Pabodo neefektyvių susitikimų? Nusiųskite šias 8 taisykles savo viršininkui

Skelbimas

Didžioji dauguma iš mūsų žino, kiek daug gali trukdyti susitikimai, susiję su mūsų laiku ir produktyvumu. Bet jei susitikimas yra gerai organizuotas (ir gerai vykdomas), nėra jokios priežasties, kad jis negali pagerinti kiekvieno dalyvio produktyvumo, tikslo jausmo ir moralės.

Čia yra daugybė turinio kodėl mes nekenčiame susitikimų. „Facebook“ reitingai buvo užrašyti visiško nusivylimo akimirka dėl praleistų galimybių vien dėl blogai organizuoto, neva beprasmiško susitikimo, kuris nutolo toli už tam skirtą laiką.

Čia yra keletas taisyklių, kurių reikia laikytis norint surengti geresnius susitikimus ir įsitikinti, kad nešvaistote laiko visiems. Pasitikėk manimi.

Turėkite tikslą ir įsitikinkite, kad žmonės apie tai žino

Jei jūs tiesiog skambinate visiems kartu, kad pateiktumėte atnaujinimą ar pasiaukojimą, tai yra paskaita. Paskaita nėra susitikimas. Jei jums reikia atnaujinti visus, siųskite el. Laišką arba paskelbkite visiems naudodami komandos įrankį, pvz Lėtai kuri palengvina bendravimą grupėje

Dėl silpnumo grupės komunikacija tampa greitesnė ir lengvesnėGrupiniai el. Pašto adresai tikrai gali sumažinti produktyvumą. Laikas leisti pašto klientams pailsėti ir naudotis bendradarbiavimo paslaugomis, tokiomis kaip naujai paleista „Slack“. Skaityti daugiau . Tai bus daug geresnis kiekvieno laiko išnaudojimas.

Jei esate tokioje situacijoje, kai iš tikrųjų reikalingas susitikimas (t. Y. Kai jums reikia ką nors pristatyti grupei, kalbėtis, perduoti mintis ir pan.), Įsitikinkite, kad jis turi aiškų tikslą. Kodėl būtent jūs suburiate visus?

Blogas tikslas:„Kad visi suprastų, kas vyksta“.

Geresnis tikslas:„Norėdami surinkti idėjas, nustatyti tvarkaraštį ir paskirti kitus veiksmus kiekvienam komandos nariui, kad iki kovo pabaigos galėtume sėkmingai pristatyti produktą X360“.

Prašau įsitikinkite, kad visi dalyviai žino susitikimo tikslą prieš jam įvykstant. Jei žmonės žinos, kokie bus galutiniai susitikimo rezultatai, jiems bus kur kas didesnė tikimybė, ir, tikiuosi, bus pagalvojęs kai kurias diskusijai skirtas temas, o ne galvojęs apie skristi.

Sukurkite aiškią, struktūruotą darbotvarkę

Jūsų tikslas yra jūsų tikslas. Jūsų darbotvarkė yra jūsų kelio žemėlapis, kaip jūs ten pateksite. Be šio kelio žemėlapio, susitikimai dažnai būna nekontroliuojami, išeina iš temos ir niekur nebus priimta tiek sprendimų, kiek tikėjotės. Jei pastebėjote, kad jūsų susitikimai nenutolę nuo temos, nutraukite šią keistą diskusiją ir kuo greičiau grąžinkite ją į vėžes.

Susisteminkite savo susitikimų darbotvarkes Lengvai kurkite susitikimų darbotvarkes, naudodamiesi susitikimų lūkesčiais [iPad]Nors nė vienas iš mūsų nekantriai laukia susitikimų, laimei yra keletas naudingų internetinių ir mobiliųjų programų, tokių kaip „AgreeDo“, kurios palengvina susitikimų planavimo užduotį. Visi sėkmingi susitikimai prasideda ... Skaityti daugiau atsargiai naudojant tokį produktą kaip Susitikimo lūkesčiai („iPad“) ar internetinius įrankius, pvz Mano komitetas ir Minutės.io. Kiekvienam darbotvarkės klausimui nustatykite griežtą terminą, tuo pat metu nurodydami atskiriems žmonėms, kas jų tikimasi. Jei norite, kad kas nors prisidėtų prie tam tikros diskusijos susitikime, praneškite jiems! Pavyzdžiui:

Darbotvarkė

1. Posėdžio tikslo ir parengiamojo pranešimo paskelbimas (5 min.)
2. Po mirties paskelbtas paskutinių savaičių paleidimas - kokie buvo mūsų KPI (Kim apie tai pranešti). Kas sekėsi gerai? ko ne? (15 min.)
3. Idėjos, kaip galėtume ugdyti supratimą apie kitą startą (visi - prieš susitikimą, pagalvokite apie keletą idėjų) - (15 min.)
4. Nuspręskite 3 iš šių idėjų, kad daugiau įgyvendintumėte iki kito susitikimo (10 min.)
5. Kitų veiksmų paskyrimas kiekvienam komandos nariui - (5 min.)

Įsitikinkite, kad visi turi tai, ko jiems reikia

Aš bijau galvoti, kiek laiko prarandama kiekvienais metais visame pasaulyje dėl to, kad žmonės ateina į nepasiruoštus susitikimus (įskaitant nežinia kaip pasiimti tinkamus susitikimo užrašus Padarykite, kad protokolas būtų veiksmingas: kaip susitikimo metu atlikti veiksmingas pastabasTai įgūdis, kurį tobulino keli žmonės; puikios susitikimo minutės. Įvykių įrašas taupo galvos skausmą. Štai kaip jūs naudojate veiksmingas minutes susitikime. Skaityti daugiau ). Dalykitės savo darbotvarke su visais dalyviais bent keletą dienų prieš susitikimą, kad jie galėtų surinkti viską, ko iš jų reikalaujama.

Jei jums reikia tam tikro komandos nario, kad kažkas atsineštų, įsitikinkite, kad jie supranta, kaip tai svarbu yra ir yra atspausdintas (jei reikia) iš anksto, kad neužstrigtų eilėje prie spausdintuvas. Paskutinis dalykas, kurio jums reikia, yra dalyviai, kurie sau atsiprašo - „Oi, atsiprašau, aš neturėjau galimybės jo paruošti - turėsiu pasiruošti kitą savaitę“. Tai niekuo nepadeda.

Jei rengiate susitikimą su žmonėmis, kurie dirba nuotoliniu būdu, pirmiausia peržiūrėkite išsamią „Internetinis susitikimų vadovas Internetinis susitikimų vadovas: programinė įranga ir strategijaŠiuolaikinėmis vaizdo konferencijų paslaugomis lengva naudotis ir jomis gali naudotis beveik visi, turintys kompiuterį ar išmanųjį telefoną. Galimybė susisiekti ir susitikti su žmonėmis internete reiškia, kad mūsų neriboja geografinė padėtis. Skaityti daugiau Be to, įsitikinkite, kad visi žino, kaip naudoti kurį konferencijų įrankį, kurį nusprendėte naudoti. Prieš susitikimą paraginkite žmones patikrinti savo mikrofoną, internetinę kamerą ir įsitikinti, kad jie turi įdiegtus papildinius, kurie gali būti reikalingi tokiems dalykams kaip „Google+ Hangout“ Patarimai, kaip planuoti ir organizuoti efektyvius susitikimus su „Google Hangouts“Šiuolaikinės interneto technologijos dėka internetinių susitikimų organizavimas gali būti efektyvus ir ekonomiškas, ypač jei juos iš anksto suplanuojate ir naudojate laiko taupymo priemones. Pastaruosius porą mėnesių dalyvavau internetiniuose susitikimuose ... Skaityti daugiau .

Kvieskite tik reikalingus žmones

Nekvieskite visos komandos tik tam, kad pasijustumėte kaip didelis bosas. Kvieskite tik tuos žmones, kurių jums reikia. Tai yra žmonės, galintys padėti jums pasiekti susitikimo tikslą. Visus kitus vėliau galima atnaujinti perskaičius posėdžio protokolą arba pabendrauti su savo kolegomis patogesniu metu.

Laikykitės išsamių minučių

Naudokite tokį produktą kaip Sutarta (nemokamai) į saugokite išsamias minutes Susitarimas: rašykite ir tvarkykite savo verslo susitikimų protokolus nemokamai interneteJau kelias savaites ieškojau lengvai naudojamos interneto svetainės ar programos, kuri leistų man saugoti ir saugoti susitikimų protokolus. Tradicinis teksto dokumento metodas nebėra produktyvus ... Skaityti daugiau į kuriuos galite patikimai grįžti ir iš tikrųjų suprasti. Šis įrankis leidžia naudotis detaliomis minutėmis naudojant sparčiuosius klavišus, sekti susitikimų rezultatus (pvz., Atliktas užduotis) ir greitai bei lengvai dalytis šiomis minutėmis su savo komanda. Jei naudojate „iPad“, taip pat galite pabandyti „MinuteTaker“ (7,99 USD) už profesinių susitikimų ataskaitos „MinuteTaker“ ir susitikimai padės jums sukurti profesionalias „iPad“ minučių ataskaitasSavo nemokamame internetiniame susitikimų vadove „MakeUseOf“, kuriame pateikiau keletą patarimų, kaip planuoti ir rengti susitikimus internete, nurodiau ir kelias minutes trunkančias programas. Nors labai nedaug iš mūsų ... Skaityti daugiau .

Įsitikinkite, kad skaitydami šiuos protokolus žmonės žino pagrindinius dalykus / santraukas to, kas buvo aptarta, ir ką buvo nuspręsta, taip pat greitai galės vėl kreiptis į šį dokumentą ir sužinoti, ką jiems patiems reikia padaryti Kitas.

Išskyrimas ne visada yra geresnis už įtraukimą

Aš žinau, kad (ką tik) minėjau, kad susitikime turėtų dalyvauti tik tie žmonės, kurie iš tikrųjų yra reikalingi, tačiau jūs taip pat turėtumėte įtraukite visus į neoficialų „jam“ užsiėmimą, kuriame visi galite atsikratyti idėjų, pakalbėti apie tai, kas galėtų pagerinti organizacija.

Išnaudokite tai kaip galimybę suburti stipresnę komandą. Darykite tai per maistą ar alų. Įmeskite į kabinetą skanų maistą ir paprašykite, kad visi pasiimtų valandą ar dvi iš savo dienos geriau pažinti savo kolegas, kartu dirbdami kartu, kad patobulintumėte įmonę kaip: visas. Vėlgi, turėkite tikslą ir darbotvarkę, tačiau pabandykite padaryti tokį susibūrimą neformalų, mažiau struktūruotą, bet vis tiek su bendra tema, pavyzdžiui, „Organizacijos efektyvumo didinimas“ arba „Idėjos, kaip galime paįvairinti “.

Priskirti aiškius „kito veiksmo elementus“

Prieš baigdami susitikimą, įsitikinkite, kad visi kambaryje esantys asmenys žino tikslius veiksmus, kurių jiems reikia imtis toliau, ir jo tvarkaraštį. Tai triukas, kurį tikrai pastūmėjo Davidas Allenas savo fantastinėje knygoje „Pabaigti darbus‘. Nepriklausomai nuo to, prie kurio projekto niekas dirba, įsitikinkite, kad reikia aiškių kitų veiksmų, kurių reikia imtis, kad šis projektas judėtų į priekį.

Norėdami pakartoti, tai turi būti konkretus veiksmas (arba veiksmų rinkinys) su griežtu terminu, o ne tik plati idėja, kurią reikia atlikti „ASAP“. Pavyzdžiui

Kitas blogas veiksmas:„Apibendrinkite praėjusio mėnesio pasirodymą“.

Geriau kitas veiksmas:„Padarykite skaičiuoklę (su keliomis naudingomis diagramomis), kurioje pateikiami mūsų KPI iš viso paleidimo laikotarpio. Pasidalykite tuo su paleidimo komanda ir išsiųskite trumpą laišką, kuriame paaiškinta, kaip, jūsų manymu, paleidimas vyko. Prašau, kad tai būtų padaryta iki ketvirtadienio “.

Klauskite atsiliepimo

Daugelis žmonių baiminasi kritikuoti savo „vadovus“ ar kolegas, todėl po kiekvieno susitikimo paprašykite žmonių palikti anoniminius atsiliepimus naudojantis internetine forma (pateiktas nemokamos internetinės apklausos priemonės Štai ką visi sako: 5 nemokami įrankiai efektyvioms internetinėms apklausomsKurį laiką nebūtumėte pasirinkę, kokią apklausos paslaugą naudoti, tačiau šiais laikais yra iš ko rinktis. Kuris jums geriausias? Skaityti daugiau čia). Sužinokite, ką žmonės manė apie susitikimą - ar jis buvo per ilgas? Ar jie jautėsi naudingi jiems? Ar buvo išklausyta jų nuomonė? Kaip susitikimą būtų galima pagerinti kitą kartą?

Kad ir kokius atsiliepimus gautumėte, nepamirškite jų ignoruoti. Patobulinkite savo susitikimus ir įsitikinkite, kad jie gerai veikia visus dalyvius.

Apskritai, laikydamiesi šių paprastų taisyklių, galėsite įsitikinti, kad susitikimai yra gerai parengti ir tinkamai organizuoti sutrumpinti susitikimų trukmę ir padidinti jų efektyvumą, tuo pačiu išlaikant visų nusivylimą minimumas!

O kaip tu? Jei jūsų susitikimai būtų rengiami panašiau, ar, jūsų manymu, jie būtų veiksmingesni?

Vaizdo kreditas: „Woodleywonderworks“, komandos susitikimas, per „Flickr“