Kaip pasirinkti tinkamą projektų valdymo įrankį

Jei dirbate ką nors svarbaus su maža komanda arba prie asmeninio projekto, svarbu neatsilikti nuo reikalų ir organizuoti savo darbo eigą. Geriausias būdas tai padaryti yra investuoti į projektų valdymo įrankį. Specialios programinės įrangos naudojimas gali padėti supaprastinti darbo eigą ir sutvarkyti visas judančias dalis.

Tačiau, kai yra tiek daug galimybių, kaip išsirinkti tinkamą? Pirmas žingsnis yra žinoti, kokių funkcijų ir aspektų reikia ieškoti. Susikoncentruokite į tai, kas iš tikrųjų svarbu jums ir jūsų komandai. Pagalvokite apie funkcionalumą, lankstumą, sąsają, saugumą ir palaikymą.

1. Funkcijos ir funkcionalumas

Prieš ieškodami projektų valdymo įrankio, turėtumėte išsiaiškinti funkcijas, kurios padės efektyviai atlikti darbus. Prieš eidami į priekį, užduokite sau keletą klausimų. Pavyzdžiui, dirbsite vienas ar su komanda? Jei tai pastarasis, koks yra jūsų komandos dydis ir apimtis? Kokių įrankių jums reikia ir be ko apsieiti?

Paprastai norėsite užduočių, etapų, tvarkaraščių ir laiko juostų kūrimo parinkčių, kad visi sektųsi. Kuo šie įrankiai labiau pritaikomi ir lankstesni, tuo geriau. Kai kurie įrankiai leidžia nustatyti pasikartojančias užduotis, priklausomybes ir pranešimus, kad projektai vyktų efektyviai.

Kai kurie įrankiai yra universalesni nei kiti. Pavyzdžiui, galite naudokite ClickUp kaip asmeninio produktyvumo įrankį taip pat mažoms komandoms. Taigi, pirmiausia reikia įvertinti savo darbo eigos poreikius ir tada pasirinkti tinkamiausią įrankį.

2. Sąsaja, kurią iš tikrųjų naudosite

Daugelis projektų valdymo įrankių yra labai universalūs ir gali prisitaikyti prie įvairių situacijų. Pavyzdžiui, Su „Notion“ galite daug nuveikti, pvz., užsirašyti pastabas, kurti darbų sąrašus ar net sukurti pasirinktinį CRM. Nors tai turbūt vienas geriausių produktyvumo įrankių, kai kurie galbūt norėtų ką nors paprastesnio, su kuriuo galėtų greitai susitvarkyti.

Jei taip, ieškokite paprasto ir intuityvaus dizaino, kurį lengva naršyti keliais paspaudimais. Funkcijos turi būti lengvai pasiekiamos ir nepaslėptos po meniu sluoksniais. Sužymėti taškai, sunumeruoti sąrašai ir daug tarpų leidžia lengvai nuskaityti instrukcijas ir informaciją.

Programoje taip pat turėtų būti prietaisų skydelis, kuriame trumpai apžvelgiamos užduotys, tvarkaraščiai ir pranešimai, kad galėtumėte efektyviai viską stebėti. Atminkite, kad šį įrankį naudosite beveik kiekvieną dieną, todėl suraskite tai, kas jums tikrai patiks.

3. Personalizavimo parinktys

Idealus įrankis turėtų suteikti jums visišką kontrolę, kurios funkcijos ir rodiniai yra matomi jums arba jūsų komandai. Kai kuriems iš jūsų gali prireikti paprastos „Kanban“ lentos ir užduočių sąrašo, o kitiems labiau patinka diagramos, grafika ir laiko stebėjimo priemonės, kad būtų lengviau vizualizuoti visus tuos duomenis. Bet kuriuo atveju sekcijos turi būti pritaikomos ir lengvai įjungiamos arba išjungiamos.

Taip pat turėtumėte turėti galimybę pridėti pasirinktinių laukų, rodinių ir filtrų, kad galėtumėte stebėti pažangą, kuri tikrai svarbi. Pavyzdžiui, galbūt norėsite pažymėti tam tikras užduotis kliento vardu arba prioriteto lygiu. Taip pat galbūt norėsite pasirinktinio rodinio, kuriame būtų rodomos tik jūsų komandai priskirtos aukšto prioriteto užduotys.

4. Bendradarbiavimas ir bendravimas

Bendradarbiavimas yra raktas į bet kokį gerą projekto valdymo įrankį. Norite kažko, kas leistų lengvai dirbti su komandos nariais ir klientais, kad kiekvienas galėtų stebėti pažangą ir būti informuotas. Įsitikinkite, kad galite pridėti vartotojų ir nurodyti jų prieigos lygį.

Turėtumėte turėti galimybę pridėti administratorių, komandos narių, turinčių skirtingus leidimus, ir klientų su ribota prieiga. Užduočių ir terminų skyrimas taip pat turėtų būti paprastas. Paskyrus užduotį, perėmėjas turėtų būti nedelsiant įspėtas pranešimu. Be to, komandos nariai turėtų galėti komentuoti užduotis, dalytis naujiniais, užduoti klausimus ir lengvai bendrinti failus.

5. Lankstumas

Geras projektų valdymo įrankis yra tas, kuris prisitaiko prie jūsų poreikių, kai auga jūsų projekto apimtis, sudėtingumas ir duomenys. Įrankis turėtų sugebėti valdyti šį duomenų padidėjimą ir sudėtingumą nepakenkiant našumui ar bendradarbiavimui.

Toliau išplėtus projektą, galiausiai prireiks daugiau įrankių visiems procesams valdyti. Todėl svarbu, kad įrankis galėtų gerai integruotis su kita programine įranga, pvz., failų dalijimosi programomis, el. pašto paslaugomis ir verslo įrankiais.

6. Prieinamumas mobiliesiems

Jei tam tikri jūsų komandos nariai dirba nuotoliniu būdu ir ne visada turi prieigą prie tam skirtos darbo vietos, programa mobiliesiems gali padėti palaikyti ryšį beveik iš bet kurios vietos. Patikrinkite, ar įrankyje yra skirta „iOS“ arba „Android“ programa ir ar funkcijos perkeliamos į visas darbalaukio funkcijas.

Naudodami mobiliąja programėle naudotojai turėtų turėti galimybę bent jau atsakyti į komentarus, tikrinti priskirtas užduotis ir sekti projekto eigą. Šiomis dienomis tai yra mažiau aktuali problema, kaip ir kai kurie geriausios projektų valdymo priemonės jau turi specialias programas mobiliesiems, kurios užtikrina produktyvią patirtį.

7. Saugumas ir duomenų privatumas

Nors daugelis žmonių gali nepastebėti saugumo aspekto, tai labai svarbu, kai įrankiui patikėsite neskelbtinus su projektu susijusius duomenis, dokumentus ir informaciją. Šifravimo įrankiai, tokie kaip SSL sertifikatai yra labai svarbūs. Tai reiškia, kad jūsų duomenys ir dokumentai yra užkoduoti, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos.

Taip pat svarbus ir dviejų veiksnių autentifikavimas, reikalaujantis ne tik slaptažodžio, bet ir į telefoną išsiųsto kodo ar autentifikavimo programėlės. Dėl to įsilaužėliams daug sunkiau pasiekti jūsų paskyrą.

Galiausiai atkreipkite dėmesį į duomenų atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo įrankius. Gali būti, kad programinės įrangos serveriai gali sugesti arba tapti kibernetinių atakų auka. Tokiose situacijose labai svarbu reguliariai kurti automatines atsargines kopijas ir planą, kaip atkurti duomenis.

8. Kainos ir planai

Daugeliu projektų valdymo įrankių galima naudotis nemokamai, tačiau dauguma jų turi funkcijų, užrakintų už prenumeratos. Galbūt galėsite naudotis tam tikru įrankiu visiškai nemokamai, bet turėsite ribotą prieigą prie žmonių, kuriuos galite įtraukti į laivą, skaičiaus.

Įsitikinkite, kad jūsų naudojamas įrankis yra pagrįstai kainuojantis, kad jis puikiai atitiktų jūsų projekto biudžetą. Atsižvelgdami į kainą, patikrinkite atsiliepimus internete ir sužinokite, ar klientų aptarnavimas yra geras. Norite lengvai pasiekti pokalbius, skambinti ar el. laiškus įmonei, jei kas nors negerai.

Projektų valdymo įrankis yra labai svarbus įmonėms ar žmonėms, norintiems sukurti kažką, galintį augti ateityje. Tai gali būti ne taip svarbu nepriklausomiems laisvai samdomiems darbuotojams, bet vis tiek labai padeda supaprastinti darbo eigą ir užtikrinti, kad nepraleistumėte terminų.

Geriausia tai, kad daugelis šių įrankių yra daugiau nei tik projektų valdymo programinė įranga. Galite juos naudoti kurdami užrašus, kurdami kelių žemėlapius ar net kaip darbo kalendorių. Ši „viskas viename“ funkcija suteikia jiems didelę vertę, jei kiekvienai funkcijai rasite tinkamus naudojimo atvejus.