„Gmail“ archyvas vs. Ištrinti: kuris geriausiai tinka organizuotiems gautiesiems?

Jei gautuosiuose yra per daug nereikalingų el. laiškų, galite juos archyvuoti arba ištrinti. Tačiau jums gali kilti klausimas: ar archyvuoti el. laiškai ištrinami ir ar archyvavimas yra tas pats, kas ištrinti?

Suarchyvuoti el. laiškai pašalinami iš gautųjų, o ištrinti el. laiškai pateks į šiukšliadėžę. Bet kada naudinga archyvuoti, o kada – ištrinti? Ar archyvuojant el. laiškus sutaupoma vietos sistemoje „Gmail“? Šiame straipsnyje mes išsamiai apžvelgsime abi funkcijas ir apžvelgsime, kada geriausia jas naudoti.

Kas atsitinka, kai el. laiškas suarchyvuojamas?

Kai archyvuojate el. laišką „Gmail“, jis perkeliamas iš gautųjų ir susijusių kategorijų į „Visi laiškai“. Tačiau vis tiek galite pasiekti el. laišką naudodami „Gmail“ etiketes arba aplanką „Visi laiškai“. Jis taip pat bus išskaičiuotas iš neskaitytų el. laiškų skaičiaus gautuosiuose.

Atminkite, kad archyvuoti el. laiškai neištrinami, nebent juos ištrinate rankiniu būdu iš „Gmail“ paskyros. Be to, jei kas nors atsakys į archyvuotą el. laišką, atsakymo el. laiškas bus rodomas gautuosiuose.

Kaip archyvuoti el. laišką „Gmail“.

Galite archyvuoti vieną ar daugiau el. laiškų, pažymėdami prieš juos esantį žymimąjį laukelį ir spustelėdami Archyvas piktogramą viršuje.

Taip pat galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti el. laišką ir pasirinkti Archyvas iš meniu.

Kaip rasti archyvinius el. laiškus „Gmail“.

Norėdami rasti archyvuotus el. laiškus „Gmail“., eiti į Visi laiškai „Gmail“ šoninėje juostoje, kad rastumėte suarchyvuotus el.

Arba galite įvesti in: archyvas į Gmail paieškos juosta norėdami peržiūrėti tik archyvuotus el.

Kaip automatizuoti el. pašto archyvavimą „Gmail“.

Jei nenorite rankiniu būdu pasirinkti archyvuotinų el. laiškų, galite naudoti „Gmail“ filtro funkciją, kad tai atliktumėte automatiškai. Štai kaip tai galite padaryti:

1. Spustelėkite Nustatymai piktogramą Gmail viršuje ir pasirinkite Žiūrėti visus nustatymus iš kairiojo šoninės juostos lango.
2. Pasirinkite Filtrai ir užblokuoti adresai skirtuką.
3. Pateikite siuntėjų informaciją su kita svarbia informacija ir spustelėkite Sukurti filtrą.
4. Kitame lange pažymėkite žymimąjį laukelį Praleisti gautuosius (archyvuoti) parinktį ir spustelėkite Sukurti filtrą.
5. Naujasis filtras automatiškai archyvuos to konkretaus siuntėjo el. laiškus.

Kaip išarchyvuoti el. laiškus „Gmail“.

Jei per klaidą suarchyvavote el. laišką, kurį norite įtraukti į gautuosius, galite tai anuliuoti pasirinkę Anuliuoti apatiniame pranešimo lange.

Tačiau jei praleidote pranešimą, eikite į Visi laiškai ir pasirinkite el. Viršuje spustelėkite Perkelti į gautuosius piktogramą.

Arba galite įvesti in: archyvas į Gmail paieškos juosta ir pasirinkite vieną ar daugiau el. laiškų, kuriuos norite išarchyvuoti. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite savo el. laišką ir pasirinkite Perkelti į gautuosius iš sąrašo.

Kas nutinka, kai ištrinamas el.

Kai ištrinate el. laišką iš „Gmail“ paskyros, jis automatiškai pašalinamas iš gautųjų ir perkeliamas į šiukšliadėžės aplanką. Galite visam laikui ištrinti el. laiškus arba atkurti ištrintus el. laiškus į gautuosius iš aplanko Šiukšliadėžė.

Kai visam laikui ištrinate el. laišką, ištrinate ir visus susijusius prisegtus failus. Tačiau el. laiškai šiukšliadėžės aplanke po 30 dienų ištrinami visam laikui. Taip pat galite visiškai ištuštinti šiukšliadėžės aplanką.

Kaip ištrinti el. laišką „Gmail“.

Yra du būdai, kaip ištrinti el. laišką iš „Gmail“. Gautuosiuose galite pasirinkti vieną ar daugiau el. laiškų ir spustelėti Ištrinti piktogramą viršuje.

Taip pat galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti pasirinktus el. laiškus ir pasirinkti Ištrinti iš sąrašo.

Kaip ištrinti kelis el. laiškus „Gmail“.

Jeigu nori jei norite ištrinti kelis el. laiškus „Gmail“., pasirinkite Visi viršuje esančio žymimojo laukelio išskleidžiamajame meniu ir spustelėkite Ištrinti piktogramą.

Tačiau vienu metu bus ištrinta tik 50 el. laiškų, o jei norite ištrinti daug laiškų, turėsite tai padaryti kelis kartus.

Arba galite sukonfigūruoti „Gmail“ filtrą, kad automatiškai ištrintų tam tikrų siuntėjų el. laiškus.

1. Spustelėkite Nustatymai piktogramą Gmail viršuje ir pasirinkite Žiūrėti visus nustatymus.
2. Pasirinkite Filtrai ir užblokuoti adresai skirtuką.
3. Pateikite siuntėjų informaciją su kita svarbia informacija ir spustelėkite Sukurti filtrą.
4. Kitame lange pažymėkite žymimąjį laukelį Ištrink taiir spustelėkite Sukurti filtrą.
5. Naujasis filtras automatiškai ištrins el. laiškus iš to konkretaus siuntėjo.

Kuo skiriasi el. pašto archyvavimas ir ištrynimas?

Yra daug skirtumų tarp „Gmail“ archyvo ir „Gmail“ archyvo. ištrinti, priklausomai nuo to, kaip jie veikia. Štai keletas reikšmingų skirtumų, kuriuos reikia atsiminti:

• Nors ir archyvuoti, ir ištrinti el. laiškai pašalinami iš gautųjų, archyvuoti el. laiškai perkeliami į aplanką Visi laiškai, o ištrinti – į aplanką Šiukšliadėžė.
• Ištrintus el. laiškus galite pasiekti aplanke Šiukšliadėžė, kol po 30 dienų jie bus visiškai pašalinti iš paskyros. Kita vertus, archyvuotus el. laiškus galima pasiekti iš aplanko Visi laiškai.
• Suarchyvuoti el. laiškai automatiškai neištrinami, tačiau ištrinti el. laiškai automatiškai pašalinami iš šiukšliadėžės po 30 dienų. Suarchyvuoti el. laiškai liks jūsų „Gmail“ paskyroje, kol juos ištrinsite rankiniu būdu.
• Ištrinti el. laiškai atlaisvina vietos saugykloje, kai jie visam laikui ištrinami iš „Gmail“ paskyros. Tačiau archyvuoti el. laiškai ir toliau saugomi jūsų paskyroje ir įskaičiuojami į bendrą saugyklos paskirstymą.
• Kai naudojate „Gmail“ paieškos variklį norėdami ką nors rasti, suarchyvuoti el. laiškai įtraukiami į rezultatus, o ištrinti – ne.
• Kai spustelėsite etiketę, kad pamatytumėte visus ja pažymėtus el. laiškus, bus rodomas ir archyvuotas el. laiškas. Tačiau ištrintus el. laiškus galima peržiūrėti tik aplanke Šiukšliadėžė.

Kada turėtumėte archyvuoti el.

Jei jums įdomu, kada geriau archyvuoti, palyginti su Ištrinkite el. laiškus iš savo „Gmail“ paskyros, čia yra keletas priežasčių, kodėl verta rinktis archyvinius el. laiškus, o ne juos ištrinti:

• Galite išardyti gautuosius ir padaryti juos lengviau valdomus archyvuodami nebereikalingus el. laiškus.
• Kad gautųjų skaičius būtų nulinis, suarchyvuokite visus senus el. laiškus kurie užgriozdina jūsų gautuosius.
• Galite archyvuoti svarbius el. laiškus, kurių jums šiuo metu galbūt nereikia, bet kurie gali būti naudingi ateityje.
• Saugumo sumetimais gali reikėti saugoti tam tikrus el. laiškus. Archyvavimas gali padėti sekti šiuos el. laiškus ir išvengti atsitiktinio ištrynimo.
• Kai el. pašto pokalbių gija baigiasi ir daugiau atsakymų nesitikima, galite archyvuoti šias svarbias el. pašto diskusijas, kad išsaugotumėte įrašą ir jas būtų lengviau rasti.
• Archyvuodami el. laišką galite išsaugoti slaptą informaciją ir priedus, kurių nenorite prarasti gautuosiuose.

„Gmail“ archyvas vs. Pašalinti el. laiškus: kada geriausia ištrinti el.

Yra daug priežasčių, kodėl turėtumėte ištrinti el. laišką, o ne jį archyvuoti. Štai keletas geriausių priežasčių ištrinti nepageidaujamus el. laiškus iš „Gmail“ gautųjų:

• Jei esate visiškai tikri, kad el. laiško ateityje nereikės, turėtumėte jį ištrinti, kad išvalytumėte gautuosius.
• Galite ištrinti el. laišką, jei nenorite, kad jis ateityje būtų rodomas „Gmail“ paieškos rezultatuose.
• Jei reikia atlaisvinti vietos „Gmail“ saugykloje, galite ištrinti senesnius el. laiškus, kurių jums nebereikia.
• Kai jums nebereikia peržiūrėti ar gauti jokių priedų ar dokumentų iš el. laiško, ištrinkite juos dar kartą patikrinę.
• Šlamštas ir reklaminiai el. laiškai gali užpildyti gautuosius ir užimti vietos saugykloje. Galite nesunkiai atlaisvinti vietos svarbiems el. laiškams ištrindami el. pašto šiukšles.

Kaip ištrinti archyvuotus el

Suarchyvuoti el. laiškai lieka jūsų „Gmail“ paskyroje, kol jie nebus rankiniu būdu ištrinti. Suarchyvuotus el. laiškus galite ištrinti keliais būdais. Štai kaip galite padaryti abu:

1. Eiti į Visi laiškai aplanką, pasirinkite archyvo el. laišką, kurį norite ištrinti, ir spustelėkite Ištrinti piktogramą viršuje.
2. Arba įveskite in: archyvas į Gmail paieškos juosta, pasirinkite archyvo el. laišką ir spustelėkite Ištrinti piktogramą.

Kodėl elektroninio pašto archyvavimas yra geresnis pasirinkimas?

Kalbant apie „Gmail“ archyvą vs. ištrinti el. laiškus, dažnai geriausia savo el. laiškus archyvuoti. Tokiu būdu galite bet kada grįžti ir rasti el. laišką. Be to, tai leidžia sekti visus ankstesnius pokalbius ir prireikus lengvai rasti konkrečios informacijos.

Ištrynus el. laiškus gali būti prarasti duomenys ir vėliau gali būti sunkiau gauti informaciją. Dėl to jums nereikės jaudintis, kad prarasite el. laiškus, kuriuos galėsite lengvai archyvuoti ir pašalinti iš gautųjų.

Apskritai ištrinkite tik tuos el. laiškus, kurių esate tikri, kad jums daugiau niekada neprireiks. Taigi, jei nenorite kažko ištrinti visam laikui, rinkitės „Gmail“ archyvą, o ne ištrynę. Panašiai, išvalykite „Outlook“ gautuosius archyvuodami el. laiškus nenorite ištrinti.

Tvarkykite savo „Gmail“ gautuosius archyvuodami el. laiškus

Dabar žinote atsakymą į klausimą: „Ar archyvas yra tas pats, kas ištrinti, ar ne?“. Archyvavimas padeda sutvarkyti gautuosius ir netrukdyti perkeliant nebereikalingus el. laiškus į aplanką Visi laiškai.

Pavyzdžiui, jei gaunate naują el. laišką ir jį apdorojate, galite greitai suarchyvuoti, kad gautieji būtų švarūs. Tačiau visus el. laiškus, kuriuos ištrynėte aplanke Šiukšliadėžė arba suarchyvavote aplanke Visi laiškai, galite lengvai perkelti atgal į gautųjų aplanką.