Jums nebereikia el. paštu siųsti Word dokumento pirmyn ir atgal, kad galėtumėte atlikti reikalus. Galėtumėte, bet naudojant žiniatinklio teksto rengyklės, pvz., „Google“ dokumentus, bendradarbiauti ir bendrauti yra paprasta.
Programinėje įrangoje rasite įvairių įrankių ir funkcijų, padedančių jums nuolat atnaujinti informaciją ir būti nuošalyje. Šiame straipsnyje rasite išsamų vadovą, kaip naudoti šiuos įrankius „Google“ dokumentuose.
Norėdami supaprastinti savo komandos atsiliepimus ir bendradarbiavimą, štai kaip paminėti kitus ir efektyviai naudoti komentarus „Google“ dokumentuose.
Kitų paminėjimas „Google“ dokumentuose
Jei norite paminėti kontaktą bet kurioje „Google“ dokumento vietoje, įveskite @ ir toliau nurodykite jo el. pašto adresą. Jei išsaugojote juos kaip kontaktą savo „Google“ paskyroje, jų vardas bus rodomas sąraše, kai tai padarysite. Ten galite spustelėti jų pavadinimą, kad baigtumėte juos pridėti.
Paminėjus juos dokumente, pranešimas jiems nebus išsiųstas, bet bus sukurta žyma, ant kurios galėsite užvesti pelės žymeklį, kad pamatytumėte adresato kortelę su sparčiaisiais klavišais, leidžiančiais jiems išsiųsti el. laišką, sukurti ar suplanuoti susitikimą arba peržiūrėti naujausius „Google“ veiksmus.
Jei dar nesuteikėte savo bendradarbiui prieigos, yra keli būdai, kaip bendrinti „Google“ dokumentus, greičiausias yra Dalintis mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe. Kai spustelėsite jį, jūsų bus paprašyta įvesti el. pašto adresą ir pasirinktiną pranešimą. Tada paspauskite Siųsti.
Komentarai sudomins jūsų bendradarbius, nukreipdami jų dėmesį į jūsų bendrinamą dokumentą. Norėdami naudoti komentarus:
- Pažymėkite tekstą arba laikmeną, kurioje norite palikti komentarą.
- Dešinėje dokumento pusėje atsiras įrankių juosta. Ten pasirinkite mėlyną kalbos piktogramą su pliuso simboliu. Arba galite rasti šį simbolį pilkos spalvos viršutinėje įrankių juostoje arba spustelėję dešinįjį pelės klavišą, kad pamatytumėte papildomų parinkčių sąrašą.
- Atsiras komentarų skydelis. Įveskite savo mintis lauke naudodami @ ir el. pašto adresą, kad pridėtumėte savo bendradarbius.
- Kai būsite pasirengę bendrinti, spustelėkite komentuoti, ir jūsų pastaba bus rodoma dokumente. Visi, kuriems priskirta žyma, gaus pranešimą. Kiekvienas, turintis prieigą prie dokumento, gali peržiūrėti ir pridėti savo minčių.
Kad komentarai neapkrautų jūsų dokumento, galite juos išspręsti perskaitę arba atlikę susijusias užduotis. Norėdami tai padaryti, spustelėkite varnelę gijos antraštėje. Atlikus šį veiksmą užrašas bus paslėptas, bet galėsite pasiekti ir atkurti išspręstus komentarus „Google“ dokumentuose pasiekę savo istoriją. Tai galite rasti pasirinkę kalbos piktogramą viršutiniame dešiniajame ekrano kampe.
Kaip naudoti siūlomus pakeitimus „Google“ dokumentuose
Kartais pravartu teikti pasiūlymus, o ne keisti bendradarbiaujant. Užuot bandę bendradarbiauti žaisdami arba naršydami dokumento versijų istoriją, galite siūlyti pakeitimus naudodami Siūlymo režimas „Google“ dokumentuose. Norėdami tai padaryti:
- Pažymėkite tekstą arba mediją, apie kurią kalbate.
- Dešinėje dokumento pusėje atsiras įrankių juosta. Ten pieštuku pasirinkite žalią kalbos piktogramą. Arba galite perjungti režimus spustelėdami pieštuko piktogramą įrankių juostoje arba spustelėdami dešinįjį pelės klavišą, kad pamatytumėte papildomų parinkčių sąrašą.
- Kai įjungsite siūlymo režimą, visi atlikti pakeitimai bus rodomi kaip pasiūlymas, o keičiamas tekstas vis tiek bus perbrauktas žaliai. Dešinėje pusėje bus rodomi komentarų laukeliai, atspindintys visus siūlomus pakeitimus.
- Kai būsite pasiruošę, pažymėkite bendradarbį, kuriam norėtumėte pasiūlyti pakeitimus, vienoje ar keliose komentarų gijose ir paspauskite Pakartoti, kad išsiųstumėte pranešimą.
Kai būsite pasiruošę grįžti į redagavimo režimą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite parinktį iš sąrašo arba spustelėkite Siūlymo režimo piktogramą dešinėje įrankių juostos pusėje.
Jei peržiūrite kažkieno pasiūlymus, galite spustelėti komentarų laukelius, kad juos peržiūrėtumėte. Tai darydami, spustelėkite varnelę gijos viršuje, kad priimtumėte, ir x, kad atmestumėte. Priėmus pakeitimus, jūsų bendradarbio pakeitimai bus įtraukti į dokumentą. Taip pat galite palikti jiems komentarus gijoje, kad galėtumėte susisiekti pirmyn ir atgal apie konkrečius elementus.
„Google“ dokumentų pranešimų nustatymai
Greitas būdas rasti pranešimų apie dokumentus nustatymus yra naudoti kalbos piktogramą viršutiniame dešiniajame ekrano kampe. Atidarę skydelį, spustelėkite varpelio piktogramą, kad atidarytumėte nustatymų meniu. Čia galite koreguoti abiejų gaunamų pranešimų tipus Komentarai ir Pataisymai.
Jei norite komentuoti, galite pasirinkti juos visus, tik tuos, kuriuose kiti jus mini, arba nė vieno iš jų. Jei nepasirinksite nė vieno, vis tiek gausite vaizdinį indikatorių, bet negausite pranešimo ar el. laiško. Dėl to turėsite skirti daugiau dėmesio, kad nepraleistumėte naujienų iš kolegos.
Redaguodami galite pasirinkti gauti pranešimus kiekvieną kartą, kai kas nors pakeičia dokumentą arba nieko nedaro. Bet vis tiek galite matyti, kas ką pakeitė jūsų dokumento versijų istorijoje.
Kaip naudoti versijų istoriją „Google“ dokumentuose ir kodėl tai naudinga
Kadangi bendradarbiaujate su kitais, gerai, kad turite atsarginę dokumento kopiją, jei kas nors netyčia ištrintų ar perrašytų svarbią informaciją. Ekrano viršuje yra hipersaitas, nurodantis, kada buvo atliktas paskutinis redagavimas. Spustelėkite tai ir pamatysite ankstesnių darbo seansų atsargines kopijas ir įvykusius pakeitimus.
Versijų istorijos naudojimas yra patogus, nes galite pamatyti, ką kiti pakeitė, jei tai neaišku. Be to, galite grįžti į ankstesnę versiją, jei nesate patenkinti dabartiniu dokumentu arba jei kažkas nutiko.
Kaip sužinoti, ar kas nors kitas dirba „Google“ dokumente
Laimei, „Google“ padėjo jums sužinoti, ar jūsų bendradarbis šiuo metu redaguoja dokumentą, ar ne. Jei jie dirba su jumis, jo profilio nuotrauka bus rodoma ekrano viršuje su spalvota kraštine. Jei jie yra, bet neaktyvūs, jie atrodys išblukę.
Taip pat galite tiksliai pamatyti, kur jie yra, žiūrėdami į atitinkamos spalvos žymeklį. Tokiu būdu galite išvengti persidengimo arba grįžti vėliau, jei norite dirbti vienas.
Bendradarbiaukite naudodami „Google“ dokumentus
„Google“ dokumentų dėka bendradarbiauti su bendradarbiais paprasta. Galite prisidėti prie dokumentų arba siūlyti pakeitimus. Be to, yra daugybė funkcijų, tokių kaip pasirinktiniai pranešimų nustatymai, versijų istorija ir naujiniai realiuoju laiku, kad darbo eiga būtų sklandi ir stabili.