10 klaidų, dėl kurių jūsų el. paštas ne biure tampa neprofesionalus

Prieš išeidami į atostogas pamatysite, kad dirbate prieš laiką. Kaip ir dauguma darbuotojų, turite deleguoti užduotis, užbaigti laukiančius rezultatus ir organizuoti susitikimus. Visi šie įsipareigojimai gali užtrukti visą savaitę.

Atsižvelgdami į jūsų įtemptą tvarkaraštį, galite nepastebėti nereikšmingų, bet svarbių užduočių, pvz., ne biuro (OOO) el. laiškų nustatymo. Taip, jūs skubate, bet nekopijuokite-įklijuokite šablonų. Išsaugokite profesionalų, garbingą įvaizdį net pertraukos metu, išvengdami šių 10 klaidų el. laiške ne biure.

1. Santrumpa Out-of-Office kaip OOO

Santrumpą OOO naudokite saikingai. Nors dauguma žmonių žino, ką tai reiškia, rašyti „ne biure“ atrodo profesionaliau. Išlaiko formalų toną. Konservatyviems asmenims net gali atrodyti, kad per didelis santrumpų naudojimas verslo komunikacijoje yra netinkamas.

Ta pati taisyklė galioja ir kitiems akronimams. Visuomet paminėkite pirmą kartą – naudokite žargoną tik aiškiai juos apibrėžę. Padarykite kuo lengviau suprasti savo el. laiškus.

Galite naudoti OOO savo laiško temos eilutėje jei visa frazė per ilga. Idealiu atveju likti iki 60 simbolių.

2. Per didelis juokelių ir kalambūrų naudojimas

Daugelis darbuotojų juokauja savo el. laiškuose ne biure. Šmaikštūs pasisakymai apie tai, kad neatsako, nes gurkšnoja margaritą ar maudosi su delfinais, yra dažni. Galbūt net anksčiau būtumėte gavęs.

Nors humoras stiprina moralę ir skatina draugiškumą, turite jį pateikti atsargiai. Darbo anekdotams yra laikas ir vieta. O masinis kalambūrų siuntimas ne biuro pranešimais gali sukelti nesusipratimų, ypač tiems, kuriuos vos nepažįstate.

Nenaudokite juokelių ne biuro el. laiškuose. Galite siųsti juos artimiems bendraamžiams, tačiau venkite įžeidžiančių pašaipų apie savo darbdavį ir bendradarbius. Naudokite saugaus darbo anekdotus arba išvis nieko.

3. Nenurodoma, kada grįšite į biurą

Nors nebūdinga, kai kurie žmonės pamiršta paminėti savo sugrįžimo datą ne biuro el. laiškuose. Jie arba naudoja bendrus šablonus, arba sutelkia dėmesį į nereikalingą informaciją. Tai neprofesionali ir brangi klaida. Jūsų kolegos netgi gali manyti, kad esate nepatikimas, nes nepaisote tokių svarbių detalių.

Norėdami užtikrinti aiškumą, suskirstykite prieinamumą. Nurodykite savo atostogų ir grįžimo datas, tada nustatykite laikotarpius, kada prisijungsite, kad atsakytumėte į darbo pranešimus. Išsamūs tvarkaraščiai sumažina nepageidaujamų ar netinkamai nukreiptų el. laiškų riziką.

4. Nepavyksta nurodyti, kas yra nepaprastoji padėtis

Aiškiai apibrėžkite, kas yra kritinė padėtis, jei ne biure esančiame el. laiške pridedate alternatyvius kontaktinius numerius. Sakydami: „Siųskite SMS kritiniu atveju! yra neaiški. Kai kurie gavėjai gali peržengti ribas ir bombarduoti jus su darbu susijusiais užklausomis, nutraukdami jūsų pertrauką.

Kad būtų aiškumo, pateikite incidentų, kurie gali įvykti, pavyzdžius. Nurodykite tinkamus kanalus neskubioms problemoms spręsti ir protokolus siųsdami jums tiesioginius pranešimus. Ir nedvejodami nekreipkite dėmesio į bendradarbius, kurie nepaiso šių nurodymų.

5. Papasakokite visiems apie savo pagalbos numerį

Nustokite prisegti savo kontaktinius numerius prie visų ne biuro el. laiškų. Kai kurie žmonės vis tiek peržengs ribas, net jei nustatysite aiškius protokolus ir nurodymus. Deja, ne visi gerbia savo bendradarbių pertraukas.

Užuot ginčęsis su šiais asmenimis, apribokite bendravimą su jais. Neduokite jiems savo kontaktinių duomenų. Patikėkite savo numerį keliems atrinktiems asmenims, su kuriais bendraujate biure ir už jo ribų.

Užuot masiškai siuntę asmeninę kontaktinę informaciją, paskirkite laikiną kontaktinį asmenį. Paprašykite jų tvarkyti jūsų pranešimus jūsų atostogų metu. Jie turėtų organizuoti laukiančias užduotis, kad grįžę į biurą galėtumėte greitai pradėti dirbti.

Tokiais atvejais, kaip šie, asmeninio asistento samdymas yra patogus. Jei negalite jo gauti, paklauskite savo bendradarbių, ar jie galėtų laikinai atsakyti į jūsų darbo pranešimus. Tiesiog įsitikinkite, kad laikotės tinkamo proceso. Savo darbo krūvį užmesti atsitiktiniams pavaldiniams yra piktnaudžiavimas ir neteisinga.

7. Per daug informacijos apie tai, kodėl esate atostogose

Darbo vietos skaidrumas yra žavingas, tačiau per daug dalijantis ne biure esančiais el. laiškais atrodote neprofesionaliai. Laikykite savo asmeninį gyvenimą privatų. Didžiąją jūsų pranešimo dalį turėtų sudaryti jūsų grįžimo data ir laikinas kontaktinis asmuo, o ne jūsų atostogų priežastis.

Be to, jūs nesate skolingas savo bendraamžiams paaiškinimo. Laikykite paslaptyje savo pertraukos priežastį, nebent tai turi įtakos verslo operacijoms. Tarkime, kad jūsų partneriui atliekama operacija. Tiesiog pasakykite, kad turite keletą asmeninių reikalų, užuot visiems pasakoję apie skubią medicinos pagalbą.

8. Sakydami, kad su pertraukomis tikrinsite gautuosius

Venkite sakyti, kad patikrinsite savo pranešimus. Neatsižvelgiant į nuolatinį pasiekiamumą, pažeidžiamas tikslas siųsti el. laiškus ne biure. Gavėjai gali net negerbti jūsų atostogų. Jie manys, kad būtų gerai jums skambinti ir rašyti žinutes, kaip ir reguliariai.

Laikykitės nurodytos grąžinimo datos. Žinoma, galite patikrinti gautuosius, atsakyti į svarbius pranešimus ir tvarkyti užduotis, tačiau niekada negarantuojate, kad būsite pasiekiami. Jūsų bendradarbiai nekontroliuoja jūsų asmeninių reikalų.

9. Tų pačių bendrųjų ne biuro šablonų perdirbimas

Užimti darbuotojai yra linkę perdirbti savo ne biure laiškus. Jie tiesiog nukopijuos ir redaguoja savo senus pranešimus, todėl jiems nereikia rašyti nuo nulio. Nors ir patogu, atrodo, kad jis yra tingus. Kai kurie gavėjai netgi gali manyti, kad pranešėte jiems kaip pasekmes.

Verčiau demonstruokite profesionalumą kurdami naujus OOO el. laiškus, kai išeisite atostogų. Rašymas neužima tiek daug laiko, kaip galbūt bijote. Jūs netgi galite pasisemti įkvėpimo iš internetinių šablonų arba ChatGPT, kai rašote sudėtingus el– tiesiog nekopijuokite ir neįklijuokite jų.

10. Siųskite tik ne biure esančius el. laiškus per vieną komunikacijos platformą

Nustatykite pranešimus ne biure visose savo darbo platformose. Šiuolaikinėms įmonėms maksimaliai išnaudojant skaitmeninius įrankius, biuro darbuotojai šiais laikais dažnai naudojasi keliais komunikacijos kanalais. Jie naudoja skirtingas programas el. laiškams, momentinėms žinutėms ir vaizdo skambučiams. Uždenkite visas šias platformas, kad galėtumėte efektyviai pranešti apie savo atostogas; kitu atveju kai kurie gali negauti jūsų atmintinės.

Be to, keiskite pranešimus ne biure. El. laiškus reikia suformuluoti formaliai, tačiau tiesioginių pranešimų programose galite laikytis atsitiktinio požiūrio. Tarkime, kad jūsų biure naudojama „Slack“. Užuot įklijuodami tą patį ne biure esantį el. laišką, parašykite trumpą, ramų pranešimą ir atnaujinkite savo profilio būseną į „Nebuvę“.

Kelių darbo programų tvarkymas yra neefektyvus. Dauguma darbuotojai švaisto valandas pereidami tarp platformų- supaprastinkite savo užduočių valdymo sistemą.

Niekada nesiųskite kito neprofesionalaus el. laiško ne biure

Siekite asmeninio el. pašto ne biure. Jis turėtų atsakyti į klausimus, kuriuos gali užduoti jūsų vadovai, partneriai ir bendraamžiai. Tokiu būdu jūsų nebuvimas neturės įtakos verslo operacijoms.

Ir pabandykite naudoti naujas uždarymo eilutes, kad el. laiškai ne biure būtų dar profesionalesni. Sakydamas: „Laukiu iš tavęs! skamba toli. Jūsų el. pašto gavėjai įvertins asmeninį, tačiau darbui tinkamą išėjimą.