Užduočių sąrašo sudarymas yra veiksmingas produktyvumo įsilaužimas, padedantis nukreipti dėmesį į svarbius dalykus. Tačiau, norėdami padidinti produktyvumą, galite apsvarstyti galimybę jį papildyti nenurodytų darbų sąrašu.
Nereikiamų darbų sąrašą turėtų sudaryti menkavertės užduotys ir įpročiai, apie kuriuos retai kada sąmoningai galvojate ir kurie eikvoja jūsų laiką ir energiją. Sudarius šį sąrašą ir vengiant šių įpročių, atsiras vietos labiau patenkinamoms užduotims. Nors nebūtinų darbų sąrašas galiausiai priklauso nuo jūsų, šiame straipsnyje bus pateikti keli įprasti pavyzdžiai, kurie padės jums pradėti.
1. Visą dieną tikriname el. laiškus
Jei nemėgstate palikti neskaitytų ar atsakytų pranešimų, tikriausiai turite įprotį nuolat tikrinti savo el. laiškus visą darbo dieną. Praleisti tiek daug laiko pašto dėžutėje gali atrodyti kaip produktyvus įprotis, tačiau taip nėra, nebent to reikalauja jūsų darbas.
Viena iš pagrindinių šio įpročio problemų yra ta, kad jis perkelia jus į reaktyvųjį režimą, nes leidžiate gautuosiui nustatyti dienos užduotis, o ne savo užduotims teikti pirmenybę. Tai atima laiką ir dėmesį, kurį turėtumėte investuoti į prasmingesnius užsiėmimus.
Vis dėlto turėtumėte apsvarstyti galimybę aktyviau naudoti laiką ir gautuosius, sugrupuodami el. pašto veiklą. Užduočių paketavimas apima panašių užduočių grupavimą ir jų atlikimą vienu kartu, pavyzdžiui, el. laiškų tikrinimą ir atsakymą į juos tam tikru paros metu, likusį laiką paliekant produktyvioms užduotims.
2. Daugiafunkcinis darbas
Kitas įprotis, kuris maskuoja save kaip produktyvumo nulaužimą, yra daugiafunkcinis darbas. Nors tai gali atrodyti prieštaringa, atlieka daugybę užduočių arba, tiksliau, konteksto perjungimas, gali būti daug laiko ir neveiksminga. Taip yra todėl, kad bandymas atlikti kelis veiksmus vienu metu priverčia jūsų smegenis nuolat perjungti užduotis, o tai gali būti varginanti ir sumažinti efektyvumą bei tikslumą.
Kita vertus, atliekant vieną užduotį, galite sutelkti dėmesį į vieną užduotį ir skirti visą savo energiją jai atlikti. Tai sumažina blaškymąsi, pagerina koncentraciją ir padeda greičiau atlikti atskiras užduotis ir pasiekti geresnių rezultatų.
3. Sakyti „taip“ nereikalingiems susitikimams
Kitas įprotis, kurį reikia įtraukti į savo darbų sąrašą, yra sakyti „taip“ nereikalingiems susitikimams. Sutikdami su kiekvienu jūsų laukiančiu susitikimu, jūsų tvarkaraštis bus greitai užpildytas, todėl turėsite mažai laiko atlikti reikalus.
Pirmiausia pabandykite suabejoti kiekvieno susitikimo tikslu ir išsiaiškinkite, ar jis būtinas. Kai kuriuos susitikimus galima pakeisti greitais skambučiais, el. laiškais ar pokalbių žinutėmis. Jei susitikimas yra būtinas, pasirūpinkite, kad jo darbotvarkė ir laikas būtų aiški, ir stenkitės, kad jis būtų kuo trumpesnis. Būdami atrankūs susitikimuose, kuriuos priimate, atlaisvinsite laiko jūsų dienai ir galėsite susitelkti į prasmingesnes užduotis.
Socialinė žiniasklaida yra puiki priemonė susisiekti su bendraamžiais ir būti informuotam, bet taip pat gali pabloginkite savo produktyvumą, kai nuolat atsiduriate begalinėse triušių duobėse naujienų kanalai. Šį įprotį sunku atsikratyti, nes gali ne visada suprasti, kad tai darai, kol nepraeis kelios valandos.
Į įveikti savo beprotišką slinkimo įprotį, turite atpažinti ir pašalinti tai, kas tai sukelia. Kai kurie dažni kaltininkai yra pranešimai ir jausmas, kad trūksta. Kai nustatysite ir pašalinsite aktyviklius, galėsite panaudoti įrankius, kurie gali padėti sutrumpinti laiką, praleistą socialinės žiniasklaidos programose, pvz., Ekrano laikas sumažinti „iPhone“ naudojimą arba Fokusavimo režimas „Android“..
5. Laiko švaistymas kasdieniškoms / pasikartojančioms užduotims
Įprastos užduotys atima brangų laiką ir išteklius, kuriuos galėtumėte panaudoti kitoms, svarbesnėms užduotims, ir tai yra kitas įrašas mūsų neatliekamų darbų sąraše. Šios užduotys gali lengvai paslysti po radaru, tačiau jos greitai susikaupia ir gali būti didelis laiko švaistymas. Kai kurie kasdieninių užduočių pavyzdžiai apima duomenų įvedimą, vaizdo susitikimų perrašymas, ir rankiniu būdu planuoti socialinės žiniasklaidos įrašus.
Yra keletas būdų, kaip sumažinti laiką, kurį praleidžiate atliekant kasdienes užduotis, įskaitant užduočių delegavimą kam nors kitam, trečiosios šalies paslaugų perdavimą arba naudojimą. automatizavimo įrankiai, skirti atlikti pasikartojančias užduotis. Viena ar kelios iš šių strategijų gali padėti sutaupyti laiko ir atlaisvinti energijos efektyvesnėms užduotims atlikti.
6. Telefono naudojimas lovoje
Nors skamba visai neblogai, telefono naudojimas lovoje yra a išmaniojo telefono įpročio, kuris gali trukdyti jūsų produktyvumui. Išmaniojo telefono naudojimas pirmas ryte arba paskutinis dalykas naktį gali turėti keletą neigiamų padarinių.
Pavyzdžiui, jūsų telefono skleidžiama mėlyna šviesa gali sutrikdyti melatonino, hormono, padedančio reguliuoti miego ciklus, gamybą. Be to, pirmas naujienų ar socialinių tinklų patikrinimas ryte gali nuteikti neigiamą toną likusiai dienos daliai.
Turint tai omenyje, miegamajame būtina sukurti zoną be telefono. Tai padės pagerinti miego kokybę ir leis produktyviau pradėti dieną. Galite užsiimti kita veikla, pavyzdžiui, skaityti fizinę knygą, rašyti žurnale prieš miegą ir naudoti senamadišką žadintuvą, kad pažadintumėte.
7. Nesugebėjimas nustatyti savo užduočių prioritetų
Gerai ir gerai turėti savo dienos planą, surašydamas savo užduotis darbų sąraše, tačiau jei nesuteiksite joms prioritetų, tikėtina, kad laiku nepasieksite svarbiausių. Idealiu atveju turėtumėte siekti produktyviausias valandas skirti sunkiausioms ir svarbiausioms užduotims. Šis metodas užtikrina, kad iš savo dienos išnaudosite visas savo galimybes ir nepraleisite jokių svarbių terminų.
Vienas iš geriausių būdų, kaip Paruoškite savo darbų sąrašus naudodami Eizenhauerio matricą. Ši paprasta sistema padeda nustatyti, kurioms užduotims teikti pirmenybę, atsižvelgiant į jų skubumą ir svarbą. Nustačius svarbiausius prioritetus, pirmiausia galite susitelkti į juos, o paskui galėsite atlikti likusias užduotis.
Automatizuokite mažos vertės užduotis ir pašalinkite neproduktyvius įpročius, kad padidintumėte produktyvumą
Suasmeninto neatliekamų darbų sąrašo sudarymas yra veiksminga strategija, kuri gali padėti susitelkti į svarbiausias užduotis ir padidinti produktyvumą.
Perduodami, pateikdami užsakomąsias paslaugas arba automatizuodami mažos vertės užduotis ir atsisakydami neproduktyvių įpročių, galite sukurti daugiau vietos jums svarbiausiems dalykams ir maksimaliai išnaudoti savo dieną. Šį sąrašą galite panaudoti kaip įkvėpimą, kad sukurtumėte savo darbų sąrašą ir pašalintumėte laiko gaišimą iš savo kasdienės rutinos.
