verslo bendrą produktyvumą ir metines pajamas. Tačiau laisvai samdomi darbuotojai, individualūs verslininkai ir mažos įmonės turi pasirinkti geriausią užduočių valdymo programą, kuri supaprastina užduotį ir neprideda papildomo darbo krūvio.

Be aukščiau nurodytų standartinių funkcijų, taip pat turėsite ieškoti pridėtinės vertės funkcijų. Štai geriausi patarimai, kurie padės jums įsigyti geriausią internetinių užduočių tvarkyklės programą:

Komandos ar projekto lygmeniu tarp bendradarbių gali kilti interesų konfliktas. Programa turėtų leisti centralizuotai valdyti projekto savininką ir vietos valdyti bendraamžius. Projekto administratorius turėtų turėti teisę individualizuoti prieigą prie įrankio, atsižvelgiant į bendradarbio galimybes.

2. Privatumo ir konfidencialumo kontrolė

Daugumoje laisvai samdomų ar įmonės lygio projektų yra iššūkis išlaikyti asmeninę informaciją ir intelektinę nuosavybę konfidencialią. Turėtumėte ieškoti užduočių valdymo programinės įrangos, kuri spręstų duomenų privatumo problemas.

3. „Cloud Platform Security“

Geriausia užduočių valdymo programa turėtų užšifruoti visus išeinančius ir gaunamus duomenis pagal naujausius interneto ryšio saugos protokolus. Šifravimas taip pat turėtų veikti, kai programa yra ramybės būsenoje. Turite ieškoti tokių saugos funkcijų kaip:

• Tapatybės ir prieigos valdymo (IAM) sistema.
• Programa atitinka GDPR, DSGVO ir SOC2.
• Išplėstinis šifravimo standartas (AES) 256 bitų SSL šifravimas.

4. Užduoties priskyrimas ir pranešimas

Veiksmingas internetinis užduočių stebėjimo įrankis turėtų leisti komandos nariams priskirti užduotis savo grupei iš centrinio užduočių sąrašo. Be to, priemonės, tokios kaip projekto vadovas, priskirdamos užduotį konkrečiam šaltiniui, atsižvelgiant į įgūdžių rinkinį, pridės įrankio vertės.

Kai projekto savininkas paskiria užduotis arba kai išteklius reikalauja užduočių, jis turėtų apie tai pranešti atsakingiems asmenims.

5. Sinchronizuoti su asmeniniu kalendoriumi

Didėjant nuotolinio darbo tendencijoms, labai rekomenduojama internetinę užduočių stebėjimo programą sinchronizuoti su asmeniniu kalendoriumi. Jei viename ekrane matote visas asmenines ir profesines kasdienes užduotis, efektyviau užtikrinsite aukštą produktyvumą.

6. Trečiųjų šalių programų integravimas

Geriausia užduočių valdymo programa turėtų leisti lengvai integruotis su kitomis programomis, pvz., Grafinėmis projektavimas, skaičiuoklė, teksto apdorojimas, el. pašto klientas, pranešimai, vaizdo konferencijos, skaitmeniniai lenta ir kt. Integracija su profesionaliomis programomis leidžia vienoje vietoje rasti visus su projektu susijusius išteklius.

7. Suderinamumas keliuose įrenginiuose

Ieškokite internetinio užduočių stebėjimo įrenginio, leidžiančio prisijungti iš bet kurio įrenginio, pvz., „Windows“, „MacOS“, „Android“, „iPhone“, „Blackberry“, „Chrome“ OS ir kt. Jūs gausite daugiau kainos ir kokybės santykio, jei programa leis jums išsaugoti pažangą viename įrenginyje ir sklandžiai pradėti dirbti iš kito įrenginio.

8. Dirbtiniu intelektu pagrįsta analizė

Kai kuriose užduočių valdymo programose taip pat yra įmontuotas dirbtinis intelektas, kuris sukuria aukšto lygio ankstesnių projektų analizę. Remdamiesi įžvalgomis iš tokių ataskaitų, galite efektyviau planuoti būsimus projektus už mažesnį biudžetą.

9. Klientų palaikymo prieiga

Šiuo metu dauguma programų teikia klientų palaikymo paslaugas pokalbių, el. Pašto ir telefono pagalba. Pirkdami internetinę užduočių stebėjimo programą sužinokite, ar kūrėjas teikia tinkamas bendrojo ir techninio palaikymo paslaugas.

10. Kainodaros struktūra

Ieškokite internetinės užduočių valdymo programos, siūlančios lanksčią kainų struktūrą. Gaukite pradinio lygio biudžeto planą, kai esate naujokė komanda, ir didinkite savo projektus ir išteklius.

Ar internetinė užduočių valdymo programa jums tinka?

Geriausios internetinės užduočių tvarkymo programos paieška gali sunaudoti daug jūsų produktyvumo valandų. Galite pasinaudoti aukščiau pateiktais patarimais, kad gautumėte geriausią užduočių valdymo programinę įrangą savo verslui ir neprarastumėte brangaus laiko.

„ClickUp“ vs. Asana: Kuris yra geresnis projektų valdymui?

Yra daugybė projektų valdymo programinės įrangos variantų, čia yra keletas patarimų, kurie padės pasirinkti tarp „Asana“ ir „ClickUp“.

Skaitykite toliau

Apie autorių