Jei kovojate su terminais, esate linkę daug atidėlioti arba jus lengvai atitraukia atsitiktinis pranešimas; galite tapti Parkinsono dėsnio auka. Parkinsono dėsnis paaiškina, kad kuo daugiau laiko skiriame konkrečiai užduočiai atlikti, tuo daugiau laiko prireiks jai atlikti.
Tai yra priežastis, kodėl atidėliojimas yra toks paplitęs. Bet kaip jį įveikti? Prieš pradedant kalbėti apie Parkinsono dėsnio įveikimą, svarbu suprasti jo prigimtį ir kodėl jis paplitęs.
Kas yra Parkinsono dėsnis?
Parkinsono dėsnis yra posakis, kurį garsiai sukūrė Cyril Northcote Parkinson, britų karinio jūrų laivyno istorikas. Jame teigiama:
Įprastas pastebėjimas, kad darbas plečiasi taip, kad užpildytų laiką, skirtą jo užbaigimui.
Kad suprastumėte sąvoką, apsvarstykite asmenį, kuriam pavesta parašyti esė per 48 valandų terminą. Asmuo pirmą dieną surinks tyrimui svarbius duomenis ir sudarys metmenis. Kitą dieną jie imsis darbo ir parašys pirmąjį esė juodraštį.
Artėjant terminui, likus kelioms valandoms, jie redaguoja, perskaitys ir galiausiai pateiks juodraštį. Ką daryti, jei asmeniui buvo nustatytas 24 valandų terminas? Visiškai įmanoma, kad asmuo būtų nesunkiai parašęs paskirtą rašinį per 24 valandas, neprarandant kokybės.
Dabar pagalvokite, kaip dažnai susidūrėte su panašiomis aplinkybėmis. Tikriausiai galite galvoti apie kelis atvejus, kai jums buvo duota užduotis su ilgesniu terminu. Tačiau užuot atlikę užduotį per užduočiai atlikti reikalingą laiką, jūs skyrėte visą turimą laiką (pagal terminą) užduočiai atlikti.
Parkinsono dėsnio naudojimas siekiant maksimaliai padidinti savo produktyvumą
Nors Parkinsono dėsnis yra paplitęs ir, atrodo, neišvengiamas, galite jį panaudoti savo naudai, kontroliuodami, kaip leidžiate savo laiką. Štai keletas strategijų, kurias galite naudoti norėdami įveikti Parkinsono dėsnį ir tapti produktyvesniais:
1. Nustatykite SMART tikslus
Žmonės linkę tingėti ir daugiau atidėlioti, kai nemano, kad jų darbas yra svarbus. Kita pagrindinė vilkinimo priežastis yra netikrumas dėl tolesnių veiksmų. Jei nežinote, ką veiksite, kai baigsite projektą, greičiausiai atidėsite jo užbaigimą.
Štai kodėl svarbu nustatyti SMART tikslus įveikti Parkinsono dėsnį. Turint galvoje konkretų ir laiko ribotą tikslą, labiau norisi jo siekti ir sąmoningiau naudoti savo laiką bei kitus išteklius.
2. Efektyviai planuokite
Visi žinome planavimo svarbą. Tai padeda mums išlikti sąmoningiems, kaip leidžiame laiką, sumažinant neigiamą Parkinsono dėsnio poveikį. Norėdami efektyviai planuoti ir planuoti, galite naudoti kalendorių programas užduotims planuoti.
Tačiau į savo tvarkaraštį visada turėtumėte įtraukti terminą. Nurodytas galutinis laikas (dienai) suteikia skubos jausmą ir esate priversti atlikti dienos užduotis per tą laiką.
Kai neturite nustatyto termino, jaučiate, kad turite daugiau laiko ir greičiausiai išsiblaškysite arba dirbsite lėtai. Sakote sau, kad kompensuosite pridėdami daugiau valandų nakties, taip „išplėsdami darbą“.
Parkinsono dėsnis labiausiai nukenčia, kai turite didžiulį projektą su ilgu terminu. Ilgesnis terminas reiškia, kad turite daugiau laiko atsipalaiduoti ir išsiblaškyti. Norėdami to išvengti, turite suskaidyti projektą į mažesnes užduotis. Dabar nustatykite tarpinius kiekvienos mažesnės užduoties terminus ir atitinkamai suplanuokite juos.
Suskaidžius didelį projektą į smulkesnes užduotis, jis tampa mažiau bauginantis ir lengviau įgyvendinamas; todėl mažiau tikėtina, kad atidėliosite. Be to, skirdami sau trumpesnius ir greitesnius terminus, neskiriate sau daug laiko. Kadangi laiko nėra daug, jaučiate skubos jausmą, kuris skatina jus atlikti užduotis.
4. Stebėti laiką
Tikėtina, kad iš pradžių jūsų įvertinimai bus netikslūs. Galite skirti sau 3 valandas projektui. Tačiau dirbdami pamatysite, kad jums reikės dar 2 valandų, kad jį atliktumėte. Jei taip atsitiks, tiesiog pakeiskite savo tvarkaraštį ir skirkite sau papildomo laiko. Tikslių projektų terminų nustatymas padeda efektyviai juos planuoti. Norėdami tai padaryti, galite pradėti sekti laiką, kurio reikia kiekvienam projektui užbaigti.
Yra keli puikios laiko stebėjimo programos galite naudoti norėdami stebėti, kiek laiko užtrunka tam tikras projektas. Naudodami laiko stebėjimo programą galite pasiekti laiko žurnalą ir pamatyti, kiek laiko prireikė įvairių projektų užbaigimui. Tai padeda atlikti geresnius įvertinimus ir nustatyti realistiškesnius projektų terminus bei neleidžia gaišti laiko.
5. Naudokite Timeboxing
Kai mums reikia ką nors padaryti, mes negalvojame, kiek laiko užtruks projekto užbaigimui. Vietoj to mes galvojame apie tai, kiek laiko mums skirta projektui. Štai čia pradeda veikti Parkinsono dėsnis. Jei paskirtai užduočiai skirtas laikas yra ilgesnis nei reikalaujama, mes linkę atidėti užduotį iki paskutinės minutės.
Kad taip nenutiktų, naudokite laiko dėžutę. „Timebox“ apima mąstymą, kiek laiko užtruks tam tikras projektas, kad atliktų užduotį, nustatyti sau nustatytą terminą (laiko dėžutę) pagal reikalingą užduoties laiką ir jo laikytis tai.
Tarkime, kad turite tris dienas projektui įgyvendinti. Įvertinę matote, kad tai galima padaryti per tris valandas. Nustatykite 3 valandų projekto terminą ir stenkitės jį užbaigti per nustatytą laiką. Naudodami laiko dėžutę jūs geriau suprantate, kaip ir kur naudojate savo laiką. Kai mintyse yra artėjantis terminas, mažiau tikėtina, kad atidėliosite.
6. Naudokite Pomodoro techniką
Kaip ir laiko dėžutę, galite naudokite Pomodoro metodą, kad taptumėte produktyvesni ir įveikė Parkinsono dėsnį. Pomodoro metodas apima trumpas, bet intensyvias darbo sesijas su trumpomis pertraukomis tarp jų.
Naudodami Pomodoro metodą galvojate ne apie tikrąjį užduoties terminą, o apie 25 minutes, kurias nustatėte sau. Tai pašalina galimybę Parkinsono įstatymui imtis veiksmų. Štai kaip galite naudoti Pomodoro techniką:
- Užsirašykite darbų sąrašą prioriteto tvarka.
- Nustatykite laikmatį į 25 minutes.
- Pradėkite dirbti su aukščiausio prioriteto užduotimi, kol laikmatis išsijungs.
- Padarykite 5 minučių pertrauką.
- Pakartokite keturias 25 minučių sesijas.
- Padarykite 30 minučių pertrauką.
Nors galite naudoti laikmatį savo telefone ar nešiojamajame kompiuteryje, yra tam skirtų Pomodoro technikos programėlės kad tai būtų daug lengviau ir efektyviau.
Padarykite daugiau per trumpesnį laiką
Jūs neprivalote pradėti nuo visų šių strategijų nuo pirmos dienos; galite pasirinkti vieną ar du ir atlikti juos kuo efektyviau. Triukas yra suvokti, kaip naudojate savo laiką, ir neleisti Parkinsono dėsniui „išplėsti jūsų darbą“.
Kai tik įgausite, galite įtraukti daugiau šių strategijų į savo kasdienybę. Bet tik tuo neapsiribokite! Galite sužinoti daugiau būdų, kaip padidinti produktyvumą ir nuveikti daugiau per trumpesnį laiką.