Kaip sukurti paskutinę tobulą laiko valdymo sistemą, kurią kada nors naudosite

Skelbimas

J.R.R. Kartą Tolkienas per Gandalfo veikėją rašė: „Viskas, ką mes turime nuspręsti, ką daryti su tam skirtu laiku mums." Jei norite sužinoti tobuliausios pasaulio laiko valdymo sistemos kūrimo paslaptį, turite jos išklausyti Gandalfas.

Mano asmeninis kelias į tobulą laiko valdymo sistemą buvo ilgas ir yra prisotintas praeities bandymų skerdenų. Jie sako, kad kelias į pragarą nutiestas gerų ketinimų. Tarkime, aš visada pradėjau naudoti kiekvieną naują sistemą su labai gerais ketinimais.

Aš bandžiau Gekės Paimkite „Google“ užduočių valdymą ir planavimą į visiškai naują lygį naudodami „GQueues“„Google“ užduotys neveikia, jei norite peržengti šiandienos laiko valdymą ir įsivaizduoti rytojaus planavimą. Štai kur „GQueues“ žengia iki plokštelės. Skaityti daugiau , „ToDoist“ Kiek produktyvesnis yra „ToDoist Premium“? Čia yra 6 geros priežastys, kodėl reikia atnaujintiKurį laiką nemokamai naudojosi „ToDoist“. Bet aš nuolat susidūriau su dalykais, kuriuos norėjau padaryti, ir negalėjau. Priminimai el. Paštu. Užrašų pridėjimas prie užduoties. Daiktai, kurie tikrai pridėtų daug ...

Skaityti daugiau , „Google“ užduotys „Google“ užduotis paverskite užduočių tvarkymo rinkiniu naudodami „Google“ užduotis neprisijungę [„Chrome“]„Google“ užduočių naudojimas yra tarsi meilės ir neapykantos santykiai. „Google“ užduočių tiesioginio naudojimo, tarkime, „Google Calendar“ ar „Google Mail“, naudojimo problema yra ta, kad išdėstymas ir vartotojo sąsaja yra labai supaprastinti ir ... Skaityti daugiau ir kiekvienas gyvenimo valdymo triukas tarp. Jei esate panašus į mane, greičiausiai padarėte tą patį. Tai yra nuolatinės organizacijos, ieškančios mažiau darbo, paieška. Būdas sukurti daugiau laiko savo tvarkaraštyje, įgyvendinti viską, ką svajojate įgyvendinti, neprarasdami miego.

Kas yra tobula laiko valdymo sistema?

Jei esate panašus į mane, greičiausiai jaučiatės turėjęs tokią sistemą beveik ko jums reikia, bet ne visai. Beveik visada kažko trūksta.

Puiki laiko valdymo sistema turėtų turėti šias savybes.

• Leidžia „ramioje vietoje“ apmąstyti savo gyvenimo tikslus ir svajones
• Užtikrina sklandų užduočių, susijusių su jūsų tikslais, integravimą
• Leidžia lengvai organizuoti ir planuoti savo savaitės ir dienos pareigas
• Padeda nepamiršti svarbių užduočių
• Tai kompaktiškas ir paprastas, tačiau efektyvus ir viską apimantis

Tas paskutinis yra tarsi mėnulio prašymas, ar ne? Tai yra paprastumo poreikis ir reikalavimas, kad jis būtų visa apimantis, todėl neįmanoma rasti tobulos sistemos.

Sukurkite laiko valdymo asamblėjos liniją

Ideali laiko valdymo sistema turėtų veikti kaip efektyvi surinkimo linija. Turite ateinantį darbą (užduotis), o juos reikia organizuoti ir planuoti, o tada integruoti į savo kalendorių. Šis procesas atrodo maždaug taip:

Daugumos bandymų naudoti singlą problema programą kaip „gTasks“ Naudokite „gTasks“ norėdami sinchronizuoti savo užduotis su „Google“ [„Android“]Šiomis dienomis yra milijonas ir vienas puikus būdas tvarkyti darbų sąrašą internete ir per programas mobiliesiems. Beje, dažnai vis dar yra keletas žmonių, kurie dar nesinaudoja vienu iš ... Skaityti daugiau ar kažkas panašaus į tai, kad šios programos yra specialiai pritaikytos tikrai gerai valdyti vieną ar dvi šio proceso dalis.

Laiko stebėjimo įrankiai 4 puikūs laisvo laiko stebėjimo įrankiai [„Android“]Nesvarbu, kas jūs esate, laikas yra nepaprastai svarbi prekė. Mes visi skiriame tą patį laiką - 86 400 sekundžių kiekvieną dieną - ir mes patys galime tai praleisti. Skaityti daugiau arba naudojant Pomodoro technika „Pomodoro Web App Tomato.es“ laiko valdymą padaryti paprastaNepavyksta sutelkti dėmesio? Eik į darbą dabar. „Tomato.es“ yra nemokamas „Pomodoro“ laikmatis, kurį galite naudoti tiesiogiai naršyklėje - ir tai turbūt geriausia tokia programa, kokią aš kada nors naudojau. „Pomodoro“ technika yra paprasta: ... Skaityti daugiau daro tave vilkinti mažiau Kodėl užduočių valdymo programos negali išgydyti vilkinimo [nuomonė]Ilgiausią laiką kovojau su laiko valdymu ir kai kuriais aspektais vis dar tai darau. Vienas iš daugelio mano laiko valdymo trūkumo „įveikimo“ metodų buvo užduočių valdymo programų naudojimas. Aš ... Skaityti daugiau tvarkydami savaitės tvarkaraštį, tačiau nepadėkite organizuoti užduočių.

Tik Justinas parodė man savo naudojimo techniką LEGOS kaip laiko valdymo metodas Kaip geriau naudoti LEGO norint geriau valdyti savo laikąManau, kad radau aukščiausią produktyvumo įrankį: LEGO. Nepalik! Leisk man paaiškinti. Skaityti daugiau kad aš pradėjau domėtis tuo, kas man gali būti geriau. Tai paskatino tai, kas, mano manymu, taps mano visų laikų geriausia ir paskutine laiko valdymo sistema, naudojant „Trello“ „Trello“ - unikali, paprasta ir galinga projektų valdymo sistema iš gerų namųAr vardas Joelis Spolskis jums ką nors reiškia? Jei taip, jūs ketinate perskaityti šį įrašą, nes jame pateikiamas naujausias ir didžiausias Spolskio projektas. O jei ne, turėtumėte žinoti, kad tai yra ... Skaityti daugiau .

Sudedant kūrinius

Tačiau „Trello“ vis dar nebuvo lengva vieta planuoti gyvenimo tikslus Kaip sukurti vizijos lentą ir patenkinti savo didelius tikslusGalite juos vadinti dideliais akmenimis ar dideliais, plaukuotais, drąsiais tikslais. Kai kas tai vadina kibirų sąrašu. Ištuštinus tą kibirą, reikia imtis veiksmų. Štai tokia vaizdo priemonė, kaip „Trello“, yra naudinga. Skaityti daugiau , ir valdyti užduotis iš vieno tvarkaraščio žingsnio į kitą buvo labai gremėzdiškas.

Dėl šių priežasčių aš galutinai nusprendžiau imtis visų pamokų, kurias išmokau iš ankstesnių sistemų Aš išbandžiau ir sujungiau viską į vieną automatizuotą laiko valdymo sistemą, kuri tai daro visi.

1-asis - sukurkite savo pagrindinį laiko valdymo lapą

Tinkamai veikia darbo eiga, kurią pavogiau iš Justino ir panaudojau „Trello“ sistemoje. Iš esmės jūs pradedate vienoje pusėje su visomis naujomis užduotimis, kurių jums reikia, kad kažkaip atitiktumėte savo tvarkaraštį. Tada kairėje turite visų užduočių, kurias norite atlikti šį mėnesį, sąrašą. Į kairę nuo šios savaitės.

Ši sistema man veikė maždaug keturis ar penkis mėnesius. Pradėjau pamiršti dalykus, kurie buvo kai kuriuose sąrašuose. Jie nebuvo persikėlę į „šiandieną“ ir tik tada buvo palaidoti. Sistema man ėmė gesti.

Taigi štai ką aš padariau. Pirmiausia turite sukurti „Google“ skaičiuoklę ir sukurti keturis lapus.

Tokiu atveju jūs pradedate iš kairės ir sukuriate Įeinantis lapas. Čia bus išvardytos visos gaunamos užduotys iš jūsų kitų sistemų.

Dešinėje, jūs sukuriate Mėnesio poreikiai lapas. Toje dešinėje sukurkite Savaitės poreikiai lapas. Iš dešinės sukurkite savo Savaitinis grafikas lapas.

Mes akimirksniu suformatuosime tuos atskirus lapus. Bet pirmiausia sukurkite savaitės kalendorių Savaitinis grafikas lape sukuriant vieną savaitės dienų eilę ir visos pusės valandos stulpelį.

Dabar, kai jau turite savo savaitės tvarkaraštį paruoštą naudoti, laikas pradėti įvesti užduotis į savo naują laiko valdymo sistemą!

Ant Gaunamas lapas, sukurkite antraštes Užduotis, Projektas, Data pridėta, Etiketė, Prioritetas, Nuoroda, Suplanuotair Padaryta.

Visi šie laukai bus prasmingi akimirką, kai pradėsime tiekti jūsų „gaunamą“ lapą automatiniais kanalais.

2-asis - sukurkite ir automatizuokite savo gyvenimo tikslus

Pirmasis iš tų kanalų bus jūsų gyvenimo tikslai.

Viena svarbiausių pamokų, kurias išmokau, yra ta, kad kai reikia didelių tikslų, tau reikia erdvės yra švarus ir skirtas tik vienam tikslui - apmąstyti svarbiausius dalykus tu.

Iš visų mano kada nors išbandytų laiko valdymo programų tai yra vienas tikslas „ToDoist“ tobula.

Tai švaru ir paprasta. Jūs sukuriate tuos didelius gyvenimo tikslus kairėje, o tada dešinėje pusėje tuos tikrai didelius tikslus suskaidote į sub-tikslus, kuriuos sieksite visą savo gyvenimą.

Pavyzdžiui, vienas iš mano gyvenimo tikslų yra turėti laimingą šeimą. Kai kurie šio tikslo tikslai būtų „Mano vaikams suteikti pozityvią vaikystę“ arba „Būk atsidavęs ir rūpestingas vyras“. Pagal tuos sub-tikslus, kur yra daugiau specifikos. Pavyzdžiui, mano dukrai pastatydamas miegamąjį, ji tikrai suteiktų pozityvesnės vaikystės patirties.

Dabar tai yra ieškinys užduotis. Tai, ką norite padaryti, yra nustatyti šių vykdomų užduočių etiketes, kad „ToDoist“ jas automatiškai nusiųstų jūsų pagrindinei laiko valdymo sistemai.

Turėsite naudoti „ToDoist Premium“ turėti prieigą prie etikečių (tai pigu ir verta!)

„ToDoist“ tiesiog spustelėkite etiketes kairėje naršymo juostoje ir spustelėkite Pridėti etiketę mygtuką.

Aukščiau pateiktame pavyzdyje, sukurdamas miegamojo užduotį, sukūręs „happy_family“ etiketę, prie pačios užduoties pridėjau „@happy_family“, kad ji būtų pažymėta.

Kodėl šios etiketės jums padeda? Nes dabar galite naudoti IFTTT pastebėti tas pažymėtas užduotis ir įterpti užduotis į savo naują Įeinantis lapas „Google“ skaičiuoklėse.

IFTTT tiesiog pasirinkite „ToDoist“ aktyviklį ir pasirinkite Sukurtos naujos užduotys su etikete.

Tada galite pasirinkti iš išskleidžiamojo sąrašo, kurį sukūrėte etiketėse, taip pat iš projekto, kuriame naudojote etiketę.

Galiausiai nustatykite veiksmą į „Google“ diską, pasirinkite Pridėti eilutę prie skaičiuoklėsir įveskite teisingą „Google“ skaičiuoklės, kurioje sukūrėte lapą „Gaunamas“, pavadinimą.

Pastebite to išvesties laukus? Tai yra tie patys laukai, kuriuos ką tik sukūrėte skaičiuoklėje.

Taigi dabar, kiekvieną kartą kurdami su gyvenimo tikslu susijusią užduotį „ToDoist“ ir pritaikę vieną iš etikečių sukūrėte IFTTT aktyviklius, ta užduotis automatiškai bus įkelta į gaunamą skaičiuoklę.

Pagalvok apie tai. Dabar galite sėdėti, išsivalyti ir tiesiog planuoti savo gyvenimo tikslus. Nesijaudinkite dėl to, kaip suplanuoti, ką turite padaryti, kad juos pasiektumėte - tereikia proto audros ir pažymėkite užduotis, kurias turėsite atlikti, kad patektumėte į vietą. Tegul automatika rūpinasi viskuo.

3-asis - automatizuokite skubius poreikius

Žinoma, jūsų gyvenimas yra daugiau nei tik jūsų gyvenimo tikslai. Pripažinkime, kasdieniai reikalavimai, telefono skambučiai ir el. Laiškai nuolat bombarduoja jus su naujais reikalavimais ir naujomis užduotimis. Jums taip pat reikia būdo, kaip patenkinti tuos reikalavimus.

Atsakymas į tai taip pat yra automatinis „gaunamo“ sklaidos kanalo iš jūsų el. Pašto paskyros automatizavimas. Nesijaudinkite, tai tikrai lengva. Tiesiog sukurkite IFTTT trigeris už kiekvieną kartą žvaigždė el. pašto dėžutę.

Tada sukurkite tą patį veiksmą, kurį darėte anksčiau - Pridėti eilutę prie skaičiuoklės. Būtinai teisingai įveskite tą patį skaičiuoklės pavadinimą. Taip pat turėsite tinkinti Formatuota eilutė kad jis išvestų reikiamus laukus jūsų sukurtai gaunamai lentelei.

Svarbu tik įsitikinti, kad el. Laiško tema yra skaičiuoklės lauke „Užduotis“.

Dabar, kiekvieną kartą pažymėjus el. Laišką gautuosiuose, ta el. Laiško eilutė pridedama prie jūsų skaičiuoklės kaip dar viena įeinanti užduotis.

Grožis yra tas, kad nuskaitydami el. Laiškus ir pastebėdami el. Laišką, kuriam reikia jūsų laiko, jis turi tapti užduotimi, suplanuota jūsų darbo eigoje. Negaiškite laiko stengdamiesi nedelsdami atlikti užduotį. Tiesiog pažymėkite žvaigždę ir judėkite toliau.

Dabar, kai turite savo gyvenimo tikslus ir kasdienius el. Laiškus, automatiškai užpildykite gaunamas užduotis jūsų naujos laiko valdymo sistemos eilėje, laikas atsisakyti šios darbo eigos organizavimo sistema.

4-asis - organizuokite savo laiko valdymo darbo eigą

Dabar ateina linksmoji dalis. Jei buvote „ToDoist“ planuodami savo ilgalaikius tikslus ir el. Laiškuose pažymėjote svarbius dalykus, lape pamatysite daugybę naujų užduočių!

Prisiminti Suplanuota ir padaryta laukai, kuriuos sukūrėte? Na, tai buvo priedai, kurių automatizavimas neužpildys. Taip yra todėl, kad pasirinkdami kiekvienos užduoties pavadinimą ir perkeldami juos į Šį mėnesį arba Šią savaitę lapų, turėsite padaryti pastabą, kad suplanavote tą užduotį. Baigę užduotį, galite pažymėti ją kaip atliktą naudodami lauką Atlikta.

Suplanuota užduotis yra mėnesio ar savaitės lape. Idėja yra ta, kad kiekvieną mėnesį turėtumėte perkelti visas gaunamas užduotis, kurias, jūsų manymu, galite atlikti šį mėnesį Šį mėnesį lapas.

Šį mėnesį ir Šią savaitę lapuose turėtų būti šie laukai: Užduotis, Kam skirtas?, Dažnis, Pakartokite ir Gyvenimo tikslas.

Perkeldami užduoties pavadinimą iš Priėmimo į šį mėnesį, skirkite laiko tiems laukeliams užpildyti. Kam (kuriam klientui ar asmeniui) skirta užduotis? Ar tai užduotis, kurią reikia kartoti kiekvieną mėnesį? Ar tai iš vieno iš jūsų gyvenimo tikslų?

Svarbiausia apibrėžti, kada užduotį reikia atlikti. Rūšiavimas pagal šį lauką padės jums suskirstyti prioritetus, kurias užduotis atliksite planuodami savaitę.

Atminkite, kad tai darykite kiekvieną mėnesį. Be to, savaitės pradžioje skirkite laiko užduotims perkelti iš Šį mėnesį lapas identiškas Šią savaitę lapas. Arba tais atvejais, kai užduotis kartojasi kas mėnesį, galite tiesiog įtraukti užduotį tiesiai į savo savaitės kalendorių ir atnaujinti lauką „Kitas terminas“.

Tai yra šios sistemos grožis. Tai gali padėti valdyti viską - užduotis, susijusias su tais svarbiais gyvenimo tikslais, kasdienes kasdienes užduotis, iš kurių išeina el. laiškai, mėnesinės ir savaitinės pareigos, kurias turite atlikti nesvarbu, ir tada svarbios užduotys, kurias pridedate Įeinantis lapelis pats.

Kai užduotys yra apdorojamos ir eina iš vieno skirtuko į kitą, jos tampa datuojamos ir nustatomos pagal svarbą, tada galiausiai pridėsite jas prie ateinančios savaitės tvarkaraščio. Tai yra paskutinio skirtuko, kurį sukūrėte šio straipsnio pradžioje, tvarkaraštis. Tam naudojama laiko blokavimo strategija Laiko blokavimas - slapčiausias ginklas, skirtas geriau sutelkti dėmesįAr jūs ieškote efektyvesnio darbo dienų organizavimo būdo? Išbandykite laiko blokavimą. Ši laiko valdymo taktika gali padėti jus išlaikyti kelyje, atitraukiant dėmesį nuo blaškymo, vilkinimo ir neproduktyvaus daugiafunkcinio darbo. Skaityti daugiau apie kurį neseniai rašė Robas - kuris veikia gana gerai.

Įsirašę į savaitės tvarkaraštį, galite apsvarstyti šių užduočių spalvinimą. Galbūt sukurkite kiekvieno skirtingo kliento spalvų kodą arba naudokite skirtingas spalvas, kad apibūdintumėte skirtingus projektus ar prioritetus.

Šios sistemos esmė yra ta, kad ji sugeba tvarkyti viską, pradedant nuo jūsų gyvenimo planavimo ir tikslų nustatymas 5 kritinės klaidos, kurių reikia vengti nustatant tikslusTikslo nustatymas yra puikus būdas sumažinti vilkinimą ir padidinti produktyvumą. Jei neturite tikslų, neturite krypties. Be nurodymų lengva pasijusti pasimetusiems ir supainiotiems. Laimei, ... Skaityti daugiau , projektams, prie kurių šiuo metu dirbate.

Tada jie parenkami pagal antrąjį ir trečiąjį skirtukus, o pagaliau suplanuojami ir įvykdomi paskutiniame skirtuke. Jei esate pakankamai disciplinuotas, kad atsisėsite ir naudosite šią sistemą būsimam mėnesiui ir savaitei suplanuoti, tai daug kartų padidins jūsų produktyvumą.

Ar jau radote savo tobulą laiko valdymo sistemą? Ar tai atrodo taip, kad tai galėtų veikti jums? Pasidalinkite savo laiko valdymo patirtimi ir patarimais komentarų skiltyje žemiau!

Vaizdo kreditai: Laiko planavimas Per „Shutterstock“