Darbuotojai taip įprato perjungti darbo programas, kad sukūrė ilgalaikę raumenų atmintį. Nors šios priemonės yra patogios, jos jums padeda tik iš dalies.
Skirtukų perjungimas užtrunka tik kelias sekundes, bet per savaitę prideda iki kelių valandų, jei vienu metu vykdote kelias programas. Ir dauguma darbuotojų net nesuvokia, kad švaisto laiką. Siekdami supaprastinti darbo eigą, paaiškinsime per daug biuro programinės įrangos programų naudojimo pavojų.
Dėl ko reikia persijungti tarp programų dirbant?
Technologijos supaprastina verslo procesus įvairių darbo užduočių automatizavimas. Projektų valdymo įrankiai organizuoja komandos pareigas, laiko stebėjimo priemonės stebi darbuotojų veiklą, o planavimo įrankiai nustato susitikimus.
Tai pasakius, programinės įrangos programos vis tiek negali visiškai pakeisti žmogaus pastangų. Per daug investuodami į automatizavimą, ką daro daugelis darbdavių, vartotojai verčia žongliruoti keliomis programomis. Išilginis tyrimas, kurį atliko
Okta, Inc. netgi rodo, kad 10% JAV įmonių darbui diegia daugiau nei 199 programinės įrangos programas. Daugelis žmonių negali greitai apdoroti tiek daug platformų.6 neigiamas perjungimo tarp darbo programų poveikis
Kai kurie ginčys, kad perjungimas tarp skirtukų yra nedidelė kaina už automatizavimą ir patogumą. Galų gale, skaitmeniniai vietiniai gyventojai turėtų prisitaikyti prie pokyčių. Nors įmonės gali konsoliduoti tik konkrečias funkcijas, per daug darbo taikomųjų programų darbuotojai patiria keletą trūkumų.
1. Perjungimas tarp platformų švaisto laiką
Įmonės investuoja į darbo įrankius taupydamos laiką. Jie tikisi, kad tokie darbuotojai, kaip jūs, nuveiks daugiau, atlikę kai kurias savo kasdienes užduotis. Taip, biuro programinės įrangos programos pagreitina darbo eigos procesus. Galite įtraukti juos į savo kasdienybę ir sumažinti savo darbo krūvį, tačiau per didelė priklausomybė sukels priešingą rezultatą.
Dažnai perjungiant kelias programas sugaišta per daug laiko. Užuot gavęs kiekvieną populiarią platformą, nustatykite kurios darbo programos padės išspręsti blogiausius laiko gaišinimus savo darbo vietoje. Patarkite savo vadovams apsiriboti pagrindiniais įrankiais. Perkant programinę įrangą tik eikvojami įmonės ištekliai ir darbuotojai patiria bereikalingą įtampą.
2. Informacijos saugojimas keliose platformose kelia pavojų saugumui
Turto stebėjimas vaidina labai svarbų vaidmenį kibernetiniame saugume. Geriausias būdas išvengti išorinių ir vidinių atakų yra stebėti vartotojus, kurie pasiekia, peržiūri ir redaguoja failus. Niekas negali pasakyti, kada įvyks duomenų pažeidimas. IT vadovai turi turėti realią prieigą prie bet kokių įmonės duomenų 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę.
Tačiau naudojant kelias programinės įrangos programas, stebėjimas tampa sudėtingas. Įvairių platformų stebėjimas kainuoja didžiulius išteklius, todėl dauguma įmonių verčiau apskritai ignoruos žemo prioriteto programas.
Atkreipkite dėmesį, kad šis metodas kelia pavojų bendrai įmonės apsaugos sistemai. Šiais laikais kibernetiniai nusikaltėliai turi įgūdžių ir technologinių išteklių, kad galėtų netinkamai panaudoti net seną, pasenusią asmens identifikavimo informaciją (PII). Neperkelkite įmonės failų į jokią programą, kurios negalite reguliariai stebėti.
3. Perjungimas tarp programų sutrikdo mąstymą
Naujos informacijos apdorojimas neleidžia pasiekti srauto būsenos. Jei kelis kartus per dieną šokinėjate tarp skirtingų platformų, susidursite su sudėtingomis užduotimis, kurioms reikia daugiau nei kelių minučių dėmesio.
Skirtukų perjungimas reikalauja minimalių pastangų, tačiau peršokimas į skirtingas užduotis sukelia didelį pažintinį stresą. Darbuotojai nėra mašinos, kurios automatiškai apdoroja naują informaciją. Pranešimą pateikė Psychreg.org rodo, kad trumpalaikės atminties kanalai gali saugoti tik apie septynis elementus 10–60 sekundžių.
Geriausias būdas yra apriboti sistemas, kurias naudojate vienai užduočiai. Tarkime, kad rašote tinklaraštį. Užuot šokinėję tarp platformų ir skirtukų, kad rinktumėte informaciją, o iš anksto tyrinėkite ir surinkite svarbiausius taškus.
4. Per daug foninių programų pažeidžia įrenginio funkcionalumą
Vykdant per daug foninių procesų, jūsų įrenginys sulėtėja. Lengvos programos, tokios kaip momentinių pranešimų platformos ir projektų valdymo įrankiai, nenaudoja daug RAM. Tačiau vienu metu veikiant sunkioms sistemoms, pvz., nuotraukų redaktoriams, svetainių kūrėjams ir vaizdo konferencijų programoms, gali atsirasti šiek tiek delsos.
Turėtumėte žinoti savo įrenginio apribojimus. Užblokuokite užduotis, kurioms reikia daug RAM turinčių programų, kad per tą laikotarpį galėtumėte pašalinti kai kuriuos foninius procesus. Ne tik apsaugosite savo įtaisą, bet ir dirbsite greičiau. Dėl išorinių trikdžių, pvz., lėtai įkeliamų puslapių ir sustingusių ekranų, sunku sutelkti dėmesį, ypač jei iš naujo paleidžiate sudužusias programas.
5. Kelių platformų pristatymas naujiems darbuotojams užtrunka
Mokant naujus darbuotojus mokytis kelių įrankių vienu metu, pailgėja priėmimo procesas. Naujų sistemų diegimas užtrunka. Jums reikės kelių savaičių kartojimo, kad į savo darbo eigą galėtumėte efektyviai įtraukti įvairius įrankius.
Priėmimas turėtų sutelkti dėmesį į aklimatizaciją. The geriausi būdai priimti naujokus apima komandos pristatymus, išsamų mokymą ir išteklių paaiškinimą. Tačiau jei jūsų treneris didžiąją laiko dalį praleidžia mokydamas jus apie biuro įrankius, jis gali netyčia nepastebėti šios veiklos.
6. Darbuotojams gali būti sunku prisiminti per daug platformų
Skirtukų perjungimas yra vienas dalykas, o įvaldyti įvairias kasdien naudojamas platformas yra kitas dalykas. Ne visi įrankiai pagaminti vienodai. Nors galite greitai išmokti susirašinėjimo platformomis ir užrašų programėlių, naudojant projektų valdymo platformas, svetainių kūrėjus ir vaizdo įrašų redaktorius, be kitų sudėtingų išteklių, reikia daug treniruotis.
Studijuoti per daug platformų kognityvinis išsekimas. Jei praleisite valandas valdydami biuro įrankius, neturėsite jėgų ir psichinių jėgų savo darbui, o tai trukdys darbui.
Ką galite padaryti, kad sumažintumėte poreikį perjungti programas?
Jei dirbate savarankiškai, galėsite geriau valdyti savo darbo eigą. Įvertinkite įrankiai, kuriuos naudojate laisvai samdomo darbo užduotims automatizuoti ir pažiūrėkite, kurie iš jų puikiai dera tarpusavyje. Dauguma valdymo įrankių talpina trečiųjų šalių programas toje pačioje ekosistemoje.
Arba, jei dirbate privačioje įmonėje, jums reikės vadovo pagalbos. Paprašykite peržiūrėti komandos veiklos ataskaitas dėl darbo eigos kliūčių. Pašalinkite perteklinius įrankius, patikrinkite, kurios sistemos gali veikti vienoje licencijuotoje platformoje, ir išbandykite veiksmingas failų perkėlimo strategijas. Kai turėsite rimtą argumentą, nusiųskite jį į atitinkamą skyrių.
Pašalinkite nedidelius blogus įpročius, kurie trukdo efektyviai dirbti
Nors programinės įrangos programos gali automatizuoti konkrečias užduotis, staiga pasirinkus kelias parinktis, darbo eigos našumas trukdo. Neperkraukite savęs įrankiais. Be perjungimo tarp skirtingų programų, taip pat gaišite laiką beprasmiškoms užduotims, pvz., naujų puslapių įkėlimui, programų paleidimui ir failų perkėlimui.
Norėdami dar labiau padidinti savo produktyvumą, toliau vertinkite, kurie maži blogi įpročiai trukdo darbo eigai. Siūlome sekti savo darbo veiklą. Užduočių įvertinimas padės pastebėti subtilius, bet pavojingus produktyvumo žudikus, tokius kaip vilkinimas, socialinė žiniasklaida ir perfekcionizmas.
