Išsamus 15 ir daugiau „Google Workspace“ programų vadovas

„Google Workspace“ (anksčiau vadinta „G Suite“) yra integruotas žiniatinklio programų rinkinys, skirtas supaprastinti darbo eigą ir padidinti asmenų, komandų ir įmonių produktyvumą.

Tikriausiai esate susipažinę su kai kuriomis populiariomis „Google Workspace“ programomis, tokiomis kaip „Gmail“ ir „Google“ dokumentai. Tačiau galbūt nežinote, kad šiuo metu šioje darbo srityje yra 18 programų, kurių kiekviena atlieka unikalią paskirtį ir siūlo daugybę funkcijų, kurios padidina jūsų efektyvumą ir bendradarbiavimą su kitais.

Šiame straipsnyje mes išsamiai išnagrinėsime kiekvieną iš šių programų, jų veiklą ir aptarsime kai kurias geriausias jų funkcijas.

„Gmail“ yra el. pašto įrankis, leidžiantis sukurti unikalius el. pašto adresus (kurie baigiasi at_gmail.com arba tinkintu domenu) el. laiškams siųsti ir gauti. Taip pat galite naudoti tokias funkcijas kaip prioritetiniai gautieji, filtrai, parankiniai ir etiketės, kad tvarkytumėte el. laiškus ir sumažintumėte netvarką. „Gmail“ paskyros sukūrimas yra nemokamas, o jei jos dar neturite, galite to išmokti

susikurkite naują „Gmail“ paskyrą sau arba kitiems.

Geriausios „Gmail“ funkcijos:

• Anuliuokite žinutės siuntimą iki 30 sekundžių po to, kai spustelėsite „siųsti“.
• Sklandžiai integruojasi su kitomis Workspace programomis, tokiomis kaip Diskas, Kalendorius ir „Meet“.
• Išplėstiniai šiukšlių filtravimo algoritmai, skirti automatiškai identifikuoti ir filtruoti kenksmingus el.
• Tinkinkite savo „Gmail“ prisijungę prie išorinių programų iš „Google Workspace“ prekyvietės.

„Google Meet“ (anksčiau vadinta „Hangout“) yra „Google“ Zoom versija – vaizdo konferencijų įrankis, skirtas virtualiems susitikimams ir internetiniams seminarams su draugais, bendradarbiais ar klientais rengti. Galite iškart pradėti susitikimą, sukurti jį vėlesniam laikui arba suplanuoti jį „Google“ kalendoriuje. Jei jums reikia pagalbos, kaip tai padaryti, peržiūrėkite tai išsamus „Google Meet“ susitikimų rengimo vadovas.

Geriausios „Google Meet“ funkcijos:

• Sužadėtuvių funkcijos, pvz., rankos pakėlimas, jaustukų siuntimas ir pokalbis.
• Bendrinkite dokumentus, skaidrių demonstracijas ir kitus dokumentus naudodami ekrano bendrinimo funkciją.
• Teikia subtitrus realiuoju laiku daugiau nei 10 kalbų, įskaitant anglų, prancūzų ir italų, ir pridėta daugiau.
• Išsami vaizdinių efektų biblioteka, skirta pritaikyti filtrus ir sulieti arba pakeisti foną.

„Google Chat“ yra susirašinėjimo įrankis, kuris veikia kaip centralizuotas sklandaus bendravimo ir bendradarbiavimo „Google Workspace“ ekosistemoje centras. Tai įgalina komandas prisijungti, bendrauti ir dalytis failais realiuoju laiku, taip skatinant efektyvias projekto diskusijas ir didinant produktyvumą.

Geriausios „Google Chat“ funkcijos:

• Integruojamas su Disku, Dokumentais, Skaičiuoklės ir Skaidrėmis, kad galėtumėte kurti ir bendrinti failus.
• Savoji užduočių funkcija, skirta užduotims kurti ir priskirti komandos nariams.
• Turėkite vaizdo pokalbius pradėdami momentinį susitikimą naudodami funkciją Pridėti vaizdo susitikimą.
• Gaukite el. pašto pranešimus, kai kas nors jus pamini (naudodamas @minions) arba nukreipia pranešimus.

„Google“ kalendorius yra įrankis, leidžiantis planuoti įvykius, koordinuoti susitikimus ir sekti svarbius terminus. Galite sukurti kelis kalendorius skirtingiems asmeninio ar profesinio gyvenimo aspektams ir perjungti kalendorius, kad peržiūrėtumėte konkrečius įvykius arba gautumėte visos savo veiklos apžvalgą.

Geriausios „Google“ kalendoriaus funkcijos:

• Bendrinkite kalendorius su kitais, kad jie galėtų peržiūrėti arba planuoti susitikimus.
• Nustatykite tinkintus priminimus, kad gautumėte įspėjimus (mobiliuoju telefonu arba el. paštu) prieš įvykius ar užduotis.
• Puikiai sinchronizuojasi su Kalendoriaus programa jūsų mobiliajame įrenginyje, todėl galite būti prisijungę ir atnaujinti.
• Pasiekite iš anksto paruoštus kalendorius su nacionalinėmis šventėmis kiekvienoje šalyje ir lengvai pridėkite juos prie savo kalendoriaus.

„Google“ diskas yra debesies saugyklos platforma, leidžianti asmenims, komandoms ir įmonėms saugoti, pasiekti ir bendrinti failus iš bet kurio įrenginio, jei tik turite interneto ryšį. Visi failai, kuriuos sukuriate „Google“ dokumentuose, Skaičiuoklėse, Skaidrėse arba Formose, automatiškai saugomi čia. Taip pat galite įkelti failus iš savo kompiuterio ir tvarkyti visus dokumentus sugrupuodami juos į aplankus ir poaplankius.

Geriausios „Google“ disko savybės:

• Siūlo 15 GB saugyklos vietos nemokamai naudotojams, kuri yra bendrinama „Google“ diske, „Gmail“ ir „Google“ nuotraukose.
• Peržiūrėkite ir redaguokite failus kelyje naudodami Disko programą mobiliesiems, pasiekiamą „Android“ ir „iOS“ įrenginiuose.
• Siūloma prieigą prie failų neprisijungus, todėl galite dirbti su jais neprisijungę prie interneto – pakeitimai automatiškai sinchronizuojami, kai vėl prisijungiate prie interneto.

„Google“ dokumentai yra „Google“ „Microsoft Word“ versija – debesies pagrindu sukurtas teksto apdorojimo įrankis, leidžiantis vartotojams kurti, redaguoti ir bendradarbiauti su dokumentais realiuoju laiku. Jame yra daugiau nei 50 šablonų, apimančių kelias kategorijas, įskaitant gyvenimo aprašymus, verslo laiškus, pasiūlymus ir pamokų planus, todėl lengva pradėti dirbti su dokumentu per trumpą laiką.

Geriausios „Google“ dokumentų savybės:

• Paprasta ir intuityvi sąsaja, leidžianti bet kokio lygio naudotojams lengvai orientuotis.
• Platus formatavimo parinkčių asortimentas – nuo ​​teksto stilių tinkinimo iki turinio lentelės generavimo – kad būtų galima sukurti profesionaliai atrodančius dokumentus.
• Taisymų istorijos funkcija leidžia lengvai stebėti pakeitimus, peržiūrėti pakeitimus ir, jei reikia, atkurti ankstesnį turinį.

„Google“ skaičiuoklės yra „Google“ „Microsoft Excel“ versija – debesyje pagrįsta skaičiuoklių programa, skirta duomenims redaguoti ir analizuoti organizuotai ir bendradarbiaujant. Galite įvesti duomenis rankiniu būdu arba importuoti didelius duomenų rinkinius iš kelių failų formatų, įskaitant CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML ir ODS.

Geriausios „Google“ skaičiuoklių savybės:

• Išsamios formulės ir funkcijos, skirtos duomenų manipuliavimui, sudėtingiems skaičiavimams ir statistinei analizei atlikti.
• Turi duomenų vizualizavimo funkcijas, pvz., diagramas, šilumos žemėlapius, sparklines ir suvestinės lenteles.
• Susiekite „Excel“ lenteles ir diagramas „Google“ dokumentuose ir skaidrėse ir atnaujinkite jas vienu mygtuko paspaudimu, kai pasikeičia šaltinio duomenys.

„Google“ skaidrės yra „Google“ versija „Microsoft PowerPoint“ – debesyje pagrįsto pristatymo įrankio, leidžiančio kurti, redaguoti ir pateikti patrauklius pristatymus. Galite pridėti kalbėtojo pastabų, kurios gali būti naudingos organizuojant mintis ar užuominas pristatymo metu. Pranešėjo rodinyje yra atskiras ekranas, kuriame rodomos jūsų pranešėjo pastabos, dabartinė skaidrė ir būsimos skaidrės, todėl galite sklandžiai pateikti pristatymą.

Geriausios „Google“ skaidrių funkcijos:

• Įtraukite savo auditoriją vykdydami tiesiogines apklausas ir klausimų ir atsakymų sesijas.
• Eksportuokite skaidres keliais formatais, pvz., PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP ir SVG.
• Turi daugiau nei 20 šablonų (ir daugiau iš kitų svetainių), apimančių kelias kategorijas, pvz., pasiūlymas, pasiūlymas, atvejo analizė, pamokų planai ir kortelės.

„Google Forms“ yra universali formų kūrimo priemonė, leidžianti kurti ir platinti internetines apklausas, viktorinas, klausimynus, programas ir atsiliepimų formas. Be teksto, į formas galite pridėti vaizdų ir vaizdo įrašų, keisti spalvų schemas ir netgi įterpti savo logotipą. Galite bendrinti formą naudodami nuorodą, įterpti ją į svetainę arba net išsiųsti tiesiogiai konkrečiais el. pašto adresais.

Geriausios „Google“ formų funkcijos:

• Apibrėžkite reikalingus klausimus, vykdykite konkrečius formatus (pvz., el. pašto adresus ar URL) ir apribokite atsakymų pasirinkimą iki tam tikro diapazono ar šablono.
• Formose kurkite šakojimą arba praleiskite logiką, nukreipdami respondentus į skirtingus skyrius pagal jų atsakymus.
• Visi atsakymai atnaujinami realiuoju laiku formų skirtuke Atsakymai.
• Atsakymus galima eksportuoti į Google Sheers (tolesnei analizei) vienu mygtuko paspaudimu.

„Google“ svetainės yra svetainių kūrimo įrankis, leidžiantis lengvai kurti ir skelbti svetaines. Ji turi patogią nuvilkimo sąsają, kuri leidžia lengvai pridėti ir tvarkyti įvairius elementus svetainėje. Šie elementai apima teksto laukelius, vaizdus, ​​vaizdo įrašus, „Google“ disko failus ir įterptą turinį per URL arba kodą.

Geriausios „Google“ svetainių funkcijos:

• „Google“ svetainėse sukurtos svetainės yra reaguojančios.
• Turi 15 ir daugiau tinkinamų šablonų tokiose kategorijose kaip studentų aplankas, vestuvės, salonas ir restoranas.
• Integruota paieškos funkcija, leidžianti lankytojams ieškoti konkretaus turinio jūsų svetainėje.
• Integruojamas su Google Analytics, kad būtų galima stebėti ir analizuoti svetainės srautą ir vartotojų elgesį.

„Google Keep“ yra užrašų programa, leidžianti greitai užsirašyti pastabas, idėjas ar priminimus. Galite kurti teksto pastabas, pridėti kontrolinius sąrašus, pridėti vaizdų ir net pridėti piešinių bei eskizų keliaudami. Šios programėlės paprastumas ir greitis leidžia patogiai fiksuoti informaciją, kai tik užplūsta įkvėpimas.

Geriausios „Google Keep“ funkcijos:

• Prie užrašų pridėkite spalvotas etiketes, kad galėtumėte vizualiai suskirstyti užrašus į kategorijas ir tvarkyti.
• Užrašuose nustatykite laiku ir vietove pagrįstus priminimus ir gaukite pranešimus, kurie padės jums atlikti užduotis.
• Naudokite archyvavimo funkciją, kad paslėptumėte pastabas pagrindiniame rodinyje ir sumažintumėte netvarką.
• Jūsų užrašai sinchronizuojami automatiškai, todėl galite juos pasiekti ir redaguoti bet kur, bet kada ir iš bet kurio įrenginio.

„Google Apps Script“ yra „JavaScript“ pagrindu sukurta scenarijų platforma, leidžianti išplėsti „Google Workspace“ programų funkcionalumą. Tai leidžia pridėti naujų funkcijų, pvz., pasirinktinių meniu, dialogo langų, pasirinktinių funkcijų ir netgi atlikti užduočių automatizavimą, kad pagerintumėte naudotojo patirtį.

Taip pat galite kurti „Google Workspace“ programų priedus ir paskelbti juos „Workspace Marketplace“, kad galėtų naudotis kiti.

Geriausios „Google Apps Script“ funkcijos:

• „Apps Script“ palaiko bendradarbiavimą, todėl keli vartotojai gali dirbti kartu su tuo pačiu scenarijumi ar projektu.
• Suteikia testavimo ir derinimo galimybes, įskaitant registravimą, lūžio taškus ir klaidų tvarkymą.
• Aktyvi kūrėjų bendruomenė, kuri dalijasi kodo fragmentais, mokymo programomis ir geriausia praktika.

„Google Cloud Search“ yra išplėstinis mega paieškos įrankis, leidžiantis įmonėms ieškoti ir gauti duomenis iš visų „Google Workspace“ programos („Gmail“, „Drive“, „Dokumentai“, „Svetainės“, „Keep“ ir kt.) ir trečiųjų šalių programos – viena paieška užklausą. Tai daug lengviau ir greičiau, nei paleisti atskirą paieškos užklausą kiekvienoje Workspace programoje.

Geriausios „Google Cloud Search“ funkcijos:

• Tai itin greita ir protinga – naudodami automatinio užbaigimo pasiūlymus galite greitai rasti tikslią ieškomą informaciją ir net jei paieškos užklausoje yra keletas klaidų.
• Pateikiama paieškos rezultatų peržiūra, leidžianti greitai žvilgtelėti į turinį ir rasti tai, ko ieškote, neatidarius jo atskiroje programoje.
• Išplėstinės filtro parinktys (pvz., dienų seka, failo tipas, vieta ir kt.), leidžiančios greitai susiaurinti paieškos rezultatus.

„Google Jamboard“ yra skaitmeninės lentos įrankis, leidžiantis asmenims ir komandoms užsirašyti pastabas, eskizų diagramas, kurti idėjas ir vizualiai bendradarbiaukite iš bet kurios vietos. Jame yra piešimo įrankiai, lipnūs lapeliai, figūros, teksto laukelis ir lazerinis žymeklis – tai leidžia lengvai kūrybiškai išreikšti savo idėjas.

Geriausios „Google Jamboard“ funkcijos:

• Itin paprasta ir intuityvi sąsaja, kurią lengva naršyti net pradedantiesiems.
• Pakeiskite drobės foną naudodami bet kurį iš anksto sukurtą šabloną arba įkeldami pasirinktinį vaizdą.
• Atsisiųskite kiekvieną kadrą į savo kompiuterį kaip vaizdą arba PDF failą.

„Google Admin“ yra administracinis portalas, skirtas tvarkyti jūsų verslo paskyroje registruotus naudotojus ir įrenginius. Galite pridėti naujų vartotojų, atnaujinti vartotojo informaciją ir suskirstyti vartotojus į organizacinius vienetus, kad būtų lengviau valdyti.

Geriausios „Google Admin“ funkcijos:

• Tvarkykite duomenų saugojimo ir bendrinimo nustatymus „Google“ diske organizacijos lygiu.
• Valdykite prieigą prie „Workspace“ programų įjungdami arba išjungdami konkrečias naudotojų programas ir tvarkydami programų nustatymus bei prieigos leidimus.
• Konfigūruokite organizacijos nustatymus, pvz., tinkinkite verslo logotipus ir spalvas, nustatykite vienkartinį prisijungimą (SSO) ir tvarkykite trečiųjų šalių programas.

„Google Endpoint“ yra „Google Admin“ programos saugos valdymo funkcija, kuri apsaugo jūsų versle naudojamus duomenis ir įrenginius nuo kibernetinių grėsmių. Tai užtikrina, kad tik įgalioti asmenys gali pasiekti informaciją, ir leidžia nuotoliniu būdu ištrinti duomenis, kai reikia.

Geriausios „Google Endpoint“ funkcijos:

• Nuotoliniu būdu užrakinkite arba išvalykite duomenis iš pamestų ar pavogtų verslo įrenginių.
• Apsaugokite savo įmonės įrenginius, nepaisant jų operacinės sistemos.
• Vykdykite saugos politiką ir prieigos kontrolę, pvz., nustatykite slaptažodžio reikalavimus ir įgalinkite dviejų veiksnių autentifikavimą.

„Google Vault“ yra duomenų archyvavimo ir saugojimo įrankis, užtikrinantis teisinių reikalavimų laikymąsi ir padedantis palengvinti „eDiscovery“ procesus, kai reikia. Be saugojimo, administratoriai gali ieškoti arba eksportuoti duomenų iš „Google Workspace“ programų, net kai tokius duomenis ištrynė atskiri naudotojai.

Geriausios „Google Vault“ funkcijos:

• Nustatykite saugojimo politiką, kad duomenys būtų automatiškai saugomi tam tikrą laikotarpį.
• Nustatykite teisinius sulaikymus konkrečioms naudotojų paskyroms arba organizaciniams vienetams, užtikrindami, kad su tomis paskyromis susijusių duomenų nebūtų galima ištrinti.
• Išplėstinės paieškos parinktys, įskaitant paiešką pagal konkrečius kriterijus, tokius kaip siuntėjas, gavėjas, dienų seka, raktiniai žodžiai ir etiketės.
• Eksportuokite duomenis iš „Google Vault“ standartiniais formatais, pvz., PST (el. laiškams) ir MBOX (pokalbiams).

„Google Work Insights“ yra analizės įrankis, leidžiantis stebėti, kaip jūsų įmonės naudotojai naudoja „Workspace“ programas. Tai suteikia įžvalgų apie naudotojų veiklą, programų naudojimą ir bendradarbiavimo modelius, kad galėtumėte optimizuoti savo verslo produktyvumą ir bendradarbiavimo strategijas.

Geriausios „Google Work Insights“ funkcijos:

• Filtruokite įžvalgas pagal konkrečius organizacinius vienetus (dar žinomus kaip skyrius, grupes ar komandas) ir laikotarpius.
• Stebi, ar vartotojai aktyviai naudojasi „Google Workspace“ programomis ne darbo valandomis ir savaitgaliais.
• Interaktyvios vizualizacijos, kuriose pateikiama pagrindinė metrika su spalvingomis diagramomis, todėl lengva greitai nustatyti tendencijas ir naudotojų modelius.

Dirbkite išmaniau, greičiau ir efektyviau naudodami „Google Workspace“ programas

Dabar, kai esate susipažinę su visų 18 įrankių, pateiktų „Google Workspace“, funkcijomis rinkinį, galite išnaudoti visą kiekvieno įrankio potencialą, kad pakeltumėte tiek asmeninį, tiek komandos lygį produktyvumas.

Tobulėjant technologijoms, „Google Workspace“ išlieka priešakyje, reguliariai išleisdama naujas funkcijas ir naujinimus, todėl labai svarbu neatsilikti nuo naujienų ir prisitaikyti prie naujausių patobulinimų. Ir jei vis tiek pastebėsite, kad „Google Workspace“ nėra jūsų arbatos puodelis, yra kitų alternatyvų, kurias verta ištirti.