Kaip sukurti laiko žemėlapį, kad padidintumėte produktyvumą

Kaip dažnai pasimetate – negalite susidoroti su begaliniu jums užduočių srautu? Naktį gulėjote lovoje ir galvojate apie visus darbus, kuriuos galėjote padaryti per dieną, bet negalėjote.

Jūs galvojate apie tai, kaip galėtumėte geriau valdyti savo laiką ir nuveikti daugiau. Bet diena prarasta. Jei tik būtumėte viską suplanavę iš anksto. Jei aukščiau pateiktas scenarijus apibūdina jūsų situaciją, turite apsvarstyti laiko planavimą.

Kas yra laiko planavimas? Kuo tai skiriasi nuo laiko blokavimo?

Laiko planavimas reiškia sistemos, kuri suplanuoja jūsų veiklą (darbą, susitikimus, asmeninius įsipareigojimus) laiko atžvilgiu, kūrimo procesą. Lengva supainioti laiko planavimą su planavimu arba įprastais laiko valdymo metodais, tokiais kaip laiko blokavimas. Tačiau yra pastebimas skirtumas.

Laiko žemėlapis siūlo visapusį dienos, savaitės ar mėnesio vaizdą. Tai suteikia aiškumo, kaip turėtumėte leisti dienas, ką turite daryti ir kada. Gavę planą, kaip planuojate leisti laiką, galite pradėti planuoti laiko blokus didelės svarbos užduotims atlikti (laiko blokavimas).

Skirtingai nuo kitų laiko valdymo metodų, laiko planavimas nėra tik laiko paskirstymas darbui. Tai visas planas, kaip leidžiate laiką, nuo darbo ir pomėgių iki laisvalaikio ir šeimos laiko. Ir kai įprasite planuoti laiką, įvyksta magija.

Gaunate aiškų žemėlapį, ką turite padaryti, todėl nuovargis dėl sprendimų išnyksta. Dienos žongliravimo tarp įvairių projektų praeina, nes jau suplanavote laiko blokus aukšto prioriteto užduotims atlikti. Jūs žinote, kada laikas dirbti, o kada laikas atsisakyti rūpesčių ir išgerti karštos kavos. Jūs nebeskubate ir atliekate daugiau darbų.

Skamba gražiai, tiesa? Pakalbėkime apie tai, kaip sukurti laiko žemėlapį, kad padidintumėte produktyvumą ir kontroliuotumėte savo gyvenimą.

Kaip sukurti laiko žemėlapį produktyvumui pagerinti

Nėra standartinio būdo sukurti laiko žemėlapį, nes laiko žemėlapis yra asmeninis. Žmonės turi skirtingus tikslus, temperamentus ir aplinkybes. Kas tinka vienam, gali netikti kitam. Tačiau šiame vadove pateikiamas tipiško laiko žemėlapio kūrimo proceso, kurį galite sekti ir formuoti pagal savo konkrečias aplinkybes, eskizas.

1 veiksmas: apsvarstykite, kaip leidžiate laiką

Prieš pradedant kurti laiko žemėlapį, labai svarbu savęs paklausti: kodėl kuriate laiko žemėlapį ir ko tikitės pasiekti? Tai yra svarbūs klausimai, kurie turi įtakos laiko planavimo efektyvumui. Štai kodėl labai svarbu būti teisingam atsakant į šiuos klausimus.

Galite pradėti nuo to, kaip vidutiniškai praleidžiate savo laiką. Ar esate patenkintas savo dabartine tvarka? Jei ne, pagalvokite, ką norėtumėte patobulinti. Nepamirškite, kad kuriate laiko žemėlapį sau.

Tai reiškia, kad atsakydami į šiuos klausimus turite atsižvelgti į savo asmenybę, produktyviausias valandas ir įpročius. Pavyzdžiui, jei žinote, kad geriausiai dirbate vėlai vakare, galite nustatyti laiko blokus savo aukščiausio prioriteto užduotims atlikti naktį, kad užtikrintumėte maksimalų efektyvumą.

Pažvelgę ​​į savo gyvenimo būdą iš paukščio skrydžio, įvertinę savo kasdienybės trūkumus, pastebėsite dalykus, kuriuos norite patobulinti, ir supratote, ką norite pasiekti su savo laiko žemėlapiu, pereikite prie kito žingsnis.

2 veiksmas: sukurkite darbų sąrašą

Išvardykite veiklą, kurią norite atlikti per nustatytą laikotarpį. Pirmą kartą naudojant žemėlapį geriausia naudoti trumpesnį laikotarpį, pageidautina savaitę. Taip yra todėl, kad trumpesnis laikotarpis padeda išsikelti realius tikslus ir jaustis mažiau priblokšti.

Surašydami savaitės veiklą, sukurkite kategorijas skirtingoms savo gyvenimo sritims (darbas, pomėgiai, sveikata, draugai ir šeima). Galite lengvai tvarkyti savo užduotis, kai jas suskirstysite į atitinkamas kategorijas. Tačiau nepersistenkite. Geriausia, kad jūsų kategorijos būtų 3–5, kad išvengtumėte netvarkos.

3 veiksmas: spalvų kodo skirtingos veiklos

Laiko žemėlapių kūrimas neturi būti nuobodus. Galite (turėtumėte) pridėti spalvų į skirtingas laiko žemėlapio kategorijas. Tai daro jūsų laiko planavimą smagiu, o skirtingos spalvos padeda vizualizuoti jūsų laiko žemėlapį. Tačiau nepridėkite spalvų atsitiktinai. Skirtingos spalvos atspindi skirtingus jausmus, todėl atitinkamai koduokite spalvą.

Žalia spalva simbolizuoja gamtą ir gausą, todėl mano sveikatos kategorijai „Clockify“ priskyrėme žalią spalvą.

4 veiksmas: nustatykite užduočių prioritetus

Išvardydami veiklas, kurias norite atlikti per savaitę, suprasite, kad visoms užduotims atlikti neužtenka valandų. Čia turėsite pradėti teikti pirmenybę. Tačiau daugumai žmonių sunku nustatyti prioritetus. Jei tai tu, naudokite Eizenhauerio matricą savo užduočių prioritetams nustatyti.

Eisenhowerio matrica padeda suskirstyti užduotis į keturis kvadrantus pagal jų svarbą ir skubumą. Svarbiausios ir neatidėliotinos užduotys gauna didžiausią prioritetą, o mažiausiai svarbios ir ne tokios skubios užduotys suplanuojamos vėliau, deleguojamos arba pašalinamos iš darbų sąrašo.

5 veiksmas: suplanuokite laiko blokus

Suskirstę užduotis prioritetus, kitas žingsnis yra laiko blokavimas. Štai kaip kalendoriuje sukurti laiko blokus:

1. Sukurkite laiko blokus svarbiausioms užduotims atlikti.
2. Po to sukurkite susitikimų laiko blokus.
3. Jei turite pakankamai laiko tarpų, sukurkite laiko blokus kitoms svarbioms užduotims ar projektams.

Nors procesas atrodo paprastas, iš pradžių padarysite klaidų. Bet nesijaudinkite, galų gale jums tai seksis geriau. Tačiau norėdami palengvinti procesą ir sumažinti klaidų tikimybę, atsiminkite kelis patarimus:

• Laikykite savo laiko blokus pakankamai lanksčiai, kad liktų vietos netikėtiems skambučiams ir neišvengiamiems trukdžiams.
• Nustatykite fiksuotą laiką įprastinėms užduotims atlikti (pusryčiai, rytinis bėgimas, vakarienė).
• Suplanuokite susitikimus (jei įmanoma) per vieną laiko bloką, nes per dieną išsibarstę susitikimai gali trukdyti produktyvumui.
• Nepamirškite sukurti laiko blokų poilsiui.
• Palikite tuščius laiko blokus staigiems, netikėtiems įvykiams.

6 veiksmas: peržiūrėkite ir pataisykite

Dabar, kai sukūrėte savo laiko žemėlapį, laikas jį peržiūrėti. Pažiūrėkite, ar jūsų savaitės laiko žemėlapis puikiai parodo, kaip norite praleisti savaitę. Jei ne, pakeiskite jį. Pavyzdžiui, jei pirmadienį ir antradienį atlikote daug intensyvių darbų, kol turite trečiadienį liksite daug laiko – galite pridėti dalį darbų trečiadienį, kad subalansuotumėte tavo dienas.

Jūsų laiko žemėlapis nėra teismo įsakymas, todėl nedvejodami pakeiskite jį ir atlikite pakeitimus, kurie, jūsų manymu, yra tinkami. Tačiau padarykite tai prieš pradėdami jo laikytis, nes pakeitus laiko žemėlapį įpusėjus gali būti, kad visos savaitės tvarkaraštis bus nulemtas.

Stebėdami laiko žemėlapį pažiūrėkite, kaip gerai jis veikia. Paklauskite savęs: ar sugebėjote tai sekti? Ar tai padidino jūsų produktyvumą? Ar yra kokių nors sričių, kurias reikia toliau tobulinti? Remdamiesi savo atsakymais, atlikite reikiamus būsimų laiko žemėlapių koregavimus.

Laiko planavimo programinė įranga nėra būtinybė, tačiau ji daro procesą efektyvesnį. Viskas, ko jums reikia, yra rašiklis ir popierius, kad sukurtumėte laiko žemėlapį, išvardindami savaitės veiklą ir nustatydami jų prioritetus bei sukurdami savaitės laiko blokus.

Tačiau čia yra problema. Jūs negalite atlikti pakeitimų. Laiko žemėlapių programinė įranga palengvina ir efektyvina laiko sudarymą. Be to, jūsų laiko žemėlapis visada pasiekiamas jūsų telefone.

„Clockify“ yra viena geriausių laiko valdymo programų. Jame yra tvarkinga, lengvai naršoma sąsaja ir daug funkcijų, padedančių sukurti išsamius laiko žemėlapius.

Programoje galite lengvai sukurti laiko blokus kalendoriaus vaizdas. Spustelėkite bet kurį laikotarpį (tai dar nėra užblokuota) ir Pridėti laiko įrašą pasirodys iššokantis langas. Dabar įveskite išsamią informaciją ir spustelėkite PAPILDYTI mygtuką. Kartokite procesą tiek laiko blokų, kiek norite.

Tu gali naudokite TimeCamp, kad sutaupytumėte laiko, padidintumėte produktyvumąir sukurti laiko žemėlapius. Pridėję savaitės (ar mėnesio) laiko blokus, integruokite „Google“ kalendorių į savo „TimeCamp“.

Laiko blokai iš „Google“ kalendoriaus bus automatiškai rodomi jūsų TimeCamp laiko apskaitos žiniaraštyje priskirtu laiku. Be to, „TimeCamp“ siūlo automatinį laiko stebėjimą – išgelbėjimą žmonėms, kurie dažnai pamiršta įtraukti laiko įrašus.

Planyway leidžia integruoti „Trello“, „Jira“, „Google“ kalendorių ir „Microsoft Teams“. Jei tvarkote projektus „Trello“ ir suplanuojate susitikimus „Google“ kalendoriuje, gali būti sunku žinoti, ką ir kada daryti.

Planyway viską sutalpina į vieną vietą, todėl lengviau sukurti laiko žemėlapį. Galite vilkti laiko blokus per Planyway kalendorių, kad būtų lengviau atlikti paskutinę minutę.

Nuo straipsnių rašymo ir biudžeto sudarymo iki mano mėgstamiausių filmų stebėjimo sąrašo sukūrimo galite daug nuveikti naudodami „Google“ dokumentų redaktorių rinkinį. Laiko žemėlapio kūrimas nesiskiria.

„Google“ skaičiuoklės siūlo viską, ko reikia norint sukurti tobulą laiko žemėlapį. „Google“ skaičiuoklės iš kitų laiko žemėlapių programinės įrangos išskiria laisvą, kurią ji suteikia. Galite susikurti savo laiko žemėlapį taip, kaip norite, neapsiribojant programos sąsaja.

Bet jei nenorite vargo kurti laiko žemėlapį nuo nulio, štai a „Google“ skaičiuoklių laiko žemėlapio šablonas kuriuos galite naudoti ir pritaikyti.

Atidėliojimas yra priešas

Laiko žemėlapis padeda geriau valdyti savo laiką. Tai suteikia jums kryptį ir sekimą. Bet jūs turite tam įsipareigoti, kad jis parodytų savo stebuklus. Ir didžiausia kliūtis, su kuria susidursite kelyje, yra atidėliojimas.

Daugelis žmonių kovoja su atidėliojimu ir naudoja įvairius metodus. Nors visi šie metodai turi savo pliusų, penkių minučių taisyklė yra viena iš efektyviausių.