Štai sprendimas, kurio jums kada nors prireiks

Skelbimas

Nesvarbu, ar naudojate „Gmail“, „Outlook“, „Google“ gautuosius, „Yahoo Mail“ ar dar ką nors, el. Paštas yra el. Paštas ir anksčiau ar vėliau jūsų gautieji bus užtvindyti. Bet viena paprasta rūšiavimo sistema užtikrinsite, kad niekada nesijausite, kad tai paimta iš rankų, ir visada esate svarbiausi jūsų pranešimuose.

Ar kada bandėte savo el. Pašto dėžutėje pritaikyti „gudrybių“ sąrašo gudrybes? Aš padariau. Dažniausiai jie neveikia. Nesuprantame, kuo skiriasi el. Pašto adresai ir darbų sąrašai, kad užduotys reikalauja tik jūsų, o el. Laiškai yra skirti bendrauti su žmonėmis.

Bet vienos populiarios produktyvumo sistemos modifikavimas yra atsakymas į nuolatinio elektroninių laiškų suklupimo sutramdymą. JAV prezidento Dwighto Eisenhowerio užduočių rūšiavimo matrica taip pat puikiai tinka rūšiuoti el. Laiškus, jei teisingai pakreipiate.

Modifikuota „Eisenhower“ matrica el. Laiškams

Eizenhauerio matrica būtent taip jis suskirstė savo darbų sąrašą į keturis kvadrantus, kurie jam padėjo išsiaiškinti, kokią užduotį jis turėtų atlikti toliau. Pagrindinė matrica atrodo taip, ir mes laikysimės to nepažeisto:

Kiekvieną el. Laišką suskirsite į vieną iš šių keturių kvadrantų. Keturkampiai ketins diktuoti, ką darote su tuo el. Laišku ir kada elgsitės pagal jį. Pamirškite apie „pašto dėžutę be nulio“, o mes susitelksime tik į tai, kaip viską atlikti.

Geriausia sujungti matricą su „Outlook“ ar „“ aplankais naudokite „Gmail“ etiketes norėdami sutramdyti gautuosius Atraskite „Gmail“ etiketes ir pagaliau sutvarkykite gautuosiusYra daugybė gudrybių, kaip susidoroti su el. Pašto perkrova, tačiau yra viena dešinė po nosimi, kurios galbūt nenaudosite: senos geros „Gmail“ etiketės. Skaityti daugiau . Taigi kiekvienas kvadrantas turės savo etiketę / aplanko pavadinimą ir galbūt ir savo spalvą.

Kad ir ką darytumėte, nekeiskite šių kvadrantų pavadinimo. Taigi aplankai ar etiketės turės tik šias keturias kategorijas:

• Svarbus ir skubus
• Svarbu (neskubu)
• Skubi (nesvarbu)
• Nesvarbu ar skubu

Kas yra „skubi“?

Nesunku nustatyti, kas yra „svarbu“ - tai subjektyvus raginimas, kurį galime lengvai priimti, atsižvelgiant į mūsų prioritetus. Tačiau „skubus“ sukuria laiko skaičiavimo įvaizdį, o tai žmones atstumia.

Atsipalaiduokite, nepanikuokite. „Skubus“ čia reikš bet ką, ką norite. Jei turite užimtą dieną, kuriai netrūktų akimirkos, tada „Skubi“ įgauna naują prasmę. Jei turite dieną, užpildytą susitikimais, tada „Skubi“ įgauna kitą prasmę. Tegul tai būna lanksti; iš tikrųjų svarbu, kad jis būtų lankstus.

Keli produktyvumo ekspertai iš tikrųjų mėgsta nustatyti laiko apribojimą „Eisenhowerio matricos“ skiltyje „Skubus“, tačiau ji tiesiog nėra perspektyvi, atsižvelgiant į tai, kad laiko ir gyvenimo poreikiai keičiasi.

Nėra magiškos formulės ar nustatyto laiko termino apibrėžti „Skubų“. Tai žinosite pamatę. Tai nėra sunkus žodis, todėl nereikia jo pergalvoti.

Paprasčiau, neturėkite „kvadranto taisyklių“

Jums bus pagunda susieti veiksmą su savo kvadrantu. Pavyzdžiui, „Tutum“ Bryanas Lee naudojasi sistema ir kiekvienam kvadrantui pritaikė konkretų veiksmą, pvz., „Nuspręskite, kada tai padaryti“, jei reikia „Svarbus, bet neskubus“, ir „Deleguokite“, jei reikia „Skubus, bet nesvarbus“.

Nesipriešink tam. Su tuo susijusios dvi problemos.

Pirma, šios „veiksmų taisyklės“ galų gale šalina tai, kaip žymite el. Laišką. Jei žinote, kad šiuo metu turite elgtis el. Laiške, bet neturite laiko to daryti, pamatysite, kad jūsų smegenys bando jus klasifikuoti neteisingai.

Antra, kvadrantas ne visada turi tą patį veiksmą. Užduoties delegavimas ne visada bus pasirinkimas. „Ne skubus ir nesvarbus“ nereiškia, kad turite jį ištrinti, vis tiek gali prireikti to el. Pašto vėliau.

Geriau pasitikėkite Eisenhowerio matrica ir savo galimybėmis viską susitvarkyti. Sudėtinga, per daug specifiška produktyvumo sistema yra ta, su kuria jūs susidursite trijų streikų produktyvumo taisyklė „3-Strike“ sistema: kaip suskirstyti prioritetus į jūsų darbų sąrašąAr nerandate savo darbų sąrašo? Problema gali būti ne jūsų produktyvumas, tai gali būti tik jūsų prioritetai. Išmokime suskirstyti prioritetus į darbų sąrašą ir viską susitvarkysime. Skaityti daugiau . Šių kvadrantų pavadinimai iš tikrųjų suteikia jums gerą supratimą apie el. Laišką ir galėsite atitinkamai priimti teisingą sprendimą.

Viena auksinė taisyklė: be judėjimo nereikia judėti

Idėja yra negailestingai rūšiuokite el. laiškus Negalite atidėti el. Pašto kiekvieną rytą? Išbandykite šį ritualąNuo dienos jūsų el. Pašto adresas reguliariai neleidžiamas, net jei dauguma iš mūsų tai daro. Ar patikrinti elektroninį paštą prabudus tikrai taip blogai? Skaityti daugiau ir apima vieną savidisciplinos aktą - negalite pereiti prie kito el. pašto adreso, nepažymėdami to, kurį skaitote.

Tai yra kritiška. Kiekvieną kartą atidarę el. Laišką, jūs būtinai turite jį rūšiuoti. Neleiskite sau tikrinti kito pašto, jei to nepavadinote kvadrantu.

Kaip jau aptarėme anksčiau, rūšiuoti ar rūšiuoti blogai nėra priežastis, kodėl jūsų produktyvumo programa neveikia 5 priežastys, dėl kurių jūsų „To-Do“ programa daro jus mažiau produktyviusAtsisakote savo darbų sąrašų? Jūsų problema nėra jūsų užmojai ar jūsų naudojama užduočių planavimo programa. Problema yra ta, kaip jūs apskritai naudojate savo darbų sąrašą. Skaityti daugiau . Turite teisingai atlikti rūšiavimo žingsnį, o tada visa kita patenka į savo vietas.

Kaip atakuoti savo el

Tai yra jo grožis: sutvarkę gautuosius, jums tikrai nereikės daug patarimų, kada ir kaip turėtumėte kreiptis į savo el. Pašto adresą. Dėl skubių ir svarbių dalykų galų gale spręsite tuo metu, kai turėsite šiek tiek laisvo laiko.

Dėl viso kito, kaip „ActiveInbox“ pasakojo Andy Mitchell, „MakeUseOf“ Kaip elgtis su gautų laiškų apkrova ir el. Pašto adresų sąrašaisEl. Paštas nėra tik bendravimas, jis taip pat daugiausia diktuoja jūsų darbų sąrašą. Pakalbėkime apie geriausius patarimus, kaip susieti gautuosius su mūsų produktyvumu su Andy Mitchell - „ActiveInbox“ įkūrėju. Skaityti daugiau ,

Pasirinkite dienos metu mažai energijos naudojančius taškus (pvz., Tą mieguistą pusvalandį po pietų) ir įmeskite į gautuosius, kad padidintumėte jo reikšmę.

Jei tai jau priskirta prioritetams, nesunku viską atlikti, neprarandant būtino reikalo.

Kiekvienos dienos pabaigoje atlikite visus surūšiuotus el. Laiškus, net jei naudojatės išmaniojo telefono programa. Patikėk manimi, kai jau bus suteiktas prioritetas, tu jį pergyvensi per pusę laiko, kurį gausi kitaip.

Ar tai lengva ar sunku?

Asmeniškai man atrodo, kad „Eisenhower Matrix“ būdas rūšiuoti el. Laiškus yra pats lengviausias. Tai iš tikrųjų pavertė mano gautuosius daug lengviau valdomais ir dėl to nieko nepraleidau.

Ar manote, kad šią sistemą lengva įgyvendinti, ar jums sunku? Papasakok, kodėl!

Vaizdo kreditai: Sveiki, Paulo studija / Flickr