Kaip lengviau naudoti „Microsoft Word“ pakeitimus

Stebėti pakeitimus yra vienas geriausių įrankių, skirtų Word dokumentams redaguoti ir bendradarbiauti su kitais, tačiau naudojant jį gali būti sudėtinga ir nepatogu. Jei pirmą kartą naudojate šią „Microsoft Word“ funkciją arba negalite pakęsti raudonų ženklų ir keistų nustatymų, dar neatsisakykite „Sekti pakeitimus“.

Kai suprasite, kaip veikia skirtingi komponentai, funkciją naudoti bus lengviau. Galite tinkinti šią funkciją, kad sukurtumėte tvarkingesnę sistemą, kai peržiūrite dokumentą arba peržiūrite kieno nors kito redagavimus. Štai keletas idėjų.

1. Rodyti pakeitimus balionuose

Stebėti pakeitimus yra ne tik įjungimas-išjungimas. Kai tik išmoksite pagrindus naudojant MS Word Track Changes, galite tyrinėti jo funkcijas ir dar labiau pritaikyti naudotojo patirtį.

Vienas iš pagrindinių komponentų, kuriuos galite pakeisti, yra žymėjimo ekranas. Kai eini į Peržiūra > Rodyti žymėjimą > Balionai, turite tris parinktis:

• Rodyti pakeitimus balionuose
• Rodyti visas eilutes
• Rodyti tik formatavimą balionuose

Stebėti pakeitimus pagal numatytuosius nustatymus naudojami įterptieji taisymai, tai reiškia, kad išbraukiami ištrinti žodžiai ir įterpiami pakeitimai į patį teksto turinį. Keletą tokių pataisymų galima valdyti, tačiau visa jų knyga gali varginti akį. Be to, šis nustatymas neparyškina formatavimo – sunku rasti šiuos pakeitimus.

Balionų naudojimas tik formatavimui yra žingsnis į priekį, palyginti su tiesioginiais pakeitimais. Ištrynimai ir įterpimai vis tiek rodomi pagrindiniame tekste, bet visi formato pakeitimai pateikiami balionuose, esančiame skydelyje dešinėje nuo teksto.

Jei tiesioginis redagavimas jums visiškai netinka, perjunkite į taisymus balionuose. Tada galite ištrinti, įterpti ir formatuoti viską, ko norite, o dešiniajame skydelyje bus rodomas pakeitimų sąrašas. Vis dar yra raudonos spalvos, bet jūsų pakeitimai yra daug tvarkingesni ir lengviau valdomi.

2. Naudokite be žymėjimo arba paprastą žymėjimą, kad išvengtumėte blaškymosi

Priklausomai nuo jūsų redagavimo stiliaus, galbūt norėsite pirmiausia perskaityti dokumentą prieš jį koreguodami, kad suprastumėte jo eigą, skaitomumą ir galimas spragas. Teksto užpildymas ženklais nuo pat pradžių gali būti neproduktyvus.

„Track Changes“ siūlo du sprendimus Rodyti peržiūrai išskleidžiamasis meniu. Paprastas žymėjimas paslepia balionus ir eilutines pataisas ir rodo tik vertikalias raudonas linijas, rodančias, kur buvo atlikti pakeitimai. Spustelėkite bet kurią iš šių eilučių, kad greitai atskleistumėte pakeitimus. Spustelėkite dar kartą, kad juos paslėptumėte.

Nėra žymėjimo pašalina ir vertikalias linijas. Galite ramiai skaityti ir redaguoti, kol nepasirinksite kitaip. Darbas su bet kuriuo iš šių nustatymų užtikrina aiškų dokumentą ir minimalų dėmesį blaškantį. Jei dirbate su komanda, sukurkite geriausi būdai bendradarbiauti realiuoju laiku naudojant „Word“., ir nustatykite „Sekti pakeitimus“ taisykles, kad visi galėtų patogiai dirbti.

3. Naudokite visus žymėjimus arba originalą taupiai

Nereikia rodyti viso Word dokumento žymėjimo, nebent konkrečiai norite peržiūrėti tam tikrą versiją arba integruoti pakeitimus.

Žiūrėti į originalų tekstą dar mažiau būtina. Galite pažvelgti į pradinį tekstą ir trumpai palyginti dvi versijas, pavyzdžiui, pagal stilių ar ilgį, bet viskas. Taigi, jums nereikia aktyvuoti nė vieno iš šių nustatymų, kol jums jų tikrai neprireiks. Tai gali padėti sumažinti jūsų nusivylimą stebėti pakeitimus.

4. Suasmeninkite spalvas ir žymes

Kai keli vartotojai dirba su Word dokumentu ir atlieka pakeitimus, funkcija Stebėti pakeitimus paryškina jų pakeitimus skirtingomis spalvomis. Labiausiai nerimą kelianti problema, susijusi su Track Changes, dažnai yra numatytoji raudona jo žymėjimo spalva, ypač kai ji dominuoja tekstuose, kuriuose yra daug pataisymų.

Geros naujienos yra tai, kad galite pakeisti šią spalvą. Tiesą sakant, kiekvieną dokumentą, su kuriuo dirbate, galite koduoti spalvomis.

Viduje Stebėjimas skyrių, spustelėkite Pakeiskite stebėjimo parinktis rodyklė. Pamatysite kai kuriuos pagrindinius nustatymus, kuriuos galite keisti, bet norėdami pasiekti daugiau parinkčių, spustelėkite Išplėstiniai nustatymai. Bus atidarytas langas, kuriame bus pasiūlyta daugiau būdų, kaip stebėti pakeitimus savo pačių.

Galite pasirinkti geresnes įterpimo, trynimo, formatavimo ir kt. spalvas. Jūs netgi galite pakeisti kiekvienos funkcijos žymėjimą – nuo ​​paryškinto iki dvigubo perbraukimo ir simbolių. Be to, jūs netgi galite pakoreguoti balionų išvaizdą. Pasisemkite įkvėpimo iš produktyvumo programos su efektyviu spalvų kodavimu arba tiesiog pasirinkite spalvas, kurios nekenks akims, kai naudojate Track Changes.

Komentarų palikimas yra kitas geriausias būdas pateikti atsiliepimų apie „Microsoft Word“, neskaitant pakeitimų stebėjimo. Tačiau dėl pernelyg didelio komentarų naudojimo redagavimo ir skaitymo patirtis gali būti tokia pat didžiulė.

Komentarų naudojimas kartu su keitimų stebėjimu yra lengvesnis, nes iš anksto nuspręskite, kaip naudosite kiekvieną funkciją. Kalbant apie komentarus, galite juos rezervuoti klausimams autoriui arba idėjoms, kaip patobulinti tekstą – dalykų, kurių negalite pasakyti naudodami „Sekti pakeitimus“ nepridėję daugiau raudonos spalvos.

Be to, geriausia paryškinti tik tuos žodžius, kurie yra susiję su jūsų komentarais, o ne visas pastraipas. Jūs netgi galite įdėti savo komentarus tik skyrių pradžioje arba pabaigoje.

Jei susiduriate su dokumentu, kuriame yra daug pastabų ir komentarų, pabandykite ištirti galimas parinktis Rodyti komentarus išskleidžiamasis meniu. Ši funkcija gali padėti sutvarkyti komentarus jums suprantamu būdu, nesvarbu, ar skaitote, ar redaguojate tekstą.

Arba, jei dokumentas, kurį peržiūrite, yra mažas, bet turite daug ką pasakyti, apsvarstykite galimybę apsilankyti tuščią puslapį dokumento pradžioje arba pabaigoje ir pateikiant atsiliepimus, kuriuos galėtumėte pateikti komentaruose ten. Tai galite padaryti ir atskiriems skyriams. Komentarų įrankis yra praktiškesnis, tačiau galite jį naudoti kada norite ir kada norite.

Nedvejodami išbandykite savo turimas funkcijas, pvz., pridedant „Microsoft Word“ eilučių numerius į tekstą ir tada nurodant konkrečias atsiliepimo eilutes. Skirkite laiko išmokti visko, ką gali pasiūlyti ši teksto apdorojimo programinė įranga, ir atitinkamai pritaikykite kiekvieną „Track Changes“ užduotį.

7. Priimti arba atmesti pataisų grupes

Kadangi rašytojas peržiūri redaktoriaus pataisymus, svarbu atidžiai apsvarstyti daugumą pakeitimų, net kai redaguojate patys.

Tačiau kai kalbama apie nedidelius pataisymus, pvz., formatavimo ar rašybos taisymus, yra greitesnis būdas integruoti pakeitimus arba jų atsikratyti. Tiesiog pasirinkite visą pastraipą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ją ir pereikite prie bet kurio Priimti pakeitimus arba Atmesti pakeitimą. Jūsų pasirinkimas turės įtakos visiems tos pastraipos pataisymams.

Galite eiti toliau ir integruoti viso dokumento pataisas. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję pažymėtą pastraipą pasirinkite žemiau esančią rodyklę Priimti įrankių juostoje ir tada Priimti visus pakeitimus. Iš karto po juo taip pat turite galimybę automatiškai sustabdyti pakeitimus.

8. Sureguliuokite peržiūros sritį

Kaip minėta anksčiau, galite naudoti bet ką, kas pagerins jūsų vartotojo patirtį stebėdami pakeitimus, įskaitant „Microsoft Word“ produktyvumo priedai. Tačiau net ir paprasčiausias skaitmeninės darbo srities išdėstymo pertvarkymas gali būti naudingas jūsų darbo eigai.

Pakeitimų stebėjimo peržiūros sritis yra dar vienas būdas peržiūrėti visas versijas, kad jos neužgriozdintų ekrano. Galite redaguoti dokumentą be žymėjimo ir leisti sričiai sugeneruoti paprastą pakeitimų sąrašą. Paspaudę šalia esančią rodyklę Peržiūros sritis, galite perjungti jį iš vertikalios į horizontalią padėtį ir vėl atgal.

Stebėkite pakeitimus jums

Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti sudėtinga, tačiau „Microsoft“ programa „Sekti pakeitimus“ iš tikrųjų yra labai paprasta ir naudinga, kai tik išmoksite gudrybių. Nesvarbu, ar atliekate pakeitimus, ar gaunate pakeitimus, prieš pradėdami dirbti nustatykite savo Stebėti pakeitimus, kad viskas būtų lengviau. Sutvarkykite, kaip žymėjimai, komentarai ir peržiūros sritis turėtų atrodyti tekste ir aplink jį.

Stebėti pakeitimus programoje Microsoft Word yra lengviau, kai sukuriate išdėstymą ir spalvų schemą, kuri jus motyvuoja, o ne per daug stimuliuoja.