6 būdai, kaip naudoti skaičiuokles, kad padidintumėte produktyvumą

Ar žinojote, kad skaičiuoklės gali ne tik tvarkyti skaičius ir grafikus? Tinkamai naudojami jie gali pakeisti jūsų produktyvumą tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime.

Nesvarbu, ar tai būtų „Excel“, „Google“ skaičiuoklės ar bet kuri kita skaičiuoklių platforma, galite pasinaudoti jų galia universalios programos, skirtos jūsų asmeniniams ir profesiniams projektams organizuoti, sekti ir analizuoti efektyviai. Štai keletas būdų, kaip padidinti našumą naudojant skaičiuokles.

1. Užduočių ir darbų sąrašų sudarymas lentelėse

Skaičiuoklės yra puikus būdas tvarkyti užduotis ar darbų sąrašus naudojant pagrindinį, bet galingą produktyvumo metodą. Galite naudoti stulpelius užduotims suskirstyti pagal prioritetą, terminus, būseną ar kitus kriterijus.

Skaičiuoklėse taip pat yra funkcija, vadinama sąlyginiu formatavimu, kurią galite naudoti norėdami pabrėžti esmines užduotis arba duomenų patvirtinimą supaprastintam pasirinkimui. Šis metodas leidžia stebėti pažangą, optimizuoti laiko valdymą ir sutelkti dėmesį į savo tikslus.

Pavyzdžiui, galite naudoti sąlyginį formatavimą, kad paryškintumėte užduotis, kurias reikia atlikti šiandien, šią savaitę ar artimiausiu metu. Taip galėsite lengvai greitai nustatyti, kurias užduotis reikia atlikti, o kurios lieka nebaigtos.

2. Filtravimas ir rūšiavimas patobulintam organizavimui

Naudodami skaičiuokles galite sklandžiai filtruoti ir rūšiuoti duomenis pagal konkrečius poreikius. Filtruodami galite rodyti atitinkamas eilutes, pvz., šiandien atliktinas arba konkrečiam asmeniui priskirtas užduotis, o rūšiuodami informaciją galite rūšiuoti pagal prioritetą, terminą arba atlikimo datą.

Šis intuityvus organizavimo metodas leidžia greitai rasti svarbiausius duomenis, nustatyti užduočių prioritetus ir atitinkamai optimizuoti darbo eigą. Tai taip pat puikiai tinka bendradarbiaujant su komanda ar projekte ir norint pasiūlyti skirtingus požiūrius, atsižvelgiant į jų poreikius.

Pavyzdžiui, jei norite sekti laukiančias užduotis pagal prioriteto lygį, galite filtruoti pagal „laukia“ ir rūšiuoti pagal prioritetą. Taip viename sąraše bus rodomos visos laukiančios kiekvieno prioriteto lygio užduotys. Arba taip pat galite filtruoti pagal prioritetą ir rūšiuoti pagal būseną, kad gautumėte tą patį rezultatą, bet skirtingą rodinį.

3. Įrašykite atliktas užduotis, kad galėtumėte stebėti augimą

Skaičiuoklės gali sklandžiai sekti jūsų pažangą ir pasiekimus. Užuot ištrynę atliktas užduotis, galite jas archyvuoti tam skirtame lape arba skirtuke. Taip pat galite naudoti kai kuriuos esmines formules ir funkcijas kiekybiškai įvertinti atliktas užduotis per konkrečius terminus, įvertinti laiko investicijas ir įvertinti atitiktį tikslais.

Tai dar viena sritis, kurioje naudojamas sąlyginis formatavimas. Galite naudoti jį norėdami pabrėžti pasiekimus ir tiksliai nustatyti sritis, kurias reikia tobulinti. Šis metodas leidžia išmatuoti našumą ir atpažinti stipriąsias puses bei pateikia įžvalgas per diagramas ar grafikus, kad būtų galima vizualizuoti tendencijas ir augimą bėgant laikui.

Kai kurios sritys, kuriose galite tai pritaikyti, apima asmeninį projektų valdymą, laiko valdymą, projekto kliūčių nustatymą ir kt.

4. Laiko sekimas ir produktyvumo analizė

Naudojant darbo laiko apskaitos žiniaraščio šablonai, arba kurdami savo, galite pagerinti savo laiko valdymą ir produktyvumo vertinimą naudodami skaičiuokles. Užregistruokite užduočių, projekto ir veiklos pradžios ir pabaigos laiką, naudodami formules, kad apskaičiuotumėte trukmę, procentus ir vidurkius.

Galite vizualizuoti įžvalgas per diagramas, parodydami, kaip ir kur leidžiate laiką, stebėdami produktyvumo modelius. Arba taip pat galite naudoti laikmačio funkcijas:

• Supaprastintas laiko stebėjimas.
• Pradžios ir pabaigos laiko stulpelių žymėjimas.
• Apskaičiuokite užduočių trukmę.
• Duomenų kaupimas išsamiai analizei.

Tai gali būti taikoma daugelyje sričių, įskaitant laiko stebėjimą asmeniniam produktyvumui, verslo valdymui, projektų valdymui ir komandos bendradarbiavimui.

5. Bendradarbiaujantis užduočių valdymas

Skaičiuoklės yra neįkainojama priemonė, skatinanti komandų bendradarbiavimą. Naudodami debesies paslaugas, pvz., „Google“ diską ar „OneDrive“, galite bendrinti skaičiuoklę su komandos nariais, klientais ar suinteresuotosiomis šalimis.

Bendradarbiaukite realiuoju laiku, naudodami tokias funkcijas kaip komentarai, pokalbiai ir versijų istorija, kad galėtumėte bendrauti, stebėti pakeitimus ir užtikrinti duomenų vientisumą. Debesimis pagrįstos platformos, pvz., „Google“ dokumentai, gali pagerinti bendradarbiavimo užduočių valdymą, leisdamos keliems žmonėms vienu metu dirbti su tuo pačiu dokumentu, dalytis komentarais ir bendrauti realiuoju laiku. Tai skatina geresnį vartotojų koordinavimą, bendravimą ir komandinį darbą.

Naudodamos platformas, kuriose veikia debesys, organizacijos taip pat gali naudoti bendradarbiavimo įrankius, kad sukurtų ir dalintųsi žinių bazėmis, kuriose užfiksuota kolektyvinė jų darbo jėgos išmintis. Tai padeda visiems padaryti produktyvesnius, nes sumažina pasikartojančių užduočių poreikį, pvz., ieškant informacijos arba bandant rasti ką nors, kas jau padarė tai, ką reikia padaryti.

6. Vaizdinių prietaisų skydelių kūrimas

Skaičiuoklės yra galingos, kad būtų galima sukurti intuityvius vaizdinius prietaisų skydelius, kuriuose perduodami svarbūs duomenys ir metrika. Tokios funkcijos kaip suvestinės lentelės, pjaustytuvai, sparklines ir sąlyginis formatavimas padeda dinamiškai pateikti informaciją.

Kita patogi funkcija leidžia susieti skaičiuoklę su išoriniais duomenų šaltiniais naudojant importavimo įrankius, žiniatinklio užklausas arba API. Nors ir sudėtinga, jei galite naudoti makrokomandas, mygtukus ir formas užduotims automatizuoti, tai padidina jūsų suasmeninimą per prietaisų skydeliai.

Prietaisų skydeliai suteikia visapusišką jūsų pažangos vaizdą ir gali būti koreguojami kaip norite, kad būtų galima lengvai stebėti produktyvumą. Jo naudojimo atvejai yra neriboti – nuo ​​prietaisų skydelių naudojimo biudžeto sudarymui iki asmeninės karjeros planavimo.

Skaičiuoklės: jūsų slaptas produktyvumo ginklas

Skaičiuoklės yra neįvertintos, bet universalios priemonės, kurios padeda didinti produktyvumą įvairiais aspektais. Pasinaudokite šiais patarimais, kad pasinaudotumėte naujai atrastomis skaičiuoklės galiomis, pakeistumėte savo darbo eigą ir pasiektumėte puikių produktyvumo rezultatų!