13 „Google“ kalendoriaus įsilaužimų, skirtų jūsų produktyvumui padidinti

Key Takeaways

• Nustatykite numatytuosius priminimus visiems „Google“ kalendoriaus įvykiams, kad nepraleistumėte svarbių susitikimų ir pagerintumėte produktyvumą. Jei reikia, pridėkite kelis pranešimus.
• Integruokite „Google“ kalendorių su kitais įrankiais, kad supaprastintumėte darbo eigą ir išvengtumėte nuolatinio programų perjungimo. Pavyzdžiui, integruokite su „Slack“, kad planuotumėte ir atnaujintumėte būseną.
• Gaukite kasdienės darbotvarkės el. laišką, kad suteiktumėte pirmenybę svarbiems priminimams ir susitikimams. Nustatykite tai „Google“ kalendoriaus nustatymuose, kad niekada nepraleistumėte pranešimo.

Labiau tikėtina, kad bent kartą naudojote „Google“ kalendorių, nesvarbu, ar kas nors atsiuntė jums kvietimą susitikti, ar jūs tiesiog juo pasinaudojote, nes jis pateikiamas kartu su jūsų įrenginiu.

Nors „Google“ kalendorius yra gana paprasta programa, kai kalbama apie planavimą, ji pateikiama su keliomis nuostabios funkcijos ir integracijos, kurios gali padėti padidinti jūsų produktyvumą ir pagerinti bendrą efektyvumą. Toliau pateikiamas kai kurių geriausių sąrašas.

1. Numatytųjų priminimų nustatymas

Visada naudinga nustatyti priminimus, kad nepraleistumėte jokių būsimų įvykių arba skirtumėte pakankamai laiko pasiruošti. Tačiau priminimo nustatymas kiekvienam naujam įvykiui gali būti gana varginantis.

Laimei, „Google“ kalendorius leidžia automatiškai sukurti numatytuosius priminimus apie visus jūsų atliekamus įvykius. Štai kaip:

1. Eikite į pagrindinį „Google“ kalendoriaus puslapį.
2. Dešinėje spustelėkite krumpliaračio piktogramą ir pasirinkite Nustatymai.
3. Pagal Mano kalendorių nustatymai, pasirinkite savo kalendorių.
4. Pasirinkite Pranešimai apie įvykį ir tada pasirinkite + Pridėti pranešimą.
5. Pasirinkite norimą trukmę spustelėdami išskleidžiamąjį meniu.

Ateityje visi jūsų sukurti įvykiai automatiškai turės šiuos numatytuosius priminimus. Atminkite, kad galite pridėti daugiau nei vieną pranešimą – tarkime, kad norite gauti kelis pranešimus apie įvykį.

Kasdien tvarkyti ir naudoti įvairius įrankius, nesvarbu, ar tai būtų asmeninis, ar darbinis, gali būti labai sunku – reikia nuolat perjungti įrankius, kad būtumėte informuoti apie savo projektus ir užduotis.

Daugelis šių įrankių leidžia integruoti „Google“ kalendorių, kad nereikėtų rankiniu būdu perkelti informacijos į programą arba iš jos į kalendorių. Pavyzdžiui, „Google“ kalendorius yra a gana naudinga „Slack“ integracija, kurią turėtumėte išbandyti jei naudojate verslo pranešimų programą. Integracija leidžia planuoti ir ištrinti įvykius tiesiai iš „Slack“. „Slack“ gali atnaujinti jūsų būseną pagal jūsų tvarkaraštį! Atminkite, kad tai, kaip integruojate „Google“ kalendorių su programa, priklauso nuo programos.

3. Gaukite savo dienos darbotvarkę el. paštu

Jei esate įpratę atsainiai perbraukti pranešimus apie juos negalvodami, yra didelė tikimybė, kad galite nepastebėti Kalendoriaus pranešimų. Ir jei teikiate pirmenybę el. laiškams, o ne kitoms komunikacijos formoms, čia yra patogus triukas: kasdienis tvarkaraštis gali būti išsiųstas tiesiai į jūsų el. Taip nepraleisite tų svarbių priminimų ir susitikimų.

Padaryti tai:

1. Eikite į „Google“ kalendorių ir spustelėkite krumpliaračio piktogramą.
2. Pasirinkite Nustatymai > Mano kalendorių nustatymai.
3. Pasirinkite kalendorių, iš kurio norite gauti el. laišką.
4. Slinkite žemyn iki Kiti pranešimai.
5. Eiti į Dienos darbotvarkė ir pasirinkite El. paštas iš išskleidžiamojo meniu.

Tikėtis, kad kiekvieną rytą penktą valandą ryto gausite el. laišką apie kasdienę darbotvarkę, kad galėtumėte pamatyti, kaip atrodytų jūsų diena.

4. Pradėkite savaitę kitą dieną

Nesvarbu, ar jūsų darbas susijęs su grafiko keitimu, užduočių atlikimu jūroje su skirtingomis savaitės pradžios dienomis, ar tiesiog pageidaujate netradicinės savaitės pradžios, „Google“ kalendorius jums padės. „Google“ kalendoriuje galite lengvai pakeisti savaitės pradžios dieną.

Tiesiog eikite į „Google“ kalendorių Nustatymai, pasirinkite Generolas, tada slinkite žemyn iki Peržiūrėti parinktis. Spustelėkite Pradėkite savaitę ir pasirinkti iš šeštadienis, sekmadienis, arba pirmadienis.

5. Naudokite savo balsą, kad nustatytumėte naują įvykį

Jei jūsų rankos šiuo metu nėra laisvos, bet reikia nedelsiant suplanuoti įvykį, galite balsu sukurti įvykį, o ne atidaryti „Google“ kalendoriaus programą ir įvesti visą informaciją.

Tiesiog pasakykite ką nors panašaus: „Ei, Google, sukurkite kalendoriaus įvykį: vakarienė su Jane Doe 20 val. pas Čili. Be visos informacijos įrašymo, „Google“ gali paprašyti papildomos informacijos prieš išsaugodama įvykį.

Atminkite, kad tai neįmanoma, jei naudojate „Apple“ įrenginį. „Siri“ negali kurti įvykių naudodami „Google“ kalendorių. Jei norite, kad „Siri“ pridėtų įvykių prie „Google“ kalendoriaus, turite nustatyti jį kaip numatytąjį kalendorių. Padarykite tai eidami į Nustatymai > Kalendorius > Numatytasis kalendorius.

6. Įterpkite savo kalendorių

Tvarkyti savo tvarkaraštį gali būti sunku, ypač jei žmonės nori su jumis sudaryti tvarkaraščius. Jei turite svetainę, leiskite kitiems žmonėms sudaryti tvarkaraštį su jumis pagal savo pageidavimus, įterpdami kalendorių į savo svetainę.

7. Naudokite internetinę planavimo programinę įrangą

Dalijimasis savo kalendoriumi gali turėti neigiamą poveikį laisvalaikio išnaudojimui. Jei norite geriau kontroliuoti, kada kiti gali su jumis susitarti, verta pasidomėti įrankiai, kurie supaprastina internetinį planavimą, kaip Kalendlis.

Kai prisiregistruojate naudoti „Calendly“ naudodami „Gmail“ adresą, jis sklandžiai sinchronizuoja kalendorių su „Calendly“ paskyra. Bet tai dar ne viskas. Ši integracija suteikia daug privalumų, tokių kaip automatinis planavimas, laiko juostos tvarkymas ir tinkinimas, todėl užsakymas su jumis tampa labiau individualizuotas.

8. Nustatykite laiko blokus

„Google“ kalendorius gali jums padėti pasiekti didžiausią našumą naudojant laiko blokus. Ši funkcija leidžia priskirti tam tikrus laiko tarpsnius, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į konkrečius projektus ar užduotis. Tai leidžia efektyviai sutelkti savo energiją į konkrečius tikslus, neleidžiant atidėlioti ir gaišti laiko pereinant nuo vienos užduoties prie kitos.

9. Automatiškai atmesti įvykius

„Google“ kalendoriaus naudojimas ne tik padeda sekti savo susitikimus. Taip pat galite jį naudoti norėdami užtikrinti, kad išlaikytumėte darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Kai nustatote darbo grafiką, „Google“ kalendorius gali automatiškai atmesti susitikimų užklausas, kai esate ne biure arba atostogaujate.

Taip pat galite išsiųsti jiems ne biuro pranešimą, informuodami, ką jie gali padaryti tuo tarpu, pvz., nukreipti juos pas kitą kolegą, kuris galėtų tvarkyti jų prašymus ar rūpesčius.

10. Pakaitomis su kita laiko juosta

Dirbant su žmonėmis kitose laiko juostose gali būti sudėtinga planuoti susitikimus ir nustatyti tvarkaraščius. Užuot praleidę per daug laiko konsultuodamiesi internetinis laiko juostos keitiklis, galite naudoti „Google“ kalendoriaus antrinės laiko juostos funkciją, kad stebėtumėte laiko skirtumus ir išvengtumėte planavimo nesklandumų.

„Google“ kalendoriuje spustelėkite Nustatymai > Generolas > Laiko zona. Varnelė Rodyti antrinę laiko juostą pagal Laiko zona. Taip pat galite pridėti etiketes prie kiekvienos laiko juostos, kad galėtumėte toliau organizuoti.

11. Sukurkite pasikartojančius susitikimus

Jei susitikimai vyksta kiekvieną savaitę ar mėnesį, galite nustatyti pasikartojančius susitikimus, o ne kiekvieną kartą neautomatiškai kurdami įvykius. Kurdami įvykį pasirinkite išskleidžiamąjį meniu, kuriame nurodyta Nesikartoja ir pasirinkite, kaip dažnai norite kartoti įvykį.

12. Sukurkite įvykio nuorodą

Nors kurdami naują įvykį „Google“ kalendoriuje turėsite spustelėti tik kelis kartus, įvykio spartusis klavišas praleidžia daugumą veiksmų ir nukreipia jus tiesiai į naują įvykio langą „Google“ kalendoriuje.

Tiesiog atidarykite naršyklę, įveskite kal.naujas, ir paspauskite Įeikite arba grįžti. Be to, yra ilgas sąrašas „Google“ kalendoriaus spartieji klavišai kurie gali padėti naršyti ir efektyviau naudoti programą.

13. Raskite idealų laiką susitikimams

Idealaus laiko paieška yra dar viena kova su susitikimo ar tvarkaraščio nustatymu. Tai sunkiau, kuo daugiau žmonių dalyvauja, ir situacija tampa painesnė, jei į lygtį įtraukiate skirtingas laiko juostas.

Laimei, „Google“ kalendoriuje yra funkcija „Rasti laiką“, leidžianti rasti laisvo laiko visiems komandos nariams. Tačiau tam reikia prieigos prie komandos „Google“ kalendorių, o naudoti galite tik naudodami žiniatinklio programą, o ne programą mobiliesiems. Ši funkcija leidžia rasti abipusiai prieinamą laiką, kuris tinka visiems komandos nariams.

Naudokite savo kalendorių savo naudai

„Google“ kalendorius siūlo daugybę produktyvumą didinančių funkcijų ir integracijų. Nuo numatytųjų priminimų nustatymo iki laiko juostų valdymo ir balso komandų naudojimo, šių įsilaužimų įvaldymas gali padėti išnaudoti visas kalendoriaus galimybes ir efektyviai valdyti laiką.